คู่มือผู้ใช้

ออกใบแจ้งหนี้ใบแรกใน 5 นาที

จากการติดตั้ง Invoice Flow ใหม่ ไปจนถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้ว โดยตั้งค่าธุรกิจ เพิ่มลูกค้า สร้างใบแจ้งหนี้สองรายการ และแชร์ไฟล์ PDF

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

คุณติดตั้ง Invoice Flow แล้ว และมีคนติดค้างเงินคุณอยู่ คู่มือนี้จะพาคุณไปสู่เส้นทางที่สั้นที่สุดจากแอปที่ยังว่างเปล่าไปจนถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้ว โดยแตะแต่ละหน้าจอเท่าที่จำเป็นสำหรับวันนี้ ทุกขั้นตอนจะชี้ไปยังคู่มือฉบับยาวกว่าสำหรับวันที่คุณต้องการรายละเอียดเพิ่ม เพื่อให้คุณอ่านผ่าน ๆ ตอนนี้แล้วกลับมาอ่านทีหลังได้

การเดินเรื่องนี้ติดตามมายา เรเยส (Maya Reyes) ช่างภาพฟรีแลนซ์ในเมืองออสติน รัฐเท็กซัส เธอเพิ่งถ่ายภาพแบรนด์ครึ่งวันให้กับร้าน Bluebonnet Bakery และต้องการเรียกเก็บเงินจากดาน่า ออร์ติซ (Dana Ortiz) เจ้าของร้าน สำหรับค่าถ่ายภาพและภาพที่แต่งแล้ว 30 ภาพ รวมเป็นเงิน $690 กระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่เปิดแอปครั้งแรกจนถึงป้ายสถานะสีเขียว “ชำระแล้ว” ใช้เพียง 6 หน้าจอ

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

เมื่อเปิดแอปครั้งแรก หน้าต้อนรับจะปรากฏขึ้นพร้อมปุ่ม เริ่มต้น (Get Started) และปุ่มเลือกภาษาที่มุมขวาบน การแตะ เริ่มต้น จะพาคุณไปยังฟอร์มชื่อ ตั้งค่าธุรกิจของคุณ (Set Up Your Business) เมื่อบันทึกฟอร์มนี้แล้ว แอปจะพาไปที่แดชบอร์ด และจากนั้นเป็นต้นไปจะมีแท็บ 4 แท็บอยู่ด้านล่างของหน้าจอ ได้แก่ แดชบอร์ด (Dashboard) เอกสาร (Documents) ลูกค้า (Clients) และ การตั้งค่า (Settings) ทุกอย่างในคู่มือนี้เกิดขึ้นบนสองแท็บตรงกลาง

แท็บ ลูกค้า เก็บการ์ดลูกค้าของคุณและมีปุ่ม + แท็บ เอกสาร เก็บใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคาของคุณ มีปุ่ม New ที่ถามว่าคุณต้องการเอกสารประเภทใด และเมื่อมีใบแจ้งหนี้แล้ว จะมีแถวต่อเอกสารหนึ่งรายการที่เปิดหน้าจอรายละเอียด หน้าจอรายละเอียดคือศูนย์กลางของใบแจ้งหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว มันแสดงป้ายสถานะ ลูกค้า รายการสินค้า การ์ด การชำระเงิน (Payments) และปุ่ม ดูตัวอย่าง PDF (Preview PDF) แบบเต็มความกว้างที่ด้านล่าง ซึ่งเป็นจุดที่ใช้แชร์เอกสาร

