Guide d’utilisation

Envoyer des factures par e-mail

Rédigez des modèles d'e-mail avec variables, envoyez le texte depuis votre messagerie ou en SMTP, joignez le PDF et marquez la facture comme envoyée.

Mis à jour: 2026-09-09

Envoyer une facture par e-mail dans Invoice Flow, ce sont deux actions distinctes, et comprendre cette séparation est toute l’astuce. La première action produit les mots : un objet et un corps de message construits à partir d’un modèle, avec le nom du client, le numéro de facture, le total et la date d’échéance renseignés automatiquement. La seconde action produit le fichier : le PDF que le client ouvrira réellement, transmettra à la comptabilité fournisseurs et réglera. L’application effectue la première via Envoyer au client (Email client) dans le menu de la facture, et la seconde via le bouton de partage de l’aperçu PDF. Rien dans l’application n’envoie le PDF et le texte du modèle ensemble dans un même message : ce guide est donc honnête sur ce que fait chaque bouton, et montre une manière sensée de les combiner.

L’entreprise de l’exemple est Willow & Root Yoga Studio, à Portland, dans l’Oregon. Sa propriétaire, Hannah Whitfield, anime des cours sur site à l’heure du déjeuner pour des clients d’entreprise et facture chacun d’eux une fois par mois en dollars américains. Chaque facture part vers une boîte de comptabilité fournisseurs plutôt que vers une personne : un objet cohérent contenant le numéro de facture compte donc davantage qu’un ton amical.

Ce que vous voyez à l’écran

Trois écrans interviennent.

Les modèles se trouvent sous Paramètres (Settings), dans la section Paramètres de facturation (Invoice Settings), derrière la tuile Modèles d’email (Email templates, sous-titre « Objet et corps prédéfinis »). L’écran est une simple liste : une icône d’enveloppe marque les cinq modèles intégrés, une icône de crayon sur des lignes marque ceux que vous avez créés, et chaque ligne affiche le nom du modèle avec son objet en dessous. Chaque ligne possède un menu à trois points avec Dupliquer (Duplicate) et Supprimer (Delete), et un bouton + dans le coin démarre un nouveau modèle.

Juste en dessous, dans la même section de paramètres, se trouve Envoi d’e-mails (Email sending, sous-titre « Choisissez comment les e-mails de facture sont envoyés »). C’est là que vous choisissez entre Application de messagerie du système (mailto) (System mail app (mailto)) et Serveur SMTP (envoi automatique) (SMTP server (auto-send)), et là que vont l’hôte, le port et les identifiants SMTP si vous optez pour la seconde solution.

Le troisième écran est la facture elle-même. Ouvrez l’onglet Documents, touchez une facture, puis utilisez le menu à trois points dans le coin supérieur droit. Le deuxième groupe de ce menu contient Envoyer au client et Share as web page. Pour un brouillon, la toute première entrée est Marquer comme envoyée (Mark as Sent). En bas de la facture, le large bouton Aperçu PDF (Preview PDF) ouvre la visionneuse PDF, dont la barre d’application comporte l’icône d’impression, l’icône de partage et, pour les brouillons uniquement, un menu avec Partager et marquer comme envoyée (Share & Mark as Sent).

Rédiger un modèle avec des variables

Les modèles intégrés conviennent pour un premier envoi, mais Hannah veut un objet qu’un service courrier d’entreprise puisse classer sans ouvrir le message, et un corps qui liste les séances. Modifier un modèle est une fonction Pro ; ouvrir la liste ne l’est pas.

1. Ouvrez Paramètres, descendez jusqu'à Paramètres de facturation et touchez Modèles d'email.
2. Touchez + pour partir de zéro, ou touchez une ligne existante pour la modifier sur place.
3. Saisissez un Nom du modèle (Template name). Il n'apparaît que dans les listes de l'application, jamais dans l'e-mail.
4. Saisissez l'Objet (Subject). Placez le curseur là où doit figurer le numéro de facture et touchez la puce invoice.number sous Insérer une variable (Insert variable).
5. Touchez le champ Corps (Body) et rédigez le message, en insérant au fil de l'eau des puces telles que client.name, invoice.total, invoice.dueDate et invoice.items.
6. Activez Aperçu en direct (Live preview) pour voir le résultat avec des valeurs d'exemple, puis touchez Enregistrer (Save).

Une variable est le libellé de la puce entouré de doubles accolades : toucher client.name saisit donc {{client.name}}. La puce se place dans le champ qui a eu le focus en dernier ; si vous n’avez encore touché aucun des deux champs, elle va dans le corps. Vous pouvez aussi taper les accolades à la main. Le sélecteur regroupe les valeurs disponibles en Client, Invoice, Business et Other :

Les variables monétaires sont formatées dans la devise de la facture, les dates utilisent le format court de l’application, et invoice.items se déploie en une liste à puces d’une ligne par article indiquant la description, la quantité et le prix unitaire. invoice.due est le montant encore dû, pas la date d’échéance ; la date, c’est invoice.dueDate.

