Ghidul utilizatorului

Editorul de facturi: de la formularul gol la PDF-ul finalizat

Construiți o factură completă în Invoice Flow: client și date, linii de manoperă și materiale cu taxe, reducere, poze atașate și semnătură.

Actualizat: 2026-09-09

Editorul de facturi este ecranul în care veți petrece cel mai mult timp. Fiecare factură și fiecare deviz din Invoice Flow se creează și se modifică aici: cine este facturat, ce a fost livrat, cât costă, ce taxă se aplică și ce trebuie să vadă clientul tipărit în partea de jos a paginii. Acest ghid parcurge editorul de la începutul formularului până la PDF-ul finalizat, folosind un exemplu real: Ashworth Electrical Services din Leeds facturează un proprietar de locuință pentru refacerea instalației electrice a bucătăriei, cu șaisprezece ore de manoperă, cablu, prize și un certificat, toate pe un singur document.

Ce vedeți pe ecran

Deschideți fila Documente, apăsați butonul Nou și alegeți Factură din panoul Alegeți tipul documentului (Choose document type). Editorul se deschide cu titlul Factură nouă (New Invoice) și cu acțiunea Salvează ciorna (Save Draft) în bara de sus. Dacă deschideți o ciornă existentă din ecranul ei de detalii, apare același formular, intitulat Editează factura.

Formularul este o singură pagină lungă, cu derulare. De sus în jos veți găsi:

• Profil de afaceri (Business Profile), cu profilul care va apărea ca emitent. Dacă aveți mai multe profiluri, acest card deschide dialogul Selectează profilul; cu un singur profil, cardul este doar informativ. Pictograma mică de închidere (Ascunde de pe această factură) doar ascunde cardul cât timp lucrați; profilul rămâne atașat.
• Număr factură, deja generat din seria dumneavoastră de numerotare. Apăsați pe el pentru a introduce un număr propriu.
• Client, care afișează Selectează clientul până când alegeți pe cineva.
• Proiecte, care afișează Nespecificat dacă nu legați documentul de un proiect.
• Două casete de dată, Emisă (Issued) și Scadent (Due).
• Moneda facturii, precompletată din serie sau din profil.
• Secțiunea Linii factură (Line Items), cu chipsuri de adăugare, chipsuri cu presetări de taxe (odată ce este selectat un client cu o țară cunoscută) și câte un card pentru fiecare linie.
• Reducere, Reducere pentru plata anticipată (Early-payment discount) și cardul cu totalurile.
• Limba facturii, Atașamente foto, Semnătură, Opțiuni de plată și Selectează șablonul.
• Note, Termeni de plată, apoi listele cu bife ale detaliilor de profil care se tipăresc și, în final, butonul Salvează pe toată lățimea (Salvează modificările la editare).

Cum configurați antetul: client, număr, date și monedă

1. Apăsați cardul Client și alegeți clientul din dialogul Selectează clientul. Dacă persoana este nouă, folosiți rândul Adaugă client nou din partea de jos a aceluiași dialog; se deschide formularul de client, iar apoi reveniți la factură.
2. Verificați cardul Număr factură. Numărul este generat din seria de numerotare a profilului dumneavoastră (pentru Ashworth, ASH-2026-0118). Dacă aveți nevoie de alt număr, apăsați cardul, tastați noua valoare în dialogul Număr factură și apăsați Salvează. Apare apoi o pictogramă de resetare (Resetează la auto), ca să puteți reveni la numerotarea automată.
3. Apăsați Emisă pentru a schimba data emiterii și Scadent pentru a stabili termenul de plată. Ambele deschid un calendar.
4. Apăsați Moneda facturii doar dacă factura trebuie emisă într-o altă monedă decât cea implicită a profilului. Prețurile pe linii pe care le introduceți ulterior sunt în acea monedă.
5. Opțional, apăsați Proiecte și alegeți un proiect, pentru ca factura să intre în totalurile acelui proiect.

Dacă profilul dumneavoastră are mai multe serii de numerotare de același tip, deasupra numărului apare un card suplimentar Serii de facturi, ca să puteți alege din ce serie se extrage numărul. Seria nu mai poate fi schimbată după ce documentul există; ar trebui să creați unul nou în loc.