วิธีตั้งค่าธุรกิจของคุณตอนเปิดแอปครั้งแรก

มายาต้องการแค่ชื่อเพื่อเริ่มต้น ส่วนที่เหลือของฟอร์มนี้รอทีหลังได้

1. แตะ เริ่มต้น (Get Started) บนหน้าต้อนรับ หากแอปเป็นภาษาที่ไม่ถูกต้อง ให้แตะปุ่มเลือกภาษาที่มุมก่อนแล้วเลือกภาษาของคุณ
2. ที่หน้า ตั้งค่าธุรกิจของคุณ (Set Up Your Business) พิมพ์ชื่อของคุณในช่อง ชื่อของคุณ * (Your Name) นี่เป็นช่องเดียวที่จำเป็นในฟอร์มทั้งหมด ส่วนชื่อทางการค้าจะใส่ในช่อง ชื่อบริษัท (Company Name)
3. เลื่อนลงมาแล้วแตะ เพิ่มอีเมล (Add email) เพิ่มเบอร์โทรศัพท์ (Add phone) และ เพิ่มที่อยู่ (Add address) เพื่อกรอกข้อมูลติดต่อที่คุณต้องการให้พิมพ์บนใบแจ้งหนี้ ที่อยู่จะปรากฏในไฟล์ PDF ก็ต่อเมื่อคุณเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งรายการที่นี่
4. ในส่วน สกุลเงินที่อนุญาต (Allowed currencies) แตะ เพิ่มสกุลเงิน (Add currency) และเลือกสกุลเงินที่คุณใช้เรียกเก็บเงิน สกุลเงินแรกที่คุณเพิ่มจะกลายเป็นค่าเริ่มต้น มายาเลือก USD
5. เลื่อนลงไปจนสุดแล้วแตะ ดำเนินการต่อ (Continue) หากคุณอยากกรอกทีหลัง ให้แตะ ข้ามไปก่อน (Skip for now) แอปจะบันทึกโปรไฟล์ชื่อ My Business ที่คุณสามารถแก้ไขได้ในภายหลังภายใต้ การตั้งค่า (Settings)

มีสองอย่างที่เกิดขึ้นอย่างเงียบ ๆ เมื่อคุณแตะ ดำเนินการต่อ: โปรไฟล์นี้จะกลายเป็นโปรไฟล์ธุรกิจเริ่มต้นของคุณ และช่วงทดลองใช้ 7 วันของฟีเจอร์เต็มรูปแบบจะเริ่มขึ้น ทำให้คุณสามารถบันทึก แชร์ และพิมพ์ได้โดยไม่ต้องซื้ออะไรในวันนี้ ฟอร์มนี้ยังให้ชุดเลขที่เอกสารสองชุดแก่คุณ คือ INV สำหรับใบแจ้งหนี้ และ EST สำหรับใบเสนอราคา ซึ่งเป็นเหตุผลที่ใบแจ้งหนี้แรกมีเลขที่ INV-0001 โดยไม่ต้องตั้งค่าใด ๆ เพิ่มเติม โลโก้ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ค่าเริ่มต้นเงื่อนไขการชำระเงิน และค่าเริ่มต้นค่าปรับล่าช้า ทั้งหมดอยู่ในฟอร์มเดียวกันนี้ คู่มือ การตั้งค่าโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ จะอธิบายแต่ละช่องอย่างละเอียด

วิธีเพิ่มลูกค้าคนแรกของคุณ

คุณสามารถสร้างลูกค้าจากภายในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ได้ แต่การทำขั้นตอนนี้ก่อนจะทำให้ขั้นตอนใบแจ้งหนี้สั้นลง

