Ghidul utilizatorului

Previzualizare PDF, partajare, Vizualizează ca client și editorul PDF

Previzualizează o factură ca PDF finalizat, tipărește-o sau distribuie-o, marchează o ciornă ca trimisă, vezi ce vede clientul și corectează orice PDF importat.

Actualizat: 2026-09-09

După ce o factură este scrisă, rămân trei întrebări: cum arată pagina finală, cum ajunge la client și ce vede clientul de fapt. Invoice Flow răspunde la ele prin ecranul Previzualizează PDF (Preview PDF), care randează documentul așa cum îl va primi destinatarul și care conține acțiunile de tipărire și partajare, și prin Vizualizează ca client (View as client), un rezumat simplu al aceleiași facturi din perspectiva destinatarului. Un instrument separat, Editor PDF (PDF Editor), deschide orice PDF de pe telefon, nu doar facturi, și îți permite să înlocuiești cuvinte individuale, să schimbi fonturi sau să modifici proprietățile încorporate ale fișierului.

Ghidul o urmărește pe Odette Harlow de la Harlow & Vane Interiors LLC, un studio de design interior din Denver. Factura ei HV-2026-031 îi facturează companiei Brennan Holdings mobilarea unui loft din Larimer Square, 11.250 de dolari în total, din care un avans de 4.000 de dolari este deja plătit. O a doua factură, încă în ciornă, HV-2026-032, acoperă un supliment opțional de artă și accesorii. În editorul PDF are o ofertă de mobilier de la furnizorul ei, Maison Ferrand, al cărei rând de stare trebuie să se schimbe din „Draft” în „Approved” înainte de a o retrimite.

Ce vezi pe ecran

Deschide orice factură din fila Documente (Documents) și ajungi la ecranul ei de detaliu. Butonul lat fixat în partea de jos, Previzualizează PDF, deschide previzualizarea. Meniul suplimentar din dreapta sus (trei puncte) al aceluiași ecran de detaliu conține Vizualizează ca client, împreună cu acțiuni de stare precum Marchează ca plătită (Mark as paid) și Client de e-mail (Email client).

Ecranul de previzualizare are ca titlu tipul și numărul documentului, de exemplu Invoice HV-2026-031 (un deviz afișează Deviz (Estimate) urmat de numărul lui). Bara sa de sus are două pictograme, o imprimantă și o săgeată de partajare, iar pentru ciorne un al treilea meniu suplimentar, cu o singură intrare, Distribuie & marchează trimisă (Share & Mark as Sent). Corpul este pagina randată pe un fundal gri; apropie degetele pentru zoom și derulează prin pagini. Pagina pe care o vezi este generată din nou de fiecare dată când se deschide ecranul, pe baza datelor curente ale facturii, a șablonului și paletei alese pentru acea factură, a setărilor tale de font pentru documente și a limbii facturii. Aici nu există un buton separat de „salvare în fișier”: partajarea este modul în care un PDF părăsește aplicația, iar foaia de partajare Android include ca destinații manageri de fișiere și servicii cloud.

Editorul PDF nu este legat de facturi. Se află în fila Unelte (Tools), ca un card cu o pictogramă PDF roșie, și deschide o listă de documente importate. Fiecare document este un card cu numele lui, o pastilă de stare (Imported, Editing sau Complete), un meniu cu trei puncte cu Editează PDF (Edit PDF), Redenumește (Rename), Distribuie (Share) și Șterge (Delete) și trei miniaturi mici, etichetate Original (chenar albastru), Evidențiat (Highlighted, chihlimbariu) și Final (verde). Miniaturile chihlimbarie și verde rămân estompate, cu o pictogramă PDF, până când aplici cel puțin o modificare. Un buton rotund + din colț importă un PDF nou.

Cum tipărești sau distribui o factură

1. Deschide factura și atinge Previzualizează PDF. Așteaptă să apară pagina; pictogramele de tipărire și partajare rămân dezactivate până când fișierul este generat.
2. Verifică pagina. Dacă o linie, adresa sau paleta arată greșit, revino, corectează și redeschide previzualizarea; ea este regenerată de fiecare dată.
3. Pentru a tipări, atinge pictograma imprimantei. Se deschide dialogul de tipărire Android cu PDF-ul, de unde alegi o imprimantă sau „Salvare ca PDF", dacă telefonul îți oferă opțiunea.
4. Pentru a trimite, atinge pictograma de partajare. Aplicația scrie fișierul ca HV-2026-031.pdf și deschide foaia de partajare cu subiectul Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC și un scurt text de salut deja completat.
5. Alege destinația. Aplicațiile de e-mail preiau subiectul și conținutul; aplicațiile de mesagerie afișează conținutul ca text al mesajului; un manager de fișiere sau un serviciu cloud pur și simplu salvează PDF-ul.

Cum distribui o ciornă și o marchezi ca trimisă dintr-un singur pas

O ciornă nu are dată de trimitere și nu se numără la restanțe. Când o distribui din previzualizare, aplicația poate schimba starea în locul tău.