Cum adăugați manopera și materialele ca linii de factură

Fiecare linie are o descriere (Articol), o cantitate (Cant.), un preț unitar (Preț) și o cotă de taxă (%). Există patru moduri de a crea o linie, câte unul pentru fiecare chips de sub titlul Linii factură:

1. Apăsați Produs / serviciu. Dialogul Adaugă din salvate listează fiecare articol salvat cu prețul lui în moneda facturii și cu unitatea de măsură (Buc., Oră, Zi, Proiect sau Serviciu).
2. Apăsați Labour - qualified electrician. Un card nou apare la finalul listei, evidențiat pentru scurt timp, iar pagina derulează până la el.
3. Schimbați Cant. din 1 în numărul de ore lucrate, de exemplu 16. Suma din antetul cardului se actualizează imediat.
4. Repetați pentru materiale: tamburi de cablu, prize, întrerupătorul pentru plită, disjunctoarele RCBO. Pentru articolele pe care nu le-ați salvat niciodată, apăsați Personalizat și tastați direct descrierea și prețul, așa cum face Ashworth pentru „Waste removal and making good".
5. Dacă un produs salvat nu există încă, folosiți ultimul rând al dialogului, Creează articol nou, pentru a-l salva în bibliotecă și a-l adăuga într-un singur pas.

Fiecare card are în stânga un mâner de tragere, deci puteți reordona liniile ținând apăsat pe mâner; ordinea pe care o vedeți este ordinea tipărită în PDF. Pictograma roșie de închidere elimină o linie. Eticheta de lângă numărul liniei (Produs, Serviciu, Timp, Cheltuială sau Proiect) este dedusă din unitatea și legăturile liniei; nu este ceva ce setați manual și se schimbă dacă adăugați același articol dintr-o altă sursă. Unitatea în sine nu poate fi editată pe card: ea provine din produsul salvat (sau este „item” pentru liniile personalizate și „hour” pentru înregistrările de timp).

Cum setați cotele de taxe și o reducere

1. După ce ați selectat un client care are o țară înregistrată, deasupra chipsurilor de adăugare apare rândul Tax presets (GB):. Apăsați o presetare precum VAT 20% pentru a scrie acea cotă în toate liniile deodată; un scurt mesaj confirmă „Applied 20% to all items".
2. Pentru a seta o cotă diferită doar pe o linie, tastați-o în câmpul % al cardului respectiv sau apăsați pictograma mică de ajutor de lângă el pentru a deschide panoul Referință cote de taxe, alegeți o categorie și apăsați Aplică pe cota sugerată.
3. Derulați până la cardul Reducere, tastați valoarea și alegeți % pentru un procent sau comutatorul de monedă pentru o sumă fixă. Ashworth acordă clienților fideli 5%.
4. Citiți cardul cu totaluri: Subtotal, reducerea afișată ca linie negativă, TVA și Total îngroșat se recalculează pe măsură ce tastați.

Pictograma cu ciocănelul de lângă presetări deschide o listă cu formulări legale pentru țara respectivă (pentru Regatul Unit, fraza privind taxarea inversă) și o adaugă pe cea aleasă în câmpul Note.

Cum atașați poze, semnați și alegeți ce se tipărește

Jumătatea de jos a formularului controlează ceea ce vede clientul în jurul tabelului cu linii.

1. În Atașamente foto, apăsați Adaugă fotografie (0/8) și alegeți Cameră sau Galerie. Ashworth atașează bonul de la depozit și certificatul de instalare. Miniaturile apar câte patru pe rând; crucea roșie de pe o miniatură întreabă Ștergeți fotografia? înainte de a o elimina.
2. Apăsați Semnătură. Panoul Selectează semnătura listează semnăturile salvate și oferă Desenează nouă, care deschide o zonă de desen. Semnătura aleasă apare ca previzualizare mică pe card și este tipărită în PDF ca semnătură autorizată.
3. Apăsați Selectează șablonul pentru a schimba designul PDF-ului și paleta de culori (Ashworth folosește șablonul Contractor cu paleta charcoal).
4. Scrieți orice mesaj pentru client în Note, de exemplu obiectul lucrării și data verificărilor.
5. Completați Termeni de plată manual sau apăsați butonul de listă (Din salvate) de lângă el pentru a alege din Salvat în acest profil sau Presetări încorporate.
6. Bifați sau debifați casetele de sub ID-uri fiscale pe această factură, Adrese pe această factură și Termeni de plată salvați pe această factură pentru a controla ce detalii ale profilului se tipăresc pe acest document anume.
7. Apăsați Salvează (sau Salvează modificările). Editorul se închide, iar documentul apare în listă ca ciornă.

După salvare, deschideți documentul și folosiți previzualizarea pentru a vedea PDF-ul generat. Antetul, tabelul cu linii, rândurile de reducere și de taxă, notele, semnătura și pozele atașate provin toate din ceea ce ați introdus în editor.

