Kullanım kılavuzu

Beş dakikada ilk faturanız

Invoice Flow'u yeni kurduğunuz andan ödenmiş bir faturaya: işletmenizi tanımlayın, müşteri ekleyin, iki satırlık fatura kesin ve PDF'i paylaşın.

Güncellendi: 2026-09-09

Invoice Flow’u kurdunuz ve birinin size borcu var. Bu rehber, boş bir uygulamadan ödenmiş bir faturaya giden en kısa yolu gösteriyor; her ekrana yalnızca bugün gerektiği kadar dokunuyor. Her adım, daha fazlasını istediğiniz gün için daha uzun bir rehbere işaret eder; yani şimdi göz gezdirip sonra geri dönebilirsiniz.

Anlatım, Austin’de (Teksas) serbest çalışan bir fotoğrafçı olan Maya Reyes’i izliyor. Bluebonnet Bakery için yarım günlük bir marka çekimini yeni bitirdi ve sahibi Dana Ortiz’e çekim ile otuz düzenlenmiş görsel için toplam $690 fatura kesmek istiyor. İlk açılıştan yeşil Ödendi rozetine kadar tüm akış altı ekran.

Ekranda ne görüyorsunuz

İlk açılışta uygulama, bir Başla (Get Started) düğmesi ve sağ üst köşede bir dil düğmesi bulunan bir karşılama sayfası açar. Başla’ya dokunmak sizi İşletmenizi Kurun (Set Up Your Business) başlıklı bir forma götürür. Bu form kaydedildikten sonra uygulama panoya iner ve o andan itibaren ekranın altında dört sekme durur: Panel (Dashboard), Belgeler (Documents), Müşteriler (Clients) ve Ayarlar (Settings). Bu rehberdeki her şey ortadaki iki sekmede geçiyor.

Müşteriler sekmesi müşteri kartlarınızı ve bir + düğmesini barındırır. Belgeler sekmesi faturalarınızı ve tekliflerinizi, hangi belge türünü istediğinizi soran bir Yeni (New) düğmesini ve bir fatura oluştuğunda her belge için ayrıntı ekranını açan birer satırı barındırır. Ayrıntı ekranı, bitmiş bir faturanın merkezidir: durum rozetini, müşteriyi, kalemleri, bir Ödemeler (Payments) kartını ve altta paylaşımın yaşadığı tam genişlikte bir PDF Önizleme (Preview PDF) düğmesini gösterir.

İlk açılışta işletmenizi nasıl kurarsınız

Maya’nın başlamak için yalnızca bir ada ihtiyacı var; bu formdaki her şey bekleyebilir.

1. Karşılama sayfasında Başla'ya dokunun. Uygulama yanlış dildeyse önce köşedeki dil düğmesine dokunup kendi dilinizi seçin.
2. İşletmenizi Kurun ekranında adınızı Adınız * (Your Name *) alanına yazın. Tüm formda zorunlu olan tek alan budur; ticari unvan Şirket Adı (Company Name) alanına girer.
3. Aşağı inip E-posta ekle (Add email), Telefon ekle (Add phone) ve Adres ekle (Add address) öğelerine dokunarak faturalarınıza yazdırılmasını istediğiniz iletişim satırlarını girin. Adres, ancak burada en az bir tane eklerseniz PDF'te görünür.
4. İzin verilen para birimleri (Allowed currencies) altında Para birimi ekle'ye (Add currency) dokunup fatura kestiğiniz para birimini seçin; eklediğiniz ilki varsayılan olur. Maya USD'yi seçiyor.
5. En alta inip Devam'a (Continue) dokunun. Bunu sonra doldurmayı tercih ederseniz Şimdilik atla'ya (Skip for now) dokunun; uygulama, Ayarlar altında düzenleyebileceğiniz My Business adlı bir profil kaydeder.

Devam’a dokunduğunuzda sessizce iki şey olur: profil varsayılan işletme profiliniz hâline gelir ve tüm özellik setinin yedi günlük denemesi başlar; böylece bugün bir şey satın almadan kaydedebilir, paylaşabilir ve yazdırabilirsiniz. Form ayrıca size iki numaralandırma serisi verir: faturalar için INV ve teklifler için EST; ilk faturanın hiçbir ayar yapmadan INV-0001 numarasını almasının sebebi budur. Logolar, vergi numaraları, ödeme koşulu hazır ayarları ve varsayılan gecikme ücretleri de aynı formda bulunur; işletme profilinizi kurma rehberi bunları alan alan ele alıyor.

