Användarguide

Skicka fakturor med e-post

Skriv återanvändbara e-postmallar med platshållare, skicka texten från din e-postapp eller via SMTP, bifoga PDF:en och markera fakturan som skickad.

Uppdaterad: 2026-09-09

Att mejla en faktura i Invoice Flow är två separata åtgärder, och att förstå den uppdelningen är hela knepet. Den första åtgärden producerar orden: en ämnesrad och en meddelandetext byggd från en mall, med kundens namn, fakturanumret, totalsumman och förfallodatumet automatiskt ifyllda. Den andra åtgärden producerar filen: den PDF som kunden faktiskt öppnar, skickar vidare till leverantörsreskontran och betalar efter. Appen gör det första via E-postapp (Email client) i fakturans meny och det andra via delningsknappen i PDF-förhandsgranskningen. Ingenting i appen skickar PDF:en och den mallade texten tillsammans i ett och samma meddelande, så den här guiden är uppriktig om vilken knapp som gör vad och visar ett vettigt sätt att kombinera dem.

Exempelföretaget är Willow & Root Yoga Studio i Portland, Oregon. Ägaren, Hannah Whitfield, håller lunchpass på plats hos företagskunder och fakturerar var och en av dem en gång i månaden i amerikanska dollar. Varje faktura går till en leverantörsreskontrabrevlåda snarare än till en person, så en konsekvent ämnesrad som innehåller fakturanumret betyder mer än en vänlig ton.

Vad du ser på skärmen

Tre skärmar är inblandade.

Mallarna finns under Inställningar (Settings), i avsnittet Fakturainställningar (Invoice Settings), bakom rutan E-postmallar (Email templates) (underrubrik “Förinställda ämnen + texter för kundmejl”). Skärmen är en enkel lista: en kuvertikon markerar de fem inbyggda mallarna, en penna-på-linjer-ikon markerar dem du själv skapat, och varje rad visar mallens namn med ämnet under. Varje rad har en trepunktsmeny med Duplicera (Duplicate) och Ta bort (Delete), och en +-knapp i hörnet startar en ny mall.

Direkt under den i samma inställningsavsnitt ligger E-postutskick (Email sending) (underrubrik “Välj hur fakturamejl skickas”). Det är här du väljer mellan Systemets e-postapp (mailto) (System mail app (mailto)) och SMTP-server (skicka automatiskt) (SMTP server (auto-send)), och där SMTP-värd, port och inloggningsuppgifter anges om du väljer det andra alternativet.

Den tredje skärmen är själva fakturan. Öppna fliken Dokument (Documents), tryck på en faktura och använd trepunktsmenyn uppe till höger. Menyns andra grupp innehåller E-postapp och Dela som webbsida (Share as web page). För ett utkast är den allra första posten Markera som skickad (Mark as Sent). Längst ned på fakturan öppnar den breda knappen Förhandsgranska PDF (Preview PDF) PDF-visaren, vars appfält rymmer utskriftsikonen, delningsikonen och, endast för utkast, en meny med Dela och markera som skickad (Share & Mark as Sent).

Så skriver du en mall med platshållare

De inbyggda mallarna duger fint för ett första utskick, men Hannah vill ha ett ämne som en företagspostavdelning kan sortera in utan att öppna meddelandet, och en text som listar passen. Att redigera en mall är en Pro-funktion; att öppna listan är det inte.

1. Öppna Inställningar, bläddra till Fakturainställningar och tryck på E-postmallar.
2. Tryck på + för att börja från början, eller tryck på en befintlig rad för att ändra den på plats.
3. Skriv ett Mallnamn (Template name). Det visas bara i appens egna listor, aldrig i mejlet.
4. Skriv Ämne (Subject). Placera markören där fakturanumret ska stå och tryck på chipet invoice.number under Infoga variabel (Insert variable).
5. Tryck i Text (Body) och skriv meddelandet, och lägg in chips som client.name, invoice.total, invoice.dueDate och invoice.items efter hand.
6. Slå på Direktförhandsvisning (Live preview) för att se resultatet med exempelvärden, och tryck sedan på Spara (Save).

