Guide d’utilisation

Paiements, paiements partiels et montant dû

Enregistrez acomptes et versements sur une facture, suivez le solde restant qui diminue, et imprimez un échéancier sur le PDF pour que le client sache quoi payer et quand.

Mis à jour: 2026-09-09

Toutes les factures ne sont pas réglées en une seule fois. Une organisatrice de mariage encaisse un acompte de réservation des mois avant le jour J, un deuxième versement l’été et le solde quinze jours avant la cérémonie. Un entrepreneur facture par étapes, un designer demande la moitié d’avance. Invoice Flow gère cela avec deux outils distincts qui fonctionnent bien ensemble : un registre Paiements (Payments) sur chaque facture envoyée, où vous consignez chaque montant à son arrivée tandis que l’app tient le solde restant pour vous, et un échéancier Paiement fractionné (Split Payment) facultatif dans l’éditeur, qui imprime les versements convenus et leurs échéances sur le PDF.

Les exemples ci-dessous suivent Willow & Vine Weddings à Bath. Leurs clients, Charlotte et Daniel, ont réservé une formule d’organisation complète pour 6 000 £ TVA comprise, payée en trois fois : 25 % à la réservation, 50 % huit semaines avant, et les 25 % restants deux semaines avant le mariage.

Ce que vous voyez à l’écran

Ouvrez l’onglet Documents et touchez une facture pour atteindre son écran de détail. Sous les totaux, les notes et les conditions de paiement se trouve une carte intitulée Paiements. Elle n’apparaît que pour les factures dont le statut n’est ni Brouillon ni Annulée, et jamais pour les devis, puisqu’il n’y a encore rien à encaisser sur ceux-ci.

La carte comporte quatre parties. Un bouton Enregistrer (Record) avec un signe plus dans le coin supérieur droit ouvre le formulaire de saisie d’un paiement ; il disparaît une fois la facture marquée Payée. Une fine barre de progression montre quelle part du total a été couverte, avec le pourcentage à côté. La barre est rouge sous 50 %, orange à partir de 50 %, et verte à 100 %. Sous la barre, une ligne indique Payé : en vert et, tant qu’il reste quelque chose à percevoir, Restant : en rouge. Enfin vient la liste des paiements enregistrés, du plus récent au plus ancien, chacun avec une coche verte, le montant, et une ligne grise avec la date, le mode et la référence que vous avez saisis. Une icône de corbeille sur chaque ligne supprime ce paiement. Avant toute saisie, la carte indique Aucun paiement enregistré pour le moment.

Écran de détail de la facture WV-2026-031 dans l'app Invoice Flow montrant la carte Paiements avec une barre de progression orange à 75 %, Payé 4 500,00 £ en vert, Restant 1 500,00 £ en rouge, deux virements bancaires enregistrés et un bouton Enregistrer — Après l'acompte et le deuxième versement, la carte Paiements affiche 75 % couverts et 1 500,00 £ encore à venir.

La liste Documents reflète cela. Toute facture ayant au moins un paiement mais pas encore Payée reçoit une petite barre de progression sous le nom du client et une ligne rouge sous le total indiquant le montant encore dû. La feuille de filtres (icône d’entonnoir dans la barre supérieure) comporte un interrupteur Partially paid (payée partiellement) qui restreint la liste exactement à ces factures.

L’échéancier se trouve ailleurs. Dans l’éditeur de facture, faites défiler après la tuile de signature jusqu’à la carte repliée intitulée Options de paiement (Payment Options). Touchez-la pour la déplier et vous trouverez un interrupteur à deux positions : Transaction unique (Single Transaction) ou Paiement fractionné. Le mode fractionné est celui où vous définissez l’acompte et les versements ; il est décrit dans sa propre section ci-dessous.

Comment enregistrer un paiement

Charlotte et Daniel viennent d’envoyer les 1 500 £ finaux par virement bancaire. Voici comment l’organisatrice les consigne.

Ouvrez l'onglet Documents et touchez la facture WV-2026-031.
Faites défiler jusqu'à la carte Paiements et touchez Enregistrer.
Vérifiez le champ Montant (Amount). Il est prérempli avec le solde restant, ici 1500.00 ; saisissez un autre nombre si le client a payé moins ou plus.
Choisissez un Mode de paiement (Payment Method) dans la liste déroulante : Virement bancaire, Carte, Espèces, Chèque, PayPal, Crypto ou Autre.
Touchez la ligne de date si l'argent est arrivé un autre jour. Le sélecteur n'autorise que des dates jusqu'à aujourd'hui.
Saisissez la référence bancaire ou de transaction dans Numéro de référence (Reference Number), et tout ce dont vous voulez vous souvenir dans Notes.
Touchez Enregistrer le paiement (Save Payment).

