Guide d’utilisation

L'éditeur de facture : du formulaire vierge au PDF terminé

Construisez une facture complète dans Invoice Flow : client et dates, lignes de main-d'œuvre et de matériel avec taxe, remise, photos jointes et signature.

Mis à jour: 2026-09-09

L’éditeur de facture est l’écran où vous passerez le plus de temps. Chaque facture et chaque devis d’Invoice Flow y est créé et modifié : qui est facturé, ce qui a été livré, combien cela coûte, quelle taxe s’applique et ce que le client doit voir imprimé en bas de page. Ce guide parcourt l’éditeur du haut du formulaire jusqu’au PDF terminé, à l’aide d’un exemple concret : Ashworth Electrical Services, à Leeds, facture à un particulier la réfection électrique d’une cuisine, avec seize heures de main-d’œuvre, du câble, des prises et un certificat, le tout sur un seul document.

Ce que vous voyez à l’écran

Ouvrez l’onglet Documents, appuyez sur le bouton Nouveau (New) et choisissez Facture (Invoice) dans la feuille Choisir le type de document (Choose document type). L’éditeur s’ouvre avec le titre Nouvelle facture (New Invoice) et une action Enregistrer le brouillon (Save Draft) dans la barre supérieure. Ouvrir un brouillon existant depuis son écran de détail affiche le même formulaire, intitulé Modifier la facture (Edit Invoice).

Le formulaire est une longue page déroulante. De haut en bas, vous y trouverez :

Profil d’entreprise (Business Profile) avec le profil qui apparaîtra comme expéditeur. Si vous gérez plusieurs profils, cette carte ouvre une boîte de dialogue Sélectionner un profil (Select profile) ; avec un seul profil, elle est en lecture seule. La petite icône de fermeture (Masquer de cette facture, Hide from this invoice) ne masque la carte que pendant que vous travaillez ; le profil reste attaché.
Numéro de facture (Invoice Number), déjà généré à partir de votre série de numérotation. Appuyez dessus pour saisir votre propre numéro.
Client, qui affiche Sélectionner un client (Select client) tant que vous n’avez choisi personne.
Projets (Projects), qui affiche Non précisé (Not specified) tant que le document n’est pas rattaché à un projet.
Deux zones de date, Émise le (Issued) et Échéance (Due).
Devise de la facture (Invoice Currency), pré-remplie depuis la série ou le profil.
La section Lignes de facture (Line Items) avec ses pastilles d’ajout, les pastilles de préréglages de taxe (dès qu’un client dont le pays est connu est sélectionné) et une carte par ligne.
Remise (Discount), Early-payment discount et la carte des totaux.
Langue de la facture (Invoice Language), Photos jointes (Photo Attachments), Signature, Options de paiement (Payment Options) et Sélectionner un modèle (Select Template).
Notes, Conditions de paiement (Payment Terms), puis des listes à cocher d’informations de profil à imprimer, et enfin le bouton pleine largeur Enregistrer (Save) (Enregistrer les modifications en modification).

Une facture toute neuve porte déjà le profil, le numéro suivant, la date du jour, une échéance à 30 jours et la devise du profil.

Comment renseigner l’en-tête : client, numéro, dates et devise

Appuyez sur la carte Client et choisissez le client dans la boîte de dialogue Sélectionner un client. Si la personne est nouvelle, utilisez la ligne Ajouter un nouveau client (Add New Client) au bas de cette même boîte ; le formulaire client s'ouvre et vous revenez ensuite à la facture.
Vérifiez la carte Numéro de facture. Le numéro est généré depuis la série de numérotation de votre profil (pour Ashworth, ASH-2026-0118). Si vous avez besoin d'un autre numéro, appuyez sur la carte, saisissez la nouvelle valeur dans la boîte Numéro de facture et appuyez sur Enregistrer. Une icône de réinitialisation (Réinitialiser auto, Reset to auto) apparaît alors pour revenir à la numérotation automatique.
Appuyez sur Émise le pour changer la date d'émission et sur Échéance pour fixer le délai de paiement. Les deux ouvrent un calendrier.
N'appuyez sur Devise de la facture que si la facture doit être libellée dans une devise autre que celle par défaut de votre profil. Les prix des lignes que vous saisirez ensuite seront dans cette devise.
Appuyez éventuellement sur Projets et choisissez un projet pour que la facture compte dans les totaux de ce projet.

