यूज़र गाइड

क्लाइंट, श्रेणियाँ और क्लाइंट समूह

क्लाइंट कार्ड जोड़ें, क्लाइंट को श्रेणियों और उप-श्रेणियों में क्रमबद्ध करें, उन्हें अवैतनिक इनवॉइस या अनुबंधों से फ़िल्टर करें, और प्रति क्लाइंट हर दस्तावेज़ देखें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

Invoice Flow में क्लाइंट किसी दस्तावेज़ का “Bill To” पक्ष है। हर इनवॉइस, अनुमान, अनुबंध, खर्च और ट्रैक किया गया घंटा एक क्लाइंट रिकॉर्ड की ओर इशारा करता है, इसलिए उस रिकॉर्ड की गुणवत्ता तय करती है कि आप बाद में चीज़ें कितनी तेज़ी से ढूँढ सकते हैं: PDF पर छपने वाला पता, जो ईमेल भेजने वाली स्क्रीन प्रस्तावित करती है, और आपके नंबरिंग टोकन को फ़ीड करने वाला देश — यह सब यहीं से आता है। बीस या तीस क्लाइंट के साथ आप सूची को उस तरह समूहित करना चाहते हैं जैसे आप अपने काम के बारे में सोचते हैं, और आप एक-एक करके हर क्लाइंट खोले बिना “किस पर अभी भी मेरा पैसा बकाया है और जिसके पास कोई एंगेजमेंट लेटर नहीं है” का जवाब चाहते हैं।

यह गाइड Ledgerline Bookkeeping का अनुसरण करती है, जो मैनचेस्टर की एक दो-व्यक्ति प्रैक्टिस है जो पाउंड में बिल करती है। प्रिया के बारह क्लाइंट तीन श्रेणियों में बंटे हैं, Retail, Trades और Professional services, नीचे दो उप-श्रेणियों के साथ (Retail के तहत Online sellers, Trades के तहत Construction), उनके गुरुवार के दौरे के लिए एक Cheshire क्षेत्र समूह, और हर महीने की पहली तारीख को बिल किए जाने वाले क्लाइंट के लिए एक कस्टम Monthly retainer समूह।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

निचली नेविगेशन में Clients (क्लाइंट) टैब खोलें। ऐप बार में चार आइकन हैं: एक मैग्नीफ़ायर जो शीर्षक को Search clients… फ़ील्ड में बदल देता है, एडवांस्ड फ़िल्टर के लिए एक फ़नल (फ़िल्टर सक्रिय होने पर इस पर लाल संख्या वाला बैज उग आता है), टूलटिप Client Groups (क्लाइंट समूह) वाला एक आकार आइकन, और Archive (संग्रह) के लिए एक बॉक्स आइकन। ऐप बार के नीचे, जैसे ही आपके पास कम से कम एक समूह हो, चिप्स की एक क्षैतिज पट्टी दिखाई देती है: पहले All clients (सभी क्लाइंट), फिर वर्णानुक्रम में हर समूह के लिए एक चिप। उप-श्रेणियाँ इस पट्टी में अपने छोटे नाम के तहत दिखाई देती हैं, इसलिए प्रिया की पट्टी पढ़ती है All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades।

हर क्लाइंट एक पंक्ति है: क्लाइंट के लोगो या दो आद्याक्षरों वाला एक गोल अवतार, बोल्ड में नाम, और डॉट से जुड़ी कंपनी व ईमेल वाली दूसरी पंक्ति। पंक्तियाँ नाम के अनुसार क्रमबद्ध हैं। किसी पंक्ति को टैप करने से क्लाइंट की विवरण स्क्रीन खुलती है; किसी पंक्ति को दाएँ से बाएँ स्वाइप करने से एक नारंगी संग्रह पट्टी दिखती है। नीचे-दाएँ का + बटन नया क्लाइंट बनाता है। टैबलेट पर या लैंडस्केप में सूची उन्हीं पंक्तियों के दो-कॉलम ग्रिड में बदल जाती है।

