Benutzerhandbuch

Zahlungen, Teilzahlungen und fälliger Betrag

Erfasse Anzahlungen und Raten zu einer Rechnung, verfolge den Restbetrag und drucke einen Zahlungsplan auf das PDF, damit Kunden wissen, was wann fällig ist.

Aktualisiert: 2026-09-09

Nicht jede Rechnung wird auf einmal beglichen. Eine Hochzeitsplanerin nimmt Monate vor dem Tag eine Buchungsanzahlung, eine zweite Rate im Sommer und den Rest zwei Wochen vor der Zeremonie. Ein Bauunternehmer rechnet in Etappen ab, eine Designerin verlangt die Hälfte im Voraus. Invoice Flow löst das mit zwei getrennten Werkzeugen, die gut zusammenarbeiten: einem Verzeichnis Zahlungen (Payments) auf jeder versendeten Rechnung, in dem du jeden Betrag bei Eingang einträgst und die App den Restbetrag für dich führt, und einem optionalen Plan Geteilte Zahlung (Split Payment) im Editor, der die vereinbarten Raten und ihre Fristen auf das PDF druckt.

Die Beispiele unten folgen Willow & Vine Weddings in Bath. Ihre Kunden, Charlotte und Daniel, haben ein komplettes Planungspaket für £6,000 inklusive Mehrwertsteuer gebucht, zahlbar in drei Teilen: 25 % bei Buchung, 50 % acht Wochen vorher und die letzten 25 % zwei Wochen vor der Hochzeit.

Was du auf dem Bildschirm siehst

Öffne den Tab Rechnungen (Documents) und tippe auf eine Rechnung, um ihren Detailbildschirm zu erreichen. Unter den Summen, Notizen und Zahlungsbedingungen sitzt eine Karte mit der Überschrift Zahlungen. Sie erscheint nur bei Rechnungen, deren Status nicht Entwurf oder Storniert ist, und nie bei Angeboten, weil dort noch nichts einzuziehen ist.

Die Karte hat vier Teile. Eine Schaltfläche Erfassen (Record) mit Pluszeichen oben rechts öffnet das Formular zum Eintragen einer Zahlung; sie verschwindet, sobald die Rechnung als Bezahlt markiert ist. Ein dünner Fortschrittsbalken zeigt, wie viel der Summe gedeckt ist, mit dem Prozentsatz daneben. Der Balken ist rot unter 50 %, orange ab 50 % und grün bei 100 %. Unter dem Balken steht eine Zeile Bezahlt: (Paid:) in Grün und, solange noch etwas offen ist, Verbleibend: (Remaining:) in Rot. Schließlich gibt es die Liste der erfassten Zahlungen, neueste zuerst, jede mit einem grünen Häkchen, dem Betrag und einer grauen Zeile mit Datum, Methode und der eingegebenen Referenz. Ein Papierkorbsymbol auf jeder Zeile löscht diese Zahlung. Bevor du etwas einträgst, zeigt die Karte Noch keine Zahlungen erfasst. (No payments recorded yet.)

Die Dokumentenliste spiegelt das wider. Jede Rechnung, die mindestens eine Zahlung hat, aber noch nicht Bezahlt ist, bekommt einen kleinen Fortschrittsbalken unter dem Kundennamen und eine rote Zeile unter der Summe mit dem noch fälligen (due) Betrag. Das Filterblatt (Trichtersymbol in der oberen Leiste) hat einen Schalter Partially paid, der die Liste genau auf diese Rechnungen eingrenzt.

Der Plan lebt an einer ganz anderen Stelle. Scrolle im Rechnungseditor an der Unterschriftskachel vorbei nach unten zur eingeklappten Karte mit dem Titel Zahlungsoptionen (Payment Options). Tippe darauf, um sie aufzuklappen, und du findest einen Zweiwege-Umschalter: Einzelne Transaktion (Single Transaction) oder Geteilte Zahlung. Im geteilten Modus definierst du Anzahlung und Raten; er wird weiter unten in einem eigenen Abschnitt beschrieben.

So erfasst du eine Zahlung

Charlotte und Daniel haben gerade die letzten £1,500 per Banküberweisung geschickt. So trägt die Planerin sie ein.

