Käyttöopas

PDF-esikatselu, jakaminen, Näytä asiakkaana ja PDF-editori

Esikatsele lasku valmiina PDF:nä, tulosta tai jaa se, merkitse luonnos lähetetyksi ja korjaa sanoja tai ominaisuuksia missä tahansa PDF:ssä.

Päivitetty: 2026-09-09

Kun lasku on kirjoitettu, jäljelle jää kolme kysymystä: miltä valmis sivu näyttää, miten se päätyy asiakkaalle ja mitä asiakas oikeasti näkee. Invoice Flow vastaa niihin Esikatsele PDF -näkymällä, joka renderöi asiakirjan sellaisena kuin vastaanottaja sen saa ja jossa ovat tulostus- ja jakotoiminnot, sekä Näytä asiakkaana -näkymällä, joka on saman laskun pelkistetty yhteenveto vastaanottajan puolelta. Erillinen työkalu, PDF-editori, avaa minkä tahansa puhelimessa olevan PDF:n — ei vain laskuja — ja antaa korvata yksittäisiä sanoja, vaihtaa fontteja tai muuttaa tiedoston upotettuja ominaisuuksia.

Tämä opas seuraa Odette Harlow’ta yrityksestä Harlow & Vane Interiors LLC, sisustussuunnittelustudiosta Denverissä. Hänen laskunsa HV-2026-031 laskuttaa Brennan Holdingsia loft-asunnon kalustamisesta Larimer Squarella, yhteensä 11 250 dollaria, josta 4 000 dollarin ennakko on jo maksettu. Toinen, yhä luonnostilassa oleva lasku HV-2026-032 kattaa valinnaisen taide- ja tarvikelisän. PDF-editorissa hänellä on kalustetarjous toimittajaltaan Maison Ferrandilta, jonka tilarivin on muututtava luonnoksesta hyväksytyksi ennen kuin hän välittää sen eteenpäin.

Mitä näet ruudulla

Avaa mikä tahansa lasku Asiakirjat-välilehdeltä (Documents), niin päädyt sen tietonäkymään. Alareunaan kiinnitetty leveä painike Esikatsele PDF (Preview PDF) avaa esikatselun. Saman tietonäkymän oikean yläkulman lisävalikossa (kolme pistettä) on Näytä asiakkaana (View as client) sekä tilatoimintoja kuten Merkitse maksetuksi ja asiakkaalle sähköpostin lähettäminen.

Esikatselunäkymän otsikkona on asiakirjan tyyppi ja numero, esimerkiksi Lasku HV-2026-031 (tarjouksessa lukee Tarjous ja sen numero). Yläpalkissa on kaksi kuvaketta, tulostin ja jakonuoli, ja vain luonnoksilla kolmas lisävalikko, jossa on yksi kohta: Jaa ja merkitse lähetetyksi (Share & Mark as Sent). Rungossa on renderöity sivu harmaalla taustalla; nipistä zoomataksesi ja vieritä sivujen läpi. Näkemäsi sivu luodaan uudelleen joka kerta kun näkymä avataan, laskun nykyisistä tiedoista, kyseiselle laskulle valitusta mallista ja paletista, asiakirjafonttiasetuksistasi ja laskun kielestä. Erillistä “tallenna tiedostoon” -painiketta ei ole: jakaminen on tapa, jolla PDF poistuu sovelluksesta, ja Androidin jakopaneelissa on kohteina myös tiedostonhallinta- ja pilvipalvelusovellukset.

PDF-editori ei ole sidottu laskuihin. Se on Työkalut-välilehdellä (Tools) korttina, jossa on punainen PDF-kuvake, ja se avaa listan tuoduista asiakirjoista. Kukin asiakirja on kortti, jossa on sen nimi, tilamerkki (Tuotu, Muokataan tai Valmis), kolmen pisteen valikko toiminnoilla Muokkaa PDF:ää, Nimeä uudelleen, Jaa ja Poista, sekä kolme pientä pikkukuvaa nimillä Alkuperäinen (sininen kehys), Korostettu (keltainen) ja Lopullinen (vihreä). Keltainen ja vihreä pikkukuva pysyvät harmaina PDF-kuvakkeen kanssa, kunnes olet ottanut käyttöön ainakin yhden muokkauksen. Kulmassa oleva pyöreä +-painike tuo uuden PDF:n.