किसी चिप को टैप करने से सूची उस समूह के सदस्यों तक सीमित हो जाती है। Trades जैसे पैरेंट को टैप करने से उसकी उप-श्रेणियों के सभी सदस्य भी शामिल हो जाते हैं, इसलिए केवल Construction टैग वाली Hollins Joinery, Trades के तहत दिखाई देती है। चिप को फिर टैप करें, या All clients, ताकि उसे साफ़ किया जा सके। खोज पहले नाम और कंपनी पर चलती है, फिर चिप परिणाम को संकरा करती है।

क्लाइंट कार्ड कैसे जोड़ें

1. Clients पर, + टैप करें। एडिटर शीर्षक New Client (नया क्लाइंट) और ऐप बार में Save बटन के साथ खुलता है।
2. लोगो या फ़ोटो जोड़ने के लिए गोल अवतार टैप करें। एक शीट Camera (कैमरा) और Gallery (गैलरी) देती है; दोनों सिस्टम पिकर हैं, इसलिए वे यहाँ नहीं दिखाए गए। चित्र अधिकतम 512 गुणा 512 पिक्सेल में स्केल किया जाता है और क्लाइंट रिकॉर्ड के अंदर संग्रहीत होता है। सेट हो जाने पर, इसके नीचे एक लाल Remove photo लिंक दिखाई देता है।
3. Name * (नाम) टाइप करें। यह एकमात्र आवश्यक फ़ील्ड है और वह टेक्स्ट जो सूची में, पिकर्स में और PDF पर दिखाई देता है।
4. ज़रूरत अनुसार Company (कंपनी), Email (ईमेल) और Phone (फ़ोन) भरें। कंपनी सूची में नाम के नीचे दिखती है; ईमेल वही है जो भेजने वाली स्क्रीन प्रस्तावित करेगी।
5. Country (देश) टैप करें और खोजने योग्य Select country सूची से चुनें। टाइल झंडा और देश का नाम दिखाती है, और नीचे Address फ़ील्ड अपना उदाहरण टेक्स्ट उस देश के फ़ॉर्मेट में बदल देता है।
6. Address (पता) को एक या दो पंक्तियों में बिल्कुल वैसे लिखें जैसे आप उसे Bill To के तहत छपवाना चाहते हैं।
7. किसी भी आंतरिक चीज़ के लिए Notes (नोट्स) उपयोग करें। नोट्स क्लाइंट के Info टैब पर दिखते हैं और किसी दस्तावेज़ पर कभी नहीं।
8. Save टैप करें। एडिटर बंद हो जाता है और नई पंक्ति सूची में अपनी वर्णानुक्रम स्थिति पर दिखाई देती है।

अगर आप बिना सहेजे बदलावों के साथ Back टैप करते हैं, तो एक Unsaved Changes (असहेजे बदलाव) डायलॉग पूछता है कि Stay (रुकें) करें या Leave (बाहर जाएं)। बाहर जाने से बदलाव मिट जाते हैं।

क्लाइंट को श्रेणियों में कैसे डालें

श्रेणियाँ (categories) और क्लाइंट समूह दो नामों में एक ही चीज़ हैं। एडिटर उन्हें श्रेणियाँ कहता है और उन्हें चिप्स के रूप में दिखाता है; Client Groups स्क्रीन विवरण, प्रकार और एक सदस्य पिकर के साथ उसी सूची का प्रबंधन करती है। समूह आपकी बिज़नेस प्रोफ़ाइल से जुड़े होते हैं, क्लाइंट से नहीं, इसलिए अगर आप दो प्रोफ़ाइल चलाते हैं तो हर एक का अपना सेट होता है।

