מדריך למשתמש

עורך החשבונית: מטופס ריק ל-PDF מוגמר

בנו חשבונית שלמה ב-Invoice Flow: בחרו לקוח ותאריכים, הוסיפו שורות עבודה וחומרים עם מס, קבעו הנחה, צרפו תמונות וחתמו.

עודכן: 2026-09-09

עורך החשבונית הוא המסך שבו תבלו את רוב זמנכם. כל חשבונית וכל הצעת מחיר ב-Invoice Flow נוצרות ומשתנות כאן: מי מחויב, מה סופק, כמה זה עולה, איזה מס חל, ומה הלקוח אמור לראות מודפס בתחתית העמוד. מדריך זה עובר על העורך מראש הטופס ועד ל-PDF המוגמר, בעזרת דוגמה מהעולם האמיתי: Ashworth Electrical Services בלידס מחייבת בעל בית עבור חיווט מחדש של מטבח, עם שש עשרה שעות עבודה, כבלים, שקעים ותעודה, הכול על מסמך אחד.

מה רואים על המסך

פתחו את לשונית מסמכים (Documents), הקישו על כפתור חדש ובחרו חשבונית מגליון בחר סוג מסמך. העורך נפתח עם הכותרת חשבונית חדשה ופעולת שמור טיוטה בשורה העליונה. פתיחת טיוטה קיימת ממסך הפרטים שלה מציגה את אותו הטופס בכותרת עריכת חשבונית.

הטופס הוא עמוד גלילה ארוך אחד. מלמעלה למטה תמצאו:

• פרופיל עסקי עם הפרופיל שיופיע כשולח. אם אתם מנהלים יותר מפרופיל אחד, כרטיס זה פותח תיבת דו-שיח בחר פרופיל; עם פרופיל יחיד הוא לקריאה בלבד. סמל הסגירה הקטן (הסתר מחשבונית זו) רק מסתיר את הכרטיס בזמן שאתם עובדים; הפרופיל נשאר מצורף.
• מספר חשבונית, שכבר נוצר מסדרת המספור שלכם. הקישו עליו כדי להקליד מספר משלכם.
• לקוח המציג בחר לקוח עד שתבחרו מישהו.
• פרויקטים המציג לא צוין אלא אם תקשרו את המסמך לפרויקט.
• שתי תיבות תאריך, הופק (Issued) ולתשלום עד (Due).
• מטבע החשבונית, ממולא מראש מהסדרה או מהפרופיל.
• קטע שורות פריטים (Line Items) עם שבבי הוספה, שבבי תבנית מס (ברגע שנבחר לקוח עם מדינה ידועה) וכרטיס אחד לכל שורה.
• הנחה, הנחת תשלום מוקדם וכרטיס הסכומים.
• שפת החשבונית, צירוף תמונות, חתימה, אפשרויות תשלום ובחר תבנית.
• הערות, תנאי תשלום, ואז רשימות תיבות סימון של פרטי פרופיל להדפסה, ולבסוף כפתור השמור ברוחב מלא (שמור שינויים בעריכה).

איך להגדיר את הכותרת: לקוח, מספר, תאריכים ומטבע

1. הקישו על כרטיס לקוח ובחרו את הלקוח מתיבת הדו-שיח בחר לקוח. אם האדם חדש, השתמשו בשורת הוסף לקוח חדש בתחתית אותה תיבת דו-שיח; טופס הלקוח נפתח ואתם חוזרים לחשבונית לאחר מכן.
2. בדקו את כרטיס מספר חשבונית. המספר מוצג מסדרת המספור של הפרופיל שלכם (עבור Ashworth, ASH-2026-0118). אם אתם זקוקים למספר אחר, הקישו על הכרטיס, הקלידו את הערך החדש בתיבת הדו-שיח מספר חשבונית ולחצו שמור. סמל איפוס (איפוס למספור אוטומטי) יופיע אז כדי שתוכלו לחזור למספור אוטומטי.
3. הקישו על הופק כדי לשנות את תאריך ההפקה ועל לתשלום עד כדי לקבוע את מועד התשלום. שניהם פותחים בורר לוח שנה.
4. הקישו על מטבע החשבונית רק אם החשבונית צריכה להיות במטבע שונה מברירת המחדל של הפרופיל שלכם. מחירי השורות שתקלידו לאחר מכן יהיו באותו מטבע.
5. לבחירתכם הקישו על פרויקטים ובחרו פרויקט כדי שהחשבונית תיספר בסכומים הכוללים של אותו פרויקט.

