Panduan pengguna

Editor faktur: dari formulir kosong hingga PDF selesai

Buat faktur lengkap di Invoice Flow: pilih klien dan tanggal, tambahkan baris tenaga kerja dan bahan dengan pajak, atur diskon, lampirkan foto dan tanda tangani.

Diperbarui: 2026-09-09

Editor faktur adalah layar tempat Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu. Setiap faktur dan setiap estimasi di Invoice Flow dibuat dan diubah di sini: siapa yang ditagih, apa yang dikirimkan, berapa biayanya, pajak mana yang berlaku, dan apa yang harus dilihat pelanggan tercetak di bagian bawah halaman. Panduan ini menelusuri editor dari atas formulir hingga PDF selesai, menggunakan contoh nyata: Ashworth Electrical Services di Leeds menagih seorang pemilik rumah untuk pemasangan ulang kabel dapur, dengan enam belas jam tenaga kerja, kabel, stopkontak, dan sebuah sertifikat, semuanya dalam satu dokumen.

Apa yang Anda lihat di layar

Buka tab Documents, ketuk tombol New, dan pilih Invoice dari lembar Choose document type. Editor terbuka dengan judul New Invoice dan aksi Save Draft di bilah atas. Membuka konsep yang sudah ada dari layar detailnya menampilkan formulir yang sama berjudul Edit Invoice.

Formulir ini adalah satu halaman panjang yang dapat digulir. Dari atas ke bawah Anda akan menemukan:

Business Profile dengan profil yang akan tampil sebagai pengirim. Jika Anda menjalankan lebih dari satu profil, kartu ini membuka dialog Select profile; dengan satu profil, kartu ini hanya-baca. Ikon tutup kecil (Hide from this invoice) hanya menyembunyikan kartu selagi Anda bekerja; profilnya tetap terpasang.
Invoice Number, sudah dihasilkan dari seri penomoran Anda. Ketuk untuk mengetik nomor Anda sendiri.
Client yang menampilkan Select client sampai Anda memilih seseorang.
Projects yang menampilkan Not specified kecuali Anda menautkan dokumen ke sebuah proyek.
Dua kotak tanggal, Issued dan Due.
Invoice Currency, terisi awal dari seri atau profil.
Bagian Line Items dengan chip tambah, chip preset pajak (setelah klien dengan negara yang diketahui dipilih), dan satu kartu per baris.
Discount, Early-payment discount, dan kartu total.
Invoice Language, Photo Attachments, Signature, Payment Options, dan Select Template.
Notes, Payment Terms, lalu daftar centang detail profil untuk dicetak, dan terakhir tombol Save selebar layar penuh (Save Changes saat mengedit).

Faktur baru sudah membawa profil, nomor berikutnya, tanggal hari ini, tanggal jatuh tempo 30 hari ke depan, dan mata uang profil.

Cara mengatur kepala faktur: klien, nomor, tanggal, dan mata uang

Ketuk kartu Client dan pilih pelanggan dari dialog Select client. Jika orangnya baru, gunakan baris Add New Client di bagian bawah dialog yang sama; formulir klien terbuka dan Anda kembali ke faktur sesudahnya.
Periksa kartu Invoice Number. Nomornya dihasilkan dari seri penomoran profil Anda (untuk Ashworth, ASH-2026-0118). Jika Anda perlu nomor lain, ketuk kartu tersebut, ketikkan nilai baru di dialog Invoice Number, dan tekan Save. Ikon reset (Reset to auto) kemudian muncul agar Anda bisa kembali ke penomoran otomatis.
Ketuk Issued untuk mengubah tanggal terbit dan Due untuk mengatur batas waktu pembayaran. Keduanya membuka pemilih kalender.
Ketuk Invoice Currency hanya jika faktur harus dalam mata uang selain bawaan profil Anda. Harga baris yang Anda ketik setelahnya menggunakan mata uang tersebut.
Secara opsional ketuk Projects dan pilih sebuah proyek agar faktur ikut dihitung dalam total proyek tersebut.