1. Öffne den Tab Rechnungen (Documents) und tippe auf die Rechnung WV-2026-031.
2. Scrolle zur Karte Zahlungen und tippe auf Erfassen.
3. Prüfe das Feld Betrag (Amount). Es ist mit dem Restbetrag vorbelegt, in diesem Fall 1500.00; gib eine andere Zahl ein, wenn der Kunde weniger oder mehr bezahlt hat.
4. Wähle eine Zahlungsmethode (Payment Method) aus dem Dropdown: Banküberweisung, Karte, Bargeld, Scheck, PayPal, Krypto oder Sonstige.
5. Tippe auf die Datumszeile, wenn das Geld an einem anderen Tag eingegangen ist. Die Auswahl erlaubt nur Daten bis heute.
6. Gib die Bank- oder Transaktionsreferenz in Referenznummer (Reference Number) ein und alles, woran du dich erinnern möchtest, in Notizen (Notes).
7. Tippe auf Zahlung speichern (Save Payment).

Beim Speichern fügt die App die Zahlung dem Verzeichnis hinzu, addiert jede Zahlung auf der Rechnung neu, speichert die neuen Werte für bezahlt und verbleibend und aktualisiert die Karte. Fällt der Restbetrag auf null, springt der Rechnungsstatus automatisch auf Bezahlt, und das Bezahldatum wird auf jetzt gesetzt. Weil die Schlusszahlung die Lücke geschlossen hat, wird WV-2026-031 ohne weitere Tipps grün, und die Schaltfläche Erfassen verschwindet.

So korrigierst oder entfernst du eine Zahlung

Es gibt kein Bearbeitungsformular für eine gespeicherte Zahlung. Hast du den falschen Betrag eingegeben, lösche die Zeile und erfasse sie erneut.

1. Tippe auf der Karte Zahlungen auf das Papierkorbsymbol der Zahlung, die du entfernen möchtest.
2. Lies den Dialog Zahlung löschen? (Delete Payment?), der den Betrag wiederholt, und tippe auf Löschen (Delete) (oder auf Abbrechen (Cancel), um sie zu behalten).
3. Tippe auf Erfassen und gib die korrigierte Zahlung ein.

Das Löschen berechnet den Saldo genauso neu wie das Speichern. War die Rechnung als Bezahlt markiert und lässt das Löschen Geld offen, geht der Status zurück auf Versendet, und das Bezahldatum wird gelöscht, sodass die Rechnung wieder in deinen offenen Summen erscheint und die Schaltfläche Erfassen zurückkehrt.

So änderst du den Status von Hand

Das Drei-Punkte-Menü oben rechts auf dem Rechnungsdetailbildschirm lässt dich eine Rechnung zwischen Status verschieben, ohne das Zahlungsverzeichnis anzufassen. Auf einer versendeten oder überfälligen Rechnung bietet es Als bezahlt markieren (Mark as paid) und Zurück zum Entwurf (Revert to draft); auf einer bezahlten Rechnung bietet es Als unbezahlt markieren (Mark as unpaid); auf einer stornierten Reaktivieren (Reactivate). Jede Option bittet dich in einem Dialog Status ändern? (Change status?) um Bestätigung, bevor sie etwas tut.

1. Öffne die Rechnung und tippe auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen Leiste.
2. Wähle Als bezahlt markieren.
3. Lies die Bestätigung („Diese Rechnung als bezahlt markieren? Erinnerungen werden gestoppt und die Kundensummen aktualisiert.“) und tippe auf Ändern (Change).
4. Wenn auf der Rechnung eine Verzugsgebühr ausstehend ist, beantworte die Nachfrage, ob die Gebühr ebenfalls bezahlt wurde.

Verwende Als bezahlt markieren, wenn dich die einzelnen Transaktionen nicht interessieren, etwa bei einer kleinen Rechnung, die vor Ort bar beglichen wird. Verwende Erfassen, wenn du den Nachweis möchtest, wer wann was bezahlt hat, und lass den Status folgen. Beides zu mischen ist möglich, hat aber einen Nebeneffekt, der unter Regeln und Details erklärt wird.

So zeigst du dem Kunden, was noch offen ist

Die Option Als Kunde ansehen (View as client) im selben Menü öffnet eine reduzierte Vorschau der Rechnung, so wie der Empfänger sie lesen würde: eine Begrüßung, ein Satz mit dem fälligen Betrag und dem Fälligkeitsdatum, eine große Karte mit Rechnungsnummer und Summe und, sobald etwas eingegangen ist, eine Zeile Bisher bezahlt (Paid so far) unter der Summe. Es ist nur eine lokale Vorschau, mit einem Banner gekennzeichnet; es ist kein Link, den du senden kannst. Praktisch für einen schnellen Screenshot im Chat mit dem Paar oder einfach, um zu prüfen, dass die Zahlen, die du gleich mailst, Sinn ergeben.

