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用户指南

发票编辑器:从空白表单到成品 PDF

在 Invoice Flow 中制作一张完整发票:选择客户和日期,添加含税的人工和材料明细行,设置折扣,附上照片并签名。

更新于: 2026-09-09

发票编辑器是你花费大部分时间的屏幕。Invoice Flow 中的每一张发票和每一份报价单都在这里创建和修改:向谁收费、交付了什么、费用是多少、适用哪种税率,以及客户应在页面底部看到什么内容。本指南以一个真实场景带你走完编辑器,从表单顶部到成品 PDF:利兹的 Ashworth Electrical Services 为一位房主的厨房重新布线开具发票,十六小时人工、电缆、插座和一份合格证书全部列在同一份文档上。

屏幕上的内容

打开文档选项卡,点击新建按钮,在选择文档类型面板中选择发票。编辑器打开时标题为新建发票,顶部栏中有一个保存草稿操作。从详情屏幕打开一份现有草稿会显示同样的表单,标题为编辑发票。

该表单是一个很长的可滚动页面。从上到下依次为:

Invoice Flow 应用新建发票屏幕,显示 Ashworth Electrical Services 企业资料、发票编号 ASH-2026-0118、空的客户选择器、开具和到期日期、GBP 货币卡片和空的明细项目区块
一张新发票已经带有资料、下一个编号、今天的日期、30 天后的到期日以及资料的货币。

如何设置页眉:客户、编号、日期和货币

  1. 点击客户卡片,在选择客户对话框中选择客户。如果是新客户,使用同一对话框底部的添加新客户行;客户表单会打开,填完后你会回到这张发票。
  2. 检查发票编号卡片。编号是根据你资料的编号系列生成的(对 Ashworth 来说是 ASH-2026-0118)。如果需要不同的编号,点击卡片,在发票编号对话框中输入新值并按保存。之后会出现一个重置图标(重置为自动),可以让你恢复自动编号。
  3. 点击开具更改开票日期,点击到期设置付款截止日期。两者都会打开日历选择器。
  4. 只有当发票需要使用与你资料默认货币不同的货币时,才点击发票货币。之后输入的明细单价都以该货币计算。
  5. 可选择性地点击项目并选择一个项目,让这张发票计入该项目的总额。

如果你的资料有多个同类型的编号系列,编号上方会出现一个额外的发票编号系列卡片,让你选择使用哪个系列。文档一旦存在,系列就无法更改;你需要另建一份新文档。

如何添加人工和材料明细行

每一行都有一个描述(项目)、一个数量(数量)、一个单价(单价)和一个税率(%)。有四种方式创建明细行,对应明细项目标题下方的四个标签,每个各一种:

标签作用
产品 / 服务打开从已保存添加,展示你的产品和费率库。点击某一行会复制其名称、单位、价格和默认税率。
时间打开添加工时记录,展示所选客户的已停止且尚未开票的工时记录。每条被勾选的记录会变成一行,以小时数为数量,以该记录的时薪为单价。
支出打开添加支出,展示该客户的可开票且尚未开票的支出。每一笔会变成一行,数量为 1,单价为该支出金额。
自定义添加一张空白卡片,由你手动填写。
  1. 点击产品 / 服务。从已保存添加对话框会列出每个已保存项目,附带其以发票货币计的价格及单位(件、小时、天、项目或服务)。
  2. 点击Labour - qualified electrician。列表底部会出现一张新卡片,短暂高亮显示,页面随之滚动到该处。
  3. 把数量从 1 改为实际工时,例如 16。卡片标题中的金额会立即更新。
  4. 对材料重复上述操作:电缆盘、插座、灶具开关、剩余电流断路器。对于从未保存过的项目,点击自定义,直接输入描述和价格,就像 Ashworth 为"废弃物清运及场地清理"所做的那样。
  5. 如果某个已保存产品还不存在,使用对话框的最后一行创建新项目,一步保存到库并添加它。
Invoice Flow 应用从已保存添加对话框,列出一位电工的已保存费率和材料,例如 Labour - qualified electrician 每小时 42 英镑,Double socket, brushed steel 每件 14.20 英镑
库对话框显示每个已保存项目的价格和单位,一键即可添加。
Invoice Flow 应用明细项目区块,带有 Tax presets (GB) 标签,分别为 VAT 20%、VAT 5% 和 VAT 0%,四个添加标签,以及 16 小时人工和一个电缆盘的明细卡片,每张都有项目、数量、单价和 % 字段
人工明细行带有时间标记,因为其单位是小时;来自库的材料明细行显示为产品。