Jika profil Anda memiliki lebih dari satu seri penomoran dengan jenis yang sama, kartu tambahan Invoice Series muncul di atas nomor sehingga Anda bisa memilih seri mana yang digunakan. Seri tidak dapat diubah setelah dokumen ada; Anda perlu membuat yang baru sebagai gantinya.

Cara menambahkan tenaga kerja dan bahan sebagai item baris

Setiap baris memiliki deskripsi (Item), kuantitas (Qty), harga satuan (Price), dan tarif pajak (%). Ada empat cara membuat baris, satu per chip di bawah judul Line Items:

Chip	Fungsinya
Product / Service	Membuka Add from Saved dengan pustaka produk dan tarif Anda. Memilih satu baris menyalin nama, satuan, harga, dan tarif pajak bawaannya.
Time	Membuka Add Time Entries dengan entri waktu yang sudah dihentikan dan belum difakturkan untuk klien yang dipilih. Setiap entri yang dicentang menjadi baris dengan jam sebagai kuantitas dan tarif per jam entri tersebut sebagai harga.
Expenses	Membuka Add Expenses dengan pengeluaran yang dapat ditagih dan belum difakturkan untuk klien tersebut. Setiap entri menjadi baris dengan kuantitas 1 dan jumlah pengeluaran sebagai harga.
Custom	Menambahkan kartu kosong yang Anda isi sendiri.

Ketuk Product / Service. Dialog Add from Saved mencantumkan setiap item tersimpan dengan harganya dalam mata uang faktur dan satuannya (Piece, Hour, Day, Project, atau Service).
Ketuk Labour - qualified electrician. Kartu baru muncul di bagian bawah daftar, disorot sesaat, dan halaman menggulir ke sana.
Ubah Qty dari 1 menjadi jam kerja, misalnya 16. Jumlah pada kepala kartu langsung diperbarui.
Ulangi untuk bahan: gulungan kabel, stopkontak, saklar kompor, RCBO. Untuk barang yang belum pernah Anda simpan, ketuk Custom dan ketikkan deskripsi serta harga secara langsung, seperti yang dilakukan Ashworth untuk "Waste removal and making good".
Jika produk tersimpan belum ada, gunakan baris terakhir dialog, Create New Item, untuk menyimpannya ke pustaka dan menambahkannya sekaligus.

Dialog Add from Saved aplikasi Invoice Flow mencantumkan tarif dan bahan tersimpan milik seorang teknisi listrik seperti Labour - qualified electrician seharga 42 pound per jam dan Double socket, brushed steel seharga 14.20 pound per satuan — Dialog pustaka menampilkan setiap item tersimpan dengan harga dan satuannya sehingga Anda bisa menambahkannya dengan satu ketukan.

Bagian Line Items aplikasi Invoice Flow dengan chip Tax presets (GB) untuk VAT 20%, VAT 5% dan VAT 0%, empat chip tambah, dan kartu item baris untuk tenaga kerja 16 jam serta satu gulungan kabel, masing-masing dengan kolom Item, Qty, Price dan % — Baris tenaga kerja membawa lencana Time karena satuannya jam; baris bahan dari pustaka menampilkan Product.

Setiap kartu memiliki gagang seret di kiri, sehingga Anda bisa mengurutkan ulang baris dengan menekan dan menahan gagangnya; urutan yang Anda lihat adalah urutan yang tercetak pada PDF. Ikon tutup merah menghapus sebuah baris. Lencana di sebelah nomor baris (Product, Service, Time, Expense, atau Project) ditentukan dari satuan dan tautan baris tersebut; ini bukan sesuatu yang Anda atur sendiri, dan berubah jika Anda menambahkan item yang sama dari sumber berbeda. Satuannya sendiri tidak dapat diedit pada kartu: nilainya berasal dari produk tersimpan (atau “item” untuk baris kustom, “hour” untuk entri waktu).