İlk müşterinizi nasıl eklersiniz

Müşteriyi fatura düzenleyicisinin içinden de oluşturabilirsiniz, ama önce yapmak fatura adımını kısaltır.

1. Müşteriler sekmesini açıp +'ya ya da boş listedeki Müşteri Ekle (Add Client) düğmesine dokunun.
2. Yeni Müşteri (New Client) ekranında kişinin adını Ad * (Name *) alanına yazın. İşletme formunda olduğu gibi zorunlu olan tek alan budur.
3. Şirket (Company), E-posta (Email) ve Telefon (Phone) alanlarını doldurun. E-posta, daha sonra gönderim ekranının önerdiği adrestir; şirket ise Fatura Adresi bloğunda adın altına yazdırılır.
4. Ülke (Country) kutucuğuna dokunun, ilk harfleri Ülke ara... (Search country...) alanına yazın ve ülkeyi seçin. Ülke, adres ipucunu ayarlar ve birçok ülke için fatura düzenleyicisinde hazır vergi çiplerini açar.
5. Açık adresi Adres (Address) alanına yazın ve sağ üst köşedeki Kaydet'e (Save) dokunun.

Üstteki yuvarlak avatar isterseniz bir fotoğraf ya da logo alır; aşağıdaki Categories bölümü de bir avuçtan fazla müşteriniz olduğunda onları etiketlemenizi sağlar. İkisi de isteğe bağlıdır. Müşteri başına gecikme ücreti koşulları dahil kartın tamamı için müşteriler, kategoriler ve müşteri grupları rehberine bakın.

İki kalemli fatura nasıl oluşturulur

1. Belgeler sekmesini açın, Yeni'ye dokunun ve Belge türünü seçin (Choose document type) sayfasından Fatura'yı (Invoice) seçin. Düzenleyici, profiliniz, INV-0001 numarası, bugünün tarihi, 30 gün sonrasına ayarlı bir vade tarihi ve para biriminiz hazır hâlde Yeni Fatura (New Invoice) olarak açılır.
2. Müşteri (Client) kartına dokunun ve Müşteri seç (Select client) iletişim kutusunda müşteriyi seçin. Önceki bölümü atladıysanız son satır olan Yeni Müşteri Ekle (Add New Client), müşteri formunu buradan açar.

3. Vade (Due) tarihi kutusunu kontrol edin. Maya'nın koşulları 14 gün olduğu için varsayılan 30 gün yerine dokunup bugünden iki hafta sonrasını seçiyor.
4. Fatura Kalemleri (Line Items) bölümünde Özel'e (Custom) dokunun. Bir #1 kartı belirir. Yaptığınız işi Öğe (Item) alanına yazın, Adet (Qty) ve Fiyat (Price) değerlerini girin. Çekim için Maya seans açıklamasını, miktar 1 ve fiyat 450 yazıyor.
5. İkinci kart için yeniden Özel'e dokunun ve düzenlenmiş görselleri girin: miktar 30, fiyat 8. Her karttaki tutar ve aşağıdaki toplamlar kartı siz yazdıkça güncellenir.
6. Satış vergisi uygulanıyorsa oranı her kartın % alanına yazın ya da kalemlerin üstündeki hazır vergi çiplerinden birine dokunarak oranı tüm satırlara birden uygulayın. Vergi yoksa boş bırakın.
7. Ödeme Koşulları'na (Payment Terms) inin. Profilinizde koşul kaydettiyseniz önceden doldurulmuştur; değilse şimdi yazın, örneğin ödemeyi nasıl ve ne zamana kadar beklediğinizi.

