Panduan pengguna

Mengirim faktur melalui email

Tulis templat email yang dapat digunakan kembali dengan placeholder, kirim teks dari aplikasi surel Anda atau melalui SMTP, lampirkan PDF melalui lembar bagikan, dan tandai faktur sebagai terkirim.

Diperbarui: 2026-09-09

Mengirim faktur melalui email di Invoice Flow adalah dua tindakan terpisah, dan memahami pemisahan itu adalah keseluruhan triknya. Tindakan pertama menghasilkan kata-kata: baris subjek dan isi yang dibangun dari templat, dengan nama klien, nomor faktur, total, dan tanggal jatuh tempo yang terisi otomatis. Tindakan kedua menghasilkan berkas: PDF yang benar-benar akan dibuka klien, diteruskan ke bagian utang usaha, dan digunakan sebagai dasar pembayaran. Aplikasi melakukan tindakan pertama melalui Email client pada menu faktur dan tindakan kedua melalui tombol bagikan pada pratinjau PDF. Tidak ada yang mengirimkan PDF dan teks bertemplat bersama-sama dalam satu pesan, jadi panduan ini terus terang tentang tombol mana yang melakukan apa, dan menunjukkan cara yang masuk akal untuk menggabungkan keduanya.

Bisnis contohnya adalah Willow & Root Yoga Studio di Portland, Oregon. Pemiliknya, Hannah Whitfield, menjalankan kelas yoga makan siang di lokasi untuk klien korporat dan menagih masing-masing sebulan sekali dalam dolar AS. Setiap faktur ditujukan ke kotak surel utang usaha alih-alih ke seseorang, sehingga baris subjek yang konsisten yang menyertakan nomor faktur lebih penting daripada nada yang ramah.

Apa yang Anda lihat di layar

Tiga layar terlibat.

Templat berada di bawah Settings, di bagian Invoice Settings, di balik ubin Email templates (subjudul “Subject + body presets for client emails”). Layarnya adalah daftar sederhana: ikon amplop menandai lima templat bawaan, ikon pensil-di-atas-garis menandai yang Anda buat sendiri, dan setiap baris menampilkan nama templat dengan subjeknya di bawahnya. Setiap baris memiliki menu tiga titik dengan Duplicate dan Delete, dan tombol + di sudut memulai templat baru.

Tepat di bawahnya pada bagian pengaturan yang sama terdapat Email sending (subjudul “Choose how invoice emails are sent”). Di sinilah Anda memilih antara System mail app (mailto) dan SMTP server (auto-send), dan di sinilah host, port, dan kredensial SMTP dimasukkan jika Anda memilih opsi kedua.

Layar ketiga adalah faktur itu sendiri. Buka tab Documents, ketuk sebuah faktur, dan gunakan menu tiga titik di sudut kanan atas. Kelompok kedua menu tersebut berisi Email client dan Share as web page. Untuk sebuah draf, item paling pertama adalah Mark as Sent. Di bagian bawah faktur, tombol lebar Preview PDF membuka penampil PDF, yang app bar-nya menampung ikon cetak, ikon bagikan, dan, khusus untuk draf, sebuah menu dengan Share & Mark as Sent.

Cara menulis templat dengan placeholder

Templat bawaan sudah cukup baik untuk pengiriman pertama, tetapi Hannah menginginkan subjek yang dapat diarsipkan oleh ruang surat korporat tanpa membuka pesan, dan isi yang mencantumkan sesi-sesinya. Mengedit templat adalah fitur Pro; membuka daftarnya tidak.

1. Buka Settings, gulir ke Invoice Settings, dan ketuk Email templates.
2. Ketuk + untuk memulai dari nol, atau ketuk baris yang sudah ada untuk mengubahnya di tempat.
3. Ketikkan Template name. Nama ini hanya muncul dalam daftar aplikasi sendiri, tidak pernah dalam email.
4. Ketikkan Subject. Tempatkan kursor di mana nomor faktur seharusnya berada dan ketuk chip invoice.number di bawah Insert variable.
5. Ketuk masuk ke Body dan tulis pesan tersebut, sisipkan chip seperti client.name, invoice.total, invoice.dueDate, dan invoice.items saat Anda menulis.
6. Nyalakan Live preview untuk melihat hasilnya dengan nilai contoh, lalu ketuk Save.

Sebuah placeholder adalah label chip yang dibungkus dalam kurung kurawal ganda, sehingga mengetuk client.name mengetikkan {{client.name}}. Chip mendarat pada kolom yang paling baru difokuskan; jika Anda belum mengetuk kolom mana pun, chip masuk ke isi. Anda juga bisa mengetik kurung kurawalnya secara manual. Pemilih mengelompokkan nilai yang tersedia ke dalam Client, Invoice, Business, dan Other:

Placeholder uang diformat dalam mata uang faktur, tanggal menggunakan format tanggal singkat aplikasi, dan invoice.items diperluas menjadi daftar berpoin dengan satu baris per item yang menampilkan deskripsi, kuantitas, dan harga satuan. invoice.due adalah jumlah yang masih terutang, bukan tanggal jatuh tempo; tanggalnya adalah invoice.dueDate.

