Podręcznik użytkownika

Płatności, płatności częściowe i kwota do zapłaty

Rejestruj zaliczki i raty na fakturze, obserwuj topniejące saldo i drukuj harmonogram płatności na PDF, aby klient wiedział, co i kiedy ma zapłacić.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Nie każda faktura zostaje uregulowana za jednym razem. Organizatorka wesel bierze zaliczkę rezerwacyjną wiele miesięcy przed terminem, drugą ratę latem, a resztę dwa tygodnie przed ceremonią. Budowlaniec fakturuje etapami, projektantka prosi o połowę z góry. Invoice Flow radzi sobie z tym za pomocą dwóch osobnych narzędzi, które dobrze ze sobą współpracują: rejestru Płatności (Payments) na każdej wysłanej fakturze, gdzie zapisujesz każdą wpływającą kwotę, a aplikacja pilnuje za Ciebie pozostałego salda, oraz opcjonalnego harmonogramu Płatność podzielona (Split Payment) w edytorze, który drukuje uzgodnione raty i ich terminy na PDF.

Poniższe przykłady śledzą Willow & Vine Weddings z Bath. Ich klienci, Charlotte i Daniel, zamówili pełny pakiet organizacji za 6 000 £ z VAT, płatny w trzech częściach: 25% przy rezerwacji, 50% na osiem tygodni przed terminem i ostatnie 25% dwa tygodnie przed ślubem.

Co widzisz na ekranie

Otwórz zakładkę Dokumenty (Documents) i dotknij faktury, aby przejść do jej ekranu szczegółów. Pod sumami, uwagami i warunkami płatności znajduje się karta zatytułowana Płatności. Pojawia się tylko dla faktur o statusie innym niż Wersja robocza i Anulowana, i nigdy dla kosztorysów, bo na nich nie ma jeszcze czego pobierać.

Karta ma cztery części. Przycisk Zarejestruj (Record) ze znakiem plus w prawym górnym rogu otwiera formularz zapisu płatności; znika, gdy faktura zostanie oznaczona jako opłacona. Cienki pasek postępu pokazuje, jaka część sumy została pokryta, z procentem obok. Pasek jest czerwony poniżej 50%, pomarańczowy od 50% w górę i zielony przy 100%. Pod paskiem widnieje wiersz Zapłacono: na zielono, a dopóki cokolwiek pozostaje do zapłaty — Pozostało: na czerwono. Na końcu jest lista zarejestrowanych płatności, od najnowszych, każda z zielonym haczykiem, kwotą i szarym wierszem z datą, metodą i wpisanym przez Ciebie numerem referencyjnym. Ikona kosza w każdym wierszu usuwa tę płatność. Zanim cokolwiek zapiszesz, karta informuje Brak zarejestrowanych płatności. (No payments recorded yet.)

Ekran szczegółów faktury WV-2026-031 w aplikacji Invoice Flow z kartą Payments, pomarańczowym paskiem postępu na 75%, Paid £4,500.00 na zielono, Remaining £1,500.00 na czerwono, dwoma zarejestrowanymi przelewami i przyciskiem Record — Po zaliczce i drugiej racie karta Płatności pokazuje 75% pokrycia i 1 500,00 £ jeszcze do wpłaty.

Lista Dokumentów odzwierciedla to samo. Każda faktura, która ma co najmniej jedną płatność, ale nie jest jeszcze opłacona, dostaje mały pasek postępu pod nazwą klienta i czerwony wiersz pod sumą z kwotą wciąż należną. Arkusz filtrów (ikona lejka na górnym pasku) ma przełącznik Partially paid, który zawęża listę dokładnie do takich faktur.

Harmonogram mieszka zupełnie gdzie indziej. W edytorze faktury przewiń poniżej kafelka podpisu do zwiniętej karty zatytułowanej Opcje płatności (Payment Options). Dotknij jej, aby rozwinąć, a znajdziesz przełącznik dwustanowy: Pojedyncza transakcja (Single Transaction) lub Płatność podzielona. Tryb podzielony to miejsce, w którym definiujesz zaliczkę i raty; opisuje go osobna sekcja poniżej.