Miten lasku tulostetaan tai jaetaan

1. Avaa lasku ja napauta Esikatsele PDF. Odota, että sivu ilmestyy; tulostus- ja jakokuvakkeet pysyvät poissa käytöstä, kunnes tiedosto on luotu.
2. Tarkista sivu. Jos laskurivi, osoite tai paletti näyttää väärältä, palaa takaisin, korjaa ja avaa esikatselu uudelleen; se luodaan joka kerta uudestaan.
3. Tulosta napauttamalla tulostinkuvaketta. Androidin tulostusikkuna avautuu PDF:n kanssa, ja siinä valitset tulostimen tai "Tallenna PDF-tiedostona", jos puhelimesi tarjoaa sen.
4. Lähetä napauttamalla jakokuvaketta. Sovellus kirjoittaa tiedoston nimellä HV-2026-031.pdf ja avaa jakopaneelin, jossa aiheena on Lasku HV-2026-031 yritykseltä Harlow & Vane Interiors LLC ja lyhyt tervehdysteksti valmiiksi täytettynä.
5. Valitse kohde. Sähköpostisovellukset poimivat aiheen ja tekstin; viestisovellukset näyttävät tekstin viestinä; tiedostonhallinta tai pilvipalvelu yksinkertaisesti tallentaa PDF:n.

Miten luonnos jaetaan ja merkitään lähetetyksi yhdellä kertaa

Luonnoksella ei ole lähetyspäivää eikä se lasketa avoimiin saataviin. Kun jaat sen esikatselusta, sovellus voi vaihtaa tilan puolestasi.

1. Avaa luonnos, Odetten tapauksessa HV-2026-032, ja napauta Esikatsele PDF.
2. Napauta oikean yläkulman kolmen pisteen valikkoa. Siinä on yksi kohta, Jaa ja merkitse lähetetyksi; valikko on olemassa vain niin kauan kuin asiakirja on luonnos.
3. Napauta sitä ja käytä jakopaneelia tavalliseen tapaan.
4. Kun jakopaneeli sulkeutuu, tila muuttuu arvoon Lähetetty ja alareunaan ilmestyy viesti Lasku merkitty lähetetyksi (tai Tarjous merkitty lähetetyksi). Laskulla on nyt lähetyspäivä, ja sen eräpäivällä alkaa olla merkitystä muistutuksille ja viivästysmaksuille.

Miten lasku tarkistetaan asiakkaan näkökulmasta

Näytä asiakkaana on vain luettava sivu sovelluksen sisällä. Se ei luo linkkiä eikä lähetä mitään; se esittää laskun niin kuin vastaanottaja sen lukee, mikä on hyödyllinen viimeinen tarkistus avoimelle summalle osasuoritusten jälkeen.

1. Napauta laskun tietonäkymässä kolmen pisteen valikkoa ja valitse Näytä asiakkaana.
2. Lue vihreä banneri Vain esikatselu — ei oikea jaettava linkki; se muistuttaa, ettei mitään täältä voi välittää eteenpäin.
3. Tarkista tervehdysrivi. Siinä mainitaan asiakas ja kerrotaan vielä avoin summa sekä eräpäivä, esimerkiksi Sinulla on 7 250,00 $ maksu, joka erääntyy 16.9.2026.
4. Tarkista alla oleva kortti: laskun numero, koko loppusumma suurella kirjasinkoolla ja, kun rahaa on jo saapunut, Maksettu tähän mennessä vastaanotetun summan kanssa.
5. Selaa osiot Laskurivit, Muistiinpanot ja Maksuehdot ja palaa sitten takaisin-nuolella.

Huomaa ero PDF:ään: laskumallit tulostavat laskun loppusumman eivätkä luettele jo vastaanotettuja maksuja, joten 4 000 dollarin ennakko näkyy tässä näkymässä ja tietonäkymän maksuosiossa, ei tulostetulla sivulla.

Miten sanaa korjataan tuodussa PDF:ssä

PDF-editori toimii sanatasolla: napautat sanaa, kirjoitat sen korvaajan, ja käyttöönotossa sovellus maalaa valkoisen laatikon alkuperäisen päälle ja piirtää uuden tekstin sen tilalle. Naapurisanat eivät koskaan liiku, joten työkalu sopii päivämäärän, tilan, nimen tai hinnan korjaamiseen, ei kappaleiden uudelleenkirjoittamiseen.

