Ръководство

Първата ви фактура за пет минути

От нова инсталация на Invoice Flow до платена фактура: настройте бизнеса си, добавете клиент, съставете фактура с два реда и споделете PDF файла.

Обновено: 2026-09-09

Инсталирали сте Invoice Flow и някой ви дължи пари. Това ръководство ви води по най-краткия път от празно приложение до платена фактура, като докосва всеки екран само толкова, колкото ви е нужно днес. Всяка стъпка сочи към по-подробно ръководство за деня, в който поискате повече, така че сега може да прегледате набързо и да се върнете по-късно.

Разказът следва Maya Reyes, фотограф на свободна практика в Austin, Texas. Тя току-що е приключила половиндневна брандинг фотосесия за Bluebonnet Bakery и иска да фактурира на Dana Ortiz, собственичката, сесията и тридесет обработени изображения — общо $690. Целият процес, от първото стартиране до зеления бадж „Платена“, е шест екрана.

Какво виждате на екрана

При първото стартиране приложението отваря начална страница с бутон Започнете и бутон за език в горния десен ъгъл. Докосването на Започнете ви отвежда до формуляр, озаглавен Настройте бизнеса си. След като този формуляр бъде запазен, приложението зарежда таблото и от този момент нататък в долната част на екрана стоят четири раздела: Табло, Документи, Клиенти и Настройки. Всичко в това ръководство се случва в средните два раздела.

Разделът Клиенти съдържа картите на вашите клиенти и бутон +. Разделът Документи съдържа вашите фактури и оферти, бутон Нов, който пита какъв тип документ желаете, и — щом веднъж съществува фактура — по един ред на документ, който отваря екрана с подробности. Екранът с подробности е центърът на завършената фактура: показва баджа за статус, клиента, редовете, картата Плащания и бутон Преглед на PDF с пълна ширина в долната част, откъдето става споделянето.

Самата начална страница не е показана по-долу: нейната екранна снимка не може да бъде възпроизведена извън телефона, затова първата картинка започва от бизнес формуляра, който я следва.

Как да настроите бизнеса си при първото стартиране

На Maya ѝ трябва само име, за да тръгне; всичко останало в този формуляр може да почака.

Докоснете Започнете (Get Started) на началната страница. Ако приложението е на грешен език, първо докоснете бутона за език в ъгъла и изберете вашия.
В Настройте бизнеса си (Set Up Your Business) въведете името си в Вашето име *. Това е единственото задължително поле в целия формуляр; търговското наименование се въвежда в Име на компания.
Превъртете надолу и докоснете Добави имейл, Добави телефон и Добави адрес, за да въведете данните за контакт, които искате да се отпечатват върху фактурите ви. Адрес се появява в PDF файла само ако добавите поне един тук.
В Разрешени валути докоснете Добави валута и изберете валутата, в която фактурирате; първата, която добавите, става валута по подразбиране. Maya избира USD.
Превъртете до края и докоснете Продължи. Ако предпочитате да попълните това по-късно, докоснете Пропусни засега; приложението запазва профил с име My Business, който можете да редактирате в Настройки.

Формулярът „Настройте бизнеса си“ в Invoice Flow при първото стартиране с празни слотове за квадратно и широко лого, поле „Докоснете, за да добавите подпис“, попълнено „Вашето име“ с Maya Reyes и „Име на компания“ с Maya Reyes Photography и празни секции за имейли, телефони и адреси — Формулярът при първото стартиране: задължително е само името; лого, подпис и данни за контакт може да добавите сега или по-късно.

Две неща се случват тихо, когато докоснете Продължи: профилът става вашият бизнес профил по подразбиране и започва седемдневен пробен период с пълната функционалност, така че днес можете да запазвате, споделяте и печатате, без да купувате нищо. Формулярът ви дава и две серии за номериране, INV за фактури и EST за оферти, поради което първата фактура е с номер INV-0001 без никаква настройка. Логата, данъчните номера, готовите условия за плащане и подразбиращите се лихви за забава живеят в същия формуляр; ръководството за настройка на бизнес профила ги разглежда поле по поле.

Как да добавите първия си клиент

Можете да създадете клиент и от самия редактор на фактури, но ако го направите предварително, стъпката с фактурата остава кратка.

