Hướng dẫn sử dụng

Gửi hóa đơn qua email

Viết mẫu email tái sử dụng với biến giữ chỗ, gửi văn bản từ ứng dụng email hoặc qua SMTP, đính kèm PDF bằng bảng chia sẻ và đánh dấu hóa đơn là đã gửi.

Cập nhật: 2026-09-09

Gửi email hóa đơn trong Invoice Flow là hai hành động riêng biệt, và hiểu rõ sự tách biệt này chính là mấu chốt. Hành động đầu tiên tạo ra phần văn bản: một dòng chủ đề và một nội dung được dựng từ mẫu, với tên khách hàng, số hóa đơn, tổng tiền và hạn thanh toán được điền tự động. Hành động thứ hai tạo ra tệp: bản PDF mà khách hàng thực sự sẽ mở, chuyển tiếp cho bộ phận kế toán công nợ và thanh toán theo đó. Ứng dụng thực hiện hành động đầu qua Email client (Ứng dụng email) trong menu của hóa đơn và hành động thứ hai qua nút chia sẻ trên màn hình xem trước PDF. Không có gì trong ứng dụng gửi PDF và văn bản theo mẫu cùng nhau trong một tin nhắn, nên hướng dẫn này nói rõ nút nào làm gì, và chỉ ra một cách hợp lý để kết hợp cả hai.

Doanh nghiệp ví dụ là Willow & Root Yoga Studio ở Portland, Oregon. Chủ studio, Hannah Whitfield, tổ chức các lớp học giờ ăn trưa tại chỗ cho khách hàng doanh nghiệp và xuất hóa đơn cho mỗi khách hàng một lần mỗi tháng bằng đô la Mỹ. Mỗi hóa đơn đều gửi tới một hộp thư kế toán công nợ chứ không phải một cá nhân, nên một dòng chủ đề nhất quán có chứa số hóa đơn quan trọng hơn là một giọng điệu thân thiện.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Có ba màn hình liên quan.

Các mẫu nằm trong Settings (Cài đặt), trong mục Invoice Settings (Cài đặt hóa đơn), phía sau ô Email templates (Mẫu email) (phụ đề “Subject + body presets for client emails”). Màn hình là một danh sách đơn giản: biểu tượng phong bì đánh dấu năm mẫu có sẵn, biểu tượng bút chì trên các dòng đánh dấu các mẫu bạn tự tạo, và mỗi dòng hiển thị tên mẫu cùng chủ đề bên dưới. Mỗi dòng có menu ba chấm với Duplicate (Nhân bản) và Delete (Xóa), và nút + ở góc để bắt đầu một mẫu mới.

Màn hình Email templates của Invoice Flow liệt kê năm mẫu có sẵn với biểu tượng phong bì và hai mẫu tự tạo, Corporate monthly invoice và Program renewal notice, kèm biểu tượng chỉnh sửa — Các mẫu có sẵn trước, sau đó là các mẫu riêng của studio.

Ngay bên dưới, trong cùng mục cài đặt, là Email sending (Gửi email) (phụ đề “Choose how invoice emails are sent”). Đây là nơi bạn chọn giữa System mail app (mailto) (Ứng dụng email hệ thống) và SMTP server (auto-send) (Máy chủ SMTP), và là nơi nhập máy chủ, cổng và thông tin đăng nhập SMTP nếu bạn chọn phương án thứ hai.

Màn hình thứ ba là chính hóa đơn. Mở tab Documents (Tài liệu), nhấn vào một hóa đơn, và dùng menu ba chấm ở góc trên bên phải. Nhóm thứ hai trong menu đó chứa Email client (Ứng dụng email) và Share as web page (Chia sẻ dưới dạng trang web). Với một bản nháp, mục đầu tiên chính là Mark as Sent (Đánh dấu là đã gửi). Ở cuối hóa đơn, nút rộng Preview PDF (Xem trước PDF) mở trình xem PDF, có thanh ứng dụng chứa biểu tượng in, biểu tượng chia sẻ, và với bản nháp, một menu có Share & Mark as Sent (Chia sẻ & đánh dấu đã gửi).

Cách viết mẫu với biến giữ chỗ

Các mẫu có sẵn đủ tốt cho lần gửi đầu tiên, nhưng Hannah muốn có một dòng chủ đề mà phòng thư từ của công ty có thể lưu trữ mà không cần mở tin nhắn, và một nội dung liệt kê các buổi học. Chỉnh sửa mẫu là tính năng Pro; mở danh sách thì không.