En platshållare är chipets etikett omsluten av dubbla klammerparenteser, så om du trycker på client.name skrivs {{client.name}}. Chipet hamnar i det fält som senast hade fokus; om du inte har tryckt i något av fälten ännu hamnar det i texten. Du kan också skriva klamrarna för hand. Väljaren grupperar de tillgängliga värdena i Kund, Faktura, Företag och Övrigt:

Beloppsplatshållare formateras i fakturans valuta, datum använder appens korta datumformat, och invoice.items expanderas till en punktlista med en rad per artikel som visar beskrivning, antal och styckpris. invoice.due är det belopp som fortfarande är obetalt, inte förfallodatumet; datumet är invoice.dueDate.

Förhandsvisningen är medvetet generisk. Den byter in en fast exempelkund, “Linda Park” på “Riverstone Capital”, fakturan “INV-0204” på “$4 950.00” och ett exempelföretag som heter “Carter Digital Studio”. Ditt eget namn och dina egna summor dyker upp först vid utskicket, när mallen renderas mot en verklig faktura.

Så mejlar du texten från fakturan

När mallen är sparad tar det fyra tryck att skicka meddelandet. Den här vägen skickar bara ord; PDF:en behandlas i nästa avsnitt.

1. Öppna fakturan från fliken Dokument.
2. Tryck på trepunktsmenyn uppe till höger och välj E-postapp.
3. Tryck på den mall du vill ha i panelen Välj en mall (Choose a template).
4. Om din utskicksmetod är systemets e-postapp öppnas e-postappens skrivfönster med mottagare, ämne och text ifyllda; granska det och tryck på appens egen skicka-knapp. Om din metod är SMTP skickar appen direkt och visar E-post skickad (Email sent).

Mottagaren är alltid den e-postadress som finns på kundposten. Om det fältet är tomt stannar appen med meddelandet Kunden har ingen e-postadress (Client has no email address) redan innan mallpanelen öppnas, så lägg till adressen på kunden först. Om mallistan är tom för att du aldrig har öppnat mallskärmen skapas de fem inbyggda mallarna på stället.

Så skickar du PDF:en och markerar fakturan som skickad

Filen går ut via Androids delningsmeny från PDF-förhandsgranskningen. Vilket mål som helst som tar emot filer fungerar: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive eller en företagsmeddelandeapp.

1. Tryck på Förhandsgranska PDF längst ned på fakturan och vänta tills dokumentet har renderats.
2. För ett utkast trycker du på trepunktsmenyn i förhandsgranskningens appfält och väljer Dela och markera som skickad. För en faktura som redan är skickad trycker du på delningsikonen i stället.
3. Välj din e-postapp i Androids delningsmeny. PDF:en bifogas, ämnet lyder "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" och texten är en kort "please find attached"-notis. Lägg till mottagaren och skicka därifrån.
4. Tillbaka i appen visar ett utkast som delats på det här sättet Fakturan markerades som skickad (Invoice marked as sent) och statusmärkningen ändras från Utkast till Skickad.

Delningsmenyn läser inte dina e-postmallar. Dess ämne och text är fasta appsträngar som tar in fakturanumret, ditt företagsnamn och kundens namn. Den praktiska rutinen för en företagskund är alltså: dela PDF:en först från förhandsgranskningen (vilket också växlar utkastet till Skickad) och följ sedan, om du vill ha det fylligare mallade meddelandet med artikellistan, upp med E-postapp. Eller klistra helt enkelt in den mallade texten i skrivfönstret som delningsmenyn öppnade, eftersom det är samma e-postapp i båda fallen.

Att markera som skickad är en statusändring och inget annat. Det registrerar inget datum, ingen adress och ingen kopia av meddelandet någonstans du kan se; posten i ändringsloggen är det enda spåret. Omvänt rör E-postapp aldrig statusen, så en faktura som du mejlat från ett utkast förblir ett utkast tills du antingen använder Dela och markera som skickad eller väljer Markera som skickad i fakturamenyn och bekräftar dialogrutan Ändra status? (Change status?).

Så byter du till SMTP-utskick

Standardmetoden öppnar din e-postapp, vilket är rätt val för de flesta: du ser meddelandet innan det går iväg, din leverantör sköter leveransen och du kan bifoga PDF:en i samma fönster. SMTP är bara motiverat om du rutinmässigt skickar från appen och inte vill ha skrivsteget.

