Guide d’utilisation

Signatures et validation du client sur place

Dessinez votre signature une fois, attachez-la à toute facture et faites signer le client sur votre téléphone : les deux signatures s'impriment sur le PDF.

Mis à jour: 2026-09-09

Une facture signée règle les litiges avant qu’ils ne commencent. Quand vous terminez un chantier chez quelqu’un et remettez la note, votre signature dit « voilà ce que j’ai fait et ce que je facture », et celle du client dit « j’ai vu le travail et je l’accepte ». Invoice Flow gère les deux moitiés sur le téléphone que vous avez déjà en poche : vous dessinez votre propre signature une fois et la réutilisez, et le client peut signer la facture au doigt, directement dans l’allée du garage.

Ce guide suit Ray Delgado, qui exploite une activité de réparation automobile mobile à camionnette unique à Austin. Il remplace plaquettes et disques de frein sur la Honda d’une cliente dans son allée, ouvre la facture sur son téléphone, y appose sa signature enregistrée et lui demande de signer avant de remballer. Le PDF qu’elle reçoit une minute plus tard porte les deux signatures avec son nom, la date et le lieu.

Deux choses différentes s’appellent « signature » dans l’application, et il est utile de bien les distinguer :

	Votre signature	Validation du client
Qui la dessine	Vous (le chef d’entreprise)	Le client, sur votre téléphone
Où elle est stockée	La bibliothèque Signatures, et éventuellement sur le profil d’entreprise	Directement sur cette facture-là
Réutilisable ?	Oui, sur autant de factures que vous voulez	Non, elle n’appartient qu’à une seule facture
Où elle s’imprime	Bas du PDF, à gauche, sous « Signature autorisée »	Bas du PDF, à droite, sous « Accepté par le client »

Ce que vous voyez à l’écran

Vos signatures vivent dans une petite bibliothèque. Ouvrez l’onglet Outils (Tools), descendez jusqu’à la dernière rangée de cartes et touchez Signature. L’écran Signatures comporte trois onglets : Par profil (By Profile), Sans catégorie (Uncategorized) et un troisième onglet portant une icône de corbeille.

L'onglet Par profil regroupe vos signatures sous le profil d'entreprise auquel elles sont liées.

Chaque carte de signature affiche une vignette blanche du dessin, un code court tel que #2C736923, le nom que vous lui avez donné, la date et l’heure de création et l’empreinte SHA-256 complète de l’image en petits caractères à chasse fixe. Le bouton à trois points à droite ouvre les actions de cette carte, et toucher n’importe où ailleurs sur la carte ouvre son écran de détail. Le bouton + dans le coin démarre une nouvelle signature.

Par profil liste chaque profil d’entreprise possédant au moins une signature ; un profil sans signature n’apparaît tout simplement pas. Sans catégorie affiche les signatures qui ne sont liées à aucun profil, ce qui est le sort des signatures dessinées à la volée depuis l’éditeur de facture. L’onglet corbeille conserve les signatures que vous avez retirées, au cas où vous en auriez besoin à nouveau.

Les autres endroits où apparaît une signature sont à l’intérieur des documents eux-mêmes : une carte Signature dans l’éditeur de facture, une zone Signature dans l’éditeur de profil d’entreprise, et une entrée Client sign-off dans le menu débordant de l’écran de détail d’une facture.

Dessiner et enregistrer votre signature

Ray configure sa signature une fois pour toutes, un soir tranquille, pour qu’elle soit prête avant le premier chantier.

Ouvrez Outils et touchez la carte Signature.
Touchez le bouton + en bas à droite.
Dans la boîte de dialogue Nouvelle signature (New Signature), saisissez un nom dans Nom (Name), par exemple votre nom complet ou « Tampon atelier ». Si vous le laissez vide, l'application le nomme d'après la date et l'heure actuelles.
Sous Lier aux profils : (Link to profiles:), cochez le profil d'entreprise auquel appartient cette signature. Si vous n'avez qu'un seul profil, il est déjà coché pour vous. Laisser toutes les cases vides classe la signature dans Sans catégorie.
Touchez Dessiner (Draw).

Boîte de dialogue New Signature de l'application Invoice Flow avec le nom Ray Delgado - workshop saisi, le profil Ray Delgado coché et la mention If none selected, uncategorized — Nommez la signature et liez-la à un profil avant de la dessiner.