Cara mengatur tarif pajak dan diskon

Setelah klien dengan negara yang tercatat dipilih, baris Tax presets (GB): muncul di atas chip tambah. Ketuk preset seperti VAT 20% untuk menuliskan tarif itu ke semua baris sekaligus; pesan singkat mengonfirmasi "Applied 20% to all items".
Untuk mengatur tarif berbeda pada satu baris saja, ketikkan pada kolom % kartu tersebut, atau ketuk ikon bantuan kecil di sebelahnya untuk membuka lembar Tax Rate Reference, pilih sebuah kategori, dan tekan Apply pada tarif yang disarankan.
Gulir ke kartu Discount, ketikkan nilainya, dan pilih % untuk persentase atau sakelar mata uang untuk jumlah tetap. Ashworth memberikan 5% untuk pelanggan tetap.
Baca kartu total: Subtotal, diskon yang ditampilkan sebagai baris negatif, Tax, dan Total yang tercetak tebal, semuanya dihitung ulang saat Anda mengetik.

Lembar bawah Tax Rate Reference aplikasi Invoice Flow menampilkan peringatan bahwa nilainya hanya referensi, United Kingdom dengan GBP, tarif VAT yang disarankan 20.0% dengan tombol Apply dan chip kategori produk — Lembar referensi otomatis memilih negara klien dan menyarankan tarif per kategori produk; terapkan ke baris dengan satu ketukan.

Editor faktur aplikasi Invoice Flow menampilkan item baris terakhir, kartu Discount diatur 5.0 persen, sakelar Early-payment discount nonaktif, dan kartu total dengan subtotal 1,597.50, diskon -79.88, pajak 303.52 dan total 1,821.14 pound — Diskon dikurangkan sebelum pajak, sehingga baris pajak dihitung dari basis yang sudah dikurangi.

Ikon palu di sebelah preset membuka daftar redaksi hukum untuk negara tersebut (untuk Britania Raya, kalimat reverse-charge) dan menambahkan yang Anda pilih ke kolom Notes.

Cara melampirkan foto, menandatangani, dan memilih apa yang dicetak

Separuh bawah formulir mengatur apa yang dilihat pelanggan di sekitar tabel baris.

Di Photo Attachments, ketuk Add Photo (0/8) dan pilih Camera atau Gallery. Ashworth melampirkan struk grosir dan sertifikat instalasi. Thumbnail muncul empat per baris; tanda silang merah pada thumbnail menanyakan Delete photo? sebelum menghapusnya.
Ketuk Signature. Lembar Select Signature mencantumkan tanda tangan tersimpan Anda dan menawarkan Draw new, yang membuka papan gambar. Tanda tangan yang dipilih tampil sebagai pratinjau kecil pada kartu dan dicetak di PDF sebagai tanda tangan resmi.
Ketuk Select Template untuk mengubah desain PDF dan palet warna (Ashworth menggunakan Contractor dengan palet charcoal).
Ketik pesan apa pun untuk pelanggan di Notes, misalnya cakupan pekerjaan dan tanggal uji.
Isi Payment Terms secara manual, atau ketuk tombol daftar (From saved) di sebelahnya untuk memilih dari Saved on this profile atau Built-in presets.
Centang atau hilangkan centang kotak di bawah Tax IDs on this invoice, Addresses on this invoice, dan Saved payment terms on this invoice untuk mengatur detail profil mana yang tercetak pada dokumen ini secara khusus.
Tekan Save (atau Save Changes). Editor tertutup dan dokumen muncul di daftar sebagai konsep.

Editor faktur aplikasi Invoice Flow menampilkan kartu Photo Attachments dengan dua thumbnail struk dan Add Photo (2/8), kartu Signature dengan pratinjau dan nama T. Ashworth, kartu Payment Options dan Select Template, serta kolom Notes dan Payment Terms — Lampiran dan tanda tangan berada di antara total dan catatan; kartu templat menampilkan desain dan palet saat ini.

