Ръководство

Преглед на PDF, споделяне, "Преглед като клиент" и PDF редакторът

Прегледайте фактура като готов PDF файл, разпечатайте я или я споделете, маркирайте чернова като изпратена, вижте какво вижда клиентът и коригирайте думи или свойства във всеки импортиран PDF.

Обновено: 2026-09-09

След като фактурата е написана, остават три въпроса: как изглежда готовата страница, как достига до клиента и какво всъщност вижда клиентът. Invoice Flow отговаря на тях с екрана Преглед на PDF, който показва документа така, както ще го получи получателят, и съдържа действията за печат и споделяне, както и с Преглед като клиент — обикновено обобщение на същата фактура от гледна точка на получателя. Отделен инструмент, PDF редакторът, отваря всеки PDF файл на телефона, не само фактури, и позволява да замените отделни думи, да смените шрифтове или да промените вградените свойства на файла.

Това ръководство следва Odette Harlow от Harlow & Vane Interiors LLC, студио за интериорен дизайн в Денвър. Нейната фактура HV-2026-031 таксува Brennan Holdings за обзавеждане на лофт на Larimer Square, общо 11 250 долара, от които 4 000 долара депозит вече са платени. Втора, все още чернова фактура HV-2026-032 покрива опционално допълнение с изкуство и аксесоари. В PDF редактора тя има оферта за мебели от своя доставчик, Maison Ferrand, чийто статус ред трябва да се смени от “Draft” на “Approved”, преди да я препрати.

Какво виждате на екрана

Отворете произволна фактура от таба Documents и попадате на нейния екран с детайли. Широкият бутон, закачен в долната част, Преглед на PDF (Preview PDF), отваря прегледа. Горното дясно меню (три точки) на същия екран с детайли съдържа Преглед като клиент (View as client), заедно със статус действия като Маркирай като платена (Mark as paid) и Имейл приложение (Email client).

Екран с детайли на фактура HV-2026-031 в Invoice Flow с отворено допълнително меню, съдържащо Маркирай като платена, Върни в чернова, Отказ на фактура, Добави лихва за забавяне, Дневник на промените, Закачи в списък, Закачи в табло, Имейл приложение, Client sign-off, Share as web page, Преглед като клиент, Дублирай и Изтрий, с бутона Преглед на PDF в долната част — И двата входа са на екрана с детайли на фактурата: бутонът Преглед на PDF и елементът от менюто Преглед като клиент.

Екранът за преглед е озаглавен с типа на документа и номера, например Invoice HV-2026-031 (при оферта заглавието е Estimate, следвано от номера). Горната лента има две икони — принтер и стрелка за споделяне, а само при чернови — трето допълнително меню с един елемент, Share & Mark as Sent. Тялото е изобразената страница на сив фон; можете да мащабирате с два пръста и да превъртате между страниците. Показаната страница се генерира наново всеки път при отваряне на екрана, от текущите данни на фактурата, шаблона и палитрата, избрани за тази фактура, вашите настройки на шрифта на документа и езика на фактурата. Тук няма отделен бутон “запази във файл”: споделянето е начинът, по който PDF файлът напуска приложението, а листът за споделяне в Android включва файлови мениджъри и облачни дискове като цели.

Екран Преглед на PDF в Invoice Flow, озаглавен Invoice HV-2026-031, с икони за печат и споделяне, показващ изобразената страница по шаблон Elegant с блока на подателя Harlow & Vane Interiors, Cassidy Brennan като Bill To, шест реда и обща сума 11 250,00 долара — Прегледът показва страницата така, както клиентът ще я получи — тук по шаблон Elegant в пясъчна палитра.

PDF редакторът не е обвързан с фактури. Намира се в таба Tools като карта с червена PDF икона и отваря списък с импортирани документи. Всеки документ е карта с името си, статус етикет (Imported, Editing или Complete), меню с три точки с Edit PDF, Rename, Share и Delete, и три малки миниатюри с надписи Original (синя рамка), Highlighted (кехлибарена) и Final (зелена). Кехлибарената и зелената миниатюра остават посивени с PDF икона, докато не приложите поне една редакция. Кръгъл бутон + в ъгъла импортира нов PDF.