Le pavé Dessiner la signature (Draw Signature) s’ouvre. Il est conçu pour un téléphone tenu en portrait : la toile blanche est haute, avec un discret repère HAUT (TOP) sur le bord gauche et BAS (BOTTOM) sur le bord droit. Tournez le téléphone de côté pour que le bord gauche pointe vers le haut et signez comme vous le feriez normalement ; l’application redresse le dessin à l’enregistrement. Un bandeau en haut vous le rappelle.

Tournez le téléphone de sorte que le repère HAUT soit en haut et signez du doigt sur la zone blanche. Vous pouvez lever le doigt et ajouter d'autres traits, des points ou un soulignement.
Si le résultat ne vous plaît pas, touchez l'icône de corbeille dans la barre supérieure pour effacer la toile et recommencer.
Touchez Enregistrer (Save). Le bouton ne devient actif qu'une fois que vous avez dessiné quelque chose.

Pavé Draw Signature de l'application Invoice Flow avec une signature dessinée de côté sur la toile blanche entre les repères TOP et BOTTOM, l'indication de tourner le téléphone en haut et le bouton Save activé — Signez de côté sur la toile haute ; l'application redresse le résultat à l'enregistrement.

Après l’enregistrement, la nouvelle carte apparaît sous le profil auquel vous l’avez liée. L’image stockée est un PNG de 600 sur 200 pixels sur fond blanc : l’application recadre sur les traits dessinés, les fait pivoter et les met à l’échelle avec une petite marge, de sorte qu’une signature dessinée petit dans un coin de la toile remplit tout de même l’image.

Touchez la carte pour ouvrir son écran de détail. Outre l’image, vous y verrez le Code court (Short Code), le Nom, l’horodatage exact de Créé (Created), les Profils liés (Linked profiles), un compteur Utilisé dans les factures (Used in invoices) et l’empreinte SHA-256 complète avec un bouton de copie. La signature principale de Ray a jusqu’ici servi sur trois factures.

Écran de détail de signature de l'application Invoice Flow pour Ray Delgado, affichant l'image de la signature, le code court 2C736923, l'horodatage de création, le profil lié, Used in invoices 3 et l'empreinte SHA-256 complète avec un bouton de copie — L'écran de détail vous indique où une signature est utilisée et vous donne son empreinte pour vos archives.

Apposer votre signature sur une facture

Une signature est attachée facture par facture, pas globalement. Ray le fait pour chaque facture qu’il remet, et l’application mémorise le choix avec la facture.

Ouvrez la facture dans l'éditeur (créez-en une nouvelle ou touchez Modifier sur une facture existante).
Descendez au-delà des lignes, des totaux et des photos jointes jusqu'à la carte Signature. Elle indique Non sélectionné (Not selected) tant que vous n'en avez pas choisi une.
Touchez la carte. La feuille Sélectionner une signature (Select Signature) monte depuis le bas.
Touchez une signature enregistrée pour l'attacher, ou touchez Dessiner une nouvelle (Draw new) pour ouvrir le pavé et signer sur-le-champ.
Enregistrez la facture avec Enregistrer le brouillon (Save Draft) ou l'action d'envoi en bas.

Éditeur de facture de l'application Invoice Flow défilé jusqu'à la carte Signature, affichant une vignette de la signature Ray Delgado, une croix rouge pour la retirer et un chevron pour la changer — La carte Signature de l'éditeur affiche une vignette et le nom de la signature attachée.

Feuille inférieure Select Signature de l'application Invoice Flow par-dessus l'éditeur de facture, listant Draw new, une signature nommée par sa date, les initiales R.D. et Ray Delgado avec une coche — Toutes les signatures non supprimées sont proposées, quel que soit le profil auquel elles sont liées ; la coche indique celle en cours.

Une fois une signature attachée, la carte affiche une petite vignette et le nom, plus une x rouge. Toucher la x demande Retirer la signature ? (Remove signature?) et, après Retirer (Remove), la détache de cette seule facture ; la signature reste dans votre bibliothèque.

Dessiner une nouvelle depuis cette feuille est la voie rapide : le pavé s’ouvre, vous signez, et l’application enregistre le dessin comme nouvelle entrée de bibliothèque nommée d’après la date et l’heure actuelles (par exemple « 2026-09-02 16:48 ») et l’attache immédiatement. Comme rien n’a été lié, elle atterrit dans l’onglet Sans catégorie. Vous pourrez la renommer et la lier à un profil plus tard depuis l’écran Signatures.