Ürün / Hizmet (Product / Service) çipi boş bir kart yerine kayıtlı ürün kütüphanenizi açar; Zaman (Time) ve Giderler (Expenses) çipleri de takip edilen saatleri ve fişleri getirir, ancak bunların hepsi yeni bir kurulumda boştur. Fatura düzenleyicisi rehberi indirimler, fotoğraf ekleri ve hangi profil bilgilerinin yazdırılacağı dahil bu formdaki her kartı adım adım anlatıyor.

Şablon nasıl seçilir ve PDF nasıl önizlenir

Şablon, PDF’in nasıl göründüğüne karar verir; hangisini seçerseniz seçin içerik aynıdır.

1. Hâlâ düzenleyicideyken Şablon Seç (Select Template) kartına inin. Alt başlığı mevcut seçimi gösterir; yeni bir kurulumda Clean — ocean.
2. Karta dokunun. Tasarım (Design) altında on iki düzenden birine dokunun; Maya, vurgu şeridi olan Creative'i seçiyor. Renk Paleti (Color Palette) altında, şablonun varsayılanından başka bir şey isterseniz bir renge dokunun. Geri dönmek için sağ üst köşedeki Kaydet'e dokunun.
3. Düzenleyicinin altındaki tam genişlikte Kaydet düğmesine (ya da üst çubuktaki Taslak Kaydet'e) dokunun. Fatura taslak olarak saklanır ve ayrıntı ekranı açılır.
4. Ayrıntı ekranında PDF Önizleme'ye dokunun. Sayfa, müşterinizin alacağı hâliyle işlenir; ayrıntılara yaklaşmak için parmaklarınızı açın.

Burada yanlış seçim yoktur ve bir taslakta şablonu istediğiniz kadar değiştirebilirsiniz. Installment şablonu soluktur, çünkü bölünmüş ödeme planları için tasarlanmıştır ve bu faturada böyle bir plan yoktur. Paletler, özel renkler ve yazı tipleri PDF şablonları, paletler ve yazı tipleri rehberinde açıklanıyor.

Fatura nasıl paylaşılır ve gönderildi olarak işaretlenir

1. Önizleme ekranında sağ üst köşedeki ⋮ menüsüne dokunun ve Paylaş ve gönderildi olarak işaretle (Share & Mark as Sent) öğesini seçin. Bu menü öğesi yalnızca fatura hâlâ taslakken vardır.
2. Android paylaşım sayfasından göndermek istediğiniz uygulamayı seçin: e-posta istemciniz, WhatsApp, Drive, PDF dosyası kabul eden her şey. Konu ve faturayı ve şirketinizi adlandıran kısa bir mesaj sizin için doldurulur.
3. Invoice Flow'a dönün. Durum rozeti artık Gönderildi (Sent) yazar ve bir bilgi çubuğu Fatura gönderildi olarak işaretlendi (Invoice marked as sent) onayını verir.

Dosyayı durumu değiştirmeden paylaşmak isterseniz bunun yerine üst çubuktaki paylaş simgesini kullanın; fatura taslak kalır ve sonra ayrıntı ekranındaki ⋮ menüsünden gönderildi olarak işaretleyebilirsiniz. Ayrıntı ekranının kendi menüsü ayrıca, müşteri kartında kaydettiğiniz e-postaya adreslenmiş uygulama içi gönderim ekranını açan Müşteriye gönder (Email client) seçeneğini de sunar; şablonlar ve ekler için faturaları e-postayla gönderme rehberine bakın.

Ödeme nasıl kaydedilir

Dokuz gün sonra Dana, Zelle ile ödüyor. Ödemeyi kaydetmek hem bir defter tutar hem de durumu çevirir.

1. Belgeler sekmesini açın ve ayrıntı ekranını açmak için faturaya dokunun.
2. Ödemeler (Payments) kartına inin ve Kaydet'e (Record) dokunun.
3. Ödeme Kaydet (Record Payment) iletişim kutusunda Tutar (Amount) zaten kalan bakiyeyle, burada tam $690 ile doludur. Yalnızca kısmi bir ödeme için değiştirin.
4. Ödeme Yöntemi'ni (Payment Method) seçin, para daha erken geldiyse tarihi ayarlayın ve daha sonra banka ekstrenizle eşleştirebilmek için işlem kimliğini Referans Numarası'na (Reference Number) yazın.
5. Ödemeyi Kaydet'e (Save Payment) dokunun. Ödenecek bir şey kalmadığı için fatura kendiliğinden Ödendi (Paid) olur ve ilerleme çubuğu yeşile döner.