Mở Settings (Cài đặt), cuộn tới Invoice Settings (Cài đặt hóa đơn) và nhấn Email templates (Mẫu email).
Nhấn + để bắt đầu từ đầu, hoặc nhấn vào một dòng có sẵn để chỉnh sửa tại chỗ.
Nhập Template name (Tên mẫu). Tên này chỉ hiển thị trong các danh sách của ứng dụng, không bao giờ xuất hiện trong email.
Nhập Subject (Chủ đề). Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn số hóa đơn và nhấn vào chip invoice.number dưới mục Insert variable (Chèn biến).
Nhấn vào Body (Nội dung email) và viết tin nhắn, chèn các chip như client.name, invoice.total, invoice.dueDate và invoice.items khi cần.
Bật Live preview (Xem trước trực tiếp) để xem kết quả với dữ liệu mẫu, rồi nhấn Save (Lưu).

Tấm trượt Edit email template của Invoice Flow với tên Corporate monthly invoice, một chủ đề chứa biến giữ chỗ invoice.number, một nội dung với các biến client.name, invoice.total và invoice.dueDate, và các nhóm chip Insert variable Client và Invoice — Các chip chèn một biến giữ chỗ trong dấu ngoặc nhọn kép tại vị trí con trỏ của trường bạn vừa nhấn vào.

Một biến giữ chỗ là nhãn chip được bọc trong dấu ngoặc nhọn kép, nên nhấn vào client.name sẽ gõ ra {{client.name}}. Chip sẽ được chèn vào trường vừa được lấy tiêu điểm gần nhất; nếu bạn chưa nhấn vào trường nào, nó sẽ vào phần nội dung. Bạn cũng có thể gõ dấu ngoặc bằng tay. Bảng chọn nhóm các giá trị khả dụng thành Client (Khách hàng), Invoice (Hóa đơn), Business (Doanh nghiệp) và Other (Khác):

Nhóm	Biến giữ chỗ
Client	`client.name`, `client.company`, `client.email`, `client.phone`, `client.address`, `client.country`
Invoice	`invoice.number`, `invoice.status`, `invoice.currency`, `invoice.total`, `invoice.subtotal`, `invoice.tax`, `invoice.discount`, `invoice.paid`, `invoice.due`, `invoice.issueDate`, `invoice.dueDate`, `invoice.daysOverdue`, `invoice.daysUntilDue`, `invoice.items`
Business	`business.name`, `business.company`, `business.email`, `business.phone`, `business.address`, `business.website`, `business.taxId`
Other	`lateFee.accrued`, `today`

Các biến tiền tệ được định dạng theo đơn vị tiền tệ của hóa đơn, ngày tháng dùng định dạng ngày ngắn của ứng dụng, và invoice.items mở rộng thành một danh sách gạch đầu dòng với mỗi dòng cho một mục, hiển thị mô tả, số lượng và đơn giá. invoice.due là số tiền còn nợ, không phải hạn thanh toán; ngày hạn là invoice.dueDate.

Trình chỉnh sửa mẫu email của Invoice Flow cuộn xuống với công tắc Live preview bật và một khung Preview (with sample data) hiển thị chủ đề Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio và một nội dung gửi tới Linda Park với hai mục gạch đầu dòng — Bản xem trước luôn dùng cùng một bộ dữ liệu mẫu hư cấu, không phải một trong các hóa đơn của bạn.

Bản xem trước cố tình mang tính chung chung. Nó thay thế bằng một khách hàng mẫu cố định, “Linda Park” tại “Riverstone Capital”, hóa đơn “INV-0204” trị giá “$4 950.00”, và một doanh nghiệp mẫu tên “Carter Digital Studio”. Tên và tổng tiền thật của bạn chỉ xuất hiện tại thời điểm gửi, khi mẫu được dựng dựa trên một hóa đơn thật.

Cách gửi văn bản từ hóa đơn qua email

Với mẫu đã lưu, gửi tin nhắn chỉ cần bốn lần nhấn. Đường dẫn này chỉ gửi văn bản; PDF được đề cập ở phần tiếp theo.

Mở hóa đơn từ tab Documents (Tài liệu).
Nhấn menu ba chấm ở góc trên bên phải và chọn Email client (Ứng dụng email).
Trong tấm trượt Choose a template (Chọn mẫu), nhấn vào mẫu bạn muốn dùng.
Nếu phương thức gửi của bạn là ứng dụng email hệ thống, cửa sổ soạn thư của ứng dụng email sẽ mở ra với người nhận, chủ đề và nội dung đã được điền sẵn; xem lại và nhấn nút Send của chính ứng dụng đó. Nếu phương thức của bạn là SMTP, ứng dụng sẽ gửi ngay lập tức và hiển thị Email sent (Đã gửi email).