Отворете раздела Клиенти и докоснете + или бутона Добави клиент в празния списък.
В Нов клиент (New Client) въведете името на човека в Име *. Както и при бизнес формуляра, това е единственото задължително поле.
Попълнете Компания, Имейл и Телефон. Имейлът е този, който екранът за изпращане ще предложи по-късно, а компанията се отпечатва под името в блока „Bill To“.
Докоснете плочката Държава, въведете първите букви в Търси държава... и изберете държавата. Държавата настройва подсказката за адрес и за много държави отключва чипове с готови данъчни ставки в редактора на фактури.
Въведете адреса в Адрес и докоснете Запази в горния десен ъгъл.

Формулярът „Нов клиент“ в Invoice Flow, попълнен с Dana Ortiz, компания Bluebonnet Bakery, имейл dana@bluebonnetbakery.com, телефон +1 (512) 555-0193, държава United States и адрес 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, с бутон „Запази“ в горната лента — Клиентската карта на Dana: името е задължително, останалото е това, което ще се отпечата върху фактурата.

Кръглият аватар най-горе приема снимка или лого, ако желаете, а секцията Categories по-надолу ви позволява да маркирате клиентите, щом станат повече от няколко. И двете са по избор. Вижте клиенти, категории и клиентски групи за пълната карта, включително условията за лихва за забава на ниво клиент.

Как да създадете фактурата с два реда

Отворете раздела Документи, докоснете Нов и изберете Фактура от листа Изберете тип документ. Редакторът се отваря като Нова фактура с вашия профил, номера INV-0001, днешната дата, падеж след 30 дни и вече зададената ви валута.
Докоснете картата Клиент и изберете клиента в диалога Изберете клиент. Ако сте пропуснали предишния раздел, последният ред, Добави нов клиент, отваря формуляра за клиент оттук.

Редакторът „Нова фактура“ в Invoice Flow с отворен диалог „Изберете клиент“ върху формуляра, в който са изброени Dana Ortiz от Bluebonnet Bakery и ред „Добави нов клиент“, а зад него се виждат картите за бизнес профил и номер на фактура INV-0001 — Редакторът вече знае профила и следващия номер; клиентът е първото, което избирате.

Проверете полето за дата Краен срок (Due). Условията на Maya са 14 дни, затова тя го докосва и избира дата след две седмици вместо стандартните 30 дни.
В секцията Редове докоснете По избор (Custom). Появява се карта #1. Въведете какво сте свършили в Елемент, задайте К-во и Цена. За фотосесията Maya пише описанието на сесията, количество 1, цена 450.
Докоснете По избор отново за втората карта и въведете обработените изображения: количество 30, цена 8. Сумата на всяка карта и картата с общите суми отдолу се обновяват, докато пишете.
Ако се начислява ДДС, въведете ставката в полето % на всяка карта или докоснете един от чиповете с готови данъчни ставки над редовете, за да приложите ставка към всички редове наведнъж. Оставете го празно, ако няма данък.
Превъртете до Условия на плащане. Полето е предварително попълнено от вашия профил, ако сте запазили условия там; в противен случай ги въведете сега, например как и до кога очаквате плащане.

Два реда по избор са достатъчни за първа фактура; картата с общите суми следва всяко натискане на клавиш.

Чипът Продукт / услуга отваря вашата запазена продуктова библиотека вместо празна карта, а чиповете Време и Разходи изтеглят отчетени часове и касови бележки — всички те са празни при нова инсталация. Ръководството за редактора на фактури минава през всяка карта в този формуляр, включително отстъпки, прикачени снимки и това кои данни от профила да се отпечатват.

Как да изберете шаблон и да прегледате PDF файла

Шаблонът определя как изглежда PDF файлът; съдържанието е едно и също, независимо какво изберете.