Defter tutmak istemiyorsanız gönderilmiş bir faturadaki ⋮ menüsünde düz bir Ödendi olarak işaretle (Mark as paid) girdisi vardır. Rozeti değiştirir ve hatırlatmaları durdurur ama hiçbir tutar kaydetmez; yani Ödemeler kartı bakiyenin tamamını hâlâ kalan olarak gösterir. Depozitolar, taksitler ve düzeltmeler için ödemeler, kısmi ödemeler ve ödenecek tutar rehberini okuyun.

Kurallar ve ayrıntılar

• İşletme adı, kurulum formundaki tek zorunlu alandır; müşteri adı da müşteri formundaki tek zorunlu alandır. Geri kalan her şey isteğe bağlıdır ve sonradan Ayarlar’dan ya da müşteri kartından doldurulabilir.
• Kurulum formunu bitirmek yedi günlük bir denemeyi başlatır. Deneme sırasında ve Pro aboneliğinde fatura kaydedebilir, müşteri oluşturabilir, PDF yazdırıp paylaşabilirsiniz. İkisi de yoksa bu işlemler abonelik ekranını açar; görüntüleme ve önizleme ücretsiz kalır.
• Yeni bir fatura; varsayılan profili, onun varsayılan fatura serisini, seri veya profil para birimini, bugünün düzenleme tarihini ve 30 gün sonrasına ayarlı bir vade tarihini alır. Düzenleme tarihini mevcut vade tarihinden sonraki bir güne değiştirmek, vade tarihini yeniden 30 gün ileri iter.
• Kaydetmek, ister üst çubuktaki Taslak Kaydet’i ister alttaki Kaydet’i kullanın, faturayı her zaman taslak olarak saklar. Müşteri seçilmediyse (Lütfen bir müşteri seçin) veya kalem yoksa (En az bir kalem ekleyin) kaydetme bir bilgi çubuğuyla engellenir; ayrıca her satırın bir açıklaması olmalıdır.
• Satır tutarları, miktar çarpı fiyatın kuruşa yuvarlanmasıdır; vergi, % alanından satır bazında uygulanır; girerseniz indirim vergiden önce düşülür. Miktarı çözümlenemeyen bir satır 1 sayılır, çözümlenemeyen bir fiyat 0 sayılır.
• Fatura numaraları profilin numaralandırma serisinden gelir ve profil başına benzersizdir. Kendi numaranızı yazarsanız ve bu mevcut biriyle çakışırsa uygulama sayacı artırıp yeniden dener.
• Paylaş ve gönderildi olarak işaretle önce paylaşır, sonra durumu ayarlar; yani iptal edilen bir paylaşım sayfası faturayı taslak bırakır. Bir fatura gönderildikten sonra ayrıntı ekranından açıldığında salt okunur bir görünüm gösterir; değiştirmek için ⋮ menüsünden taslağa döndürün ya da çoğaltın.
• Ödeme kaydetmek, faturayı yalnızca kalan bakiye bir kuruşa ya da altına düştüğünde ve yalnızca faturanın kendi para birimindeki ödemelerde Ödendi yapar. Bu ödemeyi sonradan silmek bakiyeyi yeniden açar ve durumu Gönderildi’ye çevirir.
• Gönderildi durumundaki ve vadesi geçmiş bir fatura otomatik olarak Gecikmiş (Overdue) gösterilir; hiçbir şey zamanlamanız gerekmez.
• Burada gösterilen her şey telefonda saklanır. Cihaz değiştirmeden önce verilerinizi Ayarlar’dan yedekleyin.

İpuçları

İlgili rehberler

• İşletme profilinizi kurun - logolar, vergi numaraları, numaralandırma serileri, ödeme koşulu hazır ayarları ve ikinci profiller.
• Fatura düzenleyicisi - vergi hazır ayarlarından fotoğraf eklerine kadar formun her kartı.
• Ödemeler, kısmi ödemeler ve ödenecek tutar - depozitolar, taksitler ve müşterinin gördükleri.