Boîte de dialogue Enregistrer un paiement de l'app Invoice Flow avec Montant GBP 1500.00, texte d'aide Restant 1 500,00 £, Mode de paiement Virement bancaire, date 9 sept. 2026, Numéro de référence FPS-20260909-HAYES et un champ Notes indiquant Final balance (25%) — La boîte de dialogue propose le montant restant et sélectionne Virement bancaire par défaut ; seuls la référence et les notes restent à saisir.

Lorsque vous enregistrez, l’app ajoute le paiement au registre, additionne de nouveau tous les paiements de la facture, stocke les nouveaux montants payé et restant, et actualise la carte. Si le montant restant tombe à zéro, le statut de la facture passe automatiquement à Payée et la date de paiement est fixée à maintenant. Comme le solde final a comblé l’écart, WV-2026-031 passe au vert sans autre manipulation, et le bouton Enregistrer disparaît.

Carte Paiements de l'app Invoice Flow à 100 % avec une barre de progression verte, Payé 6 000,00 £ et trois virements bancaires enregistrés de 1 500,00 £, 3 000,00 £ et 1 500,00 £ datés du 9 sept., 29 juil. et 28 avr. 2026, sans bouton Enregistrer — Trois versements consignés, 100 % couverts, et la facture est passée d'elle-même à Payée.

Comment corriger ou supprimer un paiement

Il n’existe pas de formulaire de modification pour un paiement enregistré. Si vous avez saisi le mauvais montant, supprimez la ligne et enregistrez-le à nouveau.

Sur la carte Paiements, touchez l'icône de corbeille du paiement à retirer.
Lisez la boîte de dialogue Supprimer le paiement ? (Delete Payment?), qui rappelle le montant, et touchez Supprimer (Delete) (ou Annuler (Cancel) pour le conserver).
Touchez Enregistrer et saisissez le paiement corrigé.

La suppression recalcule le solde de la même façon que l’enregistrement. Si la facture avait été marquée Payée et que la suppression laisse un montant impayé, le statut revient à Envoyée et la date de paiement est effacée, de sorte que la facture réapparaît dans vos totaux en attente et le bouton Enregistrer revient.

Comment changer le statut à la main

Le menu à trois points dans le coin supérieur droit de l’écran de détail de la facture permet de déplacer une facture d’un statut à l’autre sans toucher au registre des paiements. Sur une facture Envoyée ou En retard, il propose Marquer comme payée (Mark as paid) et Repasser en brouillon (Revert to draft) ; sur une facture Payée, il propose Marquer comme impayée (Mark as unpaid) ; sur une facture Annulée, Réactiver (Reactivate). Chaque option vous demande de confirmer dans une boîte de dialogue Changer le statut ? (Change status?) avant d’agir.

Ouvrez la facture et touchez le menu à trois points dans la barre supérieure.
Choisissez Marquer comme payée.
Lisez la confirmation (« Marquer cette facture comme payée ? Les rappels s'arrêteront et les totaux du client seront mis à jour. ») et touchez Changer (Change).
Si des frais de retard sont en attente sur la facture, répondez à la question complémentaire demandant si les frais ont aussi été payés.

Menu contextuel du détail de facture de l'app Invoice Flow sur une facture Envoyée listant Marquer comme payée, Repasser en brouillon, Annuler la facture, Ajouter des frais de retard, Journal des modifications, Épingler à la liste, Épingler au tableau de bord, Envoyer au client, Client sign-off, Share as web page, Voir en tant que client, Dupliquer et Supprimer — Les changements de statut manuels se trouvent dans le menu contextuel ; ils ne créent ni ne suppriment jamais de lignes de paiement.

Utilisez Marquer comme payée lorsque les transactions individuelles ne vous importent pas, par exemple une petite facture réglée en espèces sur place. Utilisez Enregistrer lorsque vous voulez la trace de qui a payé quoi et quand, et laissez le statut suivre. Mélanger les deux est possible mais a un effet secondaire expliqué sous Règles et détails.

Comment montrer au client ce qui reste dû

L’option Voir en tant que client (View as client) du même menu ouvre un aperçu simplifié de la facture telle que le destinataire la lirait : une salutation, une phrase indiquant le paiement dû et la date d’échéance, une grande carte avec le numéro et le total de la facture, et, dès qu’un montant a été reçu, une ligne Payé à ce jour (Paid so far) sous le total. Il s’agit uniquement d’un aperçu local, signalé par un bandeau ; ce n’est pas un lien que vous pouvez envoyer. C’est pratique pour une capture d’écran rapide dans une conversation avec le couple, ou simplement pour vérifier que les chiffres que vous vous apprêtez à envoyer par e-mail sont cohérents.