Все още в редактора, превъртете до картата Изберете шаблон. Подзаглавието ѝ показва текущия избор — Clean — ocean при нова инсталация.
Докоснете я. В Дизайн докоснете едно от дванадесетте оформления; Maya избира Creative, което има акцентна странична лента. В Цветова палитра докоснете цвят, ако искате нещо различно от подразбиращия се за шаблона. Докоснете Запази в горния десен ъгъл, за да се върнете.
Докоснете бутона Запази с пълна ширина в долната част на редактора (или Запази черновата в горната лента). Фактурата се съхранява като чернова и се отваря нейният екран с подробности.
На екрана с подробности докоснете Преглед на PDF. Страницата се изобразява точно както ще я получи вашият клиент; съберете пръсти, за да увеличите детайлите.

Екранът „Изберете шаблон“ в Invoice Flow с решетка „Дизайн“ от дванадесет шаблона с имена Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped и Installment, като Creative е откроен с отметка, и ред „Цветова палитра“ с избрана Sunset — Дванадесет вградени дизайна и десет палитри; изборът се съхранява във фактурата, така че всеки документ може да е различен.

Тук няма грешен избор и можете да сменяте шаблона на чернова колкото пъти пожелаете. Шаблонът Installment е затъмнен, защото е създаден за графици с разсрочено плащане, каквито тази фактура няма. Палитрите, персонализираните цветове и шрифтовете са обяснени в PDF шаблони, палитри и шрифтове.

Как да споделите фактурата и да я маркирате като изпратена

На екрана за преглед докоснете менюто ⋮ в горния десен ъгъл и изберете Сподели и маркирай като изпратена (Share & Mark as Sent). Този елемент от менюто съществува само докато фактурата е още чернова.
Изберете приложението, с което искате да изпратите, от листа за споделяне на Android: имейл клиент, WhatsApp, Drive — всичко, което приема PDF файл. Темата и кратко съобщение с номера на фактурата и вашата компания са попълнени вместо вас.
Върнете се в Invoice Flow. Баджът за статус сега показва Изпратена, а лента със съобщение потвърждава Фактурата е маркирана като изпратена.

Преглед на PDF в Invoice Flow, озаглавен Invoice INV-0001, показващ шаблона Creative с оранжева странична лента, заглавка Maya Reyes Photography, Bill To Dana Ortiz от Bluebonnet Bakery, два реда, обща сума 690.00 и блокове с бележки и условия на плащане, с отворен елемент от менюто „Сподели и маркирай като изпратена“ в горната лента — Едно докосване споделя PDF файла и премества черновата в статус „Изпратена“; иконата за печат до него изпраща същата страница към принтер.

Ако искате да споделите файла, без да променяте статуса, използвайте вместо това иконата за споделяне в горната лента; фактурата остава чернова и можете да я маркирате като изпратена по-късно от менюто ⋮ на екрана с подробности. Собственото меню на екрана с подробности предлага и Имейл приложение, което отваря вградения екран за изпращане, адресиран до имейла, запазен в клиентската карта; вижте изпращане на фактури по имейл за шаблони и прикачени файлове.

Как да запишете плащането

Девет дни по-късно Dana плаща чрез Zelle. Записването на плащането едновременно води счетоводна следа и обръща статуса.

Отворете раздела Документи и докоснете фактурата, за да отворите екрана ѝ с подробности.
Превъртете надолу до картата Плащания и докоснете Запиши.
В диалога Запиши плащане полето Сума вече е попълнено с оставащото салдо, тук пълните $690. Променете го само при частично плащане.
Изберете Метод на плащане, коригирайте датата, ако парите са постъпили по-рано, и въведете идентификатора на транзакцията в Референтен номер, за да можете по-късно да го сверите с банковото си извлечение.
Докоснете Запази плащане. Тъй като няма какво повече да се плаща, фактурата сама става Платена и лентата за напредък става зелена.

Диалогът „Запиши плащане“ в Invoice Flow за фактура INV-0001 със сума, попълнена предварително като USD 690.00, помощен ред с оставащи 690.00, метод на плащане Bank Transfer, ред с дата, референтен номер ZELLE-20260918-ORTIZ, празно поле за бележки и бутони „Отказ“ и „Запази плащане“ — Диалогът предлага оставащото салдо; референтният номер прави банковото равнение безболезнено.

Екранът с подробности за фактура INV-0001 в Invoice Flow със зелен бадж „Платена“, обща сума 690.00, дата на издаване Sep 9, 2026 и падеж Sep 23, 2026, клиентска карта Dana Ortiz Bluebonnet Bakery, два реда, карта с общи суми, карта с бележки и бутон „Преглед на PDF“ — Готово: баджът показва „Платена“, а плочката „Платени този месец“ на таблото поема сумата.