Jak zarejestrować płatność

Charlotte i Daniel właśnie wysłali ostatnie 1 500 £ przelewem. Oto jak organizatorka to zapisuje.

Otwórz zakładkę Dokumenty i dotknij faktury WV-2026-031.
Przewiń do karty Płatności i dotknij Zarejestruj.
Sprawdź pole Kwota (Amount). Jest wstępnie wypełnione pozostałym saldem, tutaj 1500.00; wpisz inną liczbę, jeśli klient zapłacił mniej lub więcej.
Wybierz Metodę płatności (Payment Method) z listy: Przelew bankowy, Karta, Gotówka, Czek, PayPal, Krypto lub Inne.
Dotknij wiersza z datą, jeśli pieniądze wpłynęły innego dnia. Selektor pozwala wybrać daty tylko do dzisiaj.
Wpisz numer referencyjny przelewu lub transakcji w polu Numer referencyjny (Reference Number), a wszystko, co chcesz zapamiętać, w polu Uwagi (Notes).
Dotknij Zapisz płatność (Save Payment).

Okno Record Payment w aplikacji Invoice Flow z kwotą GBP 1500.00, tekstem pomocniczym Remaining £1,500.00, metodą płatności Bank Transfer, datą Sep 9 2026, numerem referencyjnym FPS-20260909-HAYES i polem Notes z treścią Final balance (25%) — Okno proponuje zaległą kwotę i domyślnie ustawia przelew bankowy; do wpisania zostaje tylko numer referencyjny i uwagi.

Po zapisaniu aplikacja dodaje płatność do rejestru, przelicza od nowa wszystkie płatności na fakturze, zapisuje nowe kwoty zapłacone i pozostałe oraz odświeża kartę. Jeśli kwota pozostała spadnie do zera, status faktury automatycznie zmienia się na Opłacona, a data zapłaty zostaje ustawiona na teraz. Ponieważ ostatnia wpłata domknęła lukę, WV-2026-031 zmienia się na zieloną bez żadnych dodatkowych dotknięć, a przycisk Zarejestruj znika.

Karta Payments w aplikacji Invoice Flow na 100% z zielonym paskiem postępu, Paid £6,000.00 i trzema zarejestrowanymi przelewami na £1,500.00, £3,000.00 i £1,500.00 z datami Sep 9, Jul 29 i Apr 28 2026, bez przycisku Record — Trzy raty zapisane, 100% pokrycia, a faktura sama przeszła w status Opłacona.

Jak poprawić lub usunąć płatność

Dla zapisanej płatności nie ma formularza edycji. Jeśli wpisałaś złą kwotę, usuń wiersz i zarejestruj go ponownie.

Na karcie Płatności dotknij ikony kosza przy płatności, którą chcesz usunąć.
Przeczytaj okno Usunąć płatność? (Delete Payment?), które powtarza kwotę, i dotknij Usuń (Delete) — albo Anuluj (Cancel), aby ją zachować.
Dotknij Zarejestruj i wprowadź poprawioną płatność.

Usunięcie przelicza saldo tak samo jak zapis. Jeśli faktura była oznaczona jako opłacona, a po usunięciu zostaje niezapłacona kwota, status wraca do Wysłana, a data zapłaty zostaje wyczyszczona, więc faktura ponownie pojawia się w Twoich zaległych sumach, a przycisk Zarejestruj wraca.

Jak zmienić status ręcznie

Menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu ekranu szczegółów faktury pozwala przenosić fakturę między statusami bez dotykania rejestru płatności. Na fakturze Wysłanej lub Przeterminowanej oferuje Oznacz jako opłaconą (Mark as paid) i Przywróć do szkicu (Revert to draft); na Opłaconej — Oznacz jako nieopłaconą (Mark as unpaid); na Anulowanej — Aktywuj ponownie (Reactivate). Każda opcja prosi o potwierdzenie w oknie Zmienić status? (Change status?), zanim cokolwiek zrobi.