1. किसी क्लाइंट को एडिटर में खोलें और Notes के नीचे Categories सेक्शन तक स्क्रॉल करें। आपकी मौजूदा प्रोफ़ाइल का हर समूह एक चिप है, पहले टॉप-लेवल वाले, हर एक के बाद उसकी उप-श्रेणियाँ Parent › Child के रूप में लिखी हुई।
2. जो भी चिप लागू होती है उसे टैप करें। एक क्लाइंट जितने चाहें उतने समूहों में रह सकता है; Fairfield Roofing एक साथ Monthly retainer, Trades और Trades › Construction में है।
3. अभी न मौजूद किसी समूह को जोड़ने के लिए, + Create category टैप करें। Create category डायलॉग में, Category name (श्रेणी का नाम) टाइप करें।
4. नई टॉप-लेवल श्रेणी के लिए Parent category (optional) को None (top level) पर छोड़ें, या उप-श्रेणी बनाने के लिए किसी मौजूदा टॉप-लेवल को चुनें। यह ड्रॉपडाउन तभी दिखता है जब कम से कम एक टॉप-लेवल श्रेणी मौजूद हो।
5. डायलॉग में Save टैप करें। श्रेणी तुरंत संग्रहीत होती है, और उसका चिप इस क्लाइंट के लिए पहले से चयनित दिखाई देता है।
6. क्लाइंट को उसकी सदस्यताओं के साथ संग्रहीत करने के लिए ऐप बार में Save टैप करें।

श्रेणियों के नीचे, वही एडिटर दो प्रति-क्लाइंट पैसे की सेटिंग रखता है। Late-fee policy (लेट-फ़ी नीति) Use profile default (प्रोफ़ाइल डिफ़ॉल्ट उपयोग करें) चालू होने के साथ शुरू होती है; इस क्लाइंट का अपना Percent of total (कुल का प्रतिशत), Grace days (छूट दिन), Accrual mode (संचय मोड — One-time charge, Per day, Per month), Max % cap (अधिकतम % सीमा) और Auto-forgive on payment (भुगतान पर स्वतः माफ़ करें) दर्ज करने के लिए इसे बंद करें। Early-payment discount (जल्दी-भुगतान छूट) उसी तरह काम करती है, और इसका स्विच उपशीर्षक बताता है कि प्रोफ़ाइल डिफ़ॉल्ट वर्तमान में क्या है। दोनों लेट-फ़ी गाइड में विस्तार से कवर किए गए हैं।

समूह और उनके सदस्यों का प्रबंधन कैसे करें

Client Groups स्क्रीन उसी डेटा का दूसरा पहलू है। इसे Clients ऐप बार के आकार आइकन से खोलें।

1. नीचे-दाएँ New Client Group (नया क्लाइंट समूह) टैप करें। इसे एक Name (नाम) और वैकल्पिक रूप से एक Description (विवरण) दें, जो पंक्ति की दूसरी पंक्ति के रूप में दिखाया जाता है।
2. Status लेबल वाले ड्रॉपडाउन से एक प्रकार चुनें: Category, Product/Service, Parent company, Region या Custom। यह प्रकार केवल पंक्ति के आइकन को तय करता है (एक लेबल, एक बॉक्स, एक इमारत, एक ग्लोब या एक हैश चिह्न); यह नहीं बदलता कि समूह कैसे व्यवहार करता है।
3. अगर कम से कम एक टॉप-लेवल समूह मौजूद है, तो Parent category (optional) ड्रॉपडाउन नए समूह को एक स्तर नीचे नेस्ट करने देता है। Save टैप करें।
4. सदस्य जोड़ने या हटाने के लिए, समूह की पंक्ति टैप करें। समूह के नाम वाला एक डायलॉग हर सक्रिय क्लाइंट को चेकबॉक्स के साथ सूचीबद्ध करता है; जो शामिल हैं उन्हें टिक करें और Save टैप करें। आप जो सूची सहेजते हैं वह पिछली सदस्यता की पूरी तरह जगह ले लेती है।
5. किसी समूह का नाम बदलने, उसका प्रकार, विवरण या पैरेंट बदलने के लिए, उसकी पंक्ति पर पेंसिल टैप करें। डायलॉग नए समूह जैसा ही है।

यहाँ किसी क्लाइंट को टिक करना या उसके एडिटर में कोई चिप चुनना एक ही सदस्यता लिखता है, और Clients टैब तुरंत अपडेट होता है।

