Användarguide

PDF-förhandsgranskning, delning, Visa som kund och PDF-redigeraren

Förhandsgranska fakturan som färdig PDF, skriv ut eller dela den, markera utkastet som skickat, se kundvyn och rätta text i importerade PDF:er.

Uppdaterad: 2026-09-09

När en faktura väl är skriven återstår tre frågor: hur ser den färdiga sidan ut, hur når den kunden, och vad ser kunden egentligen. Invoice Flow besvarar dem med skärmen Förhandsgranska PDF, som renderar dokumentet så som mottagaren får det och rymmer åtgärderna för utskrift och delning, och med Visa som kund, en enkel sammanfattning av samma faktura från mottagarens sida. Ett separat verktyg, PDF-redigeraren, öppnar vilken PDF som helst på telefonen, inte bara fakturor, och låter dig byta ut enskilda ord, byta teckensnitt eller ändra filens inbäddade egenskaper.

Den här guiden följer Odette Harlow på Harlow & Vane Interiors LLC, en inredningsstudio i Denver. Hennes faktura HV-2026-031 fakturerar Brennan Holdings för möblering av en loft på Larimer Square, 11 250 dollar totalt, varav en deposition på 4 000 dollar redan är betald. En andra faktura, HV-2026-032, som fortfarande är ett utkast, täcker ett valfritt tillägg med konst och accessoarer. I PDF-redigeraren har hon en möbeloffert från sin leverantör, Maison Ferrand, vars statusrad måste ändras från “Draft” till “Approved” innan hon skickar den vidare.

Vad du ser på skärmen

Öppna vilken faktura som helst från fliken Dokument så landar du på dess detaljskärm. Den breda knappen fäst längst ned, Förhandsgranska PDF, öppnar förhandsgranskningen. Samma detaljskärms överflödsmeny uppe till höger (tre punkter) rymmer Visa som kund, tillsammans med statusåtgärder som Markera som betald och E-postapp.

Invoice Flow-appens fakturadetaljskärm för HV-2026-031 med överflödsmenyn öppen, som listar Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate och Delete, med knappen Preview PDF längst ned — Båda ingångarna finns på fakturans detaljskärm: knappen Förhandsgranska PDF och menyposten Visa som kund.

Förhandsgranskningsskärmens rubrik är dokumenttypen och numret, till exempel Faktura HV-2026-031 (en offert visar Offert följt av sitt nummer). Dess övre list har två ikoner, en skrivare och en delningspil, och enbart för utkast en tredje överflödsmeny med en enda post, Dela och markera som skickad. Kroppen är den renderade sidan mot en grå bakgrund; nyp för att zooma och bläddra genom sidorna. Sidan du ser genereras på nytt varje gång skärmen öppnas, från de aktuella fakturauppgifterna, den mall och palett som valts för fakturan, dina inställningar för dokumentteckensnitt och fakturaspråket. Det finns ingen separat “spara till fil”-knapp här: delning är hur en PDF lämnar appen, och Androids delningsark inkluderar filhanterare och molnlagring som mål.

Invoice Flow-appens skärm Preview PDF med rubriken Invoice HV-2026-031 med ikoner för utskrift och delning, som visar den renderade sidan i Elegant-mallen med avsändarblocket Harlow & Vane Interiors, Cassidy Brennan som Bill To, sex rader och en totalsumma på 11,250.00 dollar — Förhandsgranskningen visar sidan som kunden kommer att få den, här i mallen Elegant med paletten sand.

PDF-redigeraren är inte knuten till fakturor. Den ligger på fliken Verktyg som ett kort med en röd PDF-ikon och öppnar en lista över importerade dokument. Varje dokument är ett kort med sitt namn, en statusetikett (Imported, Editing eller Complete), en trepunktsmeny med Redigera PDF, Byt namn, Dela och Ta bort, samt tre små miniatyrbilder märkta Original (blå ram), Markerad (bärnsten) och Slutgiltig (grön). De bärnstensfärgade och gröna miniatyrbilderna förblir nedtonade med en PDF-ikon tills du har tillämpat minst en ändring. En rund +-knapp i hörnet importerar en ny PDF.

Så skriver du ut eller delar en faktura

Öppna fakturan och tryck på Förhandsgranska PDF (Preview PDF). Vänta tills sidan visas; ikonerna för utskrift och delning är inaktiverade tills filen har genererats.
Granska sidan. Om en rad, adressen eller paletten ser fel ut, gå tillbaka, rätta det och öppna förhandsgranskningen igen; den genereras om varje gång.
För att skriva ut, tryck på skrivarikonen. Androids utskriftsdialog öppnas med PDF:en, där du väljer en skrivare eller "Spara som PDF" om din telefon erbjuder det.
För att skicka, tryck på delningsikonen. Appen skriver filen som HV-2026-031.pdf och öppnar delningsarket med ämnet Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC och en kort hälsningstext redan ifylld.
Välj mål. E-postappar plockar upp ämne och brödtext; meddelandeappar visar brödtexten som meddelandetext; en filhanterare eller molntjänst sparar helt enkelt PDF:en.

