Guía de usuario

Configura el perfil de tu empresa

Rellena el perfil que se imprime en cada factura, añade un segundo perfil para otro negocio y duplica uno para no reescribir logos ni condiciones.

Actualizado: 2026-09-09

El perfil de tu empresa es la parte «De» de cada documento que produce Invoice Flow. El nombre, la empresa, la dirección, los datos de contacto, el identificador fiscal, el logo y la firma que introduzcas aquí son lo que ve tu cliente en el encabezado y el pie de cada factura, presupuesto o albarán. El mismo perfil lleva además los valores por defecto de los documentos nuevos: qué moneda viene preseleccionada, cómo se numeran las facturas, qué condiciones de pago aparecen bajo el total y qué ocurre cuando una factura vence.

Te encuentras con este formulario dos veces. La primera es en el primer arranque, justo después de la página de bienvenida, cuando la app te pide configurar tu negocio antes de abrir el panel. Después, el mismo formulario vive en Ajustes, y vuelves a él cuando cambia un teléfono, tienes un logo nuevo o te das de alta en el IVA. Si llevas más de un negocio, o facturas con dos nombres comerciales, puedes mantener varios perfiles en paralelo y elegir uno por factura.

Esta guía sigue a Elena Marsh, fotógrafa de Bristol. Su perfil principal es Marsh Light Photography, que factura en libras e imprime la dirección de su estudio, dos direcciones de correo y un número de IVA en cada factura. Su segundo perfil, Marsh Print Studio, vende copias enmarcadas desde un taller al otro lado de la ciudad y tiene su propia numeración.

Qué ves en la pantalla

Abre la pestaña Ajustes (Settings) en la navegación inferior. El primer mosaico muestra el perfil activo: su logo cuadrado (o sus iniciales), el nombre del perfil y el nombre de la empresa. Al tocarlo se abre Editar perfil de empresa (Edit Business Profile) para el perfil predeterminado. Debajo, el mosaico Perfiles de empresa (Business Profiles) con el subtítulo Gestiona tus perfiles de empresa abre la lista de todos los perfiles, que es donde añades, duplicas, eliminas y cambias el predeterminado.

El editor es un único formulario largo con desplazamiento. De arriba abajo:

• La fila de logos: una casilla cuadrada a la izquierda y una ancha a la derecha, cada una con un pequeño desplegable encima y un botón Añadir (Add) o Cambiar (Change) debajo. La marca cuadrada se usa como avatar del perfil dentro de la app; la ancha es la que imprimen en el encabezado la mayoría de las plantillas PDF.
• Firma (Signature), un recuadro blanco que abre un lienzo de dibujo al tocarlo.
• Tu nombre * (Your Name) y Nombre de la empresa (Company Name). El nombre es el único campo obligatorio de todo el formulario.
• Correos (Emails), Teléfonos (Phones), Direcciones (Addresses), Identificadores fiscales (Tax IDs) y Sitio web y redes sociales (Website & socials). Cada uno es una lista: un botón Añadir … a la derecha y una tarjeta por entrada con un asa de arrastre a la izquierda y un botón de cierre a la derecha. Las tarjetas de dirección y de identificador fiscal llevan además una estrella de Dirección principal (Primary address) y la indicación Principal — preseleccionado en facturas nuevas.
• Monedas permitidas (Allowed currencies) con fichas y un botón Añadir moneda (Add currency).
• Series de facturación (Invoice Series) con tarjetas plegables para la numeración de facturas y presupuestos.
• Condiciones de pago (Payment Terms) con Desde plantilla (From preset) y Añadir personalizado (Add custom).
• Política de mora (Late-fee policy) y Early-payment discount (descuento por pronto pago).
• Guardar cambios (Save Changes) y Atrás (Back) al final. En el primer arranque los botones dicen Continuar (Continue) y Omitir por ahora (Skip for now).

Cómo rellenar el perfil que se imprime en tus facturas

1. Abre Ajustes y toca el mosaico del perfil de arriba, o ve a Perfiles de empresa y toca el perfil que quieras editar.
2. Escribe Tu nombre *. Rellena Nombre de la empresa si operas con un nombre comercial; las plantillas imprimen la empresa cuando está definida y recurren a tu nombre cuando está vacía.
3. Toca Añadir correo (Add email). Escribe una Etiqueta (Label) breve como Bookings o Accounts y la Dirección de correo (Email address). Añade una segunda fila si quieres un buzón contable aparte en la factura.
4. Toca Añadir teléfono (Add phone) y rellena Etiqueta y Número de teléfono (Phone number) de la misma forma.
5. Toca Añadir dirección (Add address). Dale una Etiqueta (Estudio, Oficina, Almacén), elige el País (Country) en la lista con buscador y rellena Calle (Street) y los campos de ciudad, región y código postal. Los nombres de los campos y los ejemplos cambian según el país elegido, así que una dirección británica muestra Town/City, County y Postcode.
6. Toca Añadir (Add Tax ID), elige el tipo en la lista con buscador (VAT para el Reino Unido, EIN, ABN, etc.) y escribe el Número (Number). Elige OTHER si tu registro no está en la lista y dale una Etiqueta personalizada (Custom label) que se imprimirá tal cual.
7. Toca Añadir enlace (Add link), elige un Tipo (Type) (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp y otros) y pega la dirección o el nombre de usuario.
8. Desplázate hasta abajo y toca Guardar cambios. Un breve mensaje «Perfil guardado» confirma la escritura y el editor se cierra.

