Guía de usuario

Tu primera factura en cinco minutos

Pasa de una instalación nueva de Invoice Flow a una factura pagada configurando tu negocio, añadiendo un cliente, creando una factura de dos líneas y compartiendo el PDF.

Actualizado: 2026-09-09

Has instalado Invoice Flow y alguien te debe dinero. Esta guía te lleva por el camino más corto desde una app vacía hasta una factura pagada, tocando cada pantalla solo lo justo para lo que necesitas hoy. Cada paso remite a una guía más larga para el día en que quieras más, así que puedes leer por encima ahora y volver más tarde.

El recorrido sigue a Maya Reyes, fotógrafa autónoma en Austin, Texas. Acaba de terminar una sesión de marca de media jornada para Bluebonnet Bakery y quiere cobrar a Dana Ortiz, la propietaria, la sesión y treinta imágenes editadas, un total de $690. Todo el flujo, desde el primer arranque hasta la insignia verde de Pagada, son seis pantallas.

Qué ves en la pantalla

En el primer arranque, la app abre una página de bienvenida con un botón Comenzar (Get Started) y un botón de idioma en la esquina superior derecha. Tocar Comenzar te lleva a un formulario titulado Configura tu negocio (Set Up Your Business). Una vez guardado ese formulario, la app llega al panel, y a partir de entonces hay cuatro pestañas en la parte inferior de la pantalla: Panel (Dashboard), Documentos (Documents), Clientes (Clients) y Ajustes (Settings). Todo lo de esta guía ocurre en las dos pestañas centrales.

La pestaña Clientes contiene tus fichas de clientes y un botón +. La pestaña Documentos contiene tus facturas y presupuestos, un botón Nuevo (New) que pregunta qué tipo de documento quieres y, una vez que existe una factura, una fila por documento que abre su pantalla de detalle. La pantalla de detalle es el centro de una factura terminada: muestra la insignia de estado, el cliente, las líneas, una tarjeta Pagos (Payments) y un botón Vista previa PDF (Preview PDF) a todo el ancho en la parte inferior, que es donde está la opción de compartir.

Cómo configurar tu negocio en el primer arranque

Maya solo necesita un nombre para empezar; todo lo demás de este formulario puede esperar.

1. Toca Comenzar en la página de bienvenida. Si la app está en el idioma equivocado, toca primero el botón de idioma de la esquina y elige el tuyo.
2. En Configura tu negocio, escribe tu nombre en Tu nombre * (Your Name *). Es el único campo obligatorio de todo el formulario; el nombre comercial va en Nombre de la empresa (Company Name).
3. Desplázate hacia abajo y toca Añadir correo (Add email), Añadir teléfono (Add phone) y Añadir dirección (Add address) para introducir las líneas de contacto que quieres que se impriman en tus facturas. Una dirección solo aparece en el PDF si añades al menos una aquí.
4. En Monedas permitidas (Allowed currencies), toca Añadir moneda (Add currency) y elige la moneda en la que facturas; la primera que añadas se convierte en la predeterminada. Maya elige USD.
5. Desplázate hasta el final y toca Continuar (Continue). Si prefieres rellenar esto más tarde, toca Omitir por ahora (Skip for now); la app guarda un perfil llamado My Business que puedes editar en Ajustes.

Dos cosas ocurren silenciosamente cuando tocas Continuar: el perfil se convierte en tu perfil de empresa predeterminado, y empieza una prueba de siete días del conjunto completo de funciones, así que puedes guardar, compartir e imprimir sin comprar nada hoy. El formulario también te da dos series de numeración, INV para facturas y EST para presupuestos, y por eso la primera factura se numera INV-0001 sin ninguna configuración. Los logotipos, los identificadores fiscales, las plantillas de condiciones de pago y los valores predeterminados de recargo por mora viven en este mismo formulario; la guía sobre configurar tu perfil de empresa los trata campo por campo.

Cómo añadir tu primer cliente

Puedes crear un cliente desde dentro del editor de facturas, pero hacerlo primero acorta el paso de la factura.

1. Abre la pestaña Clientes y toca +, o el botón Añadir cliente (Add Client) de la lista vacía.
2. En Nuevo cliente (New Client), escribe el nombre de la persona en Nombre * (Name *). Como en el formulario del negocio, es el único campo obligatorio.
3. Rellena Empresa (Company), Correo electrónico (Email) y Teléfono (Phone). El correo es el que propondrá más tarde la pantalla de envío, y la empresa se imprime bajo el nombre en el bloque Facturar a.
4. Toca el mosaico País (Country), escribe las primeras letras en Buscar país... (Search country...) y elige el país. El país ajusta la pista de la dirección y, para muchos países, desbloquea fichas de impuestos predefinidos en el editor de facturas.
5. Escribe la dirección postal en Dirección (Address) y toca Guardar (Save) en la esquina superior derecha.

