Guía de usuario

Firmas y aceptación del cliente en el momento

Dibuja tu firma una vez, adjúntala a cualquier factura y deja que el cliente firme en tu móvil para que ambas firmas se impriman juntas en el PDF.

Actualizado: 2026-09-09

Una factura firmada zanja las discusiones antes de que empiecen. Cuando terminas un trabajo en casa de alguien y le entregas la factura, tu firma dice «esto es lo que hice y lo que cobro», y la firma del cliente dice «he visto el trabajo y lo acepto». Invoice Flow resuelve las dos mitades en el teléfono que ya llevas en el bolsillo: dibujas tu propia firma una vez y la reutilizas, y el cliente puede firmar la factura con el dedo allí mismo, en la puerta de su casa.

Esta guía sigue a Ray Delgado, que lleva un taller mecánico móvil de una sola furgoneta en Austin. Cambia pastillas y discos de freno en el Honda de una clienta en su entrada, abre la factura en el móvil, le añade su firma guardada y le pide que firme antes de recoger. El PDF que ella recibe un minuto después lleva las dos firmas con su nombre, la fecha y el lugar.

En la app hay dos cosas distintas que se llaman «firma», y conviene no confundirlas:

Qué ves en la pantalla

Tus firmas viven en una pequeña biblioteca. Abre la pestaña Herramientas (Tools), baja hasta la última fila de tarjetas y toca Firma (Signature). La pantalla Firmas (Signatures) tiene tres pestañas: Por perfil (By Profile), Sin categoría (Uncategorized) y una tercera con un icono de papelera.

Cada tarjeta de firma muestra una miniatura blanca del dibujo, un código corto como #2C736923, el nombre que le diste, la fecha y hora en que se creó y el hash SHA-256 completo de la imagen en texto monoespaciado pequeño. El botón de tres puntos de la derecha abre las acciones de esa tarjeta, y tocar en cualquier otro punto de la tarjeta abre su pantalla de detalle. El botón + de la esquina inicia una firma nueva.

Por perfil lista todos los perfiles de empresa que tienen al menos una firma; un perfil sin firmas simplemente no aparece. Sin categoría muestra las firmas que no están vinculadas a ningún perfil, que es donde acaban las firmas dibujadas sobre la marcha desde el editor de facturas. La pestaña de la papelera guarda las firmas que has eliminado, por si necesitas recuperar alguna.

Los otros sitios donde aparece una firma son los propios documentos: una tarjeta Firma en el editor de facturas, un recuadro Firma en el editor del perfil de empresa y una entrada Client sign-off (aceptación del cliente) en el menú de desbordamiento de la pantalla de detalle de una factura.

Cómo dibujar y guardar tu firma

Ray configura su firma una sola vez, una noche tranquila, para tenerla lista antes del primer trabajo.

1. Abre Herramientas y toca la tarjeta Firma.
2. Toca el botón + abajo a la derecha.
3. En el cuadro Nueva firma (New Signature) escribe un nombre en Nombre (Name), por ejemplo tu nombre completo o «Sello del taller». Si lo dejas vacío, la app la nombra con la fecha y hora actuales.
4. En Vincular a perfiles: (Link to profiles:) marca el perfil de empresa al que pertenece esta firma. Si solo tienes un perfil, ya viene marcado. Dejar todas las casillas vacías archiva la firma en Sin categoría.
5. Toca Dibujar (Draw).

Se abre el lienzo Dibujar firma (Draw Signature). Está pensado para un teléfono en vertical: el lienzo blanco es alto, con una marca tenue TOP en el borde izquierdo y BOTTOM en el derecho. Gira el teléfono de lado para que el borde izquierdo apunte hacia arriba y firma como lo harías normalmente; la app rota el dibujo al guardarlo. Un aviso en la parte superior te lo recuerda.

1. Gira el teléfono para que la marca TOP quede arriba y firma con el dedo sobre la zona blanca. Puedes levantar el dedo y añadir más trazos, puntos o un subrayado.
2. Si no te convence, toca el icono de papelera de la barra superior para vaciar el lienzo y empezar de nuevo.
3. Toca Guardar (Save). El botón solo se activa cuando has dibujado algo.

Tras guardar, la nueva tarjeta aparece bajo el perfil al que la vinculaste. La imagen almacenada es un PNG de 600 por 200 píxeles sobre fondo blanco: la app recorta hasta los trazos que dibujaste, los rota y los escala para que encajen con un pequeño margen, de modo que una firma dibujada pequeña en una esquina del lienzo llena igualmente la imagen.

