यूज़र गाइड

पांच मिनट में आपकी पहली इनवॉइस

Invoice Flow के नए इंस्टॉल से लेकर भुगतान की गई इनवॉइस तक जाएं: अपना व्यवसाय सेट करें, एक क्लाइंट जोड़ें, दो लाइनों वाली इनवॉइस बनाएं और PDF साझा करें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

आपने Invoice Flow इंस्टॉल कर लिया है और किसी पर आपका पैसा बकाया है। यह गाइड आपको खाली ऐप से लेकर भुगतान की गई इनवॉइस तक सबसे छोटे रास्ते से ले जाती है, हर स्क्रीन को केवल उतना ही छूती है जितना आज ज़रूरी है। हर चरण किसी लंबी गाइड की ओर इशारा करता है उस दिन के लिए जब आपको और चाहिए, इसलिए आप अभी सरसरी नज़र डालें और बाद में लौट सकते हैं।

यह वॉकथ्रू ऑस्टिन, टेक्सास की फ्रीलांस फ़ोटोग्राफ़र माया रेयेस का अनुसरण करता है। उसने अभी Bluebonnet Bakery के लिए आधे दिन का ब्रांड शूट पूरा किया है और मालकिन डाना ऑर्टिज़ को सेशन और तीस एडिट की गई तस्वीरों के लिए $690 की कुल राशि का बिल भेजना चाहती है। पहले लॉन्च से हरे Paid बैज तक का पूरा फ़्लो छह स्क्रीन का है।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

पहली बार लॉन्च करने पर ऐप एक स्वागत पृष्ठ खोलता है जिसमें एक Get Started (शुरू करें) बटन और ऊपर दाईं ओर एक भाषा बटन होता है। Get Started पर टैप करने से आप Set Up Your Business (अपना व्यवसाय सेट करें) शीर्षक वाले फ़ॉर्म पर पहुंचते हैं। वह फ़ॉर्म सेव होते ही, ऐप डैशबोर्ड पर पहुंच जाता है, और उसके बाद स्क्रीन के नीचे चार टैब रहते हैं: Dashboard, Documents, Clients और Settings। इस गाइड में सब कुछ बीच के दो टैब पर होता है।

Clients टैब में आपके ग्राहक कार्ड और एक + बटन होता है। Documents टैब में आपकी इनवॉइस और एस्टीमेट होते हैं, एक New बटन जो पूछता है कि आप किस प्रकार का दस्तावेज़ चाहते हैं, और, एक बार इनवॉइस बन जाने पर, हर दस्तावेज़ की एक पंक्ति जो उसकी डिटेल स्क्रीन खोलती है। डिटेल स्क्रीन एक तैयार इनवॉइस का केंद्र है: यह स्टेटस बैज, क्लाइंट, लाइन आइटम, एक Payments कार्ड और नीचे एक पूरी-चौड़ाई वाला Preview PDF बटन दिखाती है, जहां साझा करना होता है।

पहली बार लॉन्च पर अपना व्यवसाय कैसे सेट करें

माया को शुरू करने के लिए बस एक नाम चाहिए; इस फ़ॉर्म पर बाकी सब कुछ इंतज़ार कर सकता है।

1. स्वागत पृष्ठ पर Get Started टैप करें। अगर ऐप गलत भाषा में है, तो पहले कोने में भाषा बटन टैप करके अपनी भाषा चुनें।
2. Set Up Your Business पर, Your Name * में अपना नाम टाइप करें। पूरे फ़ॉर्म में यह एकमात्र आवश्यक फ़ील्ड है; ट्रेडिंग नाम Company Name में जाता है।
3. नीचे स्क्रॉल करें और अपने इनवॉइस पर छपने वाली संपर्क लाइनें दर्ज करने के लिए Add email, Add phone और Add address पर टैप करें। पता तभी PDF पर दिखता है जब आप यहां कम से कम एक जोड़ें।
4. Allowed currencies के अंतर्गत Add currency टैप करें और जिस मुद्रा में आप बिल करते हैं उसे चुनें; आपकी जोड़ी गई पहली मुद्रा डिफ़ॉल्ट बन जाती है। माया USD चुनती है।
5. सबसे नीचे स्क्रॉल करें और Continue पर टैप करें। अगर आप इसे बाद में भरना चाहते हैं, तो Skip for now टैप करें; ऐप My Business नाम की एक प्रोफ़ाइल सेव कर लेता है जिसे आप Settings के तहत संपादित कर सकते हैं।