Si votre profil possède plusieurs séries de numérotation du même type, une carte supplémentaire Séries de factures (Invoice Series) apparaît au-dessus du numéro pour choisir la série à utiliser. La série ne peut plus être changée une fois le document créé ; il faudrait en créer un nouveau.

Comment ajouter la main-d’œuvre et les matériaux en lignes de facture

Chaque ligne comporte une description (Élément, Item), une quantité (Qté, Qty), un prix unitaire (Prix, Price) et un taux de taxe (%). Il y a quatre façons de créer une ligne, une par pastille sous l’en-tête Lignes de facture :

Pastille	Ce qu’elle fait
Produit / Service	Ouvre Ajouter depuis enregistrés avec votre bibliothèque de produits et de tarifs. Choisir une ligne copie son nom, son unité, son prix et son taux de taxe par défaut.
Temps	Ouvre Ajouter des entrées de temps avec les entrées de temps arrêtées et non encore facturées du client sélectionné. Chaque entrée cochée devient une ligne dont la quantité correspond aux heures et le prix au tarif horaire de l’entrée.
Dépenses	Ouvre Ajouter des dépenses avec les dépenses facturables non encore facturées du client. Chacune devient une ligne de quantité 1 dont le prix est le montant de la dépense.
Personnalisé	Ajoute une carte vide que vous remplissez à la main.

Appuyez sur Produit / Service. La boîte de dialogue Ajouter depuis enregistrés (Add from Saved) liste chaque élément enregistré avec son prix dans la devise de la facture et son unité (Pièce, Heure, Jour, Projet ou Service).
Appuyez sur Labour - qualified electrician. Une nouvelle carte apparaît en bas de la liste, brièvement mise en évidence, et la page défile jusqu'à elle.
Changez Qté de 1 au nombre d'heures travaillées, par exemple 16. Le montant dans l'en-tête de la carte se met à jour aussitôt.
Recommencez pour les matériaux : couronnes de câble, prises, interrupteur de cuisinière, disjoncteurs différentiels. Pour les articles que vous n'avez jamais enregistrés, appuyez sur Personnalisé et saisissez directement la description et le prix, comme le fait Ashworth pour « Waste removal and making good ».
Si un produit enregistré n'existe pas encore, utilisez la dernière ligne de la boîte de dialogue, Créer un nouvel élément (Create New Item), pour l'enregistrer dans la bibliothèque et l'ajouter en une seule étape.

Boîte de dialogue Ajouter depuis enregistrés de l'application Invoice Flow listant les tarifs et matériaux enregistrés d'un électricien, tels que Labour - qualified electrician à 42 livres de l'heure et Double socket, brushed steel à 14,20 livres la pièce — La boîte de dialogue de la bibliothèque montre chaque élément enregistré avec son prix et son unité, pour l'ajouter en un appui.

Section Lignes de facture de l'application Invoice Flow avec les pastilles Tax presets (GB) pour VAT 20%, VAT 5% et VAT 0%, les quatre pastilles d'ajout et des cartes de lignes pour 16 heures de main-d'œuvre et une couronne de câble, chacune avec les champs Élément, Qté, Prix et % — Les lignes de main-d'œuvre portent un badge Temps car leur unité est l'heure ; les lignes de matériel issues de la bibliothèque affichent Produit.