क्लाइंट को उनके पास मौजूद चीज़ों से कैसे खोजें

फ़नल आइकन Filter clients (क्लाइंट फ़िल्टर करें) शीट खोलता है। समूह चिप्स के विपरीत, जो इस बारे में हैं कि आपने किसी क्लाइंट को कैसे लेबल किया, यह शीट उसके साथ जुड़े डेटा के बारे में है।

1. Clients ऐप बार पर फ़नल टैप करें। शीट स्क्रीन के लगभग दो-तिहाई तक ऊपर स्लाइड करती है; इसे बड़ा करने के लिए इसके हैंडल को खींचें।
2. Has related data (संबंधित डेटा है) के तहत, Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects और Expenses में से किसी को टैप करें। कई चुनने का मतलब है कि क्लाइंट के पास वे सभी होने चाहिए।
3. Attributes (विशेषताएँ) के तहत, एक Country चुनें (केवल वे देश दिए जाते हैं जो कम से कम एक क्लाइंट उपयोग करता है) और, अगर आप एक से ज़्यादा बिज़नेस प्रोफ़ाइल रखते हैं, एक Business profile उन क्लाइंट को दिखाने के लिए जिनका उसके तहत कम से कम एक दस्तावेज़ है।
4. केवल उन क्लाइंट को रखने के लिए Custom late-fee settings (कस्टम लेट-फ़ी सेटिंग) चालू करें जिनकी लेट-फ़ी नीति प्रोफ़ाइल को ओवरराइड करती है।
5. Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar और Has notes स्विच के लिए Additional filters (अतिरिक्त फ़िल्टर) विस्तृत करें, जो अधूरे कार्ड ढूँढने के लिए काम आते हैं।
6. Apply (लागू करें) टैप करें। फ़नल आइकन अब सक्रिय शर्तों की संख्या दिखाता है। सब कुछ साफ़ करने के लिए शीट फिर से खोलें और Reset (रीसेट) टैप करें, फिर Apply।

“Unpaid invoices” का मतलब है ऐसा इनवॉइस-प्रकार का दस्तावेज़ जिसकी स्थिति Paid या Cancelled के अलावा कुछ भी हो, इसलिए ड्राफ्ट भी गिने जाते हैं। संबंधित-डेटा चिप्स सभी दस्तावेज़ों को देखते हैं, संग्रहीत सहित, जबकि सूची खुद केवल सक्रिय क्लाइंट दिखाती है।

क्लाइंट विवरण स्क्रीन क्या दिखाती है

क्लाइंट को खोलने के लिए किसी पंक्ति को टैप करें। एक रंगीन हेडर अवतार, नाम और कंपनी दिखाता है, और उसके नीचे पाँच टैब की एक स्क्रॉल करने योग्य पंक्ति।

• Info (जानकारी) Email, Phone, Address और Notes को सूचीबद्ध करता है जब वे भरे हों, और हमेशा Added (जोड़ा गया) तारीख।
• Documents (दस्तावेज़) इस क्लाइंट के लिए हर गैर-संग्रहीत दस्तावेज़ को सूचीबद्ध करता है, सबसे नया पहले: इनवॉइस, अनुमान और उसी टेबल से कोई भी अन्य प्रकार। हर पंक्ति नंबर, जारी करने की तारीख, दस्तावेज़ की मुद्रा में कुल राशि और एक स्थिति बैज (Draft, Sent, Paid, Cancelled) दिखाती है। दस्तावेज़ खोलने के लिए पंक्ति टैप करें।
• Projects (प्रोजेक्ट) क्लाइंट के प्रोजेक्ट को उनकी स्थिति और इनवॉइस किए गए कुल के साथ सूचीबद्ध करता है, और इसका अपना छोटा + है जो इस क्लाइंट से पहले से जुड़ा प्रोजेक्ट शुरू करता है।
• Contracts (अनुबंध) अनुबंध शीर्षक, उनकी शुरुआत और समाप्ति तारीखें और एक स्थिति बैज दिखाता है।
• Activity (गतिविधि) खर्चों (लाल, राशि के साथ) और समय प्रविष्टियों (नीला, घंटे-मिनट की अवधि के साथ) को तारीख के अनुसार क्रमबद्ध एक सूची में मिलाता है।