जब आप Continue टैप करते हैं तो चुपचाप दो चीज़ें होती हैं: यह प्रोफ़ाइल आपकी डिफ़ॉल्ट व्यवसाय प्रोफ़ाइल बन जाती है, और पूरी सुविधाओं का सात दिन का ट्रायल शुरू हो जाता है, इसलिए आप आज कुछ भी खरीदे बिना सेव, साझा और प्रिंट कर सकते हैं। यह फ़ॉर्म आपको दो नंबरिंग सीरीज़ भी देता है, इनवॉइस के लिए INV और एस्टीमेट के लिए EST, यही वजह है कि पहली इनवॉइस बिना किसी सेटअप के INV-0001 नंबर के साथ आती है। लोगो, टैक्स आईडी, भुगतान-शर्त प्रीसेट और लेट-फ़ी डिफ़ॉल्ट सभी इसी फ़ॉर्म पर रहते हैं; अपनी व्यवसाय प्रोफ़ाइल सेट करने वाली गाइड इन्हें फ़ील्ड-दर-फ़ील्ड कवर करती है।

अपना पहला क्लाइंट कैसे जोड़ें

आप इनवॉइस एडिटर के अंदर से भी क्लाइंट बना सकते हैं, लेकिन इसे पहले करने से इनवॉइस वाला चरण छोटा रहता है।

1. Clients टैब खोलें और + टैप करें, या खाली सूची में मौजूद Add Client बटन।
2. New Client पर, Name * में व्यक्ति का नाम टाइप करें। व्यवसाय फ़ॉर्म की तरह, यह एकमात्र आवश्यक फ़ील्ड है।
3. Company, Email और Phone भरें। ईमेल वही होता है जो बाद में भेजने वाली स्क्रीन सुझाती है, और कंपनी का नाम Bill To ब्लॉक में नाम के नीचे छपता है।
4. Country टाइल पर टैप करें, Search country... में पहले अक्षर टाइप करें और देश चुनें। देश पते के संकेत को समायोजित करता है और कई देशों के लिए इनवॉइस एडिटर में टैक्स प्रीसेट चिप्स को अनलॉक करता है।
5. Address में सड़क का पता टाइप करें और ऊपर दाईं ओर Save पर टैप करें।

ऊपर मौजूद गोल एवतार अगर आप चाहें तो एक फ़ोटो या लोगो ले लेता है, और आगे नीचे मौजूद Categories सेक्शन आपको एक मुट्ठी से ज़्यादा क्लाइंट होने पर उन्हें टैग करने देता है। दोनों वैकल्पिक हैं। पूरे कार्ड के लिए, प्रति-क्लाइंट लेट-फ़ी शर्तों सहित, क्लाइंट, कैटेगरी और क्लाइंट ग्रुप देखें।

दो लाइन आइटम के साथ इनवॉइस कैसे बनाएं

1. Documents टैब खोलें, New टैप करें और Choose document type शीट से Invoice चुनें। एडिटर New Invoice के रूप में खुलता है, जिसमें आपकी प्रोफ़ाइल, नंबर INV-0001, आज की तारीख, 30 दिन बाद की नियत तारीख और आपकी मुद्रा पहले से मौजूद होती है।
2. Client कार्ड पर टैप करें और Select client डायलॉग में क्लाइंट चुनें। अगर आपने पिछला सेक्शन छोड़ दिया है, तो आखिरी पंक्ति, Add New Client, यहां से क्लाइंट फ़ॉर्म खोल देती है।