Как да разпечатате или споделите фактура

Отворете фактурата и докоснете Преглед на PDF. Изчакайте страницата да се появи; иконите за печат и споделяне остават неактивни, докато файлът не бъде генериран.
Прегледайте страницата. Ако ред, адрес или палитра изглеждат грешни, върнете се назад, коригирайте и отворете прегледа отново; той се генерира наново всеки път.
За печат докоснете иконата на принтер. Отваря се диалогът за печат на Android с PDF файла, където избирате принтер или "Save as PDF", ако телефонът ви го предлага.
За изпращане докоснете иконата за споделяне. Приложението записва файла като HV-2026-031.pdf и отваря листа за споделяне с тема Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC и кратък поздрав, вече попълнен в тялото.
Изберете целта. Пощенските приложения взимат темата и тялото; месинджърите показват тялото като текст на съобщението; файлов мениджър или облачен диск просто записва PDF файла.

Как да споделите чернова и да я маркирате като изпратена в една стъпка

Чернова няма дата на изпращане и не се брои за неплатена. Когато я споделите от прегледа, приложението може да смени статуса вместо вас.

Отворете черновата, в случая на Odette HV-2026-032, и докоснете Преглед на PDF.
Докоснете менюто с три точки в горния десен ъгъл. То съдържа само един елемент, Share & Mark as Sent; менюто съществува само докато документът е чернова.
Докоснете го и завършете листа за споделяне както обикновено.
Когато листът за споделяне се затвори, статусът се сменя на Sent и в долната част се появява съобщение Invoice marked as sent (или Estimate marked as sent). Фактурата вече показва дата на изпращане и нейният краен срок вече има значение за напомнянията и лихвите за забавяне.

Екран Преглед на PDF в Invoice Flow за черновата на фактура HV-2026-032 с отворено допълнително меню, показващо единствения елемент Share & Mark as Sent над изобразената страница с два реда и обща сума 1 240,00 долара — Само чернови получават това меню; обикновената икона за споделяне до него оставя статуса непроменен.

Статусът се сменя, след като листът за споделяне се затвори, независимо дали действително сте изпратили нещо от него. Ако отворите листа и излезете, проверете статуса на екрана с детайли и използвайте Върни в чернова, ако е необходимо.

Как да проверите фактурата от гледна точка на клиента

Преглед като клиент е екран само за четене вътре в приложението. Не създава линк и не изпраща нищо; той възпроизвежда фактурата така, както я чете получателят — полезна последна проверка на дължимата сума след частични плащания.

На екрана с детайли на фактурата докоснете менюто с три точки и изберете Преглед като клиент.
Прочетете зеления банер Preview only — not a real shareable link; той напомня, че нищо тук не може да бъде препратено.
Проверете поздравителния ред. Той назовава клиента и посочва все още дължимата сума и срока, например You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
Проверете картата отдолу: номера на фактурата, пълната сума в едър шрифт и, когато вече е постъпило плащане, Paid so far с получената сума.
Прегледайте Line Items, Notes и Payment Terms, след което се върнете със стрелката назад.

Екран Преглед като клиент в Invoice Flow с банер Preview only — not a real shareable link, подателя Harlow & Vane Interiors LLC, поздрава Hi Cassidy Brennan, изречението You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026, карта с HV-2026-031, $11,250.00 и Paid so far: $4,000.00, и редовете отдолу — Основното изречение използва оставащия баланс, докато картата показва пълната сума и вече платената.

Забележете разликата спрямо PDF файла: фактурните шаблони отпечатват общата сума на фактурата и не показват вече получени плащания, така че депозитът от 4 000 долара се появява на този екран и в секцията за плащания на екрана с детайли, но не и на печатната страница.

Как да коригирате дума в импортиран PDF

PDF редакторът работи на ниво дума: докосвате дума, въвеждате нейната замяна, а при прилагане приложението изрисува бяло поле върху оригинала и изписва новия текст на негово място. Съседните думи никога не се местят, така че е подходящо за поправка на дата, статус, име или цена, а не за пренаписване на цели абзаци.