Så delar du ett utkast och markerar det som skickat i ett steg

Ett utkast har inget skickatdatum och räknas inte som utestående. När du delar det från förhandsgranskningen kan appen växla statusen åt dig.

Öppna utkastet, i Odettes fall HV-2026-032, och tryck på Förhandsgranska PDF.
Tryck på trepunktsmenyn i det övre högra hörnet. Den innehåller en post, Dela och markera som skickad (Share & Mark as Sent); menyn finns bara medan dokumentet är ett utkast.
Tryck på den och slutför delningsarket som vanligt.
När delningsarket stängs ändras statusen till Skickad (Sent) och meddelandet Fakturan markerades som skickad (eller Offert markerad som skickad) visas längst ned. Fakturan visar nu ett skickatdatum och dess förfallodatum börjar spela roll för påminnelser och förseningsavgifter.

Invoice Flow-appens skärm Preview PDF för utkastfakturan HV-2026-032 med överflödsmenyn öppen som visar den enda posten Share & Mark as Sent ovanför den renderade sidan med två rader på totalt 1,240.00 dollar — Bara utkast får den här menyn; den vanliga delningsikonen bredvid lämnar statusen orörd.

Statusen ändras efter att delningsarket återvänder, oavsett om du faktiskt skickade något därifrån. Om du öppnar arket och backar ur, kontrollera statusen på detaljskärmen och använd Återgå till utkast om det behövs.

Så kontrollerar du fakturan från kundens sida

Visa som kund är en skrivskyddad sida inuti appen. Den skapar ingen länk och skickar ingenting; den återger fakturan så som en mottagare läser den, en användbar sista kontroll av beloppet att betala efter delbetalningar.

Tryck på trepunktsmenyn på fakturans detaljskärm och välj Visa som kund (View as client).
Läs den gröna banderollen Endast förhandsvisning — inte en riktig delbar länk; den påminner dig om att inget här kan vidarebefordras.
Kontrollera hälsningsraden. Den namnger kunden och anger beloppet som fortfarande förfaller samt förfallodatumet, till exempel You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
Kontrollera kortet nedanför: fakturanumret, hela totalsumman i stor stil och, när pengar redan kommit in, Betalt hittills (Paid so far) med det mottagna beloppet.
Bläddra genom Rader (Line Items), Anteckningar (Notes) och Betalningsvillkor (Payment Terms), och använd sedan bakåtpilen för att återvända.

Invoice Flow-appens skärm View as client med banderollen Preview only — not a real shareable link, avsändaren Harlow & Vane Interiors LLC, hälsningen Hi Cassidy Brennan, meningen You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026, ett kort med HV-2026-031, $11,250.00 och Paid so far: $4,000.00, och raderna nedanför — Ingressmeningen använder det återstående saldot, medan kortet visar hela totalsumman och det belopp som redan betalats.

Notera skillnaden mot PDF:en: fakturamallarna skriver ut fakturans totalsumma och listar inte redan mottagna betalningar, så depositionen på 4 000 dollar syns på den här skärmen och i betalningsavsnittet på detaljskärmen, inte på den utskrivna sidan.

Så rättar du ett ord i en importerad PDF

PDF-redigeraren arbetar på ordnivå: du trycker på ett ord, skriver dess ersättning, och vid tillämpning målar appen en vit ruta över originalet och ritar den nya texten i dess ställe. Angränsande ord flyttar sig aldrig, så det passar för att rätta ett datum, en status, ett namn eller ett pris, inte för att skriva om stycken.

Öppna Verktyg (Tools), tryck på PDF-redigerare (PDF Editor) och tryck på +. Systemets filväljare öppnas filtrerad på PDF-filer; den valda filen kopieras in i appen och öppnas i redigeraren direkt.
Titta på listen under rubriken. Den visar sidväxlaren 1 / 1, en ordräknare som 78 words, och en röd etikett Ingen text hittades (No text found) om sidan är en skanning utan extraherbar text.
Tryck på ordet du vill ändra. Varje ord ligger under en genomskinlig ruta; ögonikonen i den övre listen döljer eller visar dessa rutor.
I redigeringslisten som glider upp skriver du ersättningen i fältet med tipstexten Ny text... (New text...). Håll koll på procentetiketten till höger: den jämför den nya textens bredd med originalrutan och blir röd när ersättningen är bredare än utrymmet den har.
Justera vid behov: Size: stegar teckenstorleken från 4 till 72 pt, Spacing: knyter ihop eller glesar ut bokstäverna i steg om 0,5, Color: erbjuder sju textfärger, BG: sju ljusa fyllningar för övertäckningsrutan, och Style: växlar fet, kursiv, understruken och genomstruken.
Tryck på bockikonen (Ersätt (Replace)). Räknaretiketten visar nu 1 väntande ändring(ar) och en knapp Tillämpa ändringar (Apply Edits) dyker upp i den övre listen. Upprepa för andra ord; ångerikonen (Återställ (Revert)) återställer ett enskilt ord, menyposten Clear all edits slänger alla.
Tryck på Tillämpa ändringar. Efter meddelandet Ändringarna tillämpades blir dokumentets status Complete och dess miniatyrbilder Markerad (Highlighted) och Slutgiltig (Final) blir aktiva.