3. Due तारीख वाला बॉक्स जांचें। माया की शर्तें 14 दिन की हैं, इसलिए वह इस पर टैप करके डिफ़ॉल्ट 30 दिन के बजाय आज से दो हफ्ते बाद की तारीख चुनती है।
4. Line Items सेक्शन में Custom टैप करें। एक कार्ड #1 दिखता है। Item में आपने क्या किया वह टाइप करें, Qty और Price सेट करें। शूट के लिए, माया सेशन का विवरण लिखती है, मात्रा 1, कीमत 450।
5. दूसरे कार्ड के लिए फिर से Custom टैप करें और एडिट की गई तस्वीरें दर्ज करें: मात्रा 30, कीमत 8। हर कार्ड पर राशि और नीचे मौजूद कुल राशि कार्ड टाइप करते ही अपडेट हो जाते हैं।
6. अगर सेल्स टैक्स लागू होता है, तो हर कार्ड के % फ़ील्ड में दर टाइप करें, या आइटम के ऊपर मौजूद टैक्स प्रीसेट चिप्स में से किसी एक पर टैप करके हर लाइन पर एक साथ दर लागू करें। बिना टैक्स के लिए इसे खाली छोड़ दें।
7. Payment Terms तक स्क्रॉल करें। अगर आपने प्रोफ़ाइल पर शर्तें सेव की हैं तो यह पहले से भरी होती है; वरना अभी टाइप करें, उदाहरण के लिए आप भुगतान कैसे और कब तक चाहते हैं।

Product / Service चिप खाली कार्ड के बजाय आपकी सहेजी गई उत्पाद लाइब्रेरी खोलती है, और Time तथा Expenses चिप्स ट्रैक किए गए घंटे और रसीदें खींचती हैं, जो नए इंस्टॉल पर सब खाली होती हैं। इनवॉइस एडिटर गाइड इस फ़ॉर्म के हर कार्ड को कवर करती है, छूट, फ़ोटो अटैचमेंट और कौन-सी प्रोफ़ाइल डिटेल प्रिंट करनी हैं, इन सब सहित।

टेम्पलेट कैसे चुनें और PDF प्रीव्यू कैसे करें

टेम्पलेट यह तय करता है कि PDF कैसा दिखता है; कंटेंट आप चाहे जो भी चुनें, वही रहती है।

1. अभी भी एडिटर में, Select Template कार्ड तक स्क्रॉल करें। इसका सबटाइटल मौजूदा चुनाव दिखाता है, नए इंस्टॉल पर Clean — ocean।
2. इस पर टैप करें। Design के तहत, बारह लेआउट में से किसी एक पर टैप करें; माया Creative चुनती है, जिसमें एक accent साइडबार है। Color Palette के तहत, अगर आपको टेम्पलेट के डिफ़ॉल्ट से अलग कुछ चाहिए तो किसी रंग पर टैप करें। वापस लौटने के लिए ऊपर दाईं ओर Save पर टैप करें।
3. एडिटर के नीचे पूरी-चौड़ाई वाले Save बटन पर टैप करें (या ऊपर बार में Save Draft)। इनवॉइस एक ड्राफ्ट के रूप में सेव हो जाती है और इसकी डिटेल स्क्रीन खुल जाती है।
4. डिटेल स्क्रीन पर Preview PDF टैप करें। पेज ठीक वैसे ही रेंडर होता है जैसे आपके क्लाइंट को मिलेगा; डिटेल पर ज़ूम करने के लिए पिंच करें।

यहां कोई गलत चुनाव नहीं है, और आप ड्राफ्ट पर टेम्पलेट को जितनी बार चाहें बदल सकते हैं। Installment टेम्पलेट धुंधला है क्योंकि यह स्प्लिट-पेमेंट शेड्यूल के लिए बना है, जो इस इनवॉइस में नहीं है। पैलेट, कस्टम रंग और फ़ॉन्ट PDF टेम्पलेट, पैलेट और फ़ॉन्ट में समझाए गए हैं।