1. เปิดแท็บ ลูกค้า (Clients) แล้วแตะ + หรือปุ่ม เพิ่มลูกค้า (Add Client) ในรายการที่ว่างเปล่า
2. ที่หน้า ลูกค้าใหม่ (New Client) พิมพ์ชื่อบุคคลในช่อง ชื่อ * (Name) เช่นเดียวกับฟอร์มธุรกิจ นี่คือช่องเดียวที่จำเป็น
3. กรอก บริษัท (Company) อีเมล (Email) และ เบอร์โทรศัพท์ (Phone) อีเมลคือสิ่งที่หน้าจอส่งเอกสารจะเสนอในภายหลัง และชื่อบริษัทจะพิมพ์อยู่ใต้ชื่อในบล็อก Bill To
4. แตะการ์ด ประเทศ (Country) พิมพ์ตัวอักษรแรกลงในช่อง Search country... แล้วเลือกประเทศ ประเทศจะปรับคำแนะนำที่อยู่ให้เหมาะสม และสำหรับหลายประเทศจะปลดล็อกชิปค่าภาษีสำเร็จรูปในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้
5. พิมพ์ที่อยู่ในช่อง ที่อยู่ (Address) แล้วแตะ บันทึก (Save) ที่มุมขวาบน

รูปวงกลมด้านบนรับรูปถ่ายหรือโลโก้หากคุณต้องการ และส่วน หมวดหมู่ (Categories) ด้านล่างช่วยให้คุณติดแท็กลูกค้าเมื่อคุณมีลูกค้ามากกว่าหยิบมือ ทั้งสองอย่างเป็นตัวเลือกเสริม ดู ลูกค้า หมวดหมู่ และกลุ่มลูกค้า สำหรับข้อมูลการ์ดฉบับเต็ม รวมถึงเงื่อนไขค่าปรับล่าช้ารายลูกค้า

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีสองรายการ

1. เปิดแท็บ เอกสาร (Documents) แตะ New แล้วเลือก Invoice จากแผ่นตัวเลือก Choose document type ตัวแก้ไขจะเปิดเป็น New Invoice พร้อมโปรไฟล์ของคุณ เลขที่ INV-0001 วันที่วันนี้ วันครบกำหนด 30 วันข้างหน้า และสกุลเงินของคุณที่กรอกไว้แล้ว
2. แตะการ์ด ลูกค้า (Client) แล้วเลือกลูกค้าในกล่องโต้ตอบ เลือกลูกค้า (Select client) หากคุณข้ามส่วนก่อนหน้ามา แถวสุดท้าย เพิ่มลูกค้าใหม่ (Add New Client) จะเปิดฟอร์มลูกค้าจากตรงนี้

3. ตรวจสอบช่องวันที่ Due เงื่อนไขของมายาคือ 14 วัน เธอจึงแตะช่องนี้และเลือกวันที่สองสัปดาห์ข้างหน้าแทนค่าเริ่มต้น 30 วัน
4. ในส่วน รายการสินค้า (Line Items) แตะ กำหนดเอง (Custom) การ์ด #1 จะปรากฏขึ้น พิมพ์สิ่งที่คุณทำในช่อง Item ตั้งค่า Qty และ Price สำหรับการถ่ายภาพ มายาเขียนคำอธิบายเซสชัน จำนวน 1 ราคา 450
5. แตะ กำหนดเอง อีกครั้งสำหรับการ์ดที่สองแล้วกรอกภาพที่แต่งแล้ว: จำนวน 30 ราคา 8 ยอดเงินบนแต่ละการ์ดและยอดรวมด้านล่างจะอัปเดตตามที่คุณพิมพ์
6. หากมีภาษีขาย ให้พิมพ์อัตราภาษีลงในช่อง % ของแต่ละการ์ด หรือแตะชิปค่าภาษีสำเร็จรูปตัวใดตัวหนึ่งด้านบนรายการเพื่อใช้อัตราเดียวกับทุกบรรทัด เว้นว่างไว้หากไม่มีภาษี
7. เลื่อนลงไปที่ เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) หากคุณบันทึกเงื่อนไขไว้ในโปรไฟล์แล้ว ช่องนี้จะกรอกให้อัตโนมัติ มิฉะนั้นให้พิมพ์เอง เช่น วิธีและกำหนดเวลาที่คุณคาดว่าจะได้รับเงิน

