מדריך למשתמש

החשבונית הראשונה שלך בחמש דקות

מהתקנה חדשה של Invoice Flow ועד חשבונית ששולמה: הקמת העסק, הוספת לקוח, בניית חשבונית דו-שורתית ושיתוף קובץ ה-PDF.

עודכן: 2026-09-09

התקנתם את Invoice Flow ומישהו חייב לכם כסף. המדריך הזה מוביל אתכם בדרך הקצרה ביותר מאפליקציה ריקה לחשבונית ששולמה, תוך מגע קל בכל מסך, רק כמה שצריך היום. כל שלב מפנה למדריך ארוך יותר ליום שבו תרצו יותר, כך שאפשר לעבור עליו במהירות עכשיו ולחזור אליו אחר כך.

הסיור המודרך הזה עוקב אחרי מאיה רייס, צלמת פרילנס מאוסטין, טקסס. היא סיימה זה עתה צילומי מותג של חצי יום עבור המאפייה Bluebonnet Bakery ורוצה לחייב את דנה אורטיז, הבעלים, עבור הסשן ושלושים תמונות ערוכות, בסך כולל של 690$. כל התהליך, מההפעלה הראשונה ועד תג ירוק של “שולם”, הוא שישה מסכים.

מה רואים על המסך

בהפעלה הראשונה נפתח דף קבלת פנים עם כפתור התחל וכפתור שפה בפינה השמאלית העליונה (בממשק בעברית). הקשה על התחל מעבירה לטופס בשם הגדר את העסק שלך. לאחר שמירת הטופס, האפליקציה נוחתת בלוח הבקרה, ומאז ואילך ארבע לשוניות יושבות לאורך תחתית המסך: לוח בקרה, מסמכים, לקוחות והגדרות. כל מה שקורה במדריך הזה מתרחש בשתי הלשוניות האמצעיות.

לשונית לקוחות מכילה את כרטיסי הלקוחות שלכם וכפתור +. לשונית מסמכים מכילה את החשבוניות וההצעות שלכם, כפתור חדש ששואל איזה סוג מסמך תרצו, וברגע שקיימת חשבונית, שורה לכל מסמך שפותחת את מסך הפרטים שלו. מסך הפרטים הוא המרכז של חשבונית מוגמרת: הוא מציג את תג הסטטוס, את הלקוח, את שורות הפריטים, כרטיס תשלומים, וכפתור תצוגה מקדימה PDF ברוחב מלא בתחתית, שם נמצא השיתוף.

איך מגדירים את העסק שלכם בהפעלה הראשונה

מאיה צריכה רק שם כדי להתחיל; כל השאר בטופס הזה יכול לחכות.

1. הקישו על התחל (Get Started) בדף קבלת הפנים. אם האפליקציה בשפה הלא נכונה, הקישו קודם על כפתור השפה בפינה ובחרו את שלכם.
2. בהגדר את העסק שלך (Set Up Your Business), הקלידו את שמכם בשדה שמך *. זהו השדה החובה היחיד בכל הטופס; שם המסחר מוזן בשדה שם החברה.
3. גללו למטה והקישו על הוסף דוא"ל, הוסף טלפון והוסף כתובת כדי להזין את פרטי הקשר שברצונכם להדפיס על החשבוניות שלכם. כתובת תופיע בקובץ ה-PDF רק אם תוסיפו לפחות אחת כאן.
4. תחת מטבעות מותרים הקישו על הוסף מטבע ובחרו את המטבע שבו אתם מחייבים; הראשון שתוסיפו הופך לברירת המחדל. מאיה בוחרת USD.
5. גללו לתחתית והקישו על המשך. אם אתם מעדיפים למלא זאת מאוחר יותר, הקישו על דלג לעת עתה; האפליקציה שומרת פרופיל בשם My Business שניתן לערוך בהמשך תחת הגדרות.