El avatar redondo de la parte superior admite una foto o un logotipo si quieres, y la sección Categorías (Categories) más abajo te permite etiquetar clientes cuando tengas más de unos pocos. Ambos son opcionales. Consulta clientes, categorías y grupos de clientes para la ficha completa, incluidas las condiciones de recargo por mora por cliente.

Cómo crear la factura con dos líneas

1. Abre la pestaña Documentos, toca Nuevo y elige Factura (Invoice) en la hoja Elige el tipo de documento (Choose document type). El editor se abre como Nueva factura (New Invoice) con tu perfil, el número INV-0001, la fecha de hoy, una fecha de vencimiento a 30 días y tu moneda ya configurados.
2. Toca la tarjeta Cliente (Client) y elige el cliente en el cuadro de diálogo Seleccionar cliente (Select client). Si te saltaste la sección anterior, la última fila, Añadir nuevo cliente (Add New Client), abre el formulario de cliente desde aquí.

3. Comprueba la casilla de fecha Vencimiento (Due). Las condiciones de Maya son 14 días, así que la toca y elige dos semanas desde hoy en lugar de los 30 días predeterminados.
4. En la sección Líneas de factura (Line Items), toca Personalizado (Custom). Aparece una tarjeta #1. Escribe lo que hiciste en Elemento (Item), establece Cant. (Qty) y Precio (Price). Para la sesión, Maya escribe la descripción de la sesión, cantidad 1, precio 450.
5. Toca Personalizado de nuevo para la segunda tarjeta e introduce las imágenes editadas: cantidad 30, precio 8. El importe de cada tarjeta y la tarjeta de totales de abajo se actualizan mientras escribes.
6. Si se aplica impuesto sobre las ventas, escribe el tipo en el campo % de cada tarjeta, o toca una de las fichas de impuestos predefinidos encima de las líneas para aplicar un tipo a todas a la vez. Déjalo vacío si no hay impuesto.
7. Desplázate hacia abajo hasta Condiciones de pago (Payment Terms). Viene rellenado desde tu perfil si guardaste condiciones allí; si no, escríbelas ahora, por ejemplo cómo y para cuándo esperas el pago.

La ficha Producto / Servicio (Product / Service) abre tu biblioteca de productos guardados en lugar de una tarjeta en blanco, y las fichas Tiempo (Time) y Gastos (Expenses) incorporan horas registradas y recibos, todo lo cual está vacío en una instalación nueva. La guía del editor de facturas recorre cada tarjeta de este formulario, incluidos los descuentos, las fotos adjuntas y qué datos del perfil imprimir.

Cómo elegir una plantilla y previsualizar el PDF

La plantilla decide el aspecto del PDF; el contenido es el mismo elijas la que elijas.

1. Todavía en el editor, desplázate hasta la tarjeta Seleccionar plantilla (Select Template). Su subtítulo muestra la elección actual, Clean — ocean en una instalación nueva.
2. Tócala. En Diseño (Design), toca uno de los doce diseños; Maya elige Creative, que tiene una barra lateral de acento. En Paleta de colores (Color Palette), toca un color si quieres algo distinto del predeterminado de la plantilla. Toca Guardar en la esquina superior derecha para volver.
3. Toca el botón Guardar a todo el ancho en la parte inferior del editor (o Guardar borrador (Save Draft) en la barra superior). La factura se guarda como borrador y se abre su pantalla de detalle.
4. En la pantalla de detalle, toca Vista previa PDF. La página se renderiza exactamente como la recibirá tu cliente; pellizca para ampliar los detalles.

Aquí no hay elección equivocada, y puedes cambiar la plantilla de un borrador tantas veces como quieras. La plantilla Installment está atenuada porque está creada para calendarios de pago fraccionado, que esta factura no tiene. Las paletas, los colores personalizados y las fuentes se explican en Plantillas PDF, paletas y fuentes.

Cómo compartir la factura y marcarla como enviada

1. En la pantalla de vista previa, toca el menú ⋮ de la esquina superior derecha y elige Compartir y marcar como enviada (Share & Mark as Sent). Esta opción de menú solo existe mientras la factura aún es un borrador.
2. Elige la app con la que quieres enviar en la hoja de compartir de Android: tu cliente de correo, WhatsApp, Drive, cualquier cosa que acepte un archivo PDF. El asunto y un breve mensaje que nombra la factura y tu empresa se rellenan por ti.
3. Vuelve a Invoice Flow. La insignia de estado ahora indica Enviada (Sent) y un aviso confirma Factura marcada como enviada (Invoice marked as sent).