Définir la signature sur votre profil d’entreprise

L’éditeur de profil d’entreprise possède sa propre zone Signature près du haut, juste sous les sélecteurs de logo. Ray y garde sa signature principale afin qu’elle soit visible chaque fois qu’il consulte les détails de son profil.

Ouvrez Paramètres, puis votre profil d'entreprise, pour arriver sur Modifier le profil d'entreprise (Edit Business Profile).
Touchez la zone blanche Signature. Si elle est vide, le pavé de dessin s'ouvre ; signez et touchez Enregistrer.
Si une signature s'y trouve déjà, la zone ouvre plutôt une vue Votre signature (Your signature) avec un unique bouton Supprimer la signature (Remove signature). Le retrait demande deux confirmations.
Descendez jusqu'en bas et touchez Enregistrer les modifications (Save Changes). Rien n'est écrit avant cela.

L'éditeur de profil affiche la signature liée à ce profil ; touchez la zone pour la dessiner ou la retirer.

Le profil et la bibliothèque restent synchronisés. Quand vous dessinez une signature ici et enregistrez le profil, l’application met à jour l’entrée de bibliothèque déjà liée à ce profil, ou en crée une nouvelle nommée « — signature » et la lie. Quand vous la retirez et enregistrez, l’entrée de bibliothèque est simplement déliée du profil ; elle n’est pas jetée. Et si le profil n’a pas d’image propre mais qu’une signature lui est liée dans la bibliothèque, l’éditeur affiche cette signature liée.

Obtenir la validation du client sur place

C’est la partie que Ray utilise à la fin de chaque intervention. Le client signe la facture terminée sur son téléphone, et son nom, la date et le lieu sont apposés sur le document.

Ouvrez la facture depuis la liste des documents pour être sur son écran de détail.
Touchez le menu à trois points en haut à droite et choisissez Client sign-off.
Saisissez le nom du client dans Signer name et, si vous le voulez sur le PDF, le lieu dans Place (optional).
Touchez Sign et tendez le téléphone au client. Le même pavé de dessin s'ouvre ; il ou elle signe de côté et touche Enregistrer.
Un message Client sign-off saved confirme l'opération. L'entrée de menu indique désormais View client sign-off.

Boîte de dialogue Client sign-off de l'application Invoice Flow par-dessus la facture DMR-2026-0143, avec Signer name Marisol Ortega et Place Austin, TX renseignés et un bouton Sign — Indiquez qui signe et où, puis passez le téléphone.

Toucher View client sign-off plus tard affiche la signature dessinée avec une ligne du type « Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX », un bouton Fermer (Close) et un bouton Remove sign-off. Le retrait efface d’un seul coup la signature, le nom, la date et le lieu de la facture, sans seconde confirmation : maniez-le donc avec précaution.

Comment les signatures s’impriment sur le PDF

Les deux signatures sont placées par les modèles PDF dans un bloc en bas du document, sous un fin séparateur. Votre signature se trouve à gauche, à environ 150 sur 50 points, avec la légende « Signature autorisée » en dessous. La signature du client se trouve à droite, avec la légende « Accepté par le client » et une ligne composée du nom du signataire, de la date au format jour.mois.année et du lieu, reliés par des points. Les éléments que vous n’avez pas saisis sont omis de cette ligne. Si la facture ne comporte qu’une des deux, seul ce côté est imprimé ; si elle n’en comporte aucune, le bloc est entièrement omis.

PDF de facture DMR-2026-0142 généré par l'application Invoice Flow pour Delgado Mobile Auto Repair, avec la signature du propriétaire légendée Authorized Signature à gauche et la signature de la cliente légendée Accepted by client avec Karen Whitlock, 08.09.2026, Austin, TX à droite — La facture de freinage terminée : la signature de Ray à gauche, l'acceptation de la cliente à droite.

Les deux légendes suivent la langue de facture que vous avez choisie dans l’éditeur : une facture en espagnol reçoit donc « Aceptado por el cliente » plutôt que la formulation anglaise. La signature qui s’imprime est celle attachée via la carte Signature de l’éditeur de facture ; la signature du profil est une commodité pour l’éditeur de profil et ne la remplace pas.