Отворете Tools, докоснете PDF Editor и докоснете +. Отваря се системният избор на файлове, филтриран за PDF файлове; избраният файл се копира в приложението и веднага се отваря в редактора.
Погледнете лентата под заглавието. Тя показва навигацията по страници 1 / 1, брояч на думи като 78 words, и червен етикет No text found, ако страницата е сканирано изображение без извлекаем текст.
Докоснете думата, която искате да смените. Всяка дума е под полупрозрачно поле; иконата с око в горната лента скрива или показва тези полета.
В лентата за редакция, която се плъзва отдолу, въведете замяната в полето с подсказка New text.... Следете процентния етикет вдясно: той сравнява ширината на новия текст с оригиналното поле и става червен, когато замяната е по-широка от наличното място.
При нужда коригирайте: Size: степенува шрифта от 4 до 72 pt, Spacing: стеснява или разхлабва буквите на стъпки от 0,5, Color: предлага седем цвята за текста, BG: седем светли запълвания за бялото поле, а Style: превключва получер, курсив, подчертан и зачертан текст.
Докоснете иконата за отметка (Replace). Броячът вече показва 1 edit(s) pending и в горната лента се появява бутон Apply Edits. Повторете за други думи; иконата за отмяна (Revert) възстановява една дума, а елементът от менюто Clear all edits отхвърля всички.
Докоснете Apply Edits. След съобщението Edits applied successfully статусът на документа става Complete, а миниатюрите Highlighted и Final стават активни.

PDF редактор в Invoice Flow за офертата на Maison Ferrand с лента за страници, показваща 1 / 1, 78 words и 1 edit(s) pending, полупрозрачни полета над думите, думата Approved избрана в червена рамка, и лентата за редакция, показваща PDF: Helvetica 11pt, Roboto със зелена отметка, Size 11pt, Spacing 0.0, мостри за цвят и фон, текстовото поле, съдържащо Approved, и превключватели за стил с червен етикет 229% — Думата "Draft" е заменена с "Approved"; червеният етикет 229% предупреждава, че новата дума е много по-широка от оригиналното поле.

На тази снимка страницата зад полетата с думите не се е изобразила: редакторът я изчертава с вграден рендерер за PDF, който нашата система за снимки на екрана не може да стартира, затова се вижда само индикатор за зареждане. На телефон офертата се вижда под полетата. Страницата по-долу е действителният файл Final, записан от редактора за тази оферта.

Финалният PDF, записан от PDF редактора в Invoice Flow: офертата за мебели Q-4471 от Maison Ferrand, адресирана до Harlow & Vane Interiors, с ред Status: Approved, четири мебелни артикула и обща сума 6 660,00 USD — Финалният PDF: редът за статус вече гласи "Approved", всяка друга дума е недокосната.

Как да смените шрифта на замяна

Първият ред на лентата за редакция показва оригиналния шрифт (например PDF: Helvetica 11pt); вторият назовава шрифта, действително използван за новия текст. Зелена отметка означава, че е готов на телефона; оранжево предупреждение с “(recommended)” означава, че приложението е съпоставило оригинала с Google шрифт, който все още трябва да бъде изтеглен, с малък бутон за изтегляне до него.

С избрана дума докоснете иконата за смяна в десния край на реда за шрифта (Change font или Choose other).
В листа Choose Font изберете от три групи: Original запазва собственото име на шрифта на PDF файла, Standard PDF Fonts предлага Helvetica, Times-Roman и Courier, които са вградени във всеки PDF четец и не изискват изтегляне, а Google Fonts (download on use) изброява Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter и други. Зелена отметка отбелязва вече кеширани шрифтове.
Докоснете шрифт. Google шрифт, който все още не е кеширан, се изтегля първо (Downloading Roboto...), което изисква интернет връзка; след като приключи, той се прилага към избраната дума.
Потвърдете замяната с иконата за отметка както преди и приложете.

Долен лист Choose Font в PDF редактора на Invoice Flow с елементи Helvetica Original, Standard PDF Fonts Helvetica, Times-Roman и Courier, отбелязани като Built-in, и групата Google Fonts (download on use), започваща с Roboto (маркиран, зелена отметка) и Open Sans — Вградените шрифтове се изобразяват навсякъде без изтегляне; Google шрифтовете се изтеглят веднъж и се кешират на телефона.

Как да редактирате свойствата на PDF файла

Всеки PDF носи вградени свойства (заглавие, автор, тема, ключови думи, създател, производител), които пощенските приложения и файловите мениджъри показват вместо името на файла.

Отворете документа в редактора и изберете Metadata от менюто с три точки, или го отворете в прегледача, като докоснете миниатюра, и докоснете иконата за информация.
Екранът Metadata показва шест предварително попълнени полета от файла: Title, Author, Subject, Keywords, Creator и Producer. Офертата на Odette е пристигнала със заглавие, автор, тема и създател, зададени от доставчика.
Променете необходимото, например добавете quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 към Keywords.
Докоснете Save. След Metadata saved екранът се затваря; стойностите се записват във файла Final.