L’aperçu est volontairement générique. Il substitue un client d’exemple fixe, « Linda Park » chez « Riverstone Capital », la facture « INV-0204 » d’un montant de « $4 950.00 », et une entreprise d’exemple nommée « Carter Digital Studio ». Vos propres nom et totaux n’apparaissent qu’au moment de l’envoi, lorsque le modèle est appliqué à une vraie facture.

Envoyer le texte depuis la facture

Le modèle une fois enregistré, l’envoi du message tient en quatre touches. Ce chemin n’envoie que le texte ; le PDF est traité à la section suivante.

1. Ouvrez la facture depuis l'onglet Documents.
2. Touchez le menu à trois points dans le coin supérieur droit et choisissez Envoyer au client.
3. Dans la feuille Choisir un modèle (Choose a template), touchez le modèle voulu.
4. Si votre méthode d'envoi est l'application de messagerie du système, la fenêtre de rédaction de votre messagerie s'ouvre avec le destinataire, l'objet et le corps préremplis ; relisez et touchez son propre bouton Envoyer. Si votre méthode est SMTP, l'application envoie immédiatement et affiche E-mail envoyé (Email sent).

Le destinataire est toujours l’adresse e-mail figurant sur la fiche client. Si ce champ est vide, l’application s’arrête avec le message Le client n’a pas d’email (Client has no email address) avant même que la feuille des modèles ne s’ouvre : ajoutez donc d’abord l’adresse au client. Si la liste de modèles est vide parce que vous n’avez jamais ouvert l’écran des modèles, les cinq modèles intégrés sont créés sur-le-champ.

Envoyer le PDF et marquer la facture comme envoyée

Le fichier part via le panneau de partage Android depuis l’aperçu PDF. Toute cible acceptant des fichiers convient : Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, ou une messagerie d’entreprise.

1. Sur la facture, touchez Aperçu PDF en bas et attendez que le document s'affiche.
2. Pour un brouillon, touchez le menu à trois points dans la barre d'application de l'aperçu et choisissez Partager et marquer comme envoyée (Share & Mark as Sent). Pour une facture déjà envoyée, touchez plutôt l'icône de partage.
3. Choisissez votre messagerie dans le panneau de partage Android. Le PDF est joint, l'objet indique « Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio » et le corps est une courte mention « please find attached ». Ajoutez le destinataire et envoyez depuis là.
4. De retour dans l'application, un brouillon partagé de cette façon affiche Facture marquée comme envoyée (Invoice marked as sent) et son badge de statut passe de Brouillon à Envoyée.

Le panneau de partage ne lit pas vos modèles d’e-mail. Son objet et son corps sont des textes fixes de l’application qui reprennent le numéro de facture, le nom de votre entreprise et le nom du client. La routine pratique pour un client d’entreprise est donc : partagez d’abord le PDF depuis l’aperçu (ce qui fait aussi passer le brouillon en Envoyée), puis, si vous voulez le message complet avec la liste des articles, faites un suivi avec Envoyer au client. Ou collez simplement le texte du modèle dans la fenêtre de rédaction ouverte par le panneau de partage, puisque votre messagerie est la même dans les deux cas.

Marquer comme envoyée est un changement de statut, et rien d’autre. Cela n’enregistre nulle part de date, d’adresse ou de copie du message que vous puissiez consulter ; l’entrée du journal des modifications est la seule trace. Inversement, envoyer via Envoyer au client ne touche jamais au statut : une facture que vous avez envoyée par e-mail depuis un brouillon reste un brouillon jusqu’à ce que vous utilisiez Partager et marquer comme envoyée ou que vous choisissiez Marquer comme envoyée dans le menu de la facture et confirmiez la boîte de dialogue Changer le statut ? (Change status?).

Passer à l’envoi SMTP

La méthode par défaut ouvre votre messagerie, ce qui est le bon choix pour la plupart des gens : vous voyez le message avant qu’il ne parte, votre fournisseur gère la remise, et vous pouvez joindre le PDF dans la même fenêtre. Le SMTP n’a de sens que si vous envoyez régulièrement depuis l’application et ne voulez pas de l’étape de rédaction.