Chaque carte possède une poignée de déplacement à gauche : vous pouvez donc réordonner les lignes par appui long sur la poignée ; l’ordre que vous voyez est celui imprimé sur le PDF. L’icône rouge de fermeture supprime une ligne. Le badge à côté du numéro de ligne (Produit, Service, Temps, Frais ou Projet) est déduit de l’unité et des liens de la ligne ; ce n’est pas quelque chose que vous définissez à la main, et il change si vous ajoutez le même élément depuis une autre source. L’unité elle-même n’est pas modifiable sur la carte : elle provient du produit enregistré (ou vaut « article » pour les lignes personnalisées, « heure » pour les entrées de temps).

Comment définir les taux de taxe et une remise

Dès qu'un client dont le pays est renseigné est sélectionné, une rangée Tax presets (GB): apparaît au-dessus des pastilles d'ajout. Appuyez sur un préréglage tel que VAT 20% pour inscrire ce taux dans toutes les lignes d'un coup ; un bref message confirme « Applied 20% to all items ».
Pour appliquer un taux différent à une seule ligne, saisissez-le dans le champ % de cette carte, ou appuyez sur la petite icône d'aide à côté pour ouvrir la feuille Référence des taux de taxe (Tax Rate Reference), choisissez une catégorie et appuyez sur Appliquer (Apply) sur le taux suggéré.
Faites défiler jusqu'à la carte Remise (Discount), saisissez la valeur et choisissez % pour un pourcentage ou le bouton de devise pour un montant fixe. Ashworth accorde 5 % aux clients fidèles.
Lisez la carte des totaux : Sous-total (Subtotal), la remise affichée en ligne négative, TVA (Tax) et le Total en gras se recalculent au fil de la saisie.

Feuille Référence des taux de taxe de l'application Invoice Flow affichant un avertissement indiquant qu'il s'agit d'une référence seulement, le Royaume-Uni avec GBP, un taux de TVA suggéré de 20,0 % avec un bouton Appliquer et des pastilles de catégories de produits — La feuille de référence présélectionne le pays du client et suggère un taux par catégorie de produit ; appliquez-le à la ligne en un appui.

Éditeur de facture de l'application Invoice Flow affichant la dernière ligne, une carte Remise réglée sur 5,0 pour cent, l'interrupteur Early-payment discount désactivé et une carte des totaux avec sous-total 1 597,50, remise -79,88, taxe 303,52 et total 1 821,14 livres — La remise est déduite avant la taxe : la ligne de taxe est donc calculée sur la base réduite.

L’icône de marteau de juge à côté des préréglages ouvre une liste de mentions légales propres au pays (pour le Royaume-Uni, la phrase d’autoliquidation) et ajoute celle que vous choisissez au champ Notes.

Comment joindre des photos, signer et choisir ce qui s’imprime

La moitié inférieure du formulaire régit ce que le client voit autour du tableau des lignes.

Dans Photos jointes (Photo Attachments), appuyez sur Ajouter une photo (0/8) (Add Photo) et choisissez Appareil photo (Camera) ou Galerie (Gallery). Ashworth joint le reçu du grossiste et le certificat d'installation. Les vignettes s'affichent par quatre sur une rangée ; la croix rouge d'une vignette demande Supprimer la photo ? (Delete photo?) avant de la retirer.
Appuyez sur Signature. La feuille Sélectionner une signature (Select Signature) liste vos signatures enregistrées et propose Dessiner une nouvelle (Draw new), qui ouvre une zone de dessin. La signature choisie s'affiche en petit aperçu sur la carte et est imprimée sur le PDF comme signature autorisée.
Appuyez sur Sélectionner un modèle pour changer le design PDF et la palette de couleurs (Ashworth utilise Contractor avec la palette anthracite).
Saisissez tout message destiné au client dans Notes, par exemple l'étendue des travaux et la date des essais.
Remplissez Conditions de paiement à la main, ou appuyez sur le bouton de liste (Depuis enregistrés, From saved) à côté pour choisir parmi Enregistré dans ce profil (Saved on this profile) ou Modèles intégrés (Built-in presets).
Cochez ou décochez les cases sous Identifiants fiscaux sur cette facture (Tax IDs on this invoice), Adresses sur cette facture (Addresses on this invoice) et Conditions de paiement enregistrées sur cette facture (Saved payment terms on this invoice) pour choisir les informations de profil imprimées sur ce document précis.
Appuyez sur Enregistrer (ou Enregistrer les modifications). L'éditeur se ferme et le document apparaît dans la liste en tant que brouillon.