Toca la tarjeta para abrir su pantalla de detalle. Además de la imagen verás el Código corto (Short Code), el Nombre, la marca de tiempo exacta de Creado (Created), los Perfiles vinculados (Linked profiles), un recuento Usado en facturas (Used in invoices) y el hash SHA-256 completo con un botón para copiarlo. La firma principal de Ray se ha usado hasta ahora en tres facturas.

Cómo poner tu firma en una factura

La firma se adjunta por factura, no globalmente. Ray lo hace en cada factura que entrega, y la app recuerda la elección junto con la factura.

1. Abre la factura en el editor (crea una nueva o toca Editar en una existente).
2. Baja más allá de las líneas, los totales y las fotos adjuntas hasta la tarjeta Firma. Dice No seleccionado (Not selected) hasta que eliges una.
3. Toca la tarjeta. Se despliega la hoja Seleccionar firma (Select Signature).
4. Toca una firma guardada para adjuntarla, o toca Dibujar nueva (Draw new) para abrir el lienzo y firmar en ese momento.
5. Guarda la factura con Guardar borrador (Save Draft) o con la acción de envío del final.

Una vez adjunta una firma, la tarjeta muestra una miniatura pequeña y el nombre, más una x roja. Tocar la x pregunta ¿Quitar firma? (Remove signature?) y, tras Quitar, la desvincula solo de esta factura; la firma sigue en tu biblioteca.

Dibujar nueva desde esta hoja es la vía rápida: se abre el lienzo, firmas y la app guarda el dibujo como una entrada nueva de la biblioteca nombrada con la fecha y hora actuales (por ejemplo «2026-09-02 16:48») y la adjunta de inmediato. Como no se vinculó nada, aterriza en la pestaña Sin categoría. Puedes renombrarla y vincularla a un perfil más tarde desde la pantalla Firmas.

Cómo poner la firma en tu perfil de empresa

El editor del perfil de empresa tiene su propio recuadro Firma cerca de la parte superior, justo debajo de los selectores de logo. Ray guarda ahí su firma principal para verla siempre que revisa los datos de su perfil.

1. Abre Ajustes (Settings) y luego tu perfil de empresa, para llegar a Editar perfil de empresa (Edit Business Profile).
2. Toca el recuadro blanco Firma. Si está vacío, se abre el lienzo de dibujo; firma y toca Guardar.
3. Si ya hay una firma, el recuadro abre en su lugar una vista Tu firma (Your signature) con un único botón Eliminar firma (Remove signature). Eliminarla pide confirmación dos veces.
4. Baja hasta el final y toca Guardar cambios (Save changes). No se escribe nada hasta que lo haces.

El perfil y la biblioteca se mantienen sincronizados. Cuando dibujas una firma aquí y guardas el perfil, la app actualiza la entrada de la biblioteca ya vinculada a ese perfil o crea una nueva llamada « — firma» y la vincula. Cuando la eliminas y guardas, la entrada de la biblioteca solo se desvincula del perfil; no se tira. Y si el perfil no tiene imagen propia pero hay una firma vinculada a él en la biblioteca, el editor muestra esa firma vinculada.

Cómo obtener la aceptación del cliente en el momento

Esta es la parte que Ray usa al final de cada trabajo a domicilio. El cliente firma la factura terminada en su móvil, y su nombre, la fecha y el lugar quedan estampados en el documento.

1. Abre la factura desde la lista de documentos para estar en su pantalla de detalle.
2. Toca el menú de tres puntos de arriba a la derecha y elige Client sign-off (aceptación del cliente).
3. Escribe el nombre del cliente en Signer name (nombre del firmante) y, si quieres que aparezca en el PDF, el lugar en Place (optional) (lugar, opcional).
4. Toca Sign (firmar) y pásale el móvil al cliente. Se abre el mismo lienzo de dibujo; firma de lado y toca Guardar.
5. Un mensaje Client sign-off saved lo confirma. La entrada del menú pasa a decir View client sign-off (ver la aceptación del cliente).

Tocar View client sign-off más adelante muestra la firma dibujada con una línea como «Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX», un botón Close (cerrar) y un botón Remove sign-off (quitar la aceptación). Al quitarla se borran de la factura la firma, el nombre, la fecha y el lugar de una sola vez, sin una segunda confirmación, así que trátalo con cuidado.