इनवॉइस कैसे साझा करें और भेजी गई चिह्नित करें

1. प्रीव्यू स्क्रीन पर, ऊपर दाईं ओर ⋮ मेनू टैप करें और Share & Mark as Sent चुनें। यह मेनू आइटम तभी मौजूद होता है जब तक इनवॉइस अभी भी ड्राफ्ट हो।
2. Android शेयर शीट से वह ऐप चुनें जिससे आप भेजना चाहते हैं: आपका ईमेल क्लाइंट, WhatsApp, Drive, PDF फ़ाइल स्वीकार करने वाला कुछ भी। विषय और एक छोटा संदेश जो इनवॉइस और आपकी कंपनी का नाम लेता है, आपके लिए पहले से भरा होता है।
3. Invoice Flow पर वापस आएं। स्टेटस बैज अब Sent पढ़ता है और एक स्नैकबार Invoice marked as sent की पुष्टि करता है।

अगर आप स्टेटस बदले बिना फ़ाइल साझा करना चाहते हैं, तो इसके बजाय ऊपर बार में मौजूद शेयर आइकन का उपयोग करें; इनवॉइस ड्राफ्ट ही रहती है और आप इसे बाद में डिटेल स्क्रीन पर ⋮ मेनू से भेजी गई चिह्नित कर सकते हैं। डिटेल स्क्रीन के अपने मेनू में Email client भी है, जो आपके क्लाइंट कार्ड पर सहेजे गए ईमेल को संबोधित इन-ऐप भेजने वाली स्क्रीन खोलता है; टेम्पलेट और अटैचमेंट के लिए इनवॉइस को ईमेल से भेजना देखें।

भुगतान कैसे दर्ज करें

नौ दिन बाद डाना Zelle से भुगतान करती है। भुगतान दर्ज करना एक लेजर बनाए रखता है और स्टेटस भी बदल देता है।

1. Documents टैब खोलें और इनवॉइस पर टैप करके उसकी डिटेल स्क्रीन खोलें।
2. नीचे Payments कार्ड तक स्क्रॉल करें और Record पर टैप करें।
3. Record Payment डायलॉग में Amount पहले से बकाया राशि से भरा होता है, यहां पूरे $690। इसे केवल आंशिक भुगतान के लिए बदलें।
4. Payment Method चुनें, अगर पैसा पहले आया है तो तारीख समायोजित करें, और अपने बैंक स्टेटमेंट से बाद में मिलान करने के लिए ट्रांज़ैक्शन ID Reference Number में टाइप करें।
5. Save Payment पर टैप करें। क्योंकि कुछ भी बकाया नहीं बचता, इनवॉइस खुद-ब-खुद Paid बन जाती है और प्रोग्रेस बार हरा हो जाता है।

अगर आप लेजर नहीं रखना चाहते, तो भेजी गई इनवॉइस पर ⋮ मेनू में एक सादा Mark as paid एंट्री होती है। यह बैज बदल देता है और रिमाइंडर रोक देता है, लेकिन कोई राशि दर्ज नहीं करता, इसलिए Payments कार्ड अभी भी पूरी राशि को बकाया दिखाएगा। डिपॉज़िट, किश्तों और सुधारों के लिए, भुगतान, आंशिक भुगतान और बकाया राशि पढ़ें।