Aperçu Voir en tant que client de l'app Invoice Flow pour Willow & Vine Weddings indiquant Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, avec une carte montrant WV-2026-031, 6 000,00 £ et Payé à ce jour : 4 500,00 £ au-dessus des lignes de facture — L'aperçu côté client indique le montant dû, la date d'échéance et ce qui a déjà été payé.

Comment configurer un échéancier de paiement fractionné

Le registre enregistre ce qui s’est réellement passé. L’échéancier énonce ce que vous avez convenu. Vous le construisez dans l’éditeur, idéalement tant que la facture est encore un brouillon, et il s’imprime sur le PDF sous le titre Échéancier de paiement (Payment Schedule). Pour le mariage d’Amelia et Josh en mars 2027, l’organisatrice met en place la même structure 25/50/25 sur une facture de 4 800 £.

Ouvrez la facture dans l'éditeur et faites défiler jusqu'à la carte Options de paiement ; touchez-la pour la déplier.
Touchez Paiement fractionné. Si vous aviez déjà ajouté un QR code ou des boutons de paiement en mode unique, l'app demande s'il faut les déplacer dans le premier paiement.
Touchez + Ajouter un paiement (+ Add Payment) pour créer une partie, puis ouvrez-la et saisissez un nom dans Libellé (Label), par exemple Booking deposit.
Saisissez le Montant. Touchez le suffixe en fin de champ pour basculer entre une somme fixe dans la devise de la facture et un pourcentage du total ; 25 avec le suffixe pourcentage devient 1 200,00 £ sur une facture de 4 800 £.
Définissez les dates À partir du (From) et Avant le (By) si la partie a une fenêtre ou une échéance. La date Avant le est affichée sur la carte repliée et imprimée comme « Pay by » sur le PDF.
Ajoutez éventuellement un mode de paiement ou un QR code dans la partie, pour que chaque versement puisse porter son propre lien.
Répétez pour les parties restantes et surveillez la ligne Alloué (Allocated) jusqu'à ce qu'elle indique 100 % et que Restant affiche zéro.
Touchez Enregistrer le brouillon (Save Draft) (ou Enregistrer (Save)).

Carte Options de paiement de l'éditeur de facture de l'app Invoice Flow en mode Paiement fractionné montrant une barre verte avec Alloué : 100 % (4 800,00 £) | Restant : 0,00 £ et trois parties : Booking deposit 1 200,00 £ avant le 22 sept. 2026, Second instalment 2 400,00 £ avant le 22 janv. 2027, Final balance 1 200,00 £ avant le 6 mars 2027 — Trois parties en pourcentage avec échéances ; la barre devient verte quand la totalité du total est allouée.

La barre d’allocation est ambre tant que les parties totalisent moins que le total, verte quand elles correspondent, et rouge si vous avez sur-alloué. L’app ne vous empêche pas d’enregistrer un échéancier incomplet ou excessif ; la barre est une indication, pas une validation.

Sur le PDF généré, l’échéancier apparaît après les notes et les conditions de paiement. Chaque partie est numérotée et montre le libellé, le montant résolu (les pourcentages sont convertis en argent à partir du total de la facture) avec le pourcentage entre parenthèses, et les dates À partir du et Pay by. Si une partie porte un QR code ou des boutons de paiement, ils s’impriment à côté. Lorsque deux QR codes ou plus se retrouvent sur la page, une petite note « (i) » avertit le lecteur que la facture contient plusieurs codes et qu’il faut scanner le bon.

Facture PDF WV-2026-031 de l'app Invoice Flow de Willow & Vine Weddings Ltd à Charlotte Hayes & Daniel Moore, total 6 000,00 £, avec une section Payment Schedule listant 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — Le PDF imprime les versements et échéances convenus ; il n'imprime pas ce qui a déjà été payé.