Pratinjau ini sengaja bersifat umum. Ia mengganti dengan klien contoh tetap, “Linda Park” dari “Riverstone Capital”, faktur “INV-0204” senilai “$4,950.00”, dan bisnis contoh bernama “Carter Digital Studio”. Nama dan total Anda sendiri hanya muncul pada saat pengiriman, ketika templat dirender terhadap faktur sungguhan.

Cara mengirim teks melalui email dari faktur

Dengan templat tersimpan, mengirim pesan hanya memerlukan empat ketukan. Jalur ini hanya mengirim kata-kata; PDF-nya dibahas pada bagian berikutnya.

1. Buka faktur dari tab Documents.
2. Ketuk menu tiga titik di sudut kanan atas dan pilih Email client.
3. Pada lembar Choose a template, ketuk templat yang Anda inginkan.
4. Jika metode pengiriman Anda adalah aplikasi surel sistem, jendela tulis di aplikasi surel Anda terbuka dengan penerima, subjek, dan isi yang sudah terisi; tinjau dan ketuk tombol Send-nya sendiri. Jika metode Anda adalah SMTP, aplikasi mengirim seketika dan menampilkan Email sent.

Penerimanya selalu alamat surel pada catatan klien. Jika kolom itu kosong, aplikasi berhenti dengan pesan Client has no email address sebelum lembar templat pun terbuka, jadi tambahkan alamat ke klien terlebih dahulu. Jika daftar templat kosong karena Anda belum pernah membuka layar templat, kelima templat bawaan dibuat seketika.

Cara mengirim PDF dan menandai faktur sebagai terkirim

Berkas dikirim melalui lembar bagikan Android dari pratinjau PDF. Target apa pun yang menerima berkas berfungsi: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, atau aplikasi pesan perusahaan.

1. Pada faktur, ketuk Preview PDF di bagian bawah dan tunggu dokumen selesai dirender.
2. Untuk sebuah draf, ketuk menu tiga titik pada app bar pratinjau dan pilih Share & Mark as Sent. Untuk faktur yang sudah terkirim, ketuk ikon bagikan sebagai gantinya.
3. Pilih aplikasi surel Anda pada lembar bagikan Android. PDF dilampirkan, subjek berbunyi "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", dan isinya adalah catatan singkat "please find attached". Tambahkan penerima dan kirim dari sana.
4. Kembali di aplikasi, sebuah draf yang dibagikan dengan cara ini menampilkan Invoice marked as sent dan lencana statusnya berubah dari Draft menjadi Sent.

Lembar bagikan tidak membaca templat email Anda. Subjek dan isinya adalah string aplikasi tetap yang mengambil nomor faktur, nama perusahaan Anda, dan nama klien. Jadi rutinitas praktis untuk klien korporat adalah: bagikan PDF-nya terlebih dahulu dari pratinjau (yang juga mengubah draf menjadi Sent), lalu, jika Anda menginginkan pesan bertemplat yang lebih lengkap dengan daftar item, tindak lanjuti dengan Email client. Atau cukup tempelkan teks bertemplat ke jendela tulis yang dibuka lembar bagikan, karena aplikasi surel Anda sama dalam kedua kasus.

Menandai sebagai terkirim adalah perubahan status dan tidak lebih. Ini tidak mencatat tanggal, alamat, atau salinan pesan di mana pun yang dapat Anda lihat; entri log perubahan adalah satu-satunya jejaknya. Sebaliknya, mengirim melalui Email client tidak pernah menyentuh status, sehingga faktur yang Anda kirim dari sebuah draf tetap menjadi draf sampai Anda menggunakan Share & Mark as Sent atau memilih Mark as Sent dari menu faktur dan mengonfirmasi dialog Change status?.

Cara beralih ke pengiriman SMTP

Metode default membuka aplikasi surel Anda, yang merupakan pilihan tepat bagi sebagian besar orang: Anda melihat pesan sebelum terkirim, penyedia Anda menangani pengiriman, dan Anda dapat melampirkan PDF pada jendela yang sama. SMTP masuk akal hanya jika Anda rutin mengirim dari aplikasi dan tidak ingin langkah tulis-pesan.