Bagian bawah editor faktur aplikasi Invoice Flow dengan kotak ID pajak VAT dan CRN tidak tercentang, alamat Office tercentang, syarat pembayaran tersimpan Bank transfer tercentang, dan tombol Save Changes — Hanya detail profil yang dicentang yang dicetak; Payment Terms bebas teks di atasnya selalu disertakan.

Setelah tersimpan, buka dokumennya dan gunakan pratinjau untuk melihat PDF yang dihasilkan. Kepala halaman, tabel baris, baris diskon dan pajak, catatan, tanda tangan, dan foto terlampir semuanya berasal dari yang Anda masukkan di editor.

PDF hasil aplikasi Invoice Flow untuk faktur ASH-2026-0117 pada templat Contractor: kepala Ashworth Electrical Services Ltd, blok bill-to untuk Daniel dan Sarah Whitfield, sepuluh baris tenaga kerja dan bahan dengan pajak 20%, subtotal 1,597.50, diskon -79.88, pajak 303.52 dan total 1,821.14 pound, diikuti catatan — Halaman pertama faktur yang selesai; tanda tangan dan dua foto terlampir tercetak di halaman kedua.

Aturan dan detail

Menyimpan memerlukan klien dan setidaknya satu baris. Menekan Save tanpa klien menampilkan “Please select a client”; tanpa baris menampilkan “Add at least one line item”. Kolom Item setiap baris harus diisi, jika tidak akan ditandai Required. Jika sama sekali belum ada profil bisnis, penyimpanan berhenti dengan “Set up profile”.

Menyimpan memerlukan masa percobaan aktif atau langganan Pro. Editor memeriksa ulang akses saat disimpan; jika tidak satu pun aktif, Anda dibawa ke paywall alih-alih menyimpan. Semua hal lain di editor berfungsi tanpa itu, tetapi tidak ada yang tersimpan sampai Anda bisa menyimpan.

Faktur yang tersimpan selalu berupa konsep. Apa pun yang Anda edit, dokumen ditulis kembali dengan status draft dan cap waktu terkirim serta lunasnya dikosongkan. Dokumen yang sudah terkirim atau lunas karena itu terbuka dalam tampilan hanya-baca (View-only mode dengan petunjuk “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”), dan Anda perlu menduplikasinya untuk membuat salinan yang telah diperbaiki.

Nilai bawaan untuk dokumen baru: profil bisnis bawaan dan serinya yang bawaan; mata uang dari seri, jika tidak ada dari mata uang yang diperbolehkan pertama, jika tidak ada dari mata uang profil; tanggal terbit hari ini; tanggal jatuh tempo 30 hari kemudian; syarat pembayaran disalin dari profil; ID pajak pertama tercentang dan semua alamat, nomor telepon, email, serta tautan tercentang; syarat pembayaran tersimpan bawaan tercentang; templat Clean dengan palet Ocean kecuali Anda menggantinya.

Tanggal: kalender mencakup 2020 hingga 2100. Jika Anda menggeser tanggal terbit melewati tanggal jatuh tempo saat ini, tanggal jatuh tempo melompat menjadi tanggal terbit ditambah 30 hari.

Penomoran: nomor bersifat unik dalam satu profil. Jika nomor yang dihasilkan sudah ada (misalnya setelah pemulihan), editor menaikkan seri dan mencoba lagi, hingga sepuluh kali. Penghitung seri hanya maju setelah penyimpanan berhasil, sehingga membatalkan formulir tidak membakar sebuah nomor. Nomor yang diketik manual dipertahankan sampai Anda mengetuk Reset to auto.

Aritmatika: jumlah setiap baris adalah kuantitas dikalikan harga dibulatkan dua desimal; pajak baris adalah jumlah dikalikan tarif. Diskon persentase dikonversi menjadi jumlah, dan diskon yang lebih besar dari subtotal dibatasi maksimal sebesar subtotal. Pajak kemudian diskalakan menurut rasio subtotal setelah diskon terhadap subtotal penuh, sehingga pajak dikenakan pada apa yang benar-benar dibayar pelanggan. Jika kuantitas tidak dapat diuraikan, nilainya kembali ke 1, harga kembali ke 0.