1. Avaa Työkalut, napauta PDF-editori ja napauta +. Järjestelmän tiedostonvalitsin avautuu suodatettuna PDF-tiedostoihin; valittu tiedosto kopioidaan sovellukseen ja avautuu editoriin heti.
2. Katso otsikon alla olevaa palkkia. Siinä näkyy sivunumerointi 1 / 1, sanalaskuri kuten 78 sanaa ja punainen merkki Tekstiä ei löytynyt, jos sivu on skannaus, josta ei voi poimia tekstiä.
3. Napauta sanaa, jonka haluat muuttaa. Kukin sana on läpikuultavan laatikon alla; yläpalkin silmäkuvake piilottaa tai näyttää nämä laatikot.
4. Kirjoita ylös liukuvassa muokkauspalkissa korvaava teksti kenttään, jonka vihjeteksti on Uusi teksti.... Tarkkaile oikealla olevaa prosenttimerkkiä: se vertaa uuden tekstin leveyttä alkuperäiseen laatikkoon ja muuttuu punaiseksi, kun korvaaja on leveämpi kuin sille varattu tila.
5. Säädä tarvittaessa: Koko: muuttaa fonttia välillä 4–72 pt, Väli: tiivistää tai väljentää kirjaimia 0,5:n askelin, Väri: tarjoaa seitsemän tekstiväriä, Tausta: seitsemän vaaleaa täyttöä peittolaatikolle ja Tyyli: kytkee lihavoinnin, kursivoinnin, alleviivauksen ja yliviivauksen.
6. Napauta valintamerkkikuvaketta (Vaihda). Laskurimerkissä lukee nyt 1 muokkaus odottaa ja yläpalkkiin ilmestyy Käytä muokkauksia -painike. Toista muille sanoille; kumoa-kuvake (Palauta) palauttaa yhden sanan ja valikkokohta Tyhjennä kaikki muokkaukset hylkää ne kaikki.
7. Napauta Käytä muokkauksia. Viestin Muokkaukset käytetty onnistuneesti jälkeen asiakirjan tilaksi tulee Valmis ja sen Korostettu- ja Lopullinen-pikkukuvat aktivoituvat.

Tässä kuvakaappauksessa sanalaatikoiden takana oleva sivu ei ole renderöitynyt: editori piirtää sen natiivilla PDF-renderöijällä, jota kuvakaappausjärjestelmämme ei pysty suorittamaan, joten näkyvissä on vain latausanimaatio. Puhelimessa tarjoussivu näkyy laatikoiden alla. Alla oleva sivu on todellinen Lopullinen tiedosto, jonka editori kirjoitti tälle tarjoukselle.

Miten korvaavan tekstin fonttia vaihdetaan

Muokkauspalkin ensimmäinen rivi kertoo alkuperäisen fontin (esimerkiksi PDF: Helvetica 11pt); toinen nimeää fontin, jota uudelle tekstille tosiasiassa käytetään. Vihreä valintamerkki tarkoittaa, että se on valmiina puhelimessa; oranssi varoitus ja “(suositeltu)” tarkoittaa, että sovellus on kohdistanut alkuperäisen Google-fonttiin, joka pitää vielä ladata, ja vieressä on pieni latauspainike.

1. Kun sana on valittuna, napauta fonttirivin oikean reunan vaihtokuvaketta (Vaihda fontti tai Valitse toinen).
2. Valitse Valitse fontti -paneelissa kolmesta ryhmästä: Alkuperäinen säilyttää PDF:n oman fontin nimen, Vakio-PDF-fontit tarjoaa fontit Helvetica, Times-Roman ja Courier, jotka ovat sisäänrakennettuja jokaisessa PDF-lukijassa eivätkä vaadi latausta, ja Google Fonts (lataus käytettäessä) listaa fontit Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter ja muita. Vihreä valintamerkki merkitsee jo välimuistissa olevat fontit.
3. Napauta fonttia. Google-fontti, joka ei ole vielä välimuistissa, ladataan ensin (Ladataan Robotoa...), mikä vaatii internetyhteyden; latauksen jälkeen se otetaan käyttöön valitulle sanalle.
4. Vahvista korvaus valintamerkkikuvakkeella kuten aiemmin ja ota muokkaukset käyttöön.

Miten PDF:n ominaisuuksia muokataan

Jokainen PDF sisältää upotettuja ominaisuuksia (otsikko, tekijä, aihe, avainsanat, luoja, tuottaja), joita sähköpostisovellukset ja tiedostonhallinnat näyttävät tiedostonimen sijaan.