नियम और विवरण

• बिज़नेस का नाम सेटअप फ़ॉर्म पर एकमात्र आवश्यक फ़ील्ड है, और क्लाइंट का नाम क्लाइंट फ़ॉर्म पर एकमात्र आवश्यक फ़ील्ड है। बाकी सब कुछ वैकल्पिक है और बाद में Settings या क्लाइंट कार्ड से भरा जा सकता है।
• सेटअप फ़ॉर्म पूरा करना सात दिन का ट्रायल शुरू कर देता है। ट्रायल के दौरान और Pro सब्सक्रिप्शन पर आप इनवॉइस सेव कर सकते हैं, क्लाइंट बना सकते हैं, और PDF प्रिंट या साझा कर सकते हैं। दोनों के बिना, ये क्रियाएं सब्सक्रिप्शन स्क्रीन खोलती हैं; देखना और प्रीव्यू करना मुफ़्त रहता है।
• एक नई इनवॉइस डिफ़ॉल्ट प्रोफ़ाइल, उसकी डिफ़ॉल्ट इनवॉइस सीरीज़, सीरीज़ या प्रोफ़ाइल की मुद्रा, आज की इशू तारीख और 30 दिन बाद की नियत तारीख लेती है। इशू तारीख को मौजूदा नियत तारीख के बाद के किसी दिन में बदलने से नियत तारीख फिर से 30 दिन आगे बढ़ जाती है।
• सेव करना हमेशा इनवॉइस को ड्राफ्ट के रूप में सहेजता है, चाहे आप ऊपर बार में Save Draft का उपयोग करें या नीचे Save का। कोई क्लाइंट चुना न होने पर (Please select a client) या कोई लाइन आइटम न होने पर (Add at least one line item) एक स्नैकबार के साथ सेव करना रोका जाता है, और हर लाइन में एक विवरण चाहिए।
• लाइन राशि मात्रा गुणा कीमत, सेंट तक पूर्णांकित होती है; टैक्स हर लाइन पर % फ़ील्ड से लागू होता है; छूट, अगर आप एक दर्ज करते हैं, टैक्स से पहले ली जाती है। जिस लाइन की मात्रा नहीं पढ़ी जा सकती वह 1 गिनी जाती है, जिस कीमत को नहीं पढ़ा जा सकता वह 0 गिनी जाती है।
• इनवॉइस नंबर प्रोफ़ाइल की नंबरिंग सीरीज़ से आते हैं और प्रति प्रोफ़ाइल यूनिक होते हैं। अगर आप अपना खुद का नंबर टाइप करते हैं और यह किसी मौजूदा नंबर से टकराता है, तो ऐप काउंटर आगे बढ़ाकर फिर से कोशिश करता है।
• Share & Mark as Sent पहले साझा करता है और फिर स्टेटस सेट करता है, इसलिए रद्द किया गया शेयर शीट इनवॉइस को ड्राफ्ट ही छोड़ देता है। एक बार इनवॉइस भेज दिए जाने पर, इसे डिटेल स्क्रीन से खोलना एक रीड-ओनली व्यू दिखाता है; इसे बदलने के लिए, ⋮ मेनू से इसे ड्राफ्ट में वापस लाएं या इसे डुप्लिकेट करें।
• भुगतान दर्ज करना इनवॉइस को Paid तभी सेट करता है जब बकाया राशि घटकर एक सेंट या उससे कम रह जाए, और केवल इनवॉइस की अपनी मुद्रा में हुए भुगतानों के लिए। उस भुगतान को बाद में डिलीट करने से बकाया राशि फिर से खुल जाती है और स्टेटस वापस Sent हो जाता है।
• Sent इनवॉइस जिसकी नियत तारीख निकल चुकी है वह खुद-ब-खुद Overdue के रूप में दिखाई जाती है; कुछ भी शेड्यूल करने की ज़रूरत नहीं।
• यहां दिखाया गया सब कुछ फोन पर सहेजा जाता है। किसी नए डिवाइस में जाने से पहले Settings से डेटा का बैकअप लें।

सुझाव

संबंधित गाइड

• अपनी व्यवसाय प्रोफ़ाइल सेट करें - लोगो, टैक्स आईडी, नंबरिंग सीरीज़, भुगतान-शर्त प्रीसेट और दूसरी प्रोफ़ाइल।
• इनवॉइस एडिटर - फ़ॉर्म का हर कार्ड, टैक्स प्रीसेट से लेकर फ़ोटो अटैचमेंट तक।
• भुगतान, आंशिक भुगतान और बकाया राशि - डिपॉज़िट, किश्तें और क्लाइंट क्या देखता है।