אם לפרופיל שלכם יש יותר מסדרת מספור אחת מאותו סוג, כרטיס נוסף סדרת חשבוניות מופיע מעל המספר כדי שתוכלו לבחור מאיזו סדרה למשוך. את הסדרה אי אפשר לשנות ברגע שהמסמך קיים; במקום זאת תיצרו מסמך חדש.

איך להוסיף עבודה וחומרים כשורות פריטים

לכל שורה יש תיאור (פריט), כמות (כמות), מחיר יחידה (מחיר) ושיעור מס (%). יש ארבע דרכים ליצור שורה, אחת לכל שבב מתחת לכותרת שורות פריטים:

1. הקישו על מוצר / שירות. תיבת הדו-שיח הוספה מהשמורים מציגה כל פריט שמור עם מחירו במטבע החשבונית ויחידתו (פריט, שעה, יום, פרויקט או שירות).
2. הקישו על עבודה - חשמלאי מוסמך. כרטיס חדש מופיע בתחתית הרשימה, מודגש לרגע, והעמוד גולל אליו.
3. שנו את כמות מ-1 לשעות העבודה, למשל 16. הסכום בכותרת הכרטיס מתעדכן מיידית.
4. חזרו על כך עבור חומרים: גלילי כבל, שקעים, מתג התנור, RCBO. עבור פריטים שמעולם לא שמרתם, הקישו על מותאם אישית והקלידו את התיאור והמחיר ישירות, כפי ש-Ashworth עושה עבור "פינוי פסולת וגימור".
5. אם מוצר שמור עדיין לא קיים, השתמשו בשורה האחרונה של תיבת הדו-שיח, צור פריט חדש, כדי לשמור אותו לספרייה ולהוסיף אותו בשלב אחד.

לכל כרטיס יש ידית גרירה משמאל, כך שתוכלו לסדר מחדש שורות בלחיצה והחזקה על הידית; הסדר שאתם רואים הוא הסדר המודפס ב-PDF. סמל הסגירה האדום מסיר שורה. התג לצד מספר השורה (מוצר, שירות, זמן, הוצאה או פרויקט) מחושב מהיחידה ומהקישורים של השורה; זה לא משהו שאתם קובעים ידנית, והוא משתנה אם תוסיפו את אותו פריט ממקור אחר. היחידה עצמה אינה ניתנת לעריכה על הכרטיס: היא מגיעה מהמוצר השמור (או “פריט” לשורות מותאמות אישית, “שעה” לרישומי זמן).

איך לקבוע שיעורי מס והנחה

1. ברגע שנבחר לקוח עם מדינה רשומה, שורה תבניות מס (GB): מופיעה מעל שבבי ההוספה. הקישו על תבנית כגון VAT 20% כדי לרשום את השיעור הזה בכל השורות בבת אחת; הודעה קצרה מאשרת "הוחל 20% על כל הפריטים".
2. כדי לקבוע שיעור שונה עבור שורה אחת בלבד, הקלידו אותו בשדה ה-% של אותו כרטיס, או הקישו על סמל העזרה הקטן לצידו כדי לפתוח את הגליון מדריך שיעורי מס, בחרו קטגוריה ולחצו החל על השיעור המוצע.
3. גללו אל כרטיס הנחה, הקלידו את הערך ובחרו % עבור אחוז או את מתג המטבע עבור סכום קבוע. Ashworth נותנת ללקוחות חוזרים הנחה של 5%.
4. קראו את כרטיס הסכומים: סכום ביניים, ההנחה מוצגת כשורה שלילית, מס והסכום כולל המודגש מתעדכנים תוך כדי הקלדה.