每张卡片左侧都有一个拖动手柄,你可以按住手柄拖动来调整明细行的顺序;你看到的顺序就是打印在 PDF 上的顺序。红色的关闭图标可移除一行。行号旁边的标记(产品、服务、时间、支出或项目)是根据该行的单位和关联关系自动推算出来的,不是你手动设置的,如果你从不同来源添加同一个项目,它也会随之改变。单位本身在卡片上不可编辑:它来自已保存的产品(自定义行为”件”,工时记录为”小时”)。

如何设置税率和折扣

  1. 选定一个已登记国家的客户后,添加标签上方会出现一行税率预设 (GB):。点击一个预设,例如VAT 20%,即可一次性将该税率写入每一行;一条简短提示会确认"已将 20% 应用到所有项目"。
  2. 如果只想为单独一行设置不同的税率,可直接在该卡片的%字段中输入,或点击其旁边的小帮助图标打开税率参考面板,选择一个类别,然后对建议税率点击应用。
  3. 滚动到折扣卡片,输入数值并选择%表示百分比,或使用货币切换表示固定金额。Ashworth 为回头客提供 5% 的折扣。
  4. 查看总计卡片:小计、以负数显示的折扣行、税额和加粗的总计都会随你的输入实时重新计算。
Invoice Flow 应用税率参考底部面板,显示仅供参考的警示,United Kingdom 和 GBP,建议增值税率 20.0%,带有应用按钮和产品类别标签
参考面板会预先选定客户所在的国家,并按产品类别给出建议税率;一键即可应用到该行。
Invoice Flow 应用发票编辑器,显示最后一条明细行、设为 5.0% 的折扣卡片、关闭状态的提前付款折扣开关,以及总计卡片:小计 1,597.50、折扣 -79.88、税额 303.52、总计 1,821.14 英镑
折扣在计税前扣除,因此税额是基于扣减后的基数计算的。

预设标签旁边的法槌图标会打开该国家的一组法律条款文字(在英国是反向征收的那句话),点击选中的一条会将其追加到备注字段中。

如何附加照片、签名并选择要打印的内容

表单下半部分控制客户在明细表格周围会看到哪些内容。

  1. 在照片附件中,点击添加照片 (0/8)并选择相机或相册。Ashworth 附上了批发商收据和安装合格证书。缩略图每行显示四张;点击缩略图上的红色叉号会先询问删除照片?,然后再移除。
  2. 点击签名。选择签名面板会列出你已保存的签名,并提供新建绘制选项,打开一个绘图板。选定的签名会以小预览图显示在卡片上,并作为授权签名打印在 PDF 上。
  3. 点击选择模板更改 PDF 设计和配色方案(Ashworth 使用炭灰配色的 Contractor 模板)。
  4. 在备注中为客户输入任何留言,例如工作范围和测试日期。
  5. 手动填写付款条款,或点击旁边的列表按钮(从已保存)从保存到此资料中或内置预设中选取。
  6. 勾选或取消勾选此发票上的税号、此发票上的地址和此发票上保存的付款条款下的复选框,控制这份特定文档打印哪些资料信息。
  7. 点击保存(或保存更改)。编辑器关闭,该文档以草稿状态出现在列表中。
Invoice Flow 应用发票编辑器,显示照片附件卡片,带有两张收据缩略图和添加照片 (2/8)、签名卡片带有预览图和姓名 T. Ashworth、支付选项和选择模板卡片,以及备注和付款条款字段
附件和签名位于总计和备注之间;模板卡片显示当前的设计和配色方案。
Invoice Flow 应用发票编辑器底部,未勾选的 VAT 和 CRN 税号复选框、已勾选的 Office 地址、已勾选的 Bank transfer 保存付款条款,以及保存更改按钮
只有勾选的资料信息会被打印;上方的自由文本付款条款始终会包含在内。

保存后,打开该文档并使用预览查看生成的 PDF。页眉、明细表格、折扣和税额行、备注、签名以及附加的照片,全部来自你在编辑器中输入的内容。

Invoice Flow 应用生成的发票 ASH-2026-0117 PDF,采用 Contractor 模板:Ashworth Electrical Services Ltd 页眉,Daniel 和 Sarah Whitfield 的收件方区块,十条含 20% 税的人工和材料明细行,小计 1,597.50、折扣 -79.88、税额 303.52、总计 1,821.14 英镑,之后是备注
成品发票的第一页;签名和两张附加照片打印在第二页。