Hóa đơn nháp WR-2026-093 của Invoice Flow cho Cascade Software Inc. với menu mở rộng đang mở, liệt kê Mark as Sent, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate và Delete — Email client nằm trong nhóm thứ hai của menu hóa đơn; Mark as Sent chỉ xuất hiện với bản nháp.

Tấm trượt Choose a template của Invoice Flow trên hóa đơn WR-2026-093, liệt kê Initial invoice, Gentle reminder, Firm reminder, Thank you for payment, Statement summary và mẫu tự tạo Corporate monthly invoice — Tấm trượt liệt kê mọi mẫu đang hiển thị; nhấn vào một mẫu sẽ dựng nó theo hóa đơn này.

Người nhận luôn là địa chỉ email trên hồ sơ khách hàng. Nếu trường đó trống, ứng dụng sẽ dừng lại với thông báo Client has no email address (Khách hàng không có địa chỉ email) trước cả khi tấm trượt chọn mẫu mở ra, vì vậy hãy thêm địa chỉ cho khách hàng trước. Nếu danh sách mẫu trống vì bạn chưa từng mở màn hình mẫu, năm mẫu có sẵn sẽ được tạo ngay tại chỗ.

Không phương thức gửi nào đính kèm PDF. Đường dẫn mailto chỉ trao cho ứng dụng email của bạn một người nhận, một chủ đề và một nội dung dạng văn bản thuần, không hơn. Đường dẫn SMTP dựng một tin nhắn văn bản thuần với cùng ba phần đó rồi gửi đi. Mẫu có sẵn "Initial invoice" ghi "Please find attached invoice", điều này chỉ đúng nếu bạn tự thêm tệp trong ứng dụng email hoặc gửi PDF riêng.

Cách gửi PDF và đánh dấu hóa đơn là đã gửi

Tệp được gửi đi qua bảng chia sẻ Android từ màn hình xem trước PDF. Bất kỳ đích đến nào chấp nhận tệp đều hoạt động: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, hoặc một ứng dụng nhắn tin của công ty.

Trên hóa đơn, nhấn Preview PDF (Xem trước PDF) ở dưới cùng và chờ tài liệu hiển thị.
Với bản nháp, nhấn menu ba chấm trên thanh ứng dụng của màn hình xem trước và chọn Share & Mark as Sent (Chia sẻ & đánh dấu đã gửi). Với một hóa đơn đã ở trạng thái đã gửi, nhấn biểu tượng chia sẻ thay vào đó.
Chọn ứng dụng email của bạn trong bảng chia sẻ Android. PDF được đính kèm, chủ đề đọc là "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", và nội dung là một ghi chú ngắn kiểu "please find attached". Thêm người nhận và gửi từ đó.
Quay lại ứng dụng, một bản nháp được chia sẻ theo cách này sẽ hiển thị Invoice marked as sent (Hóa đơn đã được đánh dấu là đã gửi) và nhãn trạng thái của nó chuyển từ Draft sang Sent.

Hóa đơn PDF WR-2026-091 của Invoice Flow từ Willow & Root Yoga Studio gửi tới Cascade Software Inc. với ba mục dòng, tổng cộng 1.340,00 đô la, ghi chú về chương trình chăm sóc sức khỏe tháng Tám và điều khoản thanh toán Net 30 — Đây là tệp mà bảng chia sẻ đính kèm; văn bản email theo mẫu không bao giờ đi cùng nó.

Bảng chia sẻ không đọc các mẫu email của bạn. Chủ đề và nội dung của nó là các chuỗi cố định của ứng dụng, lấy số hóa đơn, tên công ty của bạn và tên khách hàng. Vì vậy quy trình thực tế cho một khách hàng doanh nghiệp là: chia sẻ PDF trước từ màn hình xem trước (thao tác này cũng chuyển bản nháp sang Sent), sau đó, nếu bạn muốn có tin nhắn theo mẫu đầy đủ hơn với danh sách các mục, hãy tiếp tục bằng Email client (Ứng dụng email). Hoặc đơn giản là dán văn bản theo mẫu vào cửa sổ soạn thư mà bảng chia sẻ đã mở, vì ứng dụng email của bạn là như nhau trong cả hai trường hợp.