Invoice Flow-appens PDF-redigerare för Maison Ferrand-offerten med sidlisten som visar 1 / 1, 78 words och 1 edit(s) pending, genomskinliga ordrutor över sidan, ordet Approved markerat i en röd ram, och redigeringslisten som visar PDF: Helvetica 11pt, Roboto med en grön bock, Size 11pt, Spacing 0.0, färg- och BG-rutor, textfältet med Approved och stilväxlare med en röd 229%-etikett — Ordet "Draft" har ersatts med "Approved"; den röda etiketten 229 % varnar för att det nya ordet är mycket bredare än originalrutan.

På den här skärmbilden har sidan bakom ordrutorna inte renderats: redigeraren ritar den med en inbyggd PDF-renderare som vår skärmbildsrigg inte kan köra, så bara laddningssnurran syns. På en telefon är offertsidan synlig under rutorna. Sidan nedan är den faktiska Slutgiltig-filen som redigeraren skrev för den här offerten.

Invoice Flow-appens Final-PDF skriven av PDF-redigeraren: Maison Ferrands möbeloffert Q-4471 ställd till Harlow & Vane Interiors med raden Status: Approved, fyra möbelposter och en totalsumma på 6,660.00 USD — Slutgiltig-PDF:en: statusraden visar nu "Approved", alla andra ord är orörda.

Så ändrar du teckensnittet för en ersättning

Redigeringslistens första rad rapporterar originalteckensnittet (till exempel PDF: Helvetica 11pt); den andra namnger det teckensnitt som faktiskt används för den nya texten. En grön bock betyder att det är klart på telefonen; en orange varning med “(recommended)” betyder att appen mappade originalet till ett Google-teckensnitt som fortfarande behöver laddas ned, med en liten nedladdningsknapp bredvid.

Med ett ord markerat, tryck på växlingsikonen längst till höger på teckensnittsraden (Byt teckensnitt (Change font) eller Välj annan (Choose other)).
I arket Choose Font väljer du bland tre grupper: Original behåller PDF:ens eget teckensnittsnamn, Standard PDF Fonts erbjuder Helvetica, Times-Roman och Courier, som är inbyggda i varje PDF-läsare och inte behöver laddas ned, och Google Fonts (download on use) listar Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter med flera. En grön bock markerar teckensnitt som redan är cachade.
Tryck på ett teckensnitt. Ett Google-teckensnitt som ännu inte är cachat laddas ned först (Downloading Roboto...), vilket kräver internetanslutning; när det är klart tillämpas det på det markerade ordet.
Bekräfta ersättningen med bockikonen som förut och tillämpa.

Invoice Flow-appens bottenark Choose Font i PDF-redigeraren med posterna Helvetica Original, gruppen Standard PDF Fonts med Helvetica, Times-Roman och Courier märkta Built-in, och gruppen Google Fonts (download on use) som börjar med Roboto (markerad, grön bock) och Open Sans — Inbyggda teckensnitt renderas överallt utan nedladdning; Google-teckensnitt hämtas en gång och cachas på telefonen.

Så redigerar du PDF:ens egenskaper

Varje PDF bär inbäddade egenskaper (titel, författare, ämne, nyckelord, skapare, producent) som e-postklienter och filhanterare visar i stället för filnamnet.

Öppna dokumentet i redigeraren och välj Metadata i trepunktsmenyn, eller öppna det i visaren genom att trycka på en miniatyrbild och sedan på infoikonen.
Skärmen Metadata visar sex fält förifyllda från filen: Titel (Title), Författare (Author), Ämne (Subject), Nyckelord (Keywords), Skapare (Creator) och Producent (Producer). Odettes offert kom med titel, författare, ämne och skapare satta av leverantören.
Ändra det du behöver, till exempel lägg till quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 i Nyckelord.
Tryck på Spara (Save). Efter Metadata sparad stängs skärmen; värdena skrivs in i filen Slutgiltig.