El orden de las filas importa. Cuando tienes varios correos, teléfonos o direcciones, la primera fila de cada lista (o la que lleva la estrella en el caso de las direcciones) es la que la app trata como principal: es la que se escribe en los clásicos campos de valor único que leen las plantillas y exportaciones antiguas, y es la que viene preseleccionada al crear una factura nueva. Arrastra las filas por su asa para reordenarlas.

Cómo definir los valores por defecto de los documentos nuevos

La mitad inferior del formulario no imprime nada por sí misma; decide con qué empieza una factura nueva.

1. En Monedas permitidas, toca Añadir moneda y elige cada moneda en la que factures. Toca una ficha para mover la estrella hasta ella; la moneda marcada se convierte en la predeterminada para las facturas nuevas y se guarda también como moneda base del perfil.
2. Deja la lista vacía si quieres tener disponible el selector completo de monedas en cada factura. Con una o más fichas, el editor de facturas solo ofrece esas.
3. En Series de facturación, abre la tarjeta de las facturas. Define Nombre de la serie (Series name), Prefijo de factura (Invoice Prefix) y Empezar a contar desde (Start counting from). En Plantilla de número (Number template) elige un preajuste como {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, o cambia a Personalizado (Custom) y usa el botón Referencia de tokens (Token reference) para ver todos los tokens disponibles.
4. Pon Restablecer contador (Reset counter) en Cada año (Every year) si quieres que la numeración se reinicie en enero; la vista previa de la tarjeta muestra el siguiente número que emitirá la serie.
5. Repite con la serie de presupuestos. Toca Añadir serie (Add series) si un mismo negocio necesita dos flujos de numeración, por ejemplo sesiones y pedidos de copias.
6. En Condiciones de pago, toca Desde plantilla y elige uno de los diez textos integrados (pago a la recepción, Net 7 hasta Net 90, 50% por adelantado, fin de mes), o toca Añadir personalizado y escribe tu propia Etiqueta y tu propio Texto (Body). Marca con la estrella el que más uses; se coloca en todas las facturas nuevas.
7. Opcionalmente, define una Política de mora (porcentaje, días de gracia, modo de acumulación) y un Early-payment discount. Ambos permanecen inactivos mientras el porcentaje sea cero.
8. Toca Guardar cambios.

Cómo añadir un segundo perfil de empresa

Tener varios perfiles resulta útil cuando facturas con dos nombres comerciales, mantienes un perfil personal y otro de empresa, o quieres numeración separada para dos líneas de trabajo.

1. Abre Ajustes y toca Perfiles de empresa.
2. Toca el botón + de la esquina inferior derecha. Si ya tienes al menos un perfil, se despliega una hoja con dos opciones.
3. Toca Crear nuevo perfil (Create new profile) para empezar con un formulario en blanco. El nuevo formulario viene con dos series de numeración ya preparadas, INV para facturas y EST para presupuestos, ambas empezando en 1.
4. Rellena el formulario como se describe más arriba y toca Guardar cambios. La barra superior de este editor dice Nuevo perfil (New Profile) en lugar de Editar perfil de empresa.
5. De vuelta en la lista, abre el menú de tres puntos de la nueva tarjeta para encontrar Editar perfil de empresa, Establecer como predeterminado (Set as Default) y Eliminar (Delete).

La lista muestra el nombre de cada perfil, una píldora Predeterminado (Default) en el activo y un subtítulo con la empresa, la moneda predeterminada y el prefijo de factura. Los perfiles se ordenan alfabéticamente por nombre, no por cuál es el predeterminado, así que dale a cada perfil un nombre que puedas distinguir de un vistazo. Elena deja su propio nombre en el perfil de fotografía y usa el nombre comercial para el estudio de impresión.

Cuando creas una factura nueva, el editor muestra un mosaico Perfil de empresa (Business Profile) cerca de la parte superior. Con un solo perfil es de solo lectura. Con dos o más aparece un chevrón y se abre un selector Seleccionar perfil (Select profile); el documento toma entonces el logo, los datos del encabezado, la moneda, la serie de numeración y las condiciones de pago del perfil elegido. Una vez guardada una factura, su perfil ya no se puede cambiar desde el editor.