Đánh dấu là đã gửi chỉ là một thay đổi trạng thái và không gì khác. Nó không ghi lại ngày tháng, địa chỉ hay bản sao của tin nhắn ở bất cứ đâu bạn có thể xem; mục nhật ký thay đổi là dấu vết duy nhất. Ngược lại, gửi qua Email client (Ứng dụng email) không bao giờ đụng đến trạng thái, nên một hóa đơn bạn gửi email từ bản nháp vẫn ở trạng thái nháp cho tới khi bạn dùng Share & Mark as Sent hoặc chọn Mark as Sent (Đánh dấu là đã gửi) từ menu hóa đơn và xác nhận hộp thoại Change status? (Thay đổi trạng thái?).

Cách chuyển sang gửi bằng SMTP

Phương thức mặc định mở ứng dụng email của bạn, đây là lựa chọn đúng cho hầu hết mọi người: bạn thấy tin nhắn trước khi nó được gửi đi, nhà cung cấp của bạn xử lý việc gửi, và bạn có thể đính kèm PDF ngay trong cùng cửa sổ đó. SMTP chỉ hợp lý nếu bạn thường xuyên gửi từ ứng dụng và không muốn qua bước soạn thư.

Mở Settings (Cài đặt) và nhấn Email sending (Gửi email).
Chọn SMTP server (auto-send) (Máy chủ SMTP). Biểu mẫu mở rộng bên dưới hai nút radio.
Nhập Host (Máy chủ) (với Gmail là smtp.gmail.com), giữ Port (Cổng) ở 587, và điền Username (Tên người dùng) cùng Password (Mật khẩu). Với Gmail và Outlook, mật khẩu phải là mật khẩu ứng dụng được tạo trong cài đặt bảo mật của tài khoản, không phải mật khẩu đăng nhập thông thường.
Điền From address (Địa chỉ người gửi) và From name (Tên người gửi); đây là những gì khách hàng thấy ở dòng From.
Giữ STARTTLS bật với cổng 587, hoặc bật SSL/TLS cho nhà cung cấp yêu cầu cổng 465. Bật một trong hai sẽ tự tắt cái còn lại.
Nhấn Test connection (sends to your own address) (Kiểm tra kết nối). Ứng dụng lưu biểu mẫu trước, sau đó gửi một tin nhắn kiểm tra ngắn tới địa chỉ From và báo cáo SMTP works (SMTP hoạt động) hoặc SMTP test failed (Kiểm tra SMTP thất bại) kèm lý do từ máy chủ.
Nhấn Save (Lưu).

Màn hình Email sending của Invoice Flow với tiêu đề Sending method, System mail app (mailto) được chọn, SMTP server (auto-send) chưa chọn và một nút Save — Mặc định: ứng dụng mở ứng dụng email của bạn và bạn nhấn Send ở đó.

Màn hình Email sending của Invoice Flow với SMTP server được chọn và biểu mẫu đã điền host smtp.gmail.com, port 587, username và from address hello@willowandrootyoga.com, from name Willow & Root Yoga Studio, STARTTLS bật, SSL/TLS tắt, một nút Test connection và Save — SMTP cho Gmail: host, cổng 587, mật khẩu ứng dụng, STARTTLS bật.

Sau khi đã lưu SMTP, Email client (Ứng dụng email) không còn mở gì nữa. Nhấn vào một mẫu trong bảng chọn sẽ gửi ngay lập tức, và phản hồi duy nhất là thanh xanh Email sent (Đã gửi email) hoặc thanh đỏ Failed to send email (Gửi email thất bại) kèm nội dung lỗi. Không có hộp thư đi và không có hàng đợi thử lại, nên nếu thanh báo màu đỏ, hãy sửa cài đặt rồi gửi lại.