1. Avaa asiakirja editorissa ja valitse kolmen pisteen valikosta Metatiedot, tai avaa se katselimessa napauttamalla pikkukuvaa ja napauta info-kuvaketta.
2. Näkymä Metatiedot näyttää kuusi kenttää esitäytettynä tiedostosta: Otsikko, Tekijä, Aihe, Avainsanat, Luoja ja Tuottaja. Odetten tarjous saapui otsikko, tekijä, aihe ja luoja toimittajan asettamina.
3. Muuta mitä tarvitset, lisää esimerkiksi quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 kenttään Avainsanat.
4. Napauta Tallenna. Viestin Metatiedot tallennettu jälkeen näkymä sulkeutuu; arvot kirjoitetaan Lopullinen-tiedostoon.

Säännöt ja yksityiskohdat

Esikatselu ja jakaminen

• Esikatselu luodaan uudelleen jokaisella avauksella nykyisestä laskusta, sen mallista, paletista, mahdollisesta mukautetusta mallista, asiakirjafonteistasi ja laskun kielestä. Laskuun liitetyt valokuvat piirretään pieninä pikkukuvina sivun omaan osioon.
• Tulostus ja jakaminen vaativat täyden käyttöoikeuden (voimassa oleva kokeilujakso tai tilaus); ilman sitä ne avaavat tilausnäkymän. Itse esikatselua ei ole rajattu.
• Jakaminen esitäyttää aiheen Lasku {number} yritykseltä {company} ja tekstin muotoa “Hei {client}, ohessa lasku {number} yritykseltä {company}. Kiitos!”. Vastaanottava sovellus päättää, käyttääkö se niitä.
• Jaa ja merkitse lähetetyksi jakaa ensin ja asettaa sitten tilaksi Lähetetty. Se tarjotaan vain luonnoksille; lähetetyillä, maksetuilla tai erääntyneillä asiakirjoilla näkyy vain kaksi kuvaketta.
• PDF-mallit tulostavat laskun loppusumman. Jo vastaanotetut summat näkyvät tietonäkymässä ja Näytä asiakkaana -näkymässä, eivät sivulla.

Näytä asiakkaana

• Toimii offline-tilassa ja on vain luettava; mitään ei lähetetä palvelimelle eikä linkkiä ole olemassa. Otsikkosumma on jäljellä oleva saldo, iso luku on koko loppusumma, ja Maksettu tähän mennessä näkyy vain, kun maksu on kirjattu. Muistiinpanot ja Maksuehdot näkyvät vain, jos laskulla on niitä.

PDF-editori

• Muokkaukset ovat pelkkiä sanojen korvauksia. Kuvia, logoja, grafiikkaa ja skannattuja sivuja ei voi muokata; skannauksessa näkyy Tekstiä ei löytynyt. Piirto-, merkintä-, allekirjoitus- tai sivutyökaluja ei ole.
• Käyttöönotto tuottaa kaksi tiedostoa: Korostettu, jossa jokaisen muutoksen ympärillä on laatikko tarkistusta varten, ja Lopullinen, puhdas lähetettävä kopio.
• Valmiin asiakirjan avaaminen uudelleen palauttaa aiemmat korvaukset sivun, sanan ja sijainnin perusteella, joten voit jatkaa saman tiedoston korjaamista.
• Fonttikokoa voi säätää välillä 4–72 pt; kirjainväli liikkuu 0,5:n askelin kumpaankin suuntaan; kummallakin on Palauta-linkki muuttamisen jälkeen.
• Google-fontit ladataan ensimmäisellä käyttökerralla ja tallennetaan sovelluksen välimuistiin. Ilman yhteyttä valitse sisäänrakennettu fontti, tai sovellus palaa Helveticaan.
• Metatiedot luetaan alkuperäisestä tiedostosta, ellet ole tallentanut arvoja aiemmin, jolloin näytetään tallentamasi arvot. Tallentaminen kirjoittaa Lopullinen-tiedostoon (luoden sen alkuperäisestä, jos sitä ei ole). Tyhjät kentät ohitetaan, joten et voi tyhjentää ominaisuutta, joka tiedostossa jo on.
• Poista pyytää vahvistuksen eikä sitä voi kumota.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskumuokkain: mistä esikatsellun sivun laskurivit, malli ja kieli tulevat.
• Laskujen lähettäminen sähköpostitse: sovelluksen sisäinen sähköpostikulku malleineen, vaihtoehto jakopaneelille.
• Maksut ja avoin summa: ennakon kirjaaminen, jonka Näytä asiakkaana näyttää kohdassa “Maksettu tähän mennessä”.
• PDF-mallit, paletit ja fontit: esikatsellun sivun ulkoasun muuttaminen.