Gebruikershandleiding

Handtekeningen en akkoord van de klant ter plekke

Teken je handtekening één keer, koppel hem aan elke factuur en laat een klant op je telefoon tekenen zodat beide handtekeningen naast elkaar op de PDF komen.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Een ondertekende factuur beslecht discussies voordat ze beginnen. Rond je een klus bij iemand thuis af en overhandig je de rekening, dan zegt jouw handtekening “dit heb ik gedaan en dit reken ik”, en die van de klant “ik heb het werk gezien en ik accepteer het”. Invoice Flow regelt beide helften op de telefoon die je toch al in je zak hebt: je tekent je eigen handtekening één keer en hergebruikt hem, en de klant kan de factuur met een vinger ondertekenen, gewoon daar op de oprit.

Deze gids volgt Ray Delgado, die een mobiel autoreparatiebedrijf met één busje in Austin runt. Hij vervangt remblokken en schijven op de Honda van een klant op haar oprit, opent de factuur op zijn telefoon, tikt zijn opgeslagen handtekening erop en vraagt haar te tekenen voordat hij inpakt. De PDF die ze een minuut later krijgt, draagt beide handtekeningen met haar naam, de datum en de plaats.

Er zijn twee verschillende dingen die in de app “handtekening” heten, en het helpt ze uit elkaar te houden:

Wat je op het scherm ziet

Je handtekeningen wonen in een kleine bibliotheek. Open het tabblad Hulpmiddelen, scrol naar de laatste rij kaarten en tik op Handtekening. Het scherm Handtekeningen heeft drie tabbladen: Per profiel, Geen categorie en een derde tabblad met een prullenbakpictogram.

Elke handtekeningkaart toont een witte miniatuur van de tekening, een korte code als #2C736923, de naam die je hebt gegeven, de datum en tijd van aanmaken en de volledige SHA-256-hash van de afbeelding in kleine monospace-tekst. Met de driepuntsknop rechts open je de acties voor die kaart, en ergens anders op de kaart tikken opent het detailscherm. Met de +-knop in de hoek begin je een nieuwe handtekening.

Per profiel toont elk bedrijfsprofiel met minstens één handtekening; een profiel zonder handtekeningen verschijnt simpelweg niet. Geen categorie toont handtekeningen die aan geen enkel profiel zijn gekoppeld, waar handtekeningen belanden die je in de factuureditor ter plekke tekent. Het prullenbaktabblad bewaart handtekeningen die je hebt verwijderd, voor het geval je er een terug nodig hebt.

De andere plekken waar een handtekening opduikt, zitten in de documenten zelf: een kaart Handtekening in de factuureditor, een vak Handtekening in de editor van het bedrijfsprofiel, en een item Akkoord van klant (Client sign-off) in het overloopmenu van het detailscherm van een factuur.

Zo teken en bewaar je je handtekening

Ray zet zijn handtekening één keer op, op een rustige avond, zodat hij klaar is vóór de eerste klus.

1. Open Hulpmiddelen en tik op de kaart Handtekening.
2. Tik rechtsonder op de knop +.
3. Typ in het dialoogvenster Nieuwe handtekening (New Signature) een naam in Naam, bijvoorbeeld je volledige naam of "Werkplaatsstempel". Laat je het leeg, dan noemt de app hem naar de huidige datum en tijd.
4. Vink onder Koppelen aan profielen: het bedrijfsprofiel aan waar deze handtekening bij hoort. Heb je maar één profiel, dan is die al aangevinkt. Laat je alle vakjes leeg, dan komt de handtekening onder Geen categorie te staan.
5. Tik op Tekenen (Draw).

Het tekenvlak Handtekening tekenen (Draw Signature) opent. Het is ontworpen voor een telefoon in staande stand: het witte canvas is hoog, met een vage markering BOVEN aan de linkerrand en ONDER aan de rechterrand. Draai de telefoon opzij zodat de linkerrand omhoog wijst en zet je handtekening zoals gewoonlijk; de app draait de tekening bij het opslaan terug. Een banner bovenaan herinnert je daaraan.

1. Draai de telefoon zo dat de markering BOVEN bovenaan staat en teken met je vinger op het witte vlak. Je kunt je vinger optillen en meer halen, punten of een onderstreping toevoegen.
2. Ben je niet tevreden, tik dan op het prullenbakpictogram in de bovenbalk om het canvas leeg te maken en opnieuw te beginnen.
3. Tik op Opslaan. De knop wordt pas actief zodra je iets hebt getekend.

Na het opslaan verschijnt de nieuwe kaart onder het profiel waaraan je hem hebt gekoppeld. De opgeslagen afbeelding is een PNG van 600 bij 200 pixels op een witte achtergrond: de app snijdt bij tot de halen die je hebt getekend, draait ze en schaalt ze passend met een kleine marge, zodat een klein in een hoek getekende handtekening de afbeelding toch vult.