Reguli și detalii

Salvarea necesită un client și cel puțin o linie. Dacă apăsați Salvează fără client, apare „Vă rugăm selectați un client”; fără linii, apare „Adăugați cel puțin o linie”. Câmpul Articol al fiecărei linii trebuie completat, altfel este marcat ca Obligatoriu. Dacă nu există niciun profil de afaceri, salvarea se oprește cu „Configurează profilul”.

Salvarea necesită o perioadă de probă activă sau un abonament Pro. Editorul reverifică accesul la salvare; dacă niciuna dintre cele două nu este activă, în loc de salvare sunteți dus la pagina de abonament. Restul editorului funcționează fără acestea, dar nimic nu se stochează până când nu puteți salva.

O factură salvată este întotdeauna o ciornă. Indiferent ce editați, documentul este scris înapoi cu statusul ciornă, iar marcajele de timp pentru trimitere și plată sunt șterse. Documentele trimise sau plătite se deschid, prin urmare, într-o vizualizare needitabilă (Mod doar vizualizare, cu indicația „Această factură a fost trimisă. Pentru a face modificări, duplicați-o.”) și ar trebui să le duplicați pentru a obține o copie corectată.

Valori implicite pentru un document nou: profilul de afaceri implicit și seria lui implicită; moneda din serie, altfel prima monedă permisă, altfel moneda profilului; data emiterii — azi; scadența — peste 30 de zile; termenii de plată copiați din profil; primul ID fiscal bifat și toate adresele, numerele de telefon, e-mailurile și linkurile bifate; termenul de plată salvat implicit bifat; șablonul Clean cu paleta Ocean, dacă nu îl schimbați.

Date: calendarul acoperă intervalul 2020–2100. Dacă mutați data emiterii dincolo de scadența curentă, scadența sare la data emiterii plus 30 de zile.

Numerotare: numerele sunt unice în cadrul unui profil. Dacă numărul generat există deja (de exemplu după o restaurare), editorul incrementează seria și reîncearcă, de până la zece ori. Contorul seriei avansează doar după o salvare reușită, deci abandonarea unui formular nu consumă un număr. Un număr introdus manual se păstrează până când apăsați Resetează la auto.

Calcule: suma fiecărei linii este cantitatea înmulțită cu prețul, rotunjită la două zecimale; taxa liniei este suma înmulțită cu cota. O reducere procentuală este convertită într-o sumă, iar o reducere mai mare decât subtotalul este plafonată la subtotal. Taxa este apoi scalată cu raportul dintre subtotalul redus și subtotalul integral, astfel încât taxa să se aplice la ceea ce plătește efectiv clientul. Dacă o cantitate nu poate fi interpretată, se folosește 1, iar pentru un preț, 0.

Chipsurile cu presetări de taxe aplică cota tuturor liniilor existente, nu și liniilor adăugate ulterior; adăugați mai întâi liniile, apoi apăsați chipsul, sau setați cota pe fiecare linie.

Înregistrările de timp și cheltuielile adăugate prin chipsurile Timp și Cheltuieli sunt marcate ca facturate atunci când o factură nouă este salvată prima dată și dispar din selectoare la facturile ulterioare. Această marcare are loc doar la creare, nu și la editarea unei facturi existente. Cronometrele active și înregistrările deja facturate nu apar niciodată.

Poze: maximum opt per document. Sunt redimensionate la 1200 de pixeli pe latura lungă și copiate în spațiul de stocare propriu al aplicației, deci ștergerea originalului din galerie nu afectează factura.

Reducere pentru plata anticipată: acest comutator (doar la facturi) nu modifică totalul. El tipărește o ofertă de tipul „plătiți în 7 zile și scădeți 2%”, folosind valoarea implicită din profil sau de la client ori valorile manuale pe care le introduceți după activare.

Câmpuri personalizate: editorul nu are un formular separat pentru câmpuri personalizate. Referințe suplimentare, precum un număr de comandă sau o referință de lucrare, se trec în Note sau într-o linie personalizată cu preț zero.

Ieșirea din formular: revenirea înapoi cu modificări nesalvate afișează dialogul Modificări nesalvate, cu Rămâi și Pleacă. Verificarea reacționează la note tastate, termeni, reducere, client, serie, monedă și linii adăugate; schimbarea doar a unei date, cantități, a prețului, a șablonului sau a semnăturii nu o declanșează, deci salvați în mod deliberat.

Sfaturi

Ghiduri conexe

• Clienți, categorii și grupuri pentru configurarea clienților pe care îi facturați și a țării lor, care determină chipsurile cu presetări de taxe.
• Produse și stocuri pentru biblioteca din spatele dialogului Adaugă din salvate.
• Previzualizare PDF, partajare și editorul PDF pentru ce se întâmplă după salvare: previzualizare, partajare și retușarea PDF-ului.