Règles et détails

Quelles factures ont une carte Paiements. Les factures au statut Envoyée, En retard ou Payée. Les brouillons, les factures annulées et tous les types de devis masquent la carte. Marquez d’abord un brouillon comme Envoyé si vous devez consigner un acompte arrivé avant l’émission formelle de la facture.
Validation du montant. Le montant doit être un nombre supérieur à zéro ; sinon le bouton Enregistrer le paiement ne fait rien, silencieusement. Le trop-perçu est accepté : le montant restant est plafonné à zéro et la barre à 100 %, et la facture est marquée Payée. Les montants négatifs ne peuvent pas être saisis, un remboursement doit donc être géré en supprimant un paiement ou en émettant un document séparé.
Date du paiement. Aujourd’hui par défaut, et impossible à placer dans le futur ; le sélecteur remonte jusqu’en 2020.
Devise. Chaque paiement est enregistré dans la devise de la facture ; la boîte de dialogue affiche cette devise en préfixe et il n’y a aucun moyen d’en choisir une autre dans le formulaire. Seuls les paiements dont la devise correspond à celle de la facture sont additionnés dans le total payé.
Seuil de paiement automatique. La facture devient Payée lorsque le montant restant est d’un centime ou moins. Lorsqu’il reste un montant dû mais que vous avez une politique de remise pour paiement anticipé et que le client a payé exactement le total remisé, l’app considère la facture comme réglée et accorde la remise au lieu de la laisser partiellement payée.
Ce que le passage automatique à Payée ne fait pas. Marquer Payée via le registre n’annule pas les rappels planifiés pour cette facture, n’exécute pas la vérification « remise des frais de retard au paiement », et ne déclenche pas la règle d’automatisation de paiement reçu ; ceux-ci ne s’exécutent que lorsque vous utilisez Marquer comme payée dans le menu. Si vous comptez sur les rappels ou les automatisations, préférez le menu pour le paiement final, ou faites suivre l’enregistrement dans le registre d’un coup d’œil aux paramètres de rappel.
Ce que Marquer comme payée manuel ne fait pas. Il ne change que le statut. Les montants payé et restant sont laissés tels quels, de sorte qu’une facture avec 1 500 £ dus sur la carte peut quand même afficher Payée en haut. Le bouton Enregistrer est masqué sur les factures Payées, ce qui signifie que vous ne pouvez pas ajouter le paiement manquant ensuite sans d’abord choisir Marquer comme impayée. Il en va de même pour le marquage payé en masse depuis la liste Documents.
Marquer comme impayée remet le statut à Envoyée et ne touche à rien d’autre. Les rappels peuvent reprendre.
En retard n’est stocké nulle part. Une facture Envoyée dont la date d’échéance est passée s’affiche comme En retard ; une facture partiellement payée reçoit le même badge rouge, et la barre de progression est la seule indication qu’une partie a été reçue. Il n’existe pas de badge « Partiellement payée » distinct.
Totaux du tableau de bord. Les tuiles En attente (Outstanding) et En retard (Overdue) du tableau de bord additionnent le total complet de chaque facture Envoyée, pas le montant restant. Une facture de 6 000 £ dont 4 500 £ ont déjà été reçus contribue toujours 6 000 £ à En attente jusqu’à ce qu’elle soit marquée Payée.
Écran client. L’écran de détail du client liste chaque facture avec son total et son badge de statut mais n’affiche pas de solde cumulé entre les factures ; ouvrez chaque facture pour voir son montant restant.
L’échéancier est informatif. Les parties d’un échéancier Paiement fractionné ne créent pas de lignes de paiement et ne suivent pas quel versement a été reçu. Le registre de l’écran de détail est le seul enregistrement des entrées d’argent. Gardez les libellés cohérents entre les deux (par exemple saisissez « Booking deposit (25%) » dans les Notes du paiement) pour qu’ils se lisent ensemble.
Échéancier et modèles. La section Échéancier de paiement est imprimée par tous les modèles PDF intégrés. Les modèles personnalisés construits dans l’éditeur de modèles n’impriment pas du tout les options de paiement.
Factures nouvelles et dupliquées. Une facture fraîchement créée commence avec un montant restant égal à son total et rien de payé. Dupliquer une facture copie l’échéancier mais jamais les paiements.
Pro. L’enregistrement, la suppression et les changements de statut sont disponibles avec l’offre gratuite. Ajouter des frais de retard manuels depuis le même menu est une action Pro.

La suppression d'un paiement est immédiate et il n'y a pas d'annulation possible autre que de le ressaisir. Si vous voulez seulement corriger une faute de frappe dans la référence ou les notes, vous devez tout de même supprimer et réenregistrer ; le montant, le mode et la date devront aussi être ressaisis.

Astuces

Mettez la référence bancaire dans le champ Numéro de référence à chaque fois. La carte l'affiche à côté de la date et du mode, si bien que lorsqu'un couple demande « avez-vous reçu notre virement du 29 ? », la réponse est à portée de défilement au lieu d'un détour par la banque en ligne.

Si vous encaissez des acomptes avant que la facture ne soit finalisée, créez la facture avec la formule complète, marquez-la Envoyée et consignez l'acompte tout de suite. Comme le montant restant est recalculé à partir du registre, vous pouvez encore modifier les lignes plus tard et le solde suivra le nouveau total.

Utilisez des parties en pourcentage plutôt que des sommes fixes dans l'échéancier. Quand la formule change, par exemple si le couple ajoute une ligne de coordination du dîner de répétition, l'acompte et les versements se recalculent d'eux-mêmes et la barre Alloué reste à 100 %.

Donnez à chaque partie de l'échéancier une date Avant le qui correspond à votre contrat, puis fixez la date d'échéance de la facture au dernier versement. La facture ne passe En retard qu'après cette date finale, tandis que le PDF indique toujours au client les échéances antérieures.

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