Otwórz fakturę i dotknij menu z trzema kropkami na górnym pasku.
Wybierz Oznacz jako opłaconą.
Przeczytaj potwierdzenie („Oznaczyć tę fakturę jako opłaconą? Przypomnienia zostaną zatrzymane, a sumy klienta zaktualizowane.") i dotknij Zmień (Change).
Jeśli na fakturze oczekują odsetki za zwłokę, odpowiedz na dodatkowe pytanie o to, czy odsetki także zostały zapłacone.

Menu dodatkowe szczegółów faktury w aplikacji Invoice Flow na fakturze wysłanej, zawierające Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate i Delete — Ręczne zmiany statusu mieszkają w menu dodatkowym; nigdy nie tworzą ani nie usuwają wierszy płatności.

Używaj Oznacz jako opłaconą, gdy pojedyncze transakcje Cię nie interesują, na przykład przy małej fakturze zapłaconej gotówką na miejscu. Używaj Zarejestruj, gdy chcesz mieć ślad tego, kto, ile i kiedy zapłacił, i pozwól statusowi podążać za rejestrem. Mieszanie obu podejść jest możliwe, ale ma efekt uboczny opisany w sekcji Zasady i szczegóły.

Jak pokazać klientowi, ile jeszcze zostało

Opcja Zobacz jak klient (View as client) w tym samym menu otwiera uproszczony podgląd faktury tak, jak przeczyta ją odbiorca: powitanie, zdanie o kwocie do zapłaty i terminie, duża karta z numerem faktury i sumą oraz, gdy coś już wpłynęło, wiersz Zapłacono dotąd (Paid so far) pod sumą. To wyłącznie lokalny podgląd, oznaczony banerem; to nie jest link, który możesz wysłać. Przydaje się do szybkiego zrzutu ekranu na czacie z parą młodą albo po prostu do sprawdzenia, czy liczby, które za chwilę wyślesz mailem, mają sens.

Podgląd View as client w aplikacji Invoice Flow dla Willow & Vine Weddings z tekstem Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026 oraz kartą z WV-2026-031, £6,000.00 i Paid so far: £4,500.00 nad pozycjami — Podgląd od strony klienta podaje kwotę do zapłaty, termin i to, co już zostało wpłacone.

Jak ustawić harmonogram płatności podzielonej

Rejestr zapisuje to, co faktycznie się wydarzyło. Harmonogram opisuje to, co zostało uzgodnione. Budujesz go w edytorze, najlepiej dopóki faktura jest jeszcze wersją roboczą, a drukuje się on na PDF pod nagłówkiem Payment Schedule. Na ślub Amelii i Josha w marcu 2027 organizatorka ustawia tę samą strukturę 25/50/25 na fakturze na 4 800 £.

Otwórz fakturę w edytorze i przewiń do karty Opcje płatności; dotknij jej, aby rozwinąć.
Dotknij Płatność podzielona. Jeśli w trybie pojedynczym dodałaś już kod QR lub przyciski płatności, aplikacja zapyta, czy przenieść je do pierwszej płatności.
Dotknij + Dodaj płatność (+ Add Payment), aby utworzyć część, potem otwórz ją i wpisz nazwę w polu Etykieta (Label), na przykład Zaliczka rezerwacyjna.
Wprowadź Kwotę. Dotknij przyrostka na końcu pola, aby przełączyć się między stałą sumą w walucie faktury a procentem sumy; 25 z przyrostkiem procentu daje 1 200,00 £ na fakturze na 4 800 £.
Ustaw daty Od (From) i Do (By), jeśli część ma okno czasowe lub termin. Data Do pokazuje się na zwiniętej karcie i drukuje jako „Pay by" na PDF.
Opcjonalnie dodaj wewnątrz części metodę płatności lub kod QR, aby każda rata mogła mieć własny link.
Powtórz dla pozostałych części i obserwuj wiersz Przydzielono (Allocated), aż pokaże 100%, a Pozostało wskaże zero.
Dotknij Zapisz wersję roboczą (Save Draft) lub Zapisz (Save).

Karta Payment Options w edytorze faktury w aplikacji Invoice Flow w trybie Split Payment z zielonym paskiem Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 i trzema częściami: Booking deposit £1,200.00 by Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 by Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 by Mar 6 2027 — Trzy części procentowe z terminami; pasek robi się zielony, gdy cała suma zostanie przydzielona.