Éditeur de facture de l'application Invoice Flow affichant la carte Photos jointes avec deux vignettes de reçus et Ajouter une photo (2/8), la carte Signature avec un aperçu et le nom T. Ashworth, les cartes Options de paiement et Sélectionner un modèle, ainsi que les champs Notes et Conditions de paiement — Les pièces jointes et la signature se placent entre les totaux et les notes ; la carte du modèle affiche le design et la palette en cours.

Bas de l'éditeur de facture de l'application Invoice Flow avec les cases d'identifiants fiscaux VAT et CRN décochées, une adresse Office cochée, une condition de paiement enregistrée Bank transfer cochée et le bouton Enregistrer les modifications — Seules les informations de profil cochées sont imprimées ; les Conditions de paiement en texte libre au-dessus sont toujours incluses.

Une fois enregistré, ouvrez le document et utilisez l’aperçu pour voir le PDF généré. L’en-tête, le tableau des lignes, les lignes de remise et de taxe, les notes, la signature et les photos jointes proviennent tous de ce que vous avez saisi dans l’éditeur.

PDF généré par l'application Invoice Flow pour la facture ASH-2026-0117 sur le modèle Contractor : en-tête Ashworth Electrical Services Ltd, bloc de facturation pour Daniel and Sarah Whitfield, dix lignes de main-d'œuvre et de matériel taxées à 20 %, sous-total 1 597,50, remise -79,88, taxe 303,52 et total 1 821,14 livres, suivis des notes — La première page de la facture terminée ; la signature et les deux photos jointes s'impriment en page deux.

Règles et détails

L’enregistrement exige un client et au moins une ligne. Appuyer sur Enregistrer sans client affiche « Veuillez sélectionner un client » ; sans ligne, « Ajoutez au moins une ligne ». Le champ Élément de chaque ligne doit être rempli, faute de quoi il est signalé comme Requis. Si aucun profil d’entreprise n’existe, l’enregistrement s’arrête sur « Configurer le profil ».

L’enregistrement nécessite un essai actif ou un abonnement Pro. L’éditeur revérifie l’accès à l’enregistrement ; si ni l’un ni l’autre n’est actif, vous êtes redirigé vers l’écran d’abonnement au lieu d’enregistrer. Tout le reste de l’éditeur fonctionne sans, mais rien n’est stocké tant que vous ne pouvez pas enregistrer.

Une facture enregistrée est toujours un brouillon. Quoi que vous modifiiez, le document est réécrit avec le statut brouillon et ses horodatages d’envoi et de paiement effacés. Les documents envoyés ou payés s’ouvrent donc en lecture seule (Mode lecture seule avec l’indication « Cette facture a été envoyée. Pour la modifier, dupliquez-la. »), et il faut les dupliquer pour en faire une copie corrigée.

Valeurs par défaut d’un nouveau document : le profil d’entreprise par défaut et sa série par défaut ; la devise de la série, sinon la première devise autorisée, sinon la devise du profil ; date d’émission du jour ; échéance 30 jours plus tard ; conditions de paiement copiées depuis le profil ; le premier identifiant fiscal coché et toutes les adresses, numéros de téléphone, e-mails et liens cochés ; la condition de paiement enregistrée par défaut cochée ; le modèle Clean avec la palette Ocean tant que vous n’en changez pas.

Dates : le calendrier couvre 2020 à 2100. Si vous déplacez la date d’émission au-delà de l’échéance en cours, l’échéance passe à la date d’émission plus 30 jours.