Cómo duplicar un perfil en lugar de reescribirlo

Duplicar es la forma más rápida de configurar un segundo nombre comercial que comparte la mayoría de los datos con el primero.

1. En Perfiles de empresa, toca + y elige Duplicar perfil existente (Duplicate existing profile).
2. En el cuadro de diálogo Selecciona un perfil para duplicar (Select a profile to duplicate), toca el perfil de origen.
3. El editor Nuevo perfil se abre ya relleno con el nombre, la empresa, los logos, los correos, los teléfonos, las direcciones, los identificadores fiscales, los enlaces, las monedas, las series y las condiciones de pago del original. La firma se deja vacía a propósito, porque una firma está vinculada a un solo perfil.
4. Cambia lo que difiera: normalmente el nombre, la empresa, el prefijo de factura y quizá la dirección. Renombra la serie y reinicia Empezar a contar desde si la copia no debe continuar la numeración del original.
5. Toca Guardar cambios. La copia se guarda como una fila independiente; el perfil de origen queda intacto.

Qué ve el cliente

Todo lo anterior acaba en el encabezado del documento. En la plantilla Professional, el logo ancho y el nombre de la empresa van en la banda oscura, el bloque FROM lista la dirección etiquetada con su línea de país, los correos y teléfonos etiquetados, las líneas de sitio web e Instagram y el número de IVA, y la firma guardada aparece sobre Firma autorizada (Authorized Signature) al final. Otras plantillas organizan los mismos datos de otro modo, pero el origen es siempre el perfil más las filas que hayas seleccionado para esa factura concreta.

Reglas y detalles

• Campos obligatorios. Solo se valida Tu nombre *; dejarlo en blanco muestra «El nombre es obligatorio». Todo lo demás puede quedar vacío. En el primer arranque, Omitir por ahora guarda un perfil llamado «My Business» para que la app pueda abrirse, y puedes renombrarlo después.
• Botón Guardar. Al editar, Guardar cambios aparece atenuado hasta que cambias algo. Un perfil duplicado empieza con el botón activado porque la copia aún no se ha escrito. En el primer arranque, Continuar siempre está activado.
• Salir sin guardar. Si pulsas Atrás con cambios sin guardar, un cuadro de diálogo Cambios sin guardar (Unsaved Changes) te pregunta si quieres Quedarse (Stay) o Salir (Leave); salir descarta los cambios.
• Perfil predeterminado. El perfil creado durante la configuración inicial pasa a ser el predeterminado. Los perfiles posteriores solo se promueven a predeterminado cuando todavía no hay ninguno, así que añadir un segundo perfil nunca degrada en silencio el que estás usando. Usa Establecer como predeterminado en la lista para cambiarlo.
• Eliminar. No puedes eliminar el único perfil, ni el predeterminado actual; la app muestra «No se puede eliminar el único perfil» o «No se puede eliminar el perfil predeterminado. Establece antes otro perfil como predeterminado». Eliminar cualquier otro perfil pide confirmación y borra con él sus correos, teléfonos, direcciones, enlaces, identificadores fiscales, condiciones de pago, series y grupos de clientes. Las facturas ya emitidas conservan su propia copia de los datos del encabezado.
• Moneda predeterminada. Cuando la lista Monedas permitidas tiene entradas, la marcada con estrella (la primera de la lista) se guarda como moneda predeterminada y como moneda base. Con la lista vacía se mantiene la moneda guardada anteriormente, USD en un perfil recién creado.
• Numeración. Un nombre de serie vacío se guarda como «Default» y una plantilla vacía recurre a {prefix}-{SEQ:0000}. La primera serie de facturas y la primera de presupuestos se reflejan además en los campos clásicos de prefijo y contador que leen partes antiguas de la app.
• Firma. Quitar una firma pide confirmación dos veces, y la eliminación solo se aplica al guardar. El recuadro de la firma muestra una firma vinculada desde la pantalla Firmas cuando el perfil no tiene ninguna propia.
• Condiciones de pago. Una condición con etiqueta vacía se guarda como «Default». El texto de la condición marcada con estrella es lo que imprimen las facturas nuevas bajo el total.
• Recargo por mora y descuento por pronto pago. Son valores por defecto de todo el perfil; los clientes pueden anular individualmente el porcentaje de mora, los días de gracia, el modo, el tope y la condonación automática. El importe mínimo y Incluir en el PDF (Include in PDF) son exclusivos del perfil. Los días del descuento por pronto pago son 7 por defecto.
• Qué requiere Pro. Abrir el editor del perfil desde Ajustes, tocar un perfil de la lista y el botón + están sujetos a la prueba o la suscripción, y si no abren el muro de pago. Ver la lista, Establecer como predeterminado y Eliminar están siempre disponibles.
• Pantallas que no ves aquí. Las casillas de logo abren el selector de fotos del sistema y el recuadro de la firma abre un lienzo de dibujo; ambas son pantallas nativas y se tratan en las guías de logo y de firmas.

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