1. Deschide ciorna, în cazul Odettei HV-2026-032, și atinge Previzualizează PDF.
2. Atinge meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus. Conține o singură intrare, Distribuie & marchează trimisă; meniul există doar cât timp documentul este ciornă.
3. Atinge-l și parcurge foaia de partajare ca de obicei.
4. Când foaia de partajare se închide, starea se schimbă în Trimisă (Sent), iar în partea de jos apare mesajul Factura marcată ca trimisă (Invoice marked as sent) (sau Deviz marcat ca trimis). Factura are acum o dată de trimitere, iar data ei de scadență începe să conteze pentru mementouri și penalități de întârziere.

Cum verifici factura din partea clientului

Vizualizează ca client este o pagină doar în citire, în interiorul aplicației. Nu creează niciun link și nu trimite nimic; reprezintă factura așa cum o citește destinatarul, o verificare finală utilă a sumei de plată după plățile parțiale.

1. Pe ecranul de detaliu al facturii, atinge meniul cu trei puncte și alege Vizualizează ca client.
2. Citește bannerul verde Doar previzualizare — nu este un link partajabil real (Preview only — not a real shareable link); îți amintește că nimic de aici nu poate fi redirecționat.
3. Verifică rândul de salut. Numește clientul și indică suma încă datorată și data scadenței, de exemplu You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
4. Verifică apoi cardul de dedesubt: numărul facturii, totalul complet cu caractere mari și, când au intrat deja bani, Paid so far cu suma încasată.
5. Derulează prin Articole (Line Items), Note (Notes) și Termeni de plată (Payment Terms), apoi folosește săgeata înapoi pentru a reveni.

Observă diferența față de PDF: șabloanele de factură tipăresc totalul facturii și nu listează plățile deja primite, așa că avansul de 4.000 de dolari apare pe acest ecran și în secțiunea de plăți a ecranului de detaliu, nu pe pagina tipărită.

Cum corectezi un cuvânt într-un PDF importat

Editorul PDF lucrează la nivel de cuvânt: atingi un cuvânt, introduci înlocuitorul, iar la aplicare aplicația desenează o casetă albă peste original și scrie noul text în locul lui. Cuvintele învecinate nu se mișcă niciodată, așa că este potrivit pentru corectarea unei date, a unei stări, a unui nume sau a unui preț, nu pentru rescrierea unor paragrafe.

1. Deschide Unelte, atinge Editor PDF și atinge +. Se deschide selectorul de fișiere al sistemului, filtrat pe fișiere PDF; fișierul ales este copiat în aplicație și se deschide imediat în editor.
2. Uită-te la bara de sub titlu. Afișează navigarea între pagini 1 / 1, un contor de cuvinte precum 78 words și o pastilă roșie Niciun text găsit (No text found) dacă pagina este o scanare fără text extractibil.
3. Atinge cuvântul pe care vrei să îl schimbi. Fiecare cuvânt se află sub o casetă translucidă; pictograma ochi din bara de sus ascunde sau afișează aceste casete.
4. În bara de editare care urcă, introdu înlocuitorul în câmpul cu indiciul Text nou... (New text...). Urmărește pastila cu procent din dreapta: compară lățimea noului text cu caseta originală și devine roșie când înlocuitorul este mai lat decât spațiul disponibil.
5. Ajustează dacă e nevoie: Size: modifică fontul între 4 și 72 pt, Spacing: strânge sau răsfiră literele în pași de 0,5, Color: oferă șapte culori de text, BG: șapte umpluturi deschise pentru caseta de acoperire, iar Style: comută aldin, cursiv, subliniat și tăiat.
6. Atinge pictograma cu bifă (Înlocuiește / Replace). Pastila contorului afișează acum 1 edit(s) pending, iar în bara de sus apare un buton Aplică modificările (Apply Edits). Repetă pentru alte cuvinte; pictograma de anulare (Revino / Revert) restaurează un singur cuvânt, iar intrarea de meniu Clear all edits le renunță pe toate.
7. Atinge Aplică modificările. După mesajul Modificările au fost aplicate cu succes (Edits applied successfully), starea documentului devine Complete, iar miniaturile Evidențiat și Final devin active.

În această captură, pagina din spatele casetelor de cuvinte nu s-a randat: editorul o desenează cu un motor PDF nativ pe care mediul nostru de capturi nu îl poate rula, așa că se vede doar indicatorul de încărcare. Pe telefon, pagina ofertei este vizibilă sub casete. Pagina de mai jos este chiar fișierul Final pe care editorul l-a scris pentru această ofertă.

Cum schimbi fontul unui înlocuitor

Primul rând al barei de editare indică fontul original (de exemplu PDF: Helvetica 11pt); al doilea numește fontul folosit efectiv pentru noul text. O bifă verde înseamnă că este disponibil pe telefon; un avertisment portocaliu cu „(recommended)” înseamnă că aplicația a asociat originalul unui font Google pe care încă trebuie să îl descarce, cu un buton mic de descărcare alături.