Numérotation : les numéros sont uniques au sein d’un profil. Si le numéro généré existe déjà (par exemple après une restauration), l’éditeur incrémente la série et réessaie, jusqu’à dix fois. Le compteur de la série n’avance qu’après un enregistrement réussi : abandonner un formulaire ne consomme donc pas de numéro. Un numéro saisi à la main est conservé jusqu’à ce que vous appuyiez sur Réinitialiser auto.

Calculs : le montant de chaque ligne est la quantité multipliée par le prix, arrondi à deux décimales ; la taxe de la ligne est le montant multiplié par le taux. Une remise en pourcentage est convertie en montant, et une remise supérieure au sous-total est plafonnée au sous-total. La taxe est ensuite proportionnée au rapport entre le sous-total remisé et le sous-total complet, de sorte que la taxe porte sur ce que le client paie réellement. Si une quantité ne peut pas être interprétée, elle vaut 1 ; un prix, 0.

Les pastilles de préréglage de taxe appliquent le taux à toutes les lignes existantes, pas à celles ajoutées ensuite ; ajoutez d’abord les lignes, puis appuyez sur la pastille, ou définissez le taux ligne par ligne.

Les entrées de temps et les dépenses ajoutées via les pastilles Temps et Dépenses sont marquées comme facturées lors du premier enregistrement d’une nouvelle facture, et disparaissent des sélecteurs des factures suivantes. Ce marquage n’a lieu qu’à la création, pas lors de la modification d’une facture existante. Les minuteurs en cours et les entrées déjà facturées n’apparaissent jamais.

Photos : jusqu’à huit par document. Elles sont redimensionnées à 1200 pixels sur le côté long et copiées dans le stockage propre de l’application : supprimer l’original de la galerie n’affecte donc pas la facture.

Escompte pour paiement anticipé : cet interrupteur (factures uniquement) ne change pas le total. Il imprime une offre du type « payez sous 7 jours et déduisez 2 % », en utilisant la valeur par défaut du profil ou du client, ou les valeurs manuelles que vous saisissez après l’avoir activé.

Champs personnalisés : l’éditeur n’a pas de formulaire de champs personnalisés distinct. Les références supplémentaires telles qu’un numéro de bon de commande ou une référence de chantier vont dans Notes ou dans une ligne personnalisée au prix nul.

Quitter le formulaire : revenir en arrière avec des modifications non enregistrées affiche une boîte de dialogue Modifications non enregistrées avec Rester et Partir. La détection réagit aux notes, conditions, remise, client, série, devise et lignes ajoutées saisis ; modifier uniquement une date, une quantité, un prix, un modèle ou une signature ne la déclenche pas : enregistrez donc délibérément.

Modifier un document conserve un historique : la première fois que vous le modifiez, la version d'origine est stockée sous forme d'instantané, et chaque enregistrement ultérieur consigne les champs modifiés. Un enregistrement sans aucun changement ne consigne rien.

Astuces

Enregistrez vos tarifs de main-d'œuvre et vos matériaux courants comme produits, avec la bonne unité et le bon taux de taxe. Ajouter une ligne ne prend alors que deux appuis et la TVA est déjà correcte ; vous n'ajustez que la quantité.

Donnez l'unité « heure » au travail horaire dans la bibliothèque de produits. La ligne affiche un badge Temps et la quantité se lit naturellement en heures sur le PDF, sans avoir besoin du suivi du temps.

Appuyez sur le montant dans l'en-tête d'une carte de ligne pour ouvrir le sélecteur de devise sans remonter en haut du formulaire. Pratique lorsque vous réalisez à mi-parcours que le chantier devrait être facturé dans une autre devise.

Si un reçu de fournisseur ou un certificat accompagne la facture, joignez-le en photo plutôt que de le décrire dans les notes. Il s'imprime sur sa propre page après la signature et reste attaché au document dans les sauvegardes.

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