סמל הפטיש שלצד התבניות פותח רשימה של ניסוחים משפטיים עבור אותה מדינה (עבור בריטניה, משפט ה-reverse-charge) ומצרף את זה שבחרתם לשדה הערות.

איך לצרף תמונות, לחתום, ולבחור מה מודפס

המחצית התחתונה של הטופס קובעת מה הלקוח רואה סביב טבלת השורות.

1. בצירוף תמונות, הקישו על הוסף תמונה (0/8) ובחרו מצלמה או גלריה. Ashworth מצרפת את קבלת הסיטונאי ותעודת ההתקנה. תמונות ממוזערות מופיעות ארבע בכל שורה; ה-X האדום על תמונה ממוזערת שואל למחוק תמונה? לפני הסרתה.
2. הקישו על חתימה. הגליון בחר חתימה מציג את החתימות השמורות שלכם ומציע צייר חדשה, שפותח לוח ציור. החתימה שנבחרה מוצגת כתצוגה מקדימה קטנה על הכרטיס ומודפסת ב-PDF כחתימה המורשית.
3. הקישו על בחר תבנית כדי לשנות את עיצוב ה-PDF ואת ערכת הצבעים (Ashworth משתמשת ב-Contractor עם ערכת הצבעים פחם).
4. הקלידו כל הודעה ללקוח בשדה הערות, למשל היקף העבודה ותאריך הבדיקה.
5. מלאו תנאי תשלום ידנית, או הקישו על כפתור הרשימה (מתבניות שמורות) לצידו כדי לבחור משמור בפרופיל זה או מתבניות מובנות.
6. סמנו או בטלו סימון של התיבות תחת מספרי עוסק בחשבונית זו, כתובות בחשבונית זו ותנאי תשלום שמורים בחשבונית זו כדי לקבוע אילו פרטי פרופיל יודפסו על מסמך ספציפי זה.
7. לחצו שמור (או שמור שינויים). העורך נסגר והמסמך מופיע ברשימה כטיוטה.

לאחר השמירה, פתחו את המסמך והשתמשו בתצוגה המקדימה כדי לראות את ה-PDF שנוצר. הכותרת, טבלת השורות, שורות ההנחה והמס, ההערות, החתימה והתמונות המצורפות - כולם מגיעים ממה שהזנתם בעורך.

כללים ופרטים

שמירה דורשת לקוח ולפחות שורה אחת. לחיצה על שמור ללא לקוח מציגה “בחרו לקוח”; ללא שורות היא מציגה “הוסיפו לפחות שורת פריט אחת”. שדה הפריט של כל שורה חייב להיות מלא, אחרת הוא מסומן כחובה. אם לא קיים פרופיל עסקי כלל, השמירה נעצרת עם “הגדירו פרופיל”.

שמירה דורשת תקופת ניסיון פעילה או מנוי Pro. העורך בודק שוב את הגישה בעת השמירה; אם אף אחד מהם אינו פעיל, אתם מועברים למסך התשלום במקום לשמור. כל השאר בעורך פועל בלעדיו, אבל שום דבר לא נשמר עד שתוכלו לשמור.

חשבונית שמורה היא תמיד טיוטה. לא משנה מה אתם עורכים, המסמך נכתב בחזרה עם סטטוס טיוטה וחותמות הזמן שלו של נשלח ושולם מנוקות. מסמכים שנשלחו או שולמו נפתחים לכן בתצוגה לקריאה בלבד (מצב תצוגה בלבד עם הרמז “חשבונית זו נשלחה. כדי לבצע שינויים, שכפלו אותה.”), ותצטרכו לשכפל אותם כדי ליצור עותק מתוקן.