שני דברים קורים בשקט כשמקישים על המשך: הפרופיל הופך לפרופיל העסקי ברירת המחדל שלכם, ומתחילה תקופת ניסיון של שבעה ימים לכל מערך הפיצ’רים, כך שתוכלו לשמור, לשתף ולהדפיס בלי לרכוש דבר היום. הטופס גם מעניק לכם שתי סדרות מספור, INV לחשבוניות ו-EST להצעות מחיר, ולכן החשבונית הראשונה ממוספרת INV-0001 בלי שום הגדרה נוספת. לוגואים, מספרי זיהוי לצרכי מס, קביעות ברירת מחדל לתנאי תשלום וברירות מחדל לעמלת פיגור - כולם נמצאים באותו הטופס; המדריך הגדרת פרופיל העסק שלכם מכסה אותם שדה אחר שדה.

איך מוסיפים את הלקוח הראשון שלכם

אפשר ליצור לקוח גם מתוך עורך החשבוניות, אבל עשיית זה קודם שומרת על שלב החשבונית קצר.

1. פתחו את לשונית לקוחות והקישו על +, או על כפתור הוסף לקוח ברשימה הריקה.
2. בלקוח חדש (New Client), הקלידו את שם האדם בשדה שם *. כמו בטופס העסק, זהו השדה החובה היחיד.
3. מלאו את חברה, דוא"ל וטלפון. הדוא"ל הוא מה שמסך השליחה יציע מאוחר יותר, והחברה מודפסת מתחת לשם בבלוק "לכבוד" (Bill To).
4. הקישו על אריח מדינה, הקלידו את האותיות הראשונות בשדה חיפוש מדינה... ובחרו את המדינה. המדינה מתאימה את רמז הכתובת ובמדינות רבות פותחת שבבי ברירת מחדל למס בעורך החשבוניות.
5. הקלידו את הכתובת בשדה כתובת והקישו על שמור בפינה העליונה.

האווטאר העגול בראש הכרטיס מקבל תמונה או לוגו אם תרצו, וקטע קטגוריות בהמשך מאפשר לתייג לקוחות ברגע שיש לכם יותר מכמה בודדים. שניהם אופציונליים. ראו לקוחות, קטגוריות וקבוצות לקוחות לכרטיס המלא, כולל תנאי עמלת פיגור לפי לקוח.

איך יוצרים את החשבונית עם שתי שורות פריטים

1. פתחו את לשונית מסמכים, הקישו על חדש ובחרו חשבונית מתוך הגליון בחר סוג מסמך. העורך נפתח כחשבונית חדשה עם הפרופיל שלכם, המספר INV-0001, תאריך היום, תאריך פירעון בעוד 30 יום והמטבע שלכם כבר במקומם.
2. הקישו על כרטיס לקוח ובחרו את הלקוח בדיאלוג בחר לקוח. אם דילגתם על הקטע הקודם, השורה האחרונה, הוסף לקוח חדש, פותחת מכאן את טופס הלקוח.

3. סמנו את תיבת התאריך לתשלום עד (Due). תנאי התשלום של מאיה הם 14 יום, אז היא מקישה על התיבה ובוחרת שבועיים מהיום במקום ברירת המחדל של 30 יום.
4. בקטע שורות פריטים (Line Items) הקישו על מותאם אישית (Custom). מופיע כרטיס #1. הקלידו מה עשיתם בשדה פריט, קבעו כמות ומחיר. עבור הצילומים, מאיה כותבת את תיאור הסשן, כמות 1, מחיר 450.
5. הקישו שוב על מותאם אישית עבור הכרטיס השני והזינו את התמונות הערוכות: כמות 30, מחיר 8. הסכום בכל כרטיס וכרטיס הסיכומים למטה מתעדכנים תוך כדי ההקלדה.
6. אם חל מס מכירה, הקלידו את השיעור בשדה ה-% של כל כרטיס, או הקישו על אחד משבבי ברירת המחדל למס מעל הפריטים כדי להחיל שיעור על כל השורות בבת אחת. השאירו ריק אם אין מס.
7. גללו למטה אל תנאי תשלום. השדה ממולא מראש מהפרופיל שלכם אם שמרתם שם תנאים; אחרת הקלידו אותם עכשיו, למשל איך ומתי אתם מצפים לתשלום.