Cómo se imprimen las firmas en el PDF

Las plantillas PDF colocan ambas firmas en un bloque al pie del documento, bajo una fina línea divisoria. Tu firma va a la izquierda, a unos 150 por 50 puntos, con el pie «Firma autorizada» debajo. La firma del cliente va a la derecha, con el pie «Aceptado por el cliente» y una línea formada por el nombre del firmante, la fecha en formato día.mes.año y el lugar, unidos por puntos. Las partes que no hayas introducido se omiten de esa línea. Si la factura solo tiene una de las dos, solo se imprime ese lado; si no tiene ninguna, el bloque se omite por completo.

Ambos pies siguen el idioma de factura que hayas elegido en el editor, así que una factura en español lleva «Aceptado por el cliente» en lugar de la redacción inglesa. La firma que se imprime es la adjuntada mediante la tarjeta Firma del editor de facturas; la firma del perfil es una comodidad para el editor del perfil y no la sustituye.

Reglas y detalles

• Pro: crear una firma desde el botón + de la pantalla Firmas es una acción Pro. Renombrar, vincular, ver detalles, enviar a la papelera, restaurar y eliminar definitivamente no están restringidos por sí mismos. El editor de facturas y el del perfil tienen sus propias reglas de acceso.
• Trazo y lienzo: los trazos son negros, de tres píxeles de grosor, sobre lienzo blanco, sea cual sea el tema de la app. Un solo toque deja un punto. La imagen guardada mide siempre 600 por 200 píxeles con un margen de 20 píxeles.
• Rotación: el lienzo espera que firmes con el teléfono girado de forma que el borde izquierdo quede arriba. Si firmas normalmente en vertical, la imagen guardada saldrá rotada. Borra y vuelve a dibujar si ocurre.
• Guardar está desactivado hasta que se haya dibujado al menos un punto. Si falla la codificación de la imagen, verás «No se pudo guardar la firma» y te quedas en el lienzo.
• Nombres: un nombre vacío en el cuadro Nueva firma se convierte en la fecha y hora actuales. Renómbrala más tarde con Renombrar en el menú de la tarjeta; un nombre nuevo vacío se ignora.
• Código corto y hash: el hash es el SHA-256 de los bytes del PNG, calculado cuando se crea la firma o se sustituye su imagen; el código corto son sus primeros ocho caracteres en mayúsculas. Dos dibujos distintos nunca comparten código. La app los muestra como referencia para ti; no verifica firmas contra ellos después.
• La vinculación es de muchos a muchos: una firma puede vincularse a varios perfiles mediante Gestionar perfiles (Manage profiles). Desde la pestaña Por perfil, la acción roja es Quitar de este perfil (Remove from this profile), que solo desvincula; una firma que se queda sin vínculos pasa a Sin categoría, no a la papelera. Desde la pestaña Sin categoría, la acción roja es Mover a la papelera (Move to trash).
• Las confirmaciones de eliminación son deliberadas: el cuadro muestra un código aleatorio de cinco cifras y el botón Eliminar sigue desactivado hasta que lo escribes exactamente.
• Papelera: una firma en la papelera queda oculta en el selector del editor de facturas y en las pestañas de perfil, pero las facturas que ya la usan la siguen imprimiendo. Restaurar la devuelve; Eliminar definitivamente la borra y quita la firma de todas las facturas que la referenciaban, de modo que esos PDF se imprimirán a partir de entonces sin firma autorizada.
• El recuento de facturas de la pantalla de detalle es el número de facturas que apuntan ahora mismo a esa firma, incluidas las archivadas.
• La aceptación del cliente se guarda solo con la factura, nunca en la biblioteca, y hay una por factura. Al guardar se estampan la fecha y la hora actuales. Sobrevive a las ediciones de la factura y se incluye en las copias de seguridad junto con ella.
• Los documentos duplicados o convertidos empiezan sin aceptación del cliente; la aceptación pertenece al documento que el cliente vio realmente.

Consejos

Guías relacionadas

• Editor de facturas — dónde vive la tarjeta Firma entre los demás campos de la factura.
• Vista previa del PDF, compartir y editor — comprueba el bloque de firmas antes de enviar el documento.
• Primeros pasos: perfil de empresa — el editor de perfil que guarda tu firma como propietario.