规则与细节

保存需要一个客户和至少一行明细。 在没有客户的情况下点击保存会显示”请选择客户”;没有明细行时会显示”请至少添加一个项目”。每一行的项目字段都必须填写,否则会被标记为必填。如果根本没有任何企业资料,保存会中止并显示”设置资料”。

保存需要有效的试用期或 Pro 订阅。 编辑器会在保存时重新检查权限;如果两者都未激活,你会被带到付费墙而不是完成保存。编辑器中的其他功能在没有权限时都可以使用,但在你能够保存之前不会存储任何内容。

已保存的发票始终是草稿状态。 无论你编辑什么,该文档都会以草稿状态写回,发送和支付时间戳会被清除。因此已发送或已付款的文档会以只读方式打开(仅查看模式,提示为”此发票已发送。如需修改,请复制它。”),你需要复制它们来制作修正版本。

新文档的默认值: 默认企业资料及其默认系列;货币来自该系列,否则来自第一个允许的货币,再否则来自资料货币;开具日期为今天;到期日期为 30 天后;付款条款从资料中复制;第一个税号和所有地址、电话号码、电子邮件及链接均默认勾选;默认的已保存付款条款也默认勾选;除非你另行更改,否则使用 Ocean 配色的 Clean 模板。

日期: 日历覆盖 2020 年到 2100 年。如果你将开具日期移到当前到期日期之后,到期日期会自动跳到开具日期加 30 天。

编号: 编号在同一资料内唯一。如果生成的编号已经存在(例如恢复数据之后),编辑器会递增该系列并重试,最多十次。系列计数器只有在成功保存后才会前进,所以放弃填写表单不会浪费一个编号。手动输入的编号会一直保留,直到你点击重置为自动。

运算规则: 每行金额为数量乘以单价,四舍五入到两位小数;该行税额为金额乘以税率。百分比折扣会转换为具体金额,超过小计的折扣会被限制在小计以内。之后税额会按扣除折扣后的小计与完整小计之比进行缩放,因此税是按客户实际支付的金额计算的。如果数量无法解析,会回退为 1;单价无法解析则回退为 0。

税率预设标签只会应用到当前已有的明细行,而不会应用到之后新增的行;请先添加所有明细行,再点击标签,或逐行单独设置税率。

通过时间和支出标签添加的工时记录和支出,会在新发票首次保存时被标记为已开票,并从之后发票的选择器中消失。此标记只在创建时发生,而不会在编辑已有发票时发生。正在计时的记录和已经开票的记录不会出现。

照片: 每份文档最多八张。它们会被调整为长边 1200 像素,并复制到应用自己的存储中,因此从相册删除原图不会影响发票。

提前付款折扣: 这个开关(仅发票有)不会改变总额。它会打印一句提示,例如”7 天内付款可抵扣 2%“,使用资料或客户的默认值,或你打开开关后手动输入的值。

自定义字段: 编辑器没有单独的自定义字段表单。诸如采购单号或工单编号之类的额外参考信息,应写入备注,或作为一条价格为零的自定义明细行。

离开表单: 在有未保存修改的情况下按返回键,会弹出未保存的更改对话框,提供留下和离开选项。该检测会响应输入的备注、条款、折扣、客户、系列、货币和新增的明细行;仅更改日期、数量、单价、模板或签名不会触发它,所以请务必主动保存。

编辑文档会保留历史记录:第一次编辑时,原始版本会作为快照保存,之后每一次保存都会记录哪些字段发生了变化。没有任何改动时保存不会产生任何记录。

使用技巧

将你的人工费率和常用材料保存为产品,并设置正确的单位和税率。之后添加一行只需两次点击,增值税已经正确无误;你只需调整数量。
在产品库中把按小时计费的工作单位设为"小时"。该明细行会显示时间标记,PDF 上的数量会自然地读作小时数,而无需借助工时记录器。
点击明细卡片标题中的金额,可直接打开货币选择器,无需滚回表单顶部。当你做到一半才意识到这项工作应该以另一种货币计费时,这一点很方便。
如果供应商收据或合格证书需要随发票一并提供,请将其作为照片附加,而不是在备注中描述。它会在签名之后单独打印一页,并随文档一起保存在备份中。

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