Si quieres compartir el archivo sin cambiar el estado, usa en su lugar el icono de compartir de la barra superior; la factura sigue siendo un borrador y puedes marcarla como enviada más tarde desde el menú ⋮ de la pantalla de detalle. El propio menú de la pantalla de detalle también ofrece Enviar al cliente (Email client), que abre la pantalla de envío de la app dirigida al correo que guardaste en la ficha del cliente; consulta enviar facturas por correo electrónico para plantillas y adjuntos.

Cómo registrar el pago

Nueve días después, Dana paga por Zelle. Registrar el pago mantiene un registro y además cambia el estado.

1. Abre la pestaña Documentos y toca la factura para abrir su pantalla de detalle.
2. Desplázate hacia abajo hasta la tarjeta Pagos y toca Registrar (Record).
3. En el cuadro de diálogo Registrar pago (Record Payment), el Importe (Amount) ya viene rellenado con el saldo restante, aquí los $690 completos. Cámbialo solo para un pago parcial.
4. Elige el Método de pago (Payment Method), ajusta la fecha si el dinero llegó antes y escribe el identificador de la transacción en Número de referencia (Reference Number) para poder cotejarlo más tarde con tu extracto bancario.
5. Toca Guardar pago (Save Payment). Como no queda nada por pagar, la factura pasa sola a Pagada (Paid) y la barra de progreso se vuelve verde.

Si prefieres no llevar un registro, el menú ⋮ de una factura enviada tiene una entrada simple Marcar como pagada (Mark as paid). Cambia la insignia y detiene los recordatorios, pero no registra ningún importe, así que la tarjeta Pagos seguirá mostrando el saldo completo como restante. Para anticipos, plazos y correcciones, lee pagos, pagos parciales e importe pendiente.

Reglas y detalles

• El nombre del negocio es el único campo obligatorio del formulario de configuración, y el nombre del cliente es el único campo obligatorio del formulario de cliente. Todo lo demás es opcional y puede rellenarse más tarde desde Ajustes o la ficha del cliente.
• Terminar el formulario de configuración inicia una prueba de siete días. Durante la prueba y con una suscripción Pro puedes guardar facturas, crear clientes e imprimir o compartir PDF. Sin ninguna de las dos, esas acciones abren la pantalla de suscripción; ver y previsualizar siguen siendo gratuitos.
• Una factura nueva toma el perfil predeterminado, su serie de facturas predeterminada, la moneda de la serie o del perfil, la fecha de emisión de hoy y una fecha de vencimiento 30 días después. Cambiar la fecha de emisión a un día posterior a la fecha de vencimiento actual vuelve a adelantar la fecha de vencimiento 30 días.
• Guardar siempre almacena la factura como borrador, uses Guardar borrador en la barra superior o Guardar en la parte inferior. El guardado se bloquea con un aviso si no hay cliente seleccionado (Selecciona un cliente) o no hay líneas (Añade al menos una línea), y cada línea necesita una descripción.
• Los importes de línea son cantidad por precio redondeados a céntimos; el impuesto se aplica por línea desde el campo %; un descuento, si introduces uno, se aplica antes del impuesto. Una línea cuya cantidad no puede interpretarse cuenta como 1, un precio que no puede interpretarse cuenta como 0.
• Los números de factura proceden de la serie de numeración del perfil y son únicos por perfil. Si escribes tu propio número y coincide con uno existente, la app incrementa el contador y lo vuelve a intentar.
• Compartir y marcar como enviada primero comparte y luego establece el estado, así que una hoja de compartir cancelada deja la factura como borrador. Una vez enviada una factura, abrirla desde la pantalla de detalle muestra una vista de solo lectura; para cambiarla, devuélvela a borrador desde el menú ⋮ o duplícala.
• Registrar un pago establece la factura como Pagada solo cuando el saldo restante baja a un céntimo o menos, y solo para pagos en la moneda propia de la factura. Eliminar ese pago más tarde reabre el saldo y devuelve el estado a Enviada.
• Una factura que está Enviada y ha superado su fecha de vencimiento se muestra como Vencida (Overdue) automáticamente; no hay que programar nada.
• Todo lo que se muestra aquí se almacena en el teléfono. Haz una copia de seguridad de los datos desde Ajustes antes de cambiar de dispositivo.

Consejos

Guías relacionadas

• Configura tu perfil de empresa - logotipos, identificadores fiscales, series de numeración, plantillas de condiciones de pago y segundos perfiles.
• El editor de facturas - cada tarjeta del formulario, desde los impuestos predefinidos hasta las fotos adjuntas.
• Pagos, pagos parciales e importe pendiente - anticipos, plazos y lo que ve el cliente.