Tik op de kaart om het detailscherm te openen. Naast de afbeelding zie je de Korte code, de Naam, het exacte tijdstip bij Aangemaakt, de Gekoppelde profielen, een teller Gebruikt in facturen en de volledige SHA-256-hash met een kopieerknop. Ray’s hoofdhandtekening is tot nu toe op drie facturen gebruikt.

Zo zet je je handtekening op een factuur

Een handtekening wordt per factuur gekoppeld, niet algemeen. Ray doet dit voor elke factuur die hij overhandigt, en de app onthoudt de keuze bij de factuur.

1. Open de factuur in de editor (maak een nieuwe of tik op Bewerken bij een bestaande).
2. Scrol voorbij de regels, totalen en fotobijlagen naar de kaart Handtekening. Er staat Niet geselecteerd tot je er een kiest.
3. Tik op de kaart. Het blad Handtekening selecteren (Select Signature) schuift omhoog.
4. Tik op een opgeslagen handtekening om die te koppelen, of tik op Nieuwe tekenen (Draw new) om het tekenvlak te openen en nu meteen te tekenen.
5. Sla de factuur op met Concept opslaan of met de verzendactie onderaan.

Zodra een handtekening is gekoppeld, toont de kaart een kleine miniatuur en de naam, plus een rode x. Op de x tikken vraagt Handtekening verwijderen? en koppelt hem na Verwijderen alleen los van deze factuur; de handtekening blijft in je bibliotheek.

Nieuwe tekenen vanaf dit blad is de snelle route: het tekenvlak opent, je tekent, en de app slaat de tekening op als nieuw bibliotheekitem, genoemd naar de huidige datum en tijd (bijvoorbeeld “2026-09-02 16:48”), en koppelt hem meteen. Omdat er niets was gekoppeld, belandt hij op het tabblad Geen categorie. Je kunt hem later vanaf het scherm Handtekeningen hernoemen en aan een profiel koppelen.

Zo stel je de handtekening op je bedrijfsprofiel in

De editor van het bedrijfsprofiel heeft een eigen vak Handtekening bovenin, direct onder de logokiezers. Ray bewaart zijn hoofdhandtekening daar, zodat hij zichtbaar is wanneer hij zijn profielgegevens nakijkt.

1. Open Instellingen en daarna je bedrijfsprofiel om bij Bedrijfsprofiel bewerken te komen.
2. Tik op het witte vak Handtekening. Is het leeg, dan opent het tekenvlak; teken en tik op Opslaan.
3. Staat er al een handtekening, dan opent het vak in plaats daarvan een weergave Jouw handtekening met één knop Handtekening verwijderen. Verwijderen vraagt twee keer om bevestiging.
4. Scrol naar beneden en tik op Wijzigingen opslaan. Tot dat moment wordt er niets weggeschreven.

Het profiel en de bibliotheek blijven gelijklopen. Teken je hier een handtekening en sla je het profiel op, dan werkt de app het bibliotheekitem bij dat al aan dat profiel is gekoppeld, of maakt hij een nieuw item ” — signature” en koppelt dat. Verwijder je hem en sla je op, dan wordt het bibliotheekitem alleen van het profiel losgekoppeld; het wordt niet weggegooid. En heeft het profiel geen eigen afbeelding maar is er in de bibliotheek wel een handtekening aan gekoppeld, dan toont de editor die gekoppelde handtekening.

Zo krijg je het akkoord van de klant ter plekke

Dit is het deel dat Ray aan het einde van elke opritklus gebruikt. De klant ondertekent de afgeronde factuur op zijn telefoon, en haar naam, de datum en de plaats worden op het document gestempeld.

1. Open de factuur vanuit de documentenlijst zodat je op het detailscherm staat.
2. Tik rechtsboven op het driepuntsmenu en kies Akkoord van klant.
3. Typ de naam van de klant in Naam ondertekenaar (Signer name) en, als je die op de PDF wilt, de locatie in Plaats (optioneel).
4. Tik op Ondertekenen (Sign) en geef de telefoon aan de klant. Hetzelfde tekenvlak opent; hij of zij tekent zijwaarts en tikt op Opslaan.
5. De melding Akkoord van klant opgeslagen bevestigt het. Het menu-item luidt nu Akkoord van klant bekijken.

Later op Akkoord van klant bekijken tikken toont de getekende handtekening met een regel als “Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX”, een knop Sluiten en een knop Akkoord verwijderen. Verwijderen wist in één keer de handtekening, naam, datum en plaats van de factuur, zonder tweede bevestiging, dus ga er zorgvuldig mee om.

