Guia do utilizador

O editor de faturas: do formulário em branco ao PDF final

Crie uma fatura completa no Invoice Flow: escolha o cliente e as datas, acrescente linhas de mão de obra e material com imposto, defina um desconto, anexe fotografias e assine.

Atualizado: 2026-09-09

O editor de faturas é o ecrã onde vai passar a maior parte do tempo. Todas as faturas e todos os orçamentos do Invoice Flow são criados e alterados aqui: a quem se fatura, o que foi entregue, quanto custa, que imposto se aplica e o que o cliente deve ver impresso no fundo da página. Este guia percorre o editor do topo do formulário até ao PDF final, com um exemplo real: a Ashworth Electrical Services, em Leeds, a faturar a um proprietário a reinstalação elétrica de uma cozinha, com dezasseis horas de mão de obra, cabo, tomadas e um certificado, tudo no mesmo documento.

O que vê no ecrã

Abra o separador Documentos, toque no botão Novo e escolha Fatura na folha Escolher tipo de documento. O editor abre com o título Nova Fatura (New Invoice) e uma ação Salvar Rascunho (Save Draft) na barra superior. Abrir um rascunho existente a partir do seu ecrã de detalhe mostra o mesmo formulário com o título Editar Fatura (Edit Invoice).

O formulário é uma única página deslizante. De cima para baixo encontra:

Perfil da Empresa (Business Profile) com o perfil que aparecerá como remetente. Se tiver mais do que um perfil, este cartão abre uma caixa Selecionar perfil; com um único perfil é só de leitura. O pequeno ícone de fechar (Ocultar desta fatura, Hide from this invoice) apenas esconde o cartão enquanto trabalha; o perfil continua associado.
Número da Fatura, já gerado a partir da sua série de numeração. Toque nele para escrever o seu próprio número.
Cliente, a mostrar Selecionar cliente até escolher alguém.
Projetos, a mostrar Não especificado a menos que ligue o documento a um projeto.
Duas caixas de data, Emissão (Issued) e Vencimento (Due).
Moeda da fatura, pré-preenchida a partir da série ou do perfil.
A secção Itens (Line Items) com chips de adição, chips de predefinição fiscal (assim que estiver selecionado um cliente com país conhecido) e um cartão por linha.
Desconto, Early-payment discount e o cartão de totais.
Idioma da Fatura, Fotos Anexadas, Assinatura, Opções de Pagamento e Selecionar Modelo.
Observações, Condições de Pagamento, depois listas de caixas de seleção com dados do perfil a imprimir e, por fim, o botão Salvar de largura total (Salvar Alterações quando está a editar).

Uma fatura nova já traz o perfil, o número seguinte, a data de hoje, um vencimento a 30 dias e a moeda do perfil.

Como preparar o cabeçalho: cliente, número, datas e moeda

Toque no cartão Cliente e escolha o cliente na caixa Selecionar cliente. Se a pessoa for nova, use a linha Adicionar Novo Cliente no fundo dessa mesma caixa; o formulário de cliente abre e regressa depois à fatura.
Verifique o cartão Número da Fatura. O número é gerado a partir da série de numeração do seu perfil (para a Ashworth, ASH-2026-0118). Se precisar de outro número, toque no cartão, escreva o novo valor na caixa Número da Fatura e toque em Salvar. Aparece então um ícone de reposição (Redefinir para auto, Reset to auto) para poder voltar à numeração automática.
Toque em Emissão para alterar a data de emissão e em Vencimento para definir o prazo de pagamento. Ambos abrem um calendário.
Toque em Moeda da fatura apenas se a fatura deve ser numa moeda diferente da predefinição do perfil. Os preços das linhas que escrever a seguir são nessa moeda.
Opcionalmente, toque em Projetos e escolha um projeto para que a fatura conte nos totais desse projeto.

Se o seu perfil tiver mais do que uma série de numeração do mesmo tipo, aparece um cartão adicional Séries de faturas por cima do número, para escolher de que série vem. A série não pode ser alterada depois de o documento existir; criaria antes um novo.