השבב מוצר / שירות (Product / Service) פותח את ספריית המוצרים השמורה שלכם במקום כרטיס ריק, ושבבי זמן והוצאות (Time / Expenses) מושכים שעות שתועדו וקבלות, וכולם ריקים בהתקנה חדשה. מדריך עורך החשבוניות עובר על כל כרטיס בטופס הזה, כולל הנחות, קבצי תמונה מצורפים ואילו פרטי פרופיל להדפיס.

איך בוחרים תבנית וצופים בתצוגה מקדימה של ה-PDF

התבנית קובעת איך נראה קובץ ה-PDF; התוכן זהה לא משנה מה תבחרו.

1. עדיין בעורך, גללו אל הכרטיס בחר תבנית. הכיתוב המשני שלו מציג את הבחירה הנוכחית, Clean — ocean בהתקנה חדשה.
2. הקישו עליו. תחת עיצוב (Design), הקישו על אחת משנים-עשר הפריסות; מאיה בוחרת בCreative, שיש בו סרגל צד מודגש. תחת פלטת צבעים הקישו על צבע אם תרצו משהו שונה מברירת המחדל של התבנית. הקישו על שמור בפינה העליונה כדי לחזור.
3. הקישו על כפתור שמור (Save) ברוחב מלא בתחתית העורך (או שמור טיוטה בסרגל העליון). החשבונית נשמרת כטיוטה ומסך הפרטים שלה נפתח.
4. במסך הפרטים הקישו על תצוגה מקדימה PDF. העמוד נרנדר בדיוק כפי שהלקוח שלכם יקבל אותו; צבטו כדי להתקרב לפרטים.

אין כאן בחירה שגויה, ואפשר לשנות את התבנית על טיוטה כמה פעמים שרוצים. תבנית Installment מוצללת כי היא בנויה לתוכניות תשלום מפוצלות, שלא קיימות בחשבונית הזו. פלטות, צבעים מותאמים אישית וגופנים מוסברים בתבניות PDF, פלטות וגופנים.

איך משתפים את החשבונית ומסמנים אותה כנשלחה

1. במסך התצוגה המקדימה, הקישו על תפריט ⋮ בפינה העליונה ובחרו שתף וסמן כנשלח (Share & Mark as Sent). פריט התפריט הזה קיים רק כל עוד החשבונית עדיין טיוטה.
2. בחרו את האפליקציה שדרכה תרצו לשלוח מגליון השיתוף של אנדרואיד: תוכנת הדוא"ל שלכם, WhatsApp, Drive, כל דבר שמקבל קובץ PDF. הנושא והודעה קצרה בשם החשבונית והחברה שלכם ממולאים עבורכם מראש.
3. חזרו ל-Invoice Flow. תג הסטטוס מציג כעת נשלח וחיווי קצר מאשר החשבונית סומנה כנשלחה.

אם ברצונכם לשתף את הקובץ בלי לשנות את הסטטוס, השתמשו בסמל השיתוף בסרגל העליון במקום זאת; החשבונית נשארת טיוטה ותוכלו לסמן אותה כנשלחה מאוחר יותר מתפריט ⋮ במסך הפרטים. תפריט מסך הפרטים מציע גם אפליקציית אימייל (Email client), שפותחת את מסך השליחה בתוך האפליקציה, ממוען לדוא”ל ששמרתם בכרטיס הלקוח; ראו שליחת חשבוניות בדוא”ל לתבניות וקבצים מצורפים.

איך רושמים את התשלום

תשעה ימים לאחר מכן דנה משלמת ב-Zelle. רישום התשלום שומר יומן וגם הופך את הסטטוס.

1. פתחו את לשונית מסמכים והקישו על החשבונית כדי לפתוח את מסך הפרטים שלה.
2. גללו למטה אל כרטיס תשלומים והקישו על רשום.
3. בדיאלוג רשום תשלום שדה סכום כבר ממולא ביתרה הנותרת, כאן מלוא ה-690$. שנו אותו רק עבור תשלום חלקי.
4. בחרו את אמצעי תשלום, התאימו את התאריך אם הכסף הגיע מוקדם יותר, והקלידו את מזהה העסקה בשדה מספר אסמכתא כדי שתוכלו להתאים אותו לדף החשבון שלכם בבנק מאוחר יותר.
5. הקישו על שמור תשלום. מכיוון שלא נותר דבר לתשלום, החשבונית הופכת מעצמה לשולם ופס ההתקדמות הופך לירוק.