So richtest du einen geteilten Zahlungsplan ein

Das Verzeichnis hält fest, was tatsächlich passiert ist. Der Plan gibt an, was du vereinbart hast. Du baust ihn im Editor, idealerweise solange die Rechnung noch ein Entwurf ist, und er wird auf dem PDF unter der Überschrift Zahlungsplan (Payment Schedule) gedruckt. Für die Hochzeit von Amelia und Josh im März 2027 richtet die Planerin dieselbe 25/50/25-Struktur auf einer £4,800-Rechnung ein.

1. Öffne die Rechnung im Editor und scrolle nach unten zur Karte Zahlungsoptionen; tippe darauf, um sie aufzuklappen.
2. Tippe auf Geteilte Zahlung. Hattest du im Einzelmodus bereits einen QR-Code oder Zahlungsschaltflächen hinzugefügt, fragt die App, ob sie in die erste Zahlung verschoben werden sollen.
3. Tippe auf + Zahlung hinzufügen (+ Add Payment), um einen Teil zu erstellen, öffne ihn dann und gib einen Namen in Bezeichnung (Label) ein, zum Beispiel Booking deposit.
4. Gib den Betrag ein. Tippe auf das Suffix am Ende des Feldes, um zwischen einer festen Summe in der Rechnungswährung und einem Prozentsatz der Summe zu wechseln; 25 mit dem Prozent-Suffix wird auf einer £4,800-Rechnung zu £1,200.00.
5. Setze die Daten Ab (From) und Bis (By), wenn der Teil ein Zeitfenster oder eine Frist hat. Das Bis-Datum wird auf der eingeklappten Karte angezeigt und als „Zahlbar bis“ auf dem PDF gedruckt.
6. Füge optional innerhalb des Teils eine Zahlungsmethode oder einen QR-Code hinzu, damit jede Rate ihren eigenen Link tragen kann.
7. Wiederhole das für die übrigen Teile und beobachte die Zeile Zugewiesen (Allocated), bis sie 100 % anzeigt und Verbleibend null zeigt.
8. Tippe auf Entwurf speichern (Save Draft) (oder Speichern (Save)).

Der Zuweisungsbalken ist gelb, solange die Teile weniger als die Summe ergeben, grün, wenn sie übereinstimmen, und rot, wenn du zu viel zugewiesen hast. Die App hindert dich nicht daran, einen unvollständigen oder überhöhten Plan zu speichern; der Balken ist Orientierung, keine Validierung.

Auf dem erzeugten PDF erscheint der Plan nach den Notizen und Zahlungsbedingungen. Jeder Teil ist nummeriert und zeigt die Bezeichnung, den aufgelösten Betrag (Prozentsätze werden anhand der Rechnungssumme in Geld umgerechnet) mit dem Prozentsatz in Klammern sowie die Daten Ab und Zahlbar bis. Trägt ein Teil einen QR-Code oder Zahlungsschaltflächen, werden sie daneben gedruckt. Wenn zwei oder mehr QR-Codes auf der Seite landen, warnt ein kleiner „(i)“-Hinweis den Leser, dass die Rechnung mehrere Codes enthält und der richtige zu scannen ist.