Invoice Flow-appens Metadata-skärm för Maison Ferrand-offerten med Title Quotation Q-4471 - Larimer Square loft, Author Maison Ferrand Furniture, Subject Furniture quotation for Harlow & Vane, Keywords som slutar med Larimer Square, unit 1402, Creator Maison Ferrand order desk, ett tomt Producer-fält och en Save-knapp — Fälten är förifyllda från filen; att lämna ett tomt behåller det filen redan hade.

Regler och detaljer

Förhandsgranskning och delning

Förhandsgranskningen genereras om vid varje öppning från den aktuella fakturan, dess mall, palett, eventuell anpassad mall, dina dokumentteckensnitt och fakturaspråket. Foton som bifogats fakturan ritas som små miniatyrbilder i en sektion på sidan.
Utskrift och delning kräver full åtkomst (aktiv provperiod eller prenumeration); utan den öppnas prenumerationsskärmen. Själva förhandsgranskningen är inte spärrad.
Delning förifyller ämnet Invoice {nummer} from {företag} och en brödtext av formen “Hi {kund}, Please find attached invoice {nummer} from {företag}. Thank you!”. Den mottagande appen avgör om de används.
Dela och markera som skickad delar först och sätter sedan statusen till Skickad. Den erbjuds enbart för utkast; skickade, betalda eller förfallna dokument visar bara de två ikonerna.
PDF-mallarna skriver ut fakturans totalsumma. Redan mottagna belopp visas på detaljskärmen och i Visa som kund, inte på sidan.

Visa som kund

Offline och skrivskyddad; ingenting laddas upp och ingen länk finns. Ingressbeloppet är det återstående saldot, det stora talet är hela totalsumman, och Betalt hittills visas bara när en betalning är registrerad. Anteckningar och Betalningsvillkor visas bara när fakturan har dem.

PDF-redigeraren

Åtgärd	Kräver full åtkomst	Resultat
Importera en PDF (+-knappen)	Ja	Kopia lagrad inuti appen, status Imported
Öppna redigeraren, ersätta ord, tillämpa	Nej	Filerna Markerad och Slutgiltig, status Complete
Redigera metadata	Nej	Värden skrivna i filen Slutgiltig
Dela från listan eller visaren	Ja	Skickar filen Slutgiltig, eller originalet om inga ändringar finns

Ändringar är enbart ordersättningar. Bilder, logotyper, grafik och skannade sidor kan inte redigeras; en skanning visar Ingen text hittades. Det finns inga verktyg för ritning, anteckningar, signaturer eller sidor.
Att tillämpa ger två filer: Markerad, med en ruta kring varje ändring för din granskning, och Slutgiltig, den rena kopian att skicka.
Att öppna ett färdigt dokument igen återställer tidigare ersättningar genom att matcha sida, ord och position, så du kan fortsätta rätta samma fil.
Teckenstorleken kan stegas mellan 4 och 72 pt; teckenavståndet flyttas i steg om 0,5 i endera riktningen; var och en av dessa har en Reset-länk när den ändrats.
Google-teckensnitt laddas ned vid första användning och cachas i appens lagring. Utan anslutning väljer du ett inbyggt teckensnitt, annars faller appen tillbaka på Helvetica.
Metadata läses från originalfilen om du inte har sparat värden tidigare, i vilket fall dina sparade värden visas. Att spara skriver in i filen Slutgiltig (och skapar den från originalet om ingen finns). Tomma fält hoppas över, så du kan inte tömma en egenskap som filen redan bär.
Ta bort ber om bekräftelse och kan inte ångras.

Tips

Öppna förhandsgranskningen före varje utskick, inte bara första gången. Eftersom sidan byggs om från livedata finns en kvantitet du ändrade för en minut sedan redan med på den; en inaktuell kopia i din e-postapps "skickat"-mapp har den inte.

När ett ersättningsord får procentetiketten att bli röd, prova minusknappen för Spacing eller en storlek en punkt mindre innan du krymper vidare. Helvetica och Roboto har liknande bredder, så att byta teckensnitt löser sällan ett överflöde på egen hand.

Använd filen Markerad för att kontrollera ditt eget arbete och filen Slutgiltig för att skicka. Tryck på den bärnstensfärgade miniatyrbilden för att öppna den i visaren, där du kan zooma in på varje inramad ändring; den gröna miniatyrbilden öppnar den rena kopian.

Relaterade guider

Fakturaredigeraren: varifrån raderna, mallen och språket på den förhandsgranskade sidan kommer.
Skicka fakturor via e-post: e-postflödet i appen med mallar, ett alternativ till delningsarket.
Betalningar och belopp att betala: att registrera depositionen som Visa som kund visar som “Betalt hittills”.
PDF-mallar, paletter och teckensnitt: att ändra hur den förhandsgranskade sidan ser ut.