אם אתם מעדיפים לא לנהל יומן תשלומים, לתפריט ⋮ בחשבונית שנשלחה יש פריט פשוט סמן כשולם (Mark as paid). הוא משנה את התג ועוצר תזכורות אך אינו רושם סכום, כך שכרטיס התשלומים ימשיך להציג את מלוא היתרה כנותרת. עבור מקדמות, תשלומים חלקיים ותיקונים, קראו תשלומים, תשלומים חלקיים ויתרה לתשלום.

כללים ופרטים

• שם העסק הוא השדה החובה היחיד בטופס ההגדרה, ושם הלקוח הוא השדה החובה היחיד בטופס הלקוח. כל השאר אופציונלי וניתן למלא מאוחר יותר מהגדרות או מכרטיס הלקוח.
• סיום טופס ההגדרה מפעיל תקופת ניסיון של שבעה ימים. במהלך תקופת הניסיון ובמסלול Pro אפשר לשמור חשבוניות, ליצור לקוחות, ולהדפיס או לשתף קובצי PDF. ללא אף אחד מהם, הפעולות הללו פותחות את מסך המינוי; צפייה ותצוגה מקדימה נשארות חופשיות.
• חשבונית חדשה מקבלת את הפרופיל ברירת המחדל, את סדרת החשבוניות ברירת המחדל שלו, את המטבע של הסדרה או הפרופיל, תאריך הפקה של היום ותאריך פירעון בעוד 30 יום. שינוי תאריך ההפקה ליום שאחרי תאריך הפירעון הנוכחי דוחף את תאריך הפירעון קדימה שוב ב-30 יום.
• שמירה תמיד מאחסנת את החשבונית כטיוטה, בין אם משתמשים בשמור טיוטה בסרגל העליון או בשמור בתחתית. השמירה נחסמת עם חיווי אם לא נבחר לקוח (נא לבחור לקוח) או שאין שורות פריטים (הוסף לפחות פריט אחד), וכל שורה זקוקה לתיאור.
• סכומי שורה הם כמות כפול מחיר, מעוגלים לאגורות; מס מוחל לפי שורה משדה ה-%; הנחה, אם הוזנה, מנוכית לפני המס. שורה שכמותה אינה ניתנת לפענוח נחשבת כ-1, מחיר שאינו ניתן לפענוח נחשב כ-0.
• מספרי חשבוניות מגיעים מסדרת המספור של הפרופיל וייחודיים לכל פרופיל. אם תקלידו מספר משלכם והוא מתנגש בקיים, האפליקציה מקדמת את המונה ומנסה שוב.
• שתף וסמן כנשלח משתף קודם ואז מגדיר את הסטטוס, כך שגליון שיתוף שבוטל משאיר את החשבונית כטיוטה. לאחר שחשבונית נשלחה, פתיחתה ממסך הפרטים מציגה תצוגה לקריאה בלבד; כדי לשנות אותה, החזירו אותה לטיוטה מתפריט ⋮ או שכפלו אותה.
• רישום תשלום מעביר את החשבונית לשולם רק כשהיתרה הנותרת יורדת לאגורה או פחות, ורק עבור תשלומים במטבע של החשבונית עצמה. מחיקת התשלום הזה מאוחר יותר פותחת מחדש את היתרה ומחזירה את הסטטוס לנשלח.
• חשבונית שנשלחה וחלף תאריך הפירעון שלה מוצגת אוטומטית כבאיחור; אין צורך לתזמן דבר.
• כל מה שמוצג כאן מאוחסן בטלפון. גבו את הנתונים מהגדרות לפני מעבר בין מכשירים.

טיפים

מדריכים קשורים

• הגדרת פרופיל העסק שלכם - לוגואים, מספרי זיהוי לצרכי מס, סדרות מספור, תבניות תנאי תשלום ופרופילים נוספים.
• עורך החשבוניות - כל כרטיס בטופס, מתבניות מס ועד קבצי תמונה מצורפים.
• תשלומים, תשלומים חלקיים ויתרה לתשלום - מקדמות, תשלומים חלקיים ומה הלקוח רואה.