Regeln und Details

• Welche Rechnungen eine Zahlungskarte haben. Rechnungen mit Status Versendet, Überfällig oder Bezahlt. Entwürfe, stornierte Rechnungen und jede Art von Angebot blenden die Karte aus. Markiere einen Entwurf zuerst als Versendet, wenn du eine Anzahlung eintragen musst, die eingegangen ist, bevor du die Rechnung formell ausgestellt hast.
• Betragsprüfung. Der Betrag muss eine Zahl größer als null sein; die Schaltfläche Zahlung speichern tut andernfalls stillschweigend nichts. Überzahlung wird akzeptiert: Der Restbetrag wird bei null und der Balken bei 100 % gekappt, und die Rechnung wird als Bezahlt markiert. Negative Beträge können nicht eingegeben werden, eine Erstattung muss also durch Löschen einer Zahlung oder ein separates Dokument abgewickelt werden.
• Zahlungsdatum. Standardmäßig heute und kann nicht in der Zukunft liegen; die Auswahl reicht zurück bis 2020.
• Währung. Jede Zahlung wird in der Rechnungswährung gespeichert; der Dialog zeigt diese Währung als Präfix, und es gibt im Formular keine Möglichkeit, eine andere zu wählen. Nur Zahlungen, deren Währung der Rechnung entspricht, werden in die bezahlte Summe eingerechnet.
• Schwelle für automatisch Bezahlt. Die Rechnung wird Bezahlt, wenn der Restbetrag ein Cent oder weniger ist. Wenn noch Geld offen ist, du aber eine Skonto-Richtlinie für frühzeitige Zahlung hast und der Kunde genau die rabattierte Summe bezahlt hat, behandelt die App die Rechnung als beglichen und gewährt den Skonto, statt sie teilweise bezahlt zu lassen.
• Was automatisches Bezahlt nicht tut. Das Markieren als Bezahlt über das Verzeichnis bricht geplante Erinnerungen für diese Rechnung nicht ab, führt die Verzugsgebühr-Prüfung „bei Zahlung erlassen“ nicht aus und löst die Automatisierungsregel für Zahlungseingang nicht aus; diese laufen nur, wenn du Als bezahlt markieren im Menü verwendest. Wenn du auf Erinnerungen oder Automatisierungen angewiesen bist, bevorzuge für die Schlusszahlung das Menü oder wirf nach dem Speichern im Verzeichnis einen Blick auf die Erinnerungseinstellungen.
• Was manuelles Als bezahlt markieren nicht tut. Es ändert nur den Status. Die Beträge für bezahlt und verbleibend bleiben, wie sie waren, sodass eine Rechnung mit £1,500 offen auf der Karte oben trotzdem Bezahlt anzeigen kann. Die Schaltfläche Erfassen ist auf bezahlten Rechnungen ausgeblendet, was bedeutet, dass du die fehlende Zahlung danach nicht nachtragen kannst, ohne zuerst Als unbezahlt markieren zu wählen. Dasselbe gilt für das Sammel-Markieren als bezahlt aus der Dokumentenliste.
• Als unbezahlt markieren setzt den Status zurück auf Versendet und rührt sonst nichts an. Erinnerungen können wieder anlaufen.
• Überfällig (Overdue) wird nirgends gespeichert. Eine versendete Rechnung, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist, wird als Überfällig angezeigt; eine teilweise bezahlte bekommt dasselbe rote Badge, und der Fortschrittsbalken ist der einzige Hinweis, dass ein Teil davon eingegangen ist. Es gibt kein separates Badge „Teilweise bezahlt“.
• Dashboard-Summen. Die Kacheln Ausstehend (Outstanding) und Überfällig auf dem Dashboard addieren die volle Summe jeder versendeten Rechnung, nicht den Restbetrag. Eine £6,000-Rechnung mit bereits erhaltenen £4,500 trägt weiterhin £6,000 zu Ausstehend bei, bis sie als Bezahlt markiert ist.
• Kundenbildschirm. Der Kundendetailbildschirm listet jede Rechnung mit Summe und Status-Badge, zeigt aber keinen laufenden Saldo über Rechnungen hinweg; öffne jede Rechnung für ihren Restbetrag.
• Der Plan ist informativ. Teile in einem Plan Geteilte Zahlung erstellen keine Zahlungszeilen und verfolgen nicht, welche Rate eingegangen ist. Das Verzeichnis auf dem Detailbildschirm ist der einzige Nachweis von Geldeingängen. Halte die Bezeichnungen zwischen beiden konsistent (schreibe zum Beispiel „Booking deposit (25%)“ in die Notizen der Zahlung), damit sie zusammen lesbar sind.
• Plan und Vorlagen. Der Abschnitt Zahlungsplan wird von allen eingebauten PDF-Vorlagen gedruckt. Eigene Vorlagen aus dem Vorlageneditor drucken Zahlungsoptionen überhaupt nicht.
• Neue und duplizierte Rechnungen. Eine frisch erstellte Rechnung beginnt mit einem Restbetrag gleich ihrer Summe und nichts bezahlt. Das Duplizieren einer Rechnung kopiert den Plan, aber nie die Zahlungen.
• Pro. Erfassen, Löschen und Statusänderungen sind im kostenlosen Tarif verfügbar. Das Hinzufügen einer manuellen Verzugsgebühr aus demselben Menü ist eine Pro-Aktion.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Rechnungsstatus, Liste und Verlauf - was Versendet, Überfällig und Bezahlt bedeuten und wie die Dokumentenfilter funktionieren.
• Verzugsgebühren - was mit einer aufgelaufenen Gebühr passiert, wenn die Rechnung endlich bezahlt wird.
• Rechnungseditor - die vollständige Tour durch den Editor, in dem die Karte Zahlungsoptionen lebt.