Como acrescentar mão de obra e materiais como linhas

Cada linha tem uma descrição (item), uma quantidade (Qtd.), um preço unitário (Preço) e uma taxa de imposto (%). Há quatro formas de criar uma linha, uma por chip sob o título Itens:

Chip	O que faz
Produto / Serviço	Abre Adicionar de salvos (Add from Saved) com a sua biblioteca de produtos e tarifas. Escolher uma linha copia o nome, a unidade, o preço e a taxa de imposto predefinida.
Tempo	Abre Adicionar registos de tempo (Add Time Entries) com os registos parados e ainda não faturados do cliente selecionado. Cada registo assinalado passa a uma linha com as horas como quantidade e a tarifa horária do registo como preço.
Despesas	Abre Adicionar despesas com as despesas faturáveis e ainda não faturadas do cliente. Cada uma passa a uma linha com quantidade 1 e o valor da despesa como preço.
Personalizado	Acrescenta um cartão vazio que preenche à mão.

Toque em Produto / Serviço. A caixa Adicionar de salvos lista cada item guardado com o preço na moeda da fatura e a unidade (Peça, Hora, Dia, Projeto ou Serviço).
Toque em Labour - qualified electrician. Aparece um novo cartão no fim da lista, brevemente destacado, e a página desliza até ele.
Mude a Qtd. de 1 para as horas trabalhadas, por exemplo 16. O valor no cabeçalho do cartão atualiza-se de imediato.
Repita para os materiais: bobinas de cabo, tomadas, o interruptor do fogão, os disjuntores. Para itens que nunca guardou, toque em Personalizado e escreva diretamente a descrição e o preço, como a Ashworth faz para "Waste removal and making good".
Se ainda não existir um produto guardado, use a última linha da caixa, Criar novo item (Create New Item), para o guardar na biblioteca e acrescentá-lo num só passo.

Caixa Adicionar de salvos da aplicação Invoice Flow com as tarifas e materiais guardados de um eletricista, como Labour - qualified electrician a 42 libras por hora e Double socket, brushed steel a 14,20 libras por peça — A caixa da biblioteca mostra cada item guardado com o preço e a unidade, para o acrescentar num toque.

Secção Itens da aplicação Invoice Flow com chips Tax presets (GB) para VAT 20%, VAT 5% e VAT 0%, os quatro chips de adição e cartões de linha para mão de obra de 16 horas e uma bobina de cabo, cada um com campos de item, quantidade, preço e percentagem — As linhas de mão de obra têm um selo Tempo porque a unidade são horas; as linhas de material vindas da biblioteca mostram Produto.

Cada cartão tem uma pega de arrasto à esquerda, para reordenar as linhas premindo e mantendo a pega; a ordem que vê é a ordem impressa no PDF. O ícone vermelho de fechar remove uma linha. O selo ao lado do número da linha (Produto, Serviço, Tempo, Despesa ou Projeto) é deduzido da unidade e das ligações da linha; não é algo que se defina à mão, e muda se acrescentar o mesmo item a partir de outra origem. A unidade em si não é editável no cartão: vem do produto guardado (ou é “item” nas linhas personalizadas e “hora” nos registos de tempo).

Como definir taxas de imposto e um desconto

Assim que estiver selecionado um cliente com país registado, aparece uma fila Tax presets (GB): por cima dos chips de adição. Toque numa predefinição como VAT 20% para escrever essa taxa em todas as linhas de uma vez; uma breve mensagem confirma que 20% foi aplicado a todos os itens.
Para definir outra taxa apenas numa linha, escreva-a no campo % desse cartão, ou toque no pequeno ícone de ajuda ao lado para abrir a folha Referência de taxas de imposto, escolha uma categoria e toque em Aplicar na taxa sugerida.
Desça até ao cartão Desconto, escreva o valor e escolha % para uma percentagem ou o botão de moeda para um valor fixo. A Ashworth dá 5% a clientes recorrentes.
Leia o cartão de totais: Subtotal, o desconto apresentado como linha negativa, Imposto (Tax) e o Total a negrito recalculam-se enquanto escreve.

Folha inferior Referência de taxas de imposto da aplicação Invoice Flow com um aviso de que é apenas informativa, Reino Unido com GBP, uma taxa de IVA sugerida de 20,0% com um botão Aplicar e chips de categoria de produto — A folha de referência pré-seleciona o país do cliente e sugere uma taxa por categoria de produto; aplique-a à linha com um toque.