ชิป สินค้า / บริการ (Product / Service) จะเปิดคลังสินค้าที่คุณบันทึกไว้แทนที่จะเป็นการ์ดว่างเปล่า ส่วนชิป เวลา (Time) และ ค่าใช้จ่าย (Expenses) จะดึงชั่วโมงที่บันทึกไว้และใบเสร็จเข้ามา ซึ่งทั้งหมดนี้ยังว่างเปล่าอยู่บนการติดตั้งใหม่ คู่มือ ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ จะพาไปดูทุกการ์ดในฟอร์มนี้ รวมถึงส่วนลด ไฟล์แนบรูปภาพ และรายละเอียดโปรไฟล์ที่จะพิมพ์

วิธีเลือกเทมเพลตและดูตัวอย่าง PDF

เทมเพลตจะกำหนดว่าไฟล์ PDF หน้าตาเป็นอย่างไร ส่วนเนื้อหาจะเหมือนกันไม่ว่าจะเลือกแบบใด

1. ยังอยู่ในตัวแก้ไข เลื่อนไปที่การ์ด เลือกเทมเพลต (Select Template) หัวข้อย่อยของมันจะแสดงตัวเลือกปัจจุบัน คือ Clean — ocean บนการติดตั้งใหม่
2. แตะการ์ดนั้น ภายใต้ การออกแบบ (Design) แตะเลย์เอาต์ใดเลย์เอาต์หนึ่งจากทั้งหมด 12 แบบ มายาเลือก Creative ซึ่งมีแถบข้างที่เน้นสี ภายใต้ จานสี (Color Palette) แตะสีที่ต้องการหากอยากได้แบบอื่นนอกจากค่าเริ่มต้นของเทมเพลต แตะ บันทึก ที่มุมขวาบนเพื่อกลับ
3. แตะปุ่ม บันทึก แบบเต็มความกว้างที่ด้านล่างของตัวแก้ไข (หรือ บันทึกฉบับร่าง (Save Draft) ที่แถบด้านบน) ใบแจ้งหนี้จะถูกเก็บเป็นฉบับร่างและหน้าจอรายละเอียดจะเปิดขึ้น
4. ที่หน้าจอรายละเอียด แตะ ดูตัวอย่าง PDF (Preview PDF) หน้าจะแสดงผลตรงตามที่ลูกค้าของคุณจะได้รับ ให้บีบนิ้วเพื่อซูมดูรายละเอียด

ไม่มีตัวเลือกที่ผิดตรงนี้ และคุณสามารถเปลี่ยนเทมเพลตของฉบับร่างได้บ่อยเท่าที่ต้องการ เทมเพลต Installment จะแสดงเป็นสีจางเพราะออกแบบมาสำหรับตารางการชำระเงินแบบผ่อน ซึ่งใบแจ้งหนี้นี้ไม่มี จานสี สีกำหนดเอง และฟอนต์ อธิบายไว้ใน เทมเพลต PDF จานสี และฟอนต์

วิธีแชร์ใบแจ้งหนี้และทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว

1. ที่หน้าจอตัวอย่าง แตะเมนู ⋮ ที่มุมขวาบนแล้วเลือก แชร์ & ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว (Share & Mark as Sent) เมนูนี้จะมีให้เห็นเฉพาะตอนที่ใบแจ้งหนี้ยังเป็นฉบับร่างเท่านั้น
2. เลือกแอปที่คุณต้องการใช้ส่งจากหน้าต่างแชร์ของ Android เช่น แอปอีเมล WhatsApp Drive หรือแอปใดก็ตามที่รับไฟล์ PDF หัวเรื่องและข้อความสั้น ๆ ที่ระบุชื่อใบแจ้งหนี้และบริษัทของคุณจะถูกกรอกไว้ให้แล้ว
3. กลับมาที่ Invoice Flow ตอนนี้ป้ายสถานะจะแสดง ส่งแล้ว (Sent) และแถบข้อความยืนยัน Invoice marked as sent