Ако предпочитате да не водите счетоводна следа, менюто ⋮ на изпратена фактура има обикновен елемент Маркирай като платена. Той променя баджа и спира напомнянията, но не записва сума, така че картата „Плащания“ ще продължи да показва цялото салдо като оставащо. За депозити, вноски и корекции прочетете плащания, частични плащания и дължима сума.

Правила и подробности

Името на бизнеса е единственото задължително поле във формуляра за настройка, а името на клиента е единственото задължително поле във формуляра за клиент. Всичко останало е по избор и може да бъде попълнено по-късно от Настройки или от клиентската карта.
Завършването на формуляра за настройка стартира седемдневен пробен период. По време на пробния период и с абонамент Pro можете да запазвате фактури, да създавате клиенти и да печатате или споделяте PDF файлове. Без нито едно от двете тези действия отварят екрана за абонамент; разглеждането и предварителният преглед остават безплатни.
Нова фактура приема профила по подразбиране, неговата подразбираща се серия за фактури, валутата на серията или профила, днешната дата на издаване и падеж 30 дни по-късно. Промяна на датата на издаване към ден след текущия падеж отмества падежа отново с 30 дни напред.
Запазването винаги съхранява фактурата като чернова, независимо дали използвате Запази черновата в горната лента или Запази отдолу. Запазването се блокира със съобщение, ако не е избран клиент (Моля, изберете клиент) или ако няма редове (Добавете поне един ред), а всеки ред се нуждае от описание.
Сумата на реда е количество по цена, закръглена до стотинки; данъкът се прилага за всеки ред от полето %; отстъпка, ако въведете такава, се приспада преди данъка. Ред, чието количество не може да бъде разчетено, се брои за 1, а цена, която не може да бъде разчетена, се брои за 0.
Номерата на фактурите идват от серията за номериране на профила и са уникални за профил. Ако въведете собствен номер и той съвпадне със съществуващ, приложението увеличава брояча и опитва отново.
Сподели и маркирай като изпратена първо споделя и след това задава статуса, така че отказан лист за споделяне оставя фактурата като чернова. Щом веднъж фактурата е изпратена, отварянето ѝ от екрана с подробности показва изглед само за четене; за да я промените, върнете я в чернова от менюто ⋮ или я дублирайте.
Записването на плащане прави фактурата „Платена“ само когато оставащото салдо падне до стотинка или по-малко, и само за плащания в собствената валута на фактурата. Изтриването на това плащане по-късно отново отваря салдото и връща статуса на „Изпратена“.
Фактура, която е изпратена и е след падежа си, се показва автоматично като Просрочена; не е нужно нищо да се планира.
Всичко показано тук се съхранява на телефона. Направете резервно копие на данните от Настройки, преди да смените устройството.

Съвети

Запазете стандартните си условия на плащане в бизнес профила под Условия на плащане с помощта на От шаблон. Тогава всяка нова фактура идва с предварително попълнен текст, а списъкът с отметки в долната част на редактора ви позволява да сменяте условията за отделен документ.

Добавете широкото лого и подпис към профила веднага щом имате свободна минута. Повечето шаблони отпечатват широкото лого в заглавката, а подписан PDF файл изглежда по-малко като чернова пред клиент, който ви ползва за първи път.

Ако всеки път фактурирате едни и същи две-три неща, създайте ги веднъж в Настройки като продукти. Тогава чипът Продукт / услуга попълва описанието, мерната единица и цената с едно докосване и фактурата е готова за под минута.

Използвайте полето за референция в Запиши плащане за идентификатора на банковата или приложната транзакция. Когато през март клиент попита дали е платил през септември, картата „Плащания“ отговаря, без да отваряте извлечение.

Свързани ръководства

Настройте бизнес профила си - лога, данъчни номера, серии за номериране, готови условия на плащане и втори профили.
Редакторът на фактури - всяка карта от формуляра, от готовите данъчни ставки до прикачените снимки.
Плащания, частични плащания и дължима сума - депозити, вноски и какво вижда клиентът.