Editor de faturas da aplicação Invoice Flow com a última linha, um cartão Desconto definido a 5,0 por cento, o interruptor de desconto por pronto pagamento desligado e um cartão de totais com subtotal 1.597,50, desconto -79,88, imposto 303,52 e total 1.821,14 libras — O desconto é retirado antes do imposto, por isso a linha de imposto é calculada sobre a base reduzida.

O ícone de martelo ao lado das predefinições abre uma lista de textos legais desse país (para o Reino Unido, a frase de autoliquidação) e acrescenta o que escolher ao campo Observações.

Como anexar fotografias, assinar e escolher o que é impresso

A metade inferior do formulário controla o que o cliente vê à volta da tabela de linhas.

Em Fotos Anexadas, toque em Add Photo (0/8) e escolha Câmera ou Galeria. A Ashworth anexa o recibo do grossista e o certificado de instalação. As miniaturas aparecem quatro por linha; a cruz vermelha numa miniatura pergunta Eliminar fotografia? antes de a remover.
Toque em Assinatura. A folha Selecionar assinatura (Select Signature) lista as suas assinaturas guardadas e oferece Desenhar nova (Draw new), que abre uma área de desenho. A assinatura escolhida aparece como pequena pré-visualização no cartão e é impressa no PDF como assinatura autorizada.
Toque em Selecionar Modelo para mudar o desenho e a paleta de cores do PDF (a Ashworth usa Contractor com a paleta cinzento-escuro).
Escreva qualquer mensagem para o cliente em Observações, por exemplo o âmbito do trabalho e a data dos ensaios.
Preencha as Condições de Pagamento à mão, ou toque no botão de lista (De salvos, From saved) ao lado para escolher entre Salvo neste perfil (Saved on this profile) e Predefinições integradas (Built-in presets).
Assinale ou desmarque as caixas em Identificadores fiscais nesta fatura, Endereços nesta fatura e Termos de pagamento salvos nesta fatura para controlar que dados do perfil são impressos neste documento em concreto.
Toque em Salvar (ou Salvar Alterações). O editor fecha-se e o documento aparece na lista como rascunho.

Editor de faturas da aplicação Invoice Flow com o cartão Fotos Anexadas com duas miniaturas de recibos e Add Photo (2/8), o cartão Assinatura com uma pré-visualização e o nome T. Ashworth, os cartões Opções de Pagamento e Selecionar Modelo e os campos Observações e Condições de Pagamento — Os anexos e a assinatura ficam entre os totais e as observações; o cartão do modelo mostra o desenho e a paleta atuais.

Fundo do editor de faturas da aplicação Invoice Flow com as caixas de identificador fiscal VAT e CRN por assinalar, um endereço de escritório assinalado, uma condição de pagamento guardada de transferência bancária assinalada e o botão Salvar Alterações — Só os dados do perfil assinalados são impressos; as Condições de Pagamento em texto livre, acima, são sempre incluídas.

Depois de guardar, abra o documento e use a pré-visualização para ver o PDF gerado. O cabeçalho, a tabela de linhas, as linhas de desconto e imposto, as observações, a assinatura e as fotografias anexadas vêm todos do que introduziu no editor.

PDF gerado da fatura ASH-2026-0117 da aplicação Invoice Flow no modelo Contractor: cabeçalho da Ashworth Electrical Services Ltd, bloco de faturação para Daniel e Sarah Whitfield, dez linhas de mão de obra e material com 20% de imposto, subtotal 1.597,50, desconto -79,88, imposto 303,52 e total 1.821,14 libras, seguidos das observações — A primeira página da fatura terminada; a assinatura e as duas fotografias anexadas são impressas na página dois.

Regras e detalhes

Guardar exige um cliente e pelo menos uma linha. Tocar em Salvar sem cliente mostra “selecione um cliente”; sem linhas mostra “acrescente pelo menos uma linha”. O campo item de cada linha tem de estar preenchido, caso contrário é assinalado como Obrigatório. Se não existir nenhum perfil de empresa, a gravação para com uma indicação para configurar o perfil.

Guardar precisa de um período experimental ativo ou de uma subscrição Pro. O editor volta a verificar o acesso ao guardar; se nenhum estiver ativo, vai para o ecrã de subscrição em vez de guardar. Todo o resto do editor funciona sem isso, mas nada é armazenado enquanto não puder guardar.