1. Ouvrez Paramètres et touchez Envoi d'e-mails.
2. Sélectionnez Serveur SMTP (envoi automatique). Le formulaire se déplie sous les deux boutons radio.
3. Saisissez l'Hôte (Host, pour Gmail : smtp.gmail.com), laissez le Port sur 587, et renseignez Nom d'utilisateur (Username) et Mot de passe (Password). Pour Gmail et Outlook, le mot de passe doit être un mot de passe d'application généré dans les paramètres de sécurité de votre compte, pas votre mot de passe habituel.
4. Renseignez Adresse de l'expéditeur (From address) et Nom de l'expéditeur (From name) ; c'est ce que le client verra dans la ligne De.
5. Gardez STARTTLS activé pour le port 587, ou activez SSL/TLS pour un fournisseur qui exige le port 465. Activer l'un désactive l'autre.
6. Touchez Tester la connexion (envoie à votre propre adresse) (Test connection). L'application enregistre d'abord le formulaire, puis envoie un court message de test à l'adresse d'expéditeur et signale SMTP fonctionne — e-mail de test envoyé (SMTP works) ou Le test SMTP a échoué (SMTP test failed) avec le motif renvoyé par le serveur.
7. Touchez Enregistrer.

Une fois le SMTP enregistré, Envoyer au client n’ouvre plus rien. Toucher un modèle dans le sélecteur envoie immédiatement, et le seul retour est la barre verte E-mail envoyé ou une barre rouge Échec de l’envoi de l’e-mail (Failed to send email) avec le texte de l’erreur. Il n’y a ni boîte d’envoi ni file de nouvelles tentatives : si la barre est rouge, corrigez les réglages et renvoyez.

Règles et détails

• Les modèles exigent un nom et un objet ; le corps peut être vide. Enregistrer avec l’un de ces champs obligatoires vide affiche Remplissez les champs requis (Fill in required fields) et laisse la feuille ouverte.
• Les variables inconnues sont laissées exactement telles que saisies. Un {{client.nmae}} mal orthographié arrive chez le client sous forme de texte littéral : c’est pourquoi l’aperçu en direct mérite un coup d’œil avant d’enregistrer.
• invoice.daysOverdue et invoice.daysUntilDue ne descendent jamais sous zéro ; celle qui ne s’applique pas affiche 0. lateFee.accrued est vide sauf si le profil possède un pourcentage de pénalité de retard, que la facture a dépassé son délai de grâce et qu’il reste de l’argent dû ; il s’agit d’un calcul frais à partir du total de la facture, pas du montant déjà ajouté à la facture.
• Les cinq modèles intégrés sont uniquement en anglais. Vous pouvez les modifier sur place et ils restent intégrés ; Dupliquer crée une copie modifiable nommée « (copy) » en tant que modèle personnalisé. Supprimer sur un modèle intégré le masque plutôt que de le retirer, et aucun écran ne permet de faire réapparaître un modèle intégré masqué. Supprimer sur un modèle personnalisé le retire immédiatement, sans confirmation.
• Les modèles sont partagés entre tous vos profils d’entreprise. Le sélecteur de Envoyer au client affiche tous les modèles visibles, quel que soit le profil auquel appartient la facture.
• Créer, modifier et dupliquer des modèles, Envoyer au client, Share as web page ainsi que le partage ou l’impression du PDF sont des fonctions Pro et redirigent vers l’écran d’abonnement sans essai actif ni abonnement. Supprimer un modèle et l’écran Envoi d’e-mails lui-même ne sont pas restreints.
• Les réglages SMTP sont stockés sur l’appareil : l’hôte, le port, le nom d’utilisateur, les champs d’expéditeur et les deux commutateurs dans les préférences de l’application, le mot de passe dans le stockage chiffré d’Android. Lors des modifications ultérieures, laisser Mot de passe vide conserve celui qui est enregistré. Un port illisible retombe sur 587.
• L’application refuse d’envoyer du courrier SMTP sans chiffrement. Avec STARTTLS et SSL/TLS tous deux désactivés, la connexion est rejetée plutôt que d’envoyer votre mot de passe en clair.
• Tester la connexion enregistre le formulaire avant de tester : ce qui figure dans les champs devient donc votre configuration enregistrée, même si le test échoue.
• Les règles d’automatisation qui évoquent l’envoi d’un e-mail n’utilisent aucune des deux méthodes ; elles créent une alerte in-app sur laquelle vous devez agir.
• Share as web page est une troisième option du même menu : une boîte de dialogue avec les commutateurs Include payment QR et Include payment buttons, tous deux activés par défaut, puis le panneau de partage avec un fichier HTML autonome. Comme pour le partage du PDF, il embarque un texte fixe, pas votre modèle.

Astuces

Guides associés

• Aperçu PDF, partage et éditeur traite plus en profondeur de l’écran d’aperçu, de l’impression et de l’éditeur PDF intégré.
• Statuts de facture, liste et historique explique ce que signifient Envoyée, En retard et Payée et comment le journal des modifications consigne les changements de statut.
• Rappels et règles d’automatisation présente les rappels programmés qui signalent les factures en retard à relancer.