หากคุณต้องการแชร์ไฟล์โดยไม่เปลี่ยนสถานะ ให้ใช้ไอคอนแชร์ที่แถบด้านบนแทน ใบแจ้งหนี้จะยังคงเป็นฉบับร่างและคุณสามารถทำเครื่องหมายว่าส่งแล้วในภายหลังได้จากเมนู ⋮ บนหน้าจอรายละเอียด เมนูของหน้าจอรายละเอียดยังมี แอปอีเมล (Email client) ซึ่งเปิดหน้าจอส่งในแอปที่ระบุอีเมลที่คุณบันทึกไว้ในการ์ดลูกค้า ดู การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล สำหรับเทมเพลตและไฟล์แนบ

วิธีบันทึกการชำระเงิน

เก้าวันต่อมา ดาน่าจ่ายเงินผ่าน Zelle การบันทึกการชำระเงินจะทั้งเก็บบัญชีและเปลี่ยนสถานะให้

1. เปิดแท็บ เอกสาร (Documents) แล้วแตะใบแจ้งหนี้เพื่อเปิดหน้าจอรายละเอียด
2. เลื่อนลงมาที่การ์ด การชำระเงิน (Payments) แล้วแตะ Record
3. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกการชำระเงิน (Record Payment) ช่อง จำนวนเงิน (Amount) จะกรอกยอดคงเหลือไว้ให้แล้ว ในกรณีนี้คือเต็มจำนวน $690 เปลี่ยนค่านี้เฉพาะกรณีชำระเงินบางส่วนเท่านั้น
4. เลือก วิธีการชำระเงิน (Payment Method) ปรับวันที่หากเงินเข้าก่อนหน้านั้น และพิมพ์รหัสธุรกรรมลงในช่อง หมายเลขอ้างอิง (Reference Number) เพื่อให้จับคู่กับรายการเดินบัญชีธนาคารได้ในภายหลัง
5. แตะ บันทึกการชำระเงิน (Save Payment) เนื่องจากไม่มียอดค้างชำระเหลืออยู่ ใบแจ้งหนี้จะกลายเป็น ชำระแล้ว (Paid) เองโดยอัตโนมัติ และแถบความคืบหน้าจะเปลี่ยนเป็นสีเขียว

หากคุณไม่ต้องการเก็บบัญชี เมนู ⋮ บนใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วมีตัวเลือก ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว (Mark as paid) แบบธรรมดา มันจะเปลี่ยนป้ายและหยุดการแจ้งเตือน แต่จะไม่บันทึกจำนวนเงินใด ๆ ดังนั้นการ์ดการชำระเงินจะยังคงแสดงยอดคงเหลือเต็มจำนวน สำหรับเงินมัดจำ การผ่อนชำระ และการแก้ไข อ่านที่ การชำระเงิน การชำระเงินบางส่วน และยอดคงค้าง