Chip preset pajak menerapkan tarif ke setiap baris yang sudah ada, bukan ke baris yang Anda tambahkan sesudahnya; tambahkan baris dulu, baru ketuk chip-nya, atau atur tarif per baris.

Entri waktu dan pengeluaran yang ditambahkan melalui chip Time dan Expenses ditandai sebagai sudah difakturkan saat faktur baru pertama kali disimpan, dan menghilang dari pemilih pada faktur berikutnya. Penandaan ini hanya terjadi saat pembuatan, bukan saat mengedit faktur yang sudah ada. Timer yang masih berjalan dan entri yang sudah difakturkan tidak pernah muncul.

Foto: hingga delapan per dokumen. Foto diubah ukurannya menjadi 1200 piksel pada sisi terpanjang dan disalin ke penyimpanan milik aplikasi sendiri, sehingga menghapus aslinya dari galeri tidak memengaruhi faktur.

Early-payment discount: sakelar ini (hanya faktur) tidak mengubah total. Ia mencetak penawaran seperti “pay within 7 days and deduct 2%”, menggunakan nilai bawaan profil atau klien atau nilai manual yang Anda masukkan setelah mengaktifkannya.

Kolom kustom: editor tidak memiliki formulir kolom kustom terpisah. Referensi tambahan seperti nomor pesanan pembelian atau nomor pekerjaan masuk ke Notes atau ke baris kustom dengan harga nol.

Meninggalkan formulir: menekan kembali dengan perubahan belum tersimpan menampilkan dialog Unsaved Changes dengan Stay dan Leave. Pemeriksaan ini bereaksi terhadap catatan yang diketik, syarat, diskon, klien, seri, mata uang, dan baris yang ditambahkan; mengubah hanya tanggal, kuantitas, harga, templat, atau tanda tangan tidak memicunya, jadi simpanlah dengan sengaja.

Mengedit sebuah dokumen menyimpan riwayat: saat pertama kali Anda mengedit, versi aslinya disimpan sebagai cuplikan, dan setiap penyimpanan berikutnya mencatat kolom mana yang berubah. Menyimpan tanpa perubahan apa pun tidak mencatat apa-apa.

Tips

Simpan tarif tenaga kerja dan bahan umum Anda sebagai produk dengan satuan dan tarif pajak yang benar. Menambahkan baris kemudian hanya butuh dua ketukan dan PPN-nya sudah benar; Anda tinggal menyesuaikan kuantitasnya.

Berikan satuan "hour" pada pekerjaan berjam di pustaka produk. Baris tersebut menampilkan lencana Time dan kuantitas PDF terbaca secara wajar sebagai jam, tanpa Anda perlu memakai pelacak waktu.

Ketuk jumlah pada kepala kartu baris untuk membuka pemilih mata uang tanpa perlu menggulir kembali ke atas formulir. Ini berguna ketika Anda baru sadar di tengah jalan bahwa pekerjaan tersebut harus ditagihkan dalam mata uang lain.

Jika sebuah struk pemasok atau sertifikat termasuk bagian dari faktur, lampirkan sebagai foto alih-alih mendeskripsikannya di catatan. Foto tersebut tercetak di halamannya sendiri setelah tanda tangan dan tetap menyatu dengan dokumen di dalam cadangan (backup).

Panduan terkait

Klien, kategori, dan grup untuk menyiapkan pelanggan yang Anda tagih dan negara mereka, yang menentukan chip preset pajak.
Produk dan inventaris untuk pustaka di balik dialog Add from Saved.
Pratinjau PDF, berbagi, dan editor PDF untuk apa yang terjadi setelah Anda menyimpan: pratinjau, berbagi, dan menyempurnakan PDF.