1. Cu un cuvânt selectat, atinge pictograma de schimbare de la capătul din dreapta al rândului cu fontul (Schimbă fontul (Change font) sau Alege altul (Choose other)).
2. În foaia Choose Font alege din trei grupuri: Original păstrează numele fontului propriu al PDF-ului, Standard PDF Fonts oferă Helvetica, Times-Roman și Courier, care sunt integrate în orice cititor PDF și nu necesită descărcare, iar Google Fonts (download on use) listează Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter și altele. O bifă verde marchează fonturile deja stocate local.
3. Atinge un font. Un font Google care nu este încă stocat local este descărcat mai întâi (Downloading Roboto...), ceea ce necesită o conexiune la internet; după aceea este aplicat cuvântului selectat.
4. Confirmă înlocuirea cu pictograma bifă, ca înainte, și aplică.

Cum editezi proprietățile PDF-ului

Fiecare PDF poartă proprietăți încorporate (titlu, autor, subiect, cuvinte cheie, creator, producător) pe care clienții de e-mail și managerele de fișiere le afișează în locul numelui fișierului.

1. Deschide documentul în editor și alege Metadate (Metadata) din meniul cu trei puncte sau deschide-l în vizualizator atingând o miniatură și atinge pictograma de informații.
2. Ecranul Metadate afișează șase câmpuri precompletate din fișier: Titlu (Title), Autor (Author), Subiect (Subject), Cuvinte cheie (Keywords), Creator și Producător (Producer). Oferta Odettei a sosit cu titlu, autor, subiect și creator setate de furnizor.
3. Modifică ce ai nevoie, de exemplu adaugă quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 la Cuvinte cheie.
4. Atinge Salvează (Save). După Metadate salvate (Metadata saved), ecranul se închide; valorile sunt scrise în fișierul Final.

Reguli și detalii

Previzualizare și partajare

• Previzualizarea este regenerată la fiecare deschidere, pe baza facturii curente, a șablonului, a paletei, a șablonului personalizat (dacă există), a fonturilor tale de document și a limbii facturii. Fotografiile atașate facturii sunt desenate ca miniaturi mici, într-o secțiune a paginii.
• Tipărirea și partajarea necesită acces complet (perioadă de probă activă sau abonament); fără el, deschid ecranul de abonare. Previzualizarea în sine nu este restricționată.
• Partajarea precompletează subiectul Factură {number} de la {company} și un conținut de forma „Bună, {client}, Găsiți atașată factura {number} de la {company}. Mulțumim!”. Aplicația care le primește decide dacă le folosește.
• Distribuie & marchează trimisă distribuie mai întâi, apoi setează starea pe trimisă. Este oferită doar pentru ciorne; documentele trimise, plătite sau întârziate afișează doar cele două pictograme.
• Șabloanele PDF tipăresc totalul facturii. Sumele deja încasate apar pe ecranul de detaliu și în Vizualizează ca client, nu pe pagină.

Vizualizează ca client

• Offline și doar în citire; nu se încarcă nimic și nu există niciun link. Suma din titlu este soldul rămas, numărul mare este totalul complet, iar Paid so far apare doar când există o plată înregistrată. Notele și Termenii de plată se afișează doar dacă factura le are.

Editorul PDF

• Modificările sunt doar înlocuiri de cuvinte. Imaginile, logourile, graficele și paginile scanate nu pot fi editate; o scanare afișează Niciun text găsit. Nu există instrumente de desen, adnotare, semnătură sau pagini.
• Aplicarea produce două fișiere: Evidențiat, cu o casetă în jurul fiecărei modificări, pentru verificarea ta, și Final, copia curată de trimis.
• Redeschiderea unui document finalizat restaurează înlocuirile anterioare prin potrivirea paginii, a cuvântului și a poziției, așa că poți continua să corectezi același fișier.
• Dimensiunea fontului poate fi modificată între 4 și 72 pt; spațierea literelor se schimbă în pași de 0,5 în ambele sensuri; fiecare dintre acestea are un link Resetare după modificare.
• Fonturile Google sunt descărcate la prima folosire și păstrate în spațiul de stocare al aplicației. Fără conexiune, alege un font integrat, altfel aplicația revine la Helvetica.
• Metadatele sunt citite din fișierul original, cu excepția cazului în care ai salvat valori anterior, caz în care se afișează valorile tale salvate. Salvarea scrie în fișierul Final (creându-l din original, dacă nu există). Câmpurile goale sunt ignorate, așa că nu poți șterge o proprietate pe care fișierul o are deja.
• Șterge cere confirmare și nu poate fi anulată.

Sfaturi

Ghiduri conexe

• Editorul de facturi: de unde provin liniile, șablonul și limba paginii previzualizate.
• Trimiterea facturilor prin e-mail: fluxul de e-mail din aplicație, cu șabloane, o alternativă la foaia de partajare.
• Plăți și sold de achitat: înregistrarea avansului pe care Vizualizează ca client îl arată ca „Paid so far”.
• Șabloane PDF, palete și fonturi: schimbarea aspectului paginii previzualizate.