ברירות מחדל למסמך חדש: פרופיל העסק המוגדר כברירת מחדל והסדרה שלו; מטבע מהסדרה, אחרת המטבע המורשה הראשון, אחרת מטבע הפרופיל; תאריך הפקה היום; תאריך יעד 30 יום מאוחר יותר; תנאי תשלום מועתקים מהפרופיל; מספר העוסק הראשון מסומן וכל הכתובות, מספרי הטלפון, האימיילים והקישורים מסומנים; תנאי התשלום השמור המוגדר כברירת מחדל מסומן; תבנית Clean עם ערכת הצבעים Ocean אלא אם תשנו זאת.

תאריכים: לוח השנה מכסה 2020 עד 2100. אם תעבירו את תאריך ההפקה מעבר לתאריך היעד הנוכחי, תאריך היעד קופץ לתאריך ההפקה בתוספת 30 יום.

מספור: מספרים ייחודיים בתוך פרופיל. אם המספר שנוצר כבר קיים (למשל לאחר שחזור), העורך מקדם את הסדרה ומנסה שוב, עד עשר פעמים. מונה הסדרה מתקדם רק לאחר שמירה מוצלחת, כך שנטישת טופס אינה שורפת מספר. מספר שהוקלד ידנית נשמר עד שתקישו על איפוס למספור אוטומטי.

חשבון: סכום כל שורה הוא כמות כפול מחיר מעוגל לשתי ספרות עשרוניות; מס השורה הוא הסכום כפול השיעור. הנחה באחוזים מומרת לסכום, והנחה גדולה מסכום הביניים מוגבלת לסכום הביניים. המס נגזר אז ביחס בין סכום הביניים המופחת לסכום הביניים המלא, כך שמס נגבה על מה שהלקוח בפועל משלם. אם כמות לא ניתנת לפענוח, היא חוזרת ל-1, מחיר ל-0.

שבבי תבנית מס מחילים את השיעור על כל שורה קיימת, לא על שורות שתוסיפו לאחר מכן; הוסיפו שורות תחילה, ואז הקישו על השבב, או קבעו את השיעור לכל שורה בנפרד.

רישומי זמן והוצאות שנוספו דרך שבבי זמן והוצאות מסומנים כמחויבים כשחשבונית חדשה נשמרת לראשונה, ונעלמים מהבוררות בחשבוניות מאוחרות יותר. סימון זה קורה רק ביצירה, לא בעריכת חשבונית קיימת. טיימרים פעילים ורישומים שכבר חויבו לעולם לא מופיעים.

תמונות: עד שמונה למסמך. הן משונות ל-1200 פיקסלים בצד הארוך ומועתקות לאחסון הפרטי של האפליקציה, כך שמחיקת המקור מהגלריה אינה משפיעה על החשבונית.

הנחת תשלום מוקדם: מתג זה (חשבוניות בלבד) אינו משנה את הסכום הכולל. הוא מדפיס הצעה כגון “שלמו תוך 7 ימים ונכה 2%”, תוך שימוש בברירת המחדל של הפרופיל או הלקוח או בערכים הידניים שתזינו לאחר הפעלתו.

שדות מותאמים אישית: לעורך אין טופס שדות מותאמים אישית נפרד. אזכורים נוספים כגון מספר הזמנת רכש או מספר עבודה נכנסים להערות או לשורה מותאמת אישית עם מחיר אפס.

יציאה מהטופס: חזרה עם שינויים שלא נשמרו מציגה תיבת דו-שיח שינויים שלא נשמרו עם הישאר ועזוב. הבדיקה מגיבה להערות שהוקלדו, לתנאים, להנחה, ללקוח, לסדרה, למטבע ולשורות שנוספו; שינוי רק תאריך, כמות, מחיר, תבנית או חתימה אינו מפעיל אותה, אז שמרו בכוונה.

טיפים

מדריכים קשורים

• לקוחות, קטגוריות וקבוצות עבור הגדרת הלקוחות שאתם מחייבים והמדינה שלהם, שמניעה את שבבי תבנית המס.
• מוצרים ומלאי עבור הספרייה מאחורי תיבת הדו-שיח הוספה מהשמורים.
• תצוגה מקדימה, שיתוף ועורך PDF עבור מה שקורה אחרי שאתם שומרים: תצוגה מקדימה, שיתוף וטיוב ה-PDF.