Uma fatura guardada é sempre um rascunho. Seja o que for que edite, o documento é reescrito com o estado rascunho e as marcas temporais de envio e pagamento limpas. Por isso os documentos enviados ou pagos abrem numa vista só de leitura (Modo só de leitura com a indicação de que a fatura foi enviada e, para a alterar, deve ser duplicada), e o caminho é duplicá-los para fazer uma cópia corrigida.

Predefinições de um documento novo: o perfil de empresa predefinido e a sua série predefinida; a moeda da série, senão a primeira moeda permitida, senão a moeda do perfil; data de emissão hoje; vencimento 30 dias depois; condições de pagamento copiadas do perfil; o primeiro identificador fiscal assinalado e todos os endereços, telefones, e-mails e ligações assinalados; a condição de pagamento guardada predefinida assinalada; o modelo Clean com a paleta Ocean, salvo alteração sua.

Datas: o calendário cobre 2020 a 2100. Se mover a data de emissão para lá da data de vencimento atual, o vencimento salta para a data de emissão mais 30 dias.

Numeração: os números são únicos dentro de um perfil. Se o número gerado já existir (por exemplo depois de um restauro), o editor incrementa a série e tenta de novo, até dez vezes. O contador da série só avança depois de uma gravação bem-sucedida, por isso abandonar um formulário não gasta um número. Um número escrito à mão é mantido até tocar em Redefinir para auto.

Aritmética: o valor de cada linha é a quantidade vezes o preço arredondado a duas casas decimais; o imposto da linha é o valor vezes a taxa. Um desconto percentual é convertido em valor e um desconto maior do que o subtotal é limitado ao subtotal. O imposto é depois ajustado pela proporção entre o subtotal com desconto e o subtotal integral, para que o imposto incida sobre o que o cliente paga de facto. Se uma quantidade não puder ser interpretada, passa a 1, e um preço a 0.

Os chips de predefinição fiscal aplicam a taxa a todas as linhas existentes, não às que acrescentar depois; acrescente primeiro as linhas e toque então no chip, ou defina a taxa linha a linha.

Os registos de tempo e as despesas acrescentados através dos chips Tempo e Despesas são marcados como faturados quando uma fatura nova é guardada pela primeira vez, e desaparecem dos seletores nas faturas seguintes. Essa marcação acontece apenas na criação, não ao editar uma fatura existente. Cronómetros a correr e registos já faturados nunca aparecem.

Fotografias: até oito por documento. São redimensionadas para 1200 pixéis no lado maior e copiadas para o armazenamento da própria aplicação, por isso apagar o original da galeria não afeta a fatura.

Desconto por pronto pagamento: este interruptor (só em faturas) não altera o total. Imprime uma oferta como “pague em 7 dias e deduza 2%”, usando a predefinição do perfil ou do cliente, ou os valores manuais que introduzir depois de o ligar.

Campos personalizados: o editor não tem um formulário próprio de campos personalizados. Referências adicionais, como um número de encomenda ou uma referência de obra, vão para Observações ou para uma linha personalizada com preço zero.

Sair do formulário: voltar atrás com alterações por guardar mostra uma caixa Alterações não salvas com Ficar e Sair. A verificação reage a observações escritas, condições, desconto, cliente, série, moeda e linhas acrescentadas; alterar apenas uma data, quantidade, preço, modelo ou assinatura não a aciona, por isso guarde deliberadamente.

Editar um documento mantém um histórico: na primeira vez que edita, a versão original é guardada como instantâneo, e cada gravação posterior regista que campos mudaram. Guardar sem qualquer alteração não regista nada.

Dicas

Guarde as suas tarifas de mão de obra e os materiais habituais como produtos com a unidade e a taxa de imposto corretas. Acrescentar uma linha passa a dois toques e o IVA já está certo; só ajusta a quantidade.

Dê ao trabalho por hora a unidade "hora" na biblioteca de produtos. A linha mostra um selo Tempo e a quantidade no PDF lê-se naturalmente como horas, sem precisar do registo de tempo.

Toque no valor no cabeçalho de um cartão de linha para abrir o seletor de moeda sem voltar ao topo do formulário. É prático quando percebe a meio que o trabalho deveria ser faturado noutra moeda.

Se um recibo de fornecedor ou um certificado pertence à fatura, anexe-o como fotografia em vez de o descrever nas observações. É impresso numa página própria a seguir à assinatura e fica com o documento nas cópias de segurança.

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