Hoe de handtekeningen op de PDF worden afgedrukt

Beide handtekeningen worden door de PDF-sjablonen in een blok onderaan het document geplaatst, onder een dunne scheidingslijn. Jouw handtekening staat links op ongeveer 150 bij 50 punten met het bijschrift “Authorized Signature” eronder. De handtekening van de klant staat rechts met het bijschrift “Accepted by client” en een regel die is opgebouwd uit de naam van de ondertekenaar, de datum in dag.maand.jaar en de plaats, verbonden door puntjes. Delen die je niet hebt ingevuld, blijven uit die regel weg. Heeft de factuur er maar één van de twee, dan wordt alleen die kant afgedrukt; heeft ze er geen, dan blijft het blok helemaal weg.

Beide bijschriften volgen de factuurtaal die je in de editor hebt gekozen, dus een Spaanse factuur krijgt “Aceptado por el cliente” in plaats van de Engelse formulering. De handtekening die wordt afgedrukt, is degene die via de kaart Handtekening in de factuureditor is gekoppeld; de profielhandtekening is een gemak voor de profieleditor en neemt die plaats niet in.

Regels en details

• Pro: een handtekening maken via de knop + op het scherm Handtekeningen is een Pro-actie. Hernoemen, koppelen, details bekijken, naar de prullenbak verplaatsen, herstellen en definitief verwijderen zijn op zichzelf niet afgeschermd. De factuureditor en de profieleditor hanteren hun eigen toegangsregels.
• Pen en canvas: halen zijn zwart, drie pixels breed, op een wit canvas, ongeacht het thema van de app. Eén tik laat een punt achter. De opgeslagen afbeelding is altijd 600 bij 200 pixels met een marge van 20 pixels.
• Rotatie: het tekenvlak verwacht dat je tekent met de telefoon zo gedraaid dat de linkerrand boven zit. Teken je gewoon in staande stand, dan komt de opgeslagen afbeelding gedraaid uit. Wis en teken opnieuw als dat gebeurt.
• Opslaan is uitgeschakeld tot er minstens één punt is getekend. Mislukt het coderen van de afbeelding, dan zie je “Handtekening opslaan mislukt” en blijf je op het tekenvlak.
• Namen: een lege naam in het dialoogvenster Nieuwe handtekening wordt de huidige datum en tijd. Hernoem later met Hernoemen in het menu van de kaart; een lege nieuwe naam wordt genegeerd.
• Korte code en hash: de hash is de SHA-256 van de PNG-bytes, berekend wanneer de handtekening wordt gemaakt of de afbeelding wordt vervangen; de korte code bestaat uit de eerste acht tekens in hoofdletters. Twee verschillende tekeningen delen nooit een code. De app toont ze als referentie voor jou; hij controleert handtekeningen er later niet mee.
• Koppelen is veel-op-veel: één handtekening kan via Profielen beheren aan meerdere profielen worden gekoppeld. Op het tabblad Per profiel is de rode actie Verwijderen uit dit profiel, wat alleen loskoppelt; een handtekening zonder koppelingen verhuist naar Geen categorie, niet naar de prullenbak. Op het tabblad Geen categorie is de rode actie Naar prullenbak verplaatsen.
• Verwijderbevestigingen zijn bewust streng: het dialoogvenster toont een willekeurige code van vijf cijfers en de knop Verwijderen blijft uitgeschakeld tot je die exact overtypt.
• Prullenbak: een weggegooide handtekening is verborgen voor de kiezer in de factuureditor en voor de profieltabbladen, maar facturen die hem al gebruiken blijven hem afdrukken. Herstellen brengt hem terug; Definitief verwijderen haalt hem weg en wist de handtekening van elke factuur die ernaar verwees, zodat die PDF’s vanaf dat moment zonder geautoriseerde handtekening worden afgedrukt.
• Het aantal facturen op het detailscherm is het aantal facturen dat op dit moment naar deze handtekening verwijst, inclusief gearchiveerde.
• Het akkoord van de klant wordt alleen bij de factuur bewaard, nooit in de bibliotheek, en er is er één per factuur. Bij het opslaan worden de huidige datum en tijd gestempeld. Het overleeft bewerkingen aan de factuur en zit samen met de factuur in back-ups.
• Gedupliceerde of omgezette documenten beginnen zonder akkoord van de klant; de acceptatie hoort bij het document dat de klant daadwerkelijk heeft gezien.

Tips

Verwante gidsen

• Factuureditor — waar de kaart Handtekening tussen de andere factuurvelden staat.
• PDF-voorbeeld, delen en de editor — controleer het handtekeningblok voordat je het document verstuurt.
• Aan de slag: bedrijfsprofiel — de profieleditor met jouw eigen handtekening.