1. Buka Settings dan ketuk Email sending.
2. Pilih SMTP server (auto-send). Formulir terbuka di bawah dua tombol radio.
3. Masukkan Host (untuk Gmail, smtp.gmail.com), biarkan Port pada 587, dan isi Username dan Password. Untuk Gmail dan Outlook, kata sandinya harus berupa kata sandi aplikasi yang dihasilkan di pengaturan keamanan akun Anda, bukan login normal Anda.
4. Isi From address dan From name; inilah yang dilihat klien pada baris From.
5. Jaga STARTTLS menyala untuk port 587, atau nyalakan SSL/TLS untuk penyedia yang membutuhkan port 465. Menyalakan salah satu akan mematikan yang lain.
6. Ketuk Uji koneksi (sends to your own address) (Test connection). Aplikasi menyimpan formulir terlebih dahulu, lalu mengirimkan pesan uji singkat ke alamat From dan melaporkan SMTP works atau SMTP test failed beserta alasan dari server.
7. Ketuk Save.

Setelah SMTP disimpan, Email client tidak lagi membuka apa pun. Mengetuk sebuah templat pada pemilih langsung mengirim, dan satu-satunya umpan balik adalah bilah hijau Email sent atau bilah merah Failed to send email beserta teks galatnya. Tidak ada kotak keluar dan tidak ada antrean coba-ulang, jadi jika bilahnya merah, perbaiki pengaturannya dan kirim lagi.

Aturan dan detail

• Templat memerlukan nama dan subjek; isinya boleh kosong. Menyimpan dengan salah satu kolom wajib kosong menampilkan Fill in required fields dan membiarkan lembar tetap terbuka.
• Placeholder yang tidak dikenal dibiarkan persis seperti diketik. {{client.nmae}} yang salah eja akan sampai ke klien sebagai teks harfiah, itulah sebabnya pratinjau langsung layak dilihat sekilas sebelum menyimpan.
• invoice.daysOverdue dan invoice.daysUntilDue tidak pernah turun di bawah nol; mana pun yang tidak berlaku menampilkan 0. lateFee.accrued kosong kecuali profil memiliki persentase denda keterlambatan, faktur sudah melewati masa tenggangnya, dan uang masih terutang; ini adalah perhitungan segar dari total faktur, bukan jumlah yang sudah ditambahkan ke faktur.
• Kelima templat bawaan hanya dalam bahasa Inggris. Anda dapat mengeditnya di tempat dan tetap menjadi bawaan; Duplicate membuat salinan yang dapat diedit bernama “(copy)” sebagai templat kustom. Delete pada bawaan menyembunyikannya alih-alih menghapusnya, dan tidak ada layar untuk mengembalikan bawaan yang tersembunyi. Delete pada templat kustom langsung menghapusnya, tanpa konfirmasi.
• Templat dibagikan di semua profil bisnis Anda. Pemilih di bawah Email client menampilkan setiap templat yang terlihat terlepas dari profil mana yang menjadi milik faktur tersebut.
• Membuat, mengedit, dan menduplikasi templat, Email client, Share as web page, serta membagikan atau mencetak PDF adalah fitur Pro dan mengarahkan ke paywall tanpa masa percobaan atau langganan aktif. Menghapus templat dan layar Email sending itu sendiri tidak dibatasi.
• Pengaturan SMTP disimpan di perangkat: host, port, username, kolom from, dan kedua sakelar dalam preferensi aplikasi, kata sandi dalam penyimpanan terenkripsi Android. Pada penyuntingan berikutnya, membiarkan Password kosong mempertahankan yang tersimpan. Port yang tidak dapat diuraikan kembali ke 587.
• Aplikasi menolak mengirim surel SMTP tanpa enkripsi. Dengan STARTTLS dan SSL/TLS keduanya mati, koneksi ditolak alih-alih mengirim kata sandi Anda dalam teks polos.
• Test connection menyimpan formulir sebelum mengujinya, jadi apa pun yang ada di kolom-kolom menjadi konfigurasi tersimpan Anda bahkan jika ujinya gagal.
• Aturan otomatisasi yang menyebut pengiriman email tidak menggunakan salah satu dari kedua metode ini; keduanya membuat peringatan dalam aplikasi untuk Anda tindaklanjuti.
• Share as web page adalah opsi ketiga pada menu yang sama: sebuah dialog dengan sakelar Include payment QR dan Include payment buttons, keduanya menyala secara default, lalu lembar bagikan dengan berkas HTML mandiri. Seperti berbagi PDF, ini membawa teks tetap, bukan templat Anda.

Tips

Panduan terkait

• Pratinjau PDF, berbagi, dan editor membahas layar pratinjau, pencetakan, dan editor PDF bawaan lebih dalam.
• Status faktur, daftar, dan riwayat menjelaskan arti Sent, Overdue, dan Paid serta cara log perubahan mencatat perubahan status.
• Pengingat dan aturan otomatisasi menunjukkan pengingat terjadwal yang menandai faktur jatuh tempo untuk ditindaklanjuti.