กฎและรายละเอียด

• ชื่อธุรกิจเป็นช่องเดียวที่จำเป็นในฟอร์มตั้งค่า และชื่อลูกค้าเป็นช่องเดียวที่จำเป็นในฟอร์มลูกค้า ส่วนที่เหลือทั้งหมดเป็นตัวเลือกเสริมและสามารถกรอกทีหลังได้จาก การตั้งค่า หรือการ์ดลูกค้า
• การกรอกฟอร์มตั้งค่าเสร็จสิ้นจะเริ่มช่วงทดลองใช้ 7 วัน ในช่วงทดลองใช้และเมื่อสมัคร Pro คุณสามารถบันทึกใบแจ้งหนี้ สร้างลูกค้า และพิมพ์หรือแชร์ไฟล์ PDF ได้ หากไม่มีทั้งสองอย่าง การกระทำเหล่านั้นจะเปิดหน้าสมัครสมาชิกแทน ส่วนการดูและดูตัวอย่างยังคงใช้ได้ฟรี
• ใบแจ้งหนี้ใหม่จะรับค่าจากโปรไฟล์เริ่มต้น ชุดเลขที่ใบแจ้งหนี้เริ่มต้นของโปรไฟล์ สกุลเงินของชุดเลขที่หรือโปรไฟล์ วันที่ออกเป็นวันนี้ และวันครบกำหนด 30 วันถัดไป การเปลี่ยนวันที่ออกเป็นวันหลังวันครบกำหนดปัจจุบันจะเลื่อนวันครบกำหนดออกไปอีก 30 วัน
• การบันทึกจะเก็บใบแจ้งหนี้เป็นฉบับร่างเสมอ ไม่ว่าคุณจะใช้ บันทึกฉบับร่าง ที่แถบด้านบนหรือ บันทึก ที่ด้านล่าง การบันทึกจะถูกบล็อกด้วยแถบข้อความหากไม่ได้เลือกลูกค้า (กรุณาเลือกลูกค้า) หรือไม่มีรายการสินค้า (เพิ่มรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการ) และแต่ละรายการต้องมีคำอธิบาย
• ยอดเงินต่อรายการคือจำนวนคูณด้วยราคาปัดเป็นเซนต์ ภาษีจะคำนวณแยกรายบรรทัดจากช่อง % ส่วนลด หากคุณกรอกไว้ จะหักก่อนคำนวณภาษี รายการที่ไม่สามารถแปลงจำนวนได้จะนับเป็น 1 ราคาที่แปลงไม่ได้จะนับเป็น 0
• เลขที่ใบแจ้งหนี้มาจากชุดเลขที่ของโปรไฟล์และไม่ซ้ำกันในแต่ละโปรไฟล์ หากคุณพิมพ์เลขที่ของคุณเองและมันชนกับเลขที่มีอยู่แล้ว แอปจะเลื่อนตัวนับขึ้นและลองใหม่
• แชร์ & ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว จะแชร์ก่อนแล้วค่อยตั้งสถานะ ดังนั้นการยกเลิกหน้าต่างแชร์จะทำให้ใบแจ้งหนี้ยังคงเป็นฉบับร่าง เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกส่งแล้ว การเปิดจากหน้าจอรายละเอียดจะแสดงเป็นมุมมองอ่านอย่างเดียว หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้เปลี่ยนกลับเป็นฉบับร่างจากเมนู ⋮ หรือทำสำเนา
• การบันทึกการชำระเงินจะเปลี่ยนใบแจ้งหนี้เป็นชำระแล้วก็ต่อเมื่อยอดคงเหลือลดลงเหลือหนึ่งเซนต์หรือน้อยกว่า และเฉพาะการชำระเงินในสกุลเงินเดียวกับใบแจ้งหนี้เท่านั้น การลบการชำระเงินนั้นในภายหลังจะเปิดยอดคงเหลือขึ้นใหม่และเปลี่ยนสถานะกลับเป็นส่งแล้ว
• ใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วและเลยวันครบกำหนดจะแสดงเป็น เลยกำหนด (Overdue) โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องกำหนดเวลาใด ๆ เพิ่มเติม
• ทุกอย่างที่แสดงในที่นี้ถูกเก็บไว้บนโทรศัพท์ สำรองข้อมูลจาก การตั้งค่า ก่อนที่คุณจะเปลี่ยนอุปกรณ์

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ตั้งค่าโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ - โลโก้ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชุดเลขที่เอกสาร เงื่อนไขการชำระเงินสำเร็จรูป และโปรไฟล์ที่สอง
• ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ - ทุกการ์ดในฟอร์ม ตั้งแต่ค่าภาษีสำเร็จรูปไปจนถึงไฟล์แนบรูปภาพ
• การชำระเงิน การชำระเงินบางส่วน และยอดคงค้าง - เงินมัดจำ การผ่อนชำระ และสิ่งที่ลูกค้าจะเห็น