1. Öppna Inställningar och tryck på E-postutskick.
2. Välj SMTP-server (skicka automatiskt). Formuläret fälls ut under de två alternativknapparna.
3. Ange Värd (Host) (för Gmail: smtp.gmail.com), låt Port stå på 587 och fyll i Användarnamn (Username) och Lösenord (Password). För Gmail och Outlook måste lösenordet vara ett app-lösenord som genererats i kontots säkerhetsinställningar, inte din vanliga inloggning.
4. Fyll i Avsändaradress (From address) och Avsändarnamn (From name); det är dessa kunden ser på Från-raden.
5. Behåll STARTTLS påslaget för port 587, eller slå på SSL/TLS för en leverantör som kräver port 465. Om du slår på det ena stängs det andra av.
6. Tryck på Testa anslutningen (skickar till din egen adress) (Test connection). Appen sparar formuläret först, mejlar sedan ett kort testmeddelande till avsändaradressen och rapporterar SMTP fungerar — testmejl skickat (SMTP works) eller SMTP-testet misslyckades (SMTP test failed) med serverns orsak.
7. Tryck på Spara.

När SMTP väl är sparat öppnar E-postapp ingenting längre. Att trycka på en mall i väljaren skickar direkt, och den enda återkopplingen är den gröna raden E-post skickad eller en röd rad, Det gick inte att skicka e-post (Failed to send email), med feltexten. Det finns ingen utkorg och ingen omförsökskö, så om raden är röd får du rätta inställningarna och skicka igen.

Regler och detaljer

• Mallar kräver ett namn och ett ämne; texten får vara tom. Om du sparar med något av de obligatoriska fälten tomt visas Fyll i obligatoriska fält (Fill in required fields) och panelen förblir öppen.
• Okända platshållare lämnas exakt som du skrivit dem. En felstavad {{client.nmae}} når kunden som ren text, vilket är varför direktförhandsvisningen är värd en blick innan du sparar.
• invoice.daysOverdue och invoice.daysUntilDue går aldrig under noll; den som inte är tillämplig visar 0. lateFee.accrued är tom om inte profilen har en procentsats för förseningsavgift, fakturan har passerat sin respitperiod och pengar fortfarande är obetalda; det är en färsk beräkning utifrån fakturans totalsumma, inte det belopp som redan lagts till på fakturan.
• De fem inbyggda mallarna finns bara på engelska. Du kan redigera dem på plats och de förblir inbyggda; Duplicera skapar en redigerbar kopia med namnet “(copy)” som en egen mall. Ta bort på en inbyggd mall döljer den snarare än raderar den, och det finns ingen skärm för att ta tillbaka en dold inbyggd mall. Ta bort på en egen mall raderar den omedelbart, utan bekräftelse.
• Mallar delas mellan alla dina företagsprofiler. Väljaren under E-postapp visar varje synlig mall oavsett vilken profil fakturan tillhör.
• Att skapa, redigera och duplicera mallar, E-postapp, Dela som webbsida samt att dela eller skriva ut PDF:en är Pro-funktioner och leder till betalväggen utan en aktiv provperiod eller prenumeration. Att radera en mall och själva skärmen E-postutskick är inte begränsade.
• SMTP-inställningarna lagras på enheten: värd, port, användarnamn, avsändarfälten och de två reglagen i appens inställningar, lösenordet i Androids krypterade lagring. Vid senare ändringar behålls det lagrade lösenordet om du lämnar Lösenord tomt. En port som inte kan tolkas faller tillbaka på 587.
• Appen vägrar skicka SMTP-post utan kryptering. Med både STARTTLS och SSL/TLS avstängda avvisas anslutningen i stället för att ditt lösenord skickas i klartext.
• Testa anslutningen sparar formuläret före testet, så det som står i fälten blir din sparade konfiguration även om testet misslyckas.
• Automatiseringsregler som nämner att skicka ett mejl använder ingen av metoderna; de skapar en avisering i appen som du får agera på.
• Dela som webbsida är ett tredje alternativ i samma meny: en dialogruta med reglagen Inkludera betalnings-QR (Include payment QR) och Inkludera betalningsknappar (Include payment buttons), båda påslagna som standard, och sedan delningsmenyn med en fristående HTML-fil. Precis som vid PDF-delningen bär den fast text, inte din mall.

Tips

Relaterade guider

• PDF-förhandsgranskning, delning och redigerare går djupare in på förhandsgranskningsskärmen, utskrift och den inbyggda PDF-redigeraren.
• Fakturastatusar, lista och historik förklarar vad Skickad, Förfallen och Betald betyder och hur ändringsloggen registrerar statusändringar.
• Påminnelser och automatiseringsregler visar de schemalagda påminnelser som flaggar förfallna fakturor för uppföljning.