Pasek przydziału jest bursztynowy, gdy części sumują się do mniej niż całość, zielony, gdy się zgadzają, i czerwony, gdy przydzieliłaś za dużo. Aplikacja nie blokuje zapisania niekompletnego ani nadmiarowego harmonogramu; pasek jest wskazówką, nie walidacją.

Na wygenerowanym PDF harmonogram pojawia się po uwagach i warunkach płatności. Każda część jest numerowana i pokazuje etykietę, wyliczoną kwotę (procenty są przeliczane na pieniądze na podstawie sumy faktury) z procentem w nawiasie oraz daty From i Pay by. Jeśli część zawiera kod QR lub przyciski płatności, drukują się one obok niej. Gdy na stronie znajdą się dwa lub więcej kody QR, mała adnotacja „(i)” ostrzega czytelnika, że faktura zawiera wiele kodów i że należy zeskanować właściwy.

PDF faktury WV-2026-031 z aplikacji Invoice Flow od Willow & Vine Weddings Ltd dla Charlotte Hayes & Daniel Moore, suma £6,000.00, z sekcją Payment Schedule zawierającą 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF drukuje uzgodnione raty i terminy; nie drukuje tego, ile już zostało zapłacone.

Zasady i szczegóły

Które faktury mają kartę Płatności. Faktury o statusie Wysłana, Przeterminowana lub Opłacona. Wersje robocze, faktury anulowane i wszelkie kosztorysy ukrywają tę kartę. Oznacz wersję roboczą najpierw jako Wysłaną, jeśli musisz zapisać zaliczkę, która wpłynęła przed formalnym wystawieniem faktury.
Walidacja kwoty. Kwota musi być liczbą większą od zera; w przeciwnym razie przycisk Zapisz płatność po prostu nic nie robi. Nadpłata jest akceptowana: kwota pozostała zatrzymuje się na zerze, pasek na 100%, a faktura zostaje oznaczona jako opłacona. Kwot ujemnych nie da się wprowadzić, więc zwrot trzeba obsłużyć, usuwając płatność albo wystawiając osobny dokument.
Data płatności. Domyślnie dzisiejsza i nie może być ustawiona w przyszłości; selektor sięga wstecz do 2020 roku.
Waluta. Każda płatność jest zapisywana w walucie faktury; okno pokazuje tę walutę jako przedrostek i w formularzu nie da się wybrać innej. Do sumy zapłaconej wliczane są tylko płatności, których waluta zgadza się z fakturą.
Próg automatycznego opłacenia. Faktura staje się Opłacona, gdy kwota pozostała wynosi jeden cent lub mniej. Gdy pieniądze wciąż są należne, ale masz politykę rabatu za wcześniejszą płatność, a klient zapłacił dokładnie sumę po rabacie, aplikacja traktuje fakturę jako uregulowaną i przyznaje rabat, zamiast zostawiać ją częściowo opłaconą.
Czego automatyczne oznaczenie jako opłacona nie robi. Oznaczenie jako opłacona przez rejestr nie anuluje zaplanowanych przypomnień dla tej faktury, nie uruchamia sprawdzenia „umorzenia odsetek przy zapłacie” ani nie odpala reguły automatyzacji o otrzymaniu płatności; te uruchamiają się wyłącznie, gdy użyjesz Oznacz jako opłaconą w menu. Jeśli polegasz na przypomnieniach lub automatyzacjach, przy ostatniej płatności wybierz raczej menu albo po zapisie w rejestrze zajrzyj w ustawienia przypomnień.
Czego ręczne Oznacz jako opłaconą nie robi. Zmienia wyłącznie status. Kwoty zapłacona i pozostała zostają takie, jakie były, więc faktura z 1 500 £ zaległości na karcie może u góry nadal pokazywać status Opłacona. Przycisk Zarejestruj jest na fakturach opłaconych ukryty, co oznacza, że nie dodasz brakującej płatności później bez wybrania najpierw Oznacz jako nieopłaconą. To samo dotyczy zbiorczego oznaczania jako opłacone z listy Dokumentów.
Oznacz jako nieopłaconą ustawia status z powrotem na Wysłana i nie rusza niczego więcej. Przypomnienia mogą wznowić działanie.
Przeterminowana nie jest nigdzie zapisywana. Faktura Wysłana, której termin minął, jest wyświetlana jako Przeterminowana; częściowo opłacona dostaje tę samą czerwoną plakietkę, a pasek postępu jest jedyną wskazówką, że część kwoty wpłynęła. Nie ma osobnej plakietki „Częściowo opłacona”.
Sumy na pulpicie. Kafelki Do zapłaty (Outstanding) i Przeterminowane (Overdue) na pulpicie sumują pełną wartość każdej faktury Wysłanej, a nie kwotę pozostałą. Faktura na 6 000 £, na którą wpłynęło już 4 500 £, nadal wnosi 6 000 £ do kwoty Do zapłaty, dopóki nie zostanie oznaczona jako opłacona.
Ekran klienta. Ekran szczegółów klienta wymienia każdą fakturę z jej sumą i plakietką statusu, ale nie pokazuje bieżącego salda w poprzek faktur; otwórz każdą fakturę, aby zobaczyć jej kwotę pozostałą.
Harmonogram jest informacyjny. Części harmonogramu Płatności podzielonej nie tworzą wierszy płatności i nie śledzą, która rata wpłynęła. Rejestr na ekranie szczegółów jest jedynym zapisem wpływów. Utrzymuj spójne etykiety między jednym a drugim (na przykład wpisz „Zaliczka rezerwacyjna (25%)” w polu Uwagi płatności), aby czytało się je razem.
Harmonogram a szablony. Sekcja Payment Schedule jest drukowana przez wszystkie wbudowane szablony PDF. Szablony niestandardowe zbudowane w edytorze szablonów nie drukują opcji płatności w ogóle.
Nowe i duplikowane faktury. Świeżo utworzona faktura zaczyna z kwotą pozostałą równą sumie i bez wpłat. Duplikowanie faktury kopiuje harmonogram, ale nigdy płatności.
Pro. Rejestrowanie, usuwanie i zmiany statusu są dostępne w planie bezpłatnym. Dodanie ręcznych odsetek za zwłokę z tego samego menu jest działaniem Pro.