Quy tắc và chi tiết

Các mẫu cần một tên và một chủ đề; nội dung có thể để trống. Lưu khi một trong hai trường bắt buộc còn trống sẽ hiển thị Fill in required fields (Điền các trường bắt buộc) và giữ tấm trượt mở.
Các biến giữ chỗ không xác định được giữ nguyên như đã gõ. Một biến gõ sai như {{client.nmae}} sẽ đến tay khách hàng dưới dạng văn bản nguyên văn, đó là lý do bản xem trước trực tiếp đáng để liếc qua trước khi lưu.
invoice.daysOverdue và invoice.daysUntilDue không bao giờ xuống dưới 0; giá trị nào không áp dụng sẽ hiển thị 0. lateFee.accrued để trống trừ khi hồ sơ có tỷ lệ phí trễ hạn, hóa đơn đã qua thời gian ân hạn và vẫn còn tiền chưa thanh toán; đây là một phép tính mới từ tổng hóa đơn, không phải số tiền đã được cộng vào hóa đơn.
Năm mẫu có sẵn chỉ có tiếng Anh. Bạn có thể chỉnh sửa chúng tại chỗ và chúng vẫn giữ trạng thái mẫu có sẵn; Duplicate (Nhân bản) tạo một bản sao có thể chỉnh sửa được đặt tên “(copy)” dưới dạng mẫu tự tạo. Delete (Xóa) trên một mẫu có sẵn chỉ ẩn nó đi thay vì xóa hẳn, và không có màn hình nào để đưa một mẫu có sẵn đã ẩn trở lại. Delete trên một mẫu tự tạo sẽ xóa ngay lập tức, không cần xác nhận.
Các mẫu được dùng chung cho tất cả hồ sơ doanh nghiệp của bạn. Bảng chọn dưới Email client (Ứng dụng email) hiển thị mọi mẫu đang hiển thị bất kể hóa đơn thuộc hồ sơ nào.
Tạo, chỉnh sửa và nhân bản mẫu, Email client, Share as web page (Chia sẻ dưới dạng trang web) và chia sẻ hoặc in PDF đều là tính năng Pro và sẽ chuyển hướng tới trang trả phí nếu không có gói dùng thử hoặc gói đăng ký đang hoạt động. Xóa một mẫu và chính màn hình Email sending (Gửi email) thì không bị giới hạn.
Cài đặt SMTP được lưu trên thiết bị: máy chủ, cổng, tên người dùng, các trường người gửi và hai công tắc trong tùy chọn ứng dụng, mật khẩu trong bộ nhớ mã hóa của Android. Ở những lần chỉnh sửa sau, để trống Password (Mật khẩu) sẽ giữ nguyên mật khẩu đã lưu. Một cổng không thể phân tích được sẽ quay về mặc định 587.
Ứng dụng từ chối gửi thư SMTP nếu không mã hóa. Khi cả STARTTLS và SSL/TLS đều tắt, kết nối sẽ bị từ chối thay vì gửi mật khẩu của bạn dưới dạng văn bản rõ.
Test connection (Kiểm tra kết nối) lưu biểu mẫu trước khi kiểm tra, nên bất cứ điều gì đang có trong các trường sẽ trở thành cấu hình đã lưu của bạn ngay cả khi việc kiểm tra thất bại.
Các quy tắc tự động hóa có nhắc đến việc gửi email không dùng phương thức nào trong hai phương thức trên; chúng tạo một cảnh báo trong ứng dụng để bạn tự xử lý.
Share as web page (Chia sẻ dưới dạng trang web) là lựa chọn thứ ba trong cùng menu: một hộp thoại với các công tắc Include payment QR (Bao gồm mã QR thanh toán) và Include payment buttons (Bao gồm nút thanh toán), cả hai đều bật theo mặc định, sau đó là bảng chia sẻ với một tệp HTML độc lập. Giống như chia sẻ PDF, nó mang theo văn bản cố định, không phải mẫu của bạn.

Mẹo

Đặt số hóa đơn ở đầu dòng chủ đề cho khách hàng doanh nghiệp. Một hộp thư kế toán công nợ sắp xếp theo chủ đề, và "WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio" dễ khớp với một đơn đặt hàng hơn là một lời chào thân thiện.

Hãy trung thực trong nội dung về tệp đính kèm. Vì email theo mẫu không bao giờ mang theo PDF, hãy viết "PDF sẽ gửi trong một tin nhắn riêng" như studio đã làm, hoặc gửi PDF từ màn hình xem trước trước, rồi trả lời vào chuỗi đó bằng văn bản theo mẫu.

Tạo một bản dịch riêng thay vì chỉnh sửa mẫu có sẵn. Nhân bản "Gentle reminder", đổi tên bản sao sang ngôn ngữ của khách hàng, và bạn vẫn giữ được bản gốc tiếng Anh cho các khách hàng khác.

Dùng phương thức mailto trong thời gian dùng thử ngay cả khi bạn dự định dùng SMTP sau này. Thấy cửa sổ soạn thư mỗi lần là cách nhanh nhất để phát hiện lỗi gõ trong mẫu trước khi nó đến tay khách hàng.

Hướng dẫn liên quan

Xem trước, chia sẻ và chỉnh sửa PDF đi sâu hơn vào màn hình xem trước, việc in và trình chỉnh sửa PDF có sẵn.
Trạng thái, danh sách và lịch sử hóa đơn giải thích ý nghĩa của Sent, Overdue và Paid, và cách nhật ký thay đổi ghi lại các thay đổi trạng thái.
Nhắc thanh toán và quy tắc tự động hóa trình bày các nhắc đã đặt lịch để đánh dấu các hóa đơn quá hạn cần theo sát.