Règles et détails

Pro : créer une signature depuis le bouton + de l’écran Signatures est une action Pro. Renommer, lier, consulter les détails, mettre à la corbeille, restaurer et supprimer définitivement ne sont pas restreints en tant que tels. L’éditeur de facture et l’éditeur de profil ont leurs propres règles d’accès.
Stylo et toile : les traits sont noirs, de trois pixels de large, sur une toile blanche, quel que soit le thème de l’application. Une simple touche laisse un point. L’image enregistrée fait toujours 600 sur 200 pixels avec une marge de 20 pixels.
Rotation : le pavé attend que vous signiez avec le téléphone tourné de sorte que le bord gauche soit en haut. Si vous signez normalement en portrait, l’image enregistrée sortira pivotée. Effacez et redessinez si cela arrive.
L’enregistrement est désactivé tant qu’au moins un point n’a pas été dessiné. Si l’encodage de l’image échoue, vous voyez « Échec de l’enregistrement de la signature » et restez sur le pavé.
Noms : un nom vide dans la boîte de dialogue Nouvelle signature devient la date et l’heure actuelles. Renommez plus tard avec Renommer (Rename) depuis le menu de la carte ; un nouveau nom vide est ignoré.
Code court et empreinte : l’empreinte est le SHA-256 des octets du PNG, calculé lors de la création de la signature ou du remplacement de son image ; le code court en est les huit premiers caractères en majuscules. Deux dessins différents ne partagent jamais un code. L’application les affiche comme référence pour vous ; elle ne vérifie pas les signatures par rapport à eux ensuite.
La liaison est multiple : une signature peut être liée à plusieurs profils via Gérer les profils (Manage profiles). Depuis l’onglet Par profil, l’action rouge est Retirer de ce profil (Remove from this profile), qui ne fait que délier ; une signature sans aucun lien restant passe dans Sans catégorie, pas à la corbeille. Depuis l’onglet Sans catégorie, l’action rouge est Déplacer vers la corbeille (Move to trash).
Les confirmations de suppression sont volontairement lourdes : la boîte de dialogue affiche un code aléatoire à cinq chiffres et le bouton Supprimer reste désactivé tant que vous ne l’avez pas saisi exactement.
Corbeille : une signature mise à la corbeille est masquée du sélecteur de l’éditeur de facture et des onglets de profil, mais les factures qui l’utilisent déjà continuent de l’imprimer. Restaurer (Restore) la ramène ; Supprimer définitivement (Delete permanently) la retire et efface la signature de toutes les factures qui la référençaient : ces PDF s’imprimeront donc désormais sans signature autorisée.
Le compteur de factures de l’écran de détail est le nombre de factures pointant actuellement vers cette signature, y compris les factures archivées.
La validation du client est stockée uniquement avec la facture, jamais dans la bibliothèque, et il n’y en a qu’une par facture. L’enregistrement appose la date et l’heure actuelles. Elle survit aux modifications de la facture et est incluse dans les sauvegardes avec celle-ci.
Les documents dupliqués ou convertis démarrent sans validation client ; l’acceptation appartient au document que le client a réellement vu.

Le pavé de signature n'est pas un service de signature électronique juridique : il n'y a ni vérification d'identité, ni certificat, ni lien de signature à distance. Il enregistre un dessin ainsi que le nom, la date et le lieu que vous avez saisis. Pour la plupart des validations de petites entreprises, c'est exactement ce qu'il faut, mais vérifiez votre réglementation locale si un contrat exige une signature électronique qualifiée.

Astuces

Dessinez votre signature plus grande que ce qui vous paraît naturel et utilisez toute la hauteur de la toile. L'image est de toute façon mise à l'échelle, et des traits amples ressortent plus nets qu'un petit gribouillis serré.

Gardez une seule signature propre et nommée par profil d'entreprise et n'utilisez Dessiner une nouvelle que lorsque vous en avez vraiment besoin. Les signatures nommées par date s'accumulent dans Sans catégorie ; renommez et liez celles que vous voulez garder, et mettez le reste à la corbeille.

Renseignez Place quand vous faites signer sur site. « Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX » sous la signature du client est bien plus convaincant sur une facture contestée qu'une signature seule.

Avant de tendre le téléphone, tournez-le vous-même et montrez le repère HAUT. Les clients qui signent à l'horizontale sur un écran en portrait obtiennent une signature pivotée et doivent recommencer.

Guides associés

Éditeur de facture — où se trouve la carte Signature parmi les autres champs de la facture.
Aperçu PDF, partage et éditeur — vérifiez le bloc de signature avant d’envoyer le document.
Prise en main : le profil d’entreprise — l’éditeur de profil qui contient votre signature de dirigeant.