Usunięcie płatności jest natychmiastowe i nie ma cofnięcia poza ponownym jej wprowadzeniem. Jeśli chcesz tylko poprawić literówkę w numerze referencyjnym lub uwagach, i tak musisz usunąć i zarejestrować ponownie; kwotę, metodę i datę też trzeba będzie wpisać na nowo.

Wskazówki

Wpisuj numer referencyjny przelewu w pole Numer referencyjny za każdym razem. Karta pokazuje go obok daty i metody, więc kiedy para młoda zapyta „czy dostaliście nasz przelew z 29?", odpowiedź jest o jedno przewinięcie stąd, a nie o wyprawę do bankowości internetowej.

Jeśli bierzesz zaliczki przed finalizacją faktury, utwórz fakturę na cały pakiet, oznacz ją jako Wysłaną i od razu zapisz zaliczkę. Ponieważ kwota pozostała jest przeliczana z rejestru, możesz później nadal edytować pozycje, a saldo podąży za nową sumą.

W harmonogramie używaj części procentowych zamiast stałych sum. Gdy pakiet się zmieni — powiedzmy para dodaje koordynację kolacji próbnej — zaliczka i raty przeliczą się same, a pasek Przydzielono pozostanie na 100%.

Nadaj każdej części harmonogramu datę Do zgodną z umową, a potem ustaw termin płatności faktury na ostatnią ratę. Faktura stanie się Przeterminowana dopiero po tej ostatniej dacie, a PDF nadal poda klientowi wcześniejsze terminy.

Powiązane poradniki

Statusy faktur, lista i historia - co oznaczają Wysłana, Przeterminowana i Opłacona oraz jak działają filtry Dokumentów.
Odsetki za zwłokę - co dzieje się z naliczonymi odsetkami, gdy faktura zostanie wreszcie zapłacona.
Edytor faktur - pełne omówienie edytora, w którym mieszka karta Opcje płatności.