Екран Metadata в Invoice Flow за офертата на Maison Ferrand с Title Quotation Q-4471 - Larimer Square loft, Author Maison Ferrand Furniture, Subject Furniture quotation for Harlow & Vane, Keywords, завършващи с Larimer Square, unit 1402, Creator Maison Ferrand order desk, празно поле Producer и бутон Save — Полетата се попълват предварително от файла; оставянето на едно празно запазва каквото файлът вече е имал.

Правила и подробности

Преглед и споделяне

Прегледът се генерира наново при всяко отваряне от текущата фактура, нейния шаблон, палитра, персонализиран шаблон, ако има такъв, вашите настройки на шрифта на документа и езика на фактурата. Прикачените към фактурата снимки се изобразяват като малки миниатюри в секция на страницата.
Печатът и споделянето изискват пълен достъп (активен пробен период или абонамент); без него се отваря екранът за абонамент. Самият преглед не е ограничен.
Споделянето предварително попълва темата Invoice {number} from {company} и тяло от вида “Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!”. Приемащото приложение решава дали да ги използва.
Share & Mark as Sent първо споделя, после задава статус Sent. Предлага се само за чернови; изпратени, платени или просрочени документи показват само двете икони.
PDF шаблоните отпечатват общата сума на фактурата. Вече получените суми се показват на екрана с детайли и в “Преглед като клиент”, но не и на страницата.

Преглед като клиент

Офлайн и само за четене; нищо не се качва и не съществува линк. Основната сума е оставащият баланс, голямото число е пълната сума, а Paid so far се появява само когато има записано плащане. Notes и Payment Terms се показват само когато фактурата ги има.

PDF редактор

Действие	Изисква пълен достъп	Резултат
Импортиране на PDF (бутон +)	Да	Копие, съхранено в приложението, статус Imported
Отваряне на редактора, замяна на думи, прилагане	Не	Файлове Highlighted и Final, статус Complete
Редакция на метаданни	Не	Стойностите се записват във файла Final
Споделяне от списъка или прегледача	Да	Изпраща файла Final, или оригинала, ако няма редакции

Редакциите са само замяна на думи. Изображения, лога, графики и сканирани страници не могат да бъдат редактирани; сканиране показва No text found. Няма инструменти за рисуване, анотиране, подпис или страници.
Прилагането създава два файла: Highlighted, с рамка около всяка промяна за ваш преглед, и Final, чистото копие за изпращане.
Повторното отваряне на завършен документ възстановява предишните замени, като ги съпоставя по страница, дума и позиция, така че можете да продължите да коригирате същия файл.
Размерът на шрифта може да се степенува между 4 и 72 pt; разредката на буквите се движи на стъпки от 0,5 в двете посоки; всяко от тях има връзка Reset, след като бъде променено.
Google шрифтовете се изтеглят при първа употреба и се кешират в паметта на приложението. Без връзка изберете вграден шрифт, или приложението преминава към Helvetica.
Метаданните се четат от оригиналния файл, освен ако не сте запазвали стойности преди, в който случай се показват вашите запазени стойности. Записването пише във файла Final (създавайки го от оригинала, ако няма такъв). Празните полета се пропускат, така че не можете да изпразните свойство, което файлът вече носи.
Delete изисква потвърждение и не може да бъде отменено.

Съвети

Отваряйте прегледа преди всяко изпращане, не само първия път. Тъй като страницата се изгражда наново от актуалните данни, промяна в количество отпреди минута вече е в нея; остаряло копие в папка "Изпратени" на пощенското ви приложение — не е.

Когато замяна на дума направи процентния етикет червен, опитайте първо минус на Spacing или с една точка по-малък размер, преди да свивате допълнително. Helvetica и Roboto имат сходни ширини, така че смяната на шрифта рядко решава препълване сама по себе си.

Използвайте файла Highlighted, за да проверите работата си, и Final — за изпращане. Докоснете кехлибарената миниатюра, за да го отворите в прегледача, където можете да увеличавате всяка отбелязана промяна; зелената миниатюра отваря чистото копие.

Свързани ръководства

Редакторът на фактури: откъде идват редовете, шаблонът и езикът на прегледаната страница.
Изпращане на фактури по имейл: вграденият имейл процес с шаблони, алтернатива на листа за споделяне.
Плащания и дължима сума: записване на депозита, който “Преглед като клиент” показва като “Paid so far”.
PDF шаблони, палитри и шрифтове: промяна на вида на прегледаната страница.