इस स्क्रीन पर कोई जोड़ा हुआ बैलेंस नहीं है। किसी क्लाइंट पर कितना बकाया है यह देखने के लिए, यहाँ Sent पंक्तियाँ पढ़ें, या मुख्य Documents टैब पर स्थिति फ़िल्टर और डैशबोर्ड की अतिदेय सूची उपयोग करें। ऐप बार में पेंसिल एडिटर खोलती है; बॉक्स आइकन क्लाइंट को संग्रहीत करता है।

नियम और विवरण

• आवश्यक फ़ील्ड। केवल Name * को सत्यापित किया जाता है (“Name is required”)। बाकी हर फ़ील्ड वैकल्पिक है; खाली छोड़ी गई फ़ील्ड बिना मान के संग्रहीत होती है, इसलिए Info टैब उसे छुपा देता है और “Has …” फ़िल्टर उसे गायब मानते हैं।
• क्लाइंट कहाँ रहते हैं। क्लाइंट सभी बिज़नेस प्रोफ़ाइलों में साझा होते हैं। श्रेणियाँ और समूह एक प्रोफ़ाइल से जुड़े होते हैं: एडिटर में चिप्स, सूची में पट्टी और Client Groups स्क्रीन सब वर्तमान में डिफ़ॉल्ट चिह्नित प्रोफ़ाइल के समूह दिखाते हैं। किसी प्रोफ़ाइल को हटाने से उसके समूह हट जाते हैं; क्लाइंट बने रहते हैं।
• नेस्टिंग। समूह केवल एक स्तर गहरे नेस्ट होते हैं। केवल टॉप-लेवल समूह पैरेंट के रूप में दिए जाते हैं, और कोई समूह अपना ही पैरेंट नहीं बन सकता। अगर किसी पैरेंट को कभी हटाया जाता है, तो उसकी उप-श्रेणियाँ खोने के बजाय टॉप लेवल पर प्रमोट हो जाती हैं।
• समूहों के लिए कोई हटाना नहीं। Client Groups स्क्रीन में कोई हटाने की क्रिया नहीं है; आप किसी समूह का नाम बदल सकते हैं, उसका पैरेंट बदल सकते हैं या उसकी सदस्यता खाली कर सकते हैं। Create category डायलॉग नाम खाली होने पर Save को अनदेखा करता है; Client Groups स्क्रीन पर समूह एडिटर यह जाँच नहीं करता, इसलिए बिना नाम के सहेजा गया समूह एक खाली पंक्ति के रूप में दिखता है।
• क्रम और खोज। सूचियाँ हमेशा नाम के अनुसार क्रमबद्ध होती हैं। खोज नाम या कंपनी के किसी अंश से मेल खाती है, ईमेल से नहीं। समूह चिप और एडवांस्ड फ़िल्टर खोज परिणाम के ऊपर लागू होते हैं, उसी क्रम में।
• फ़िल्टर सिमेंटिक्स। हर चयनित शर्त लागू होनी चाहिए (AND)। Has outstanding balance (बकाया बैलेंस है) स्विच एक संग्रहीत बैलेंस कॉलम पढ़ता है जिसे ऐप केवल बैकअप आयात के दौरान भरता है; फ़ोन पर दर्ज किए गए डेटा के लिए यह शून्य पर रहता है, इसलिए Unpaid invoices चिप को प्राथमिकता दें। Currency (मुद्रा) ड्रॉपडाउन केवल तभी दिखता है जब किसी क्लाइंट की पसंदीदा मुद्रा हो, जिसे फ़िलहाल कोई स्क्रीन सेट नहीं करती, इसलिए आप सामान्यतः इसे नहीं देखेंगे।
• प्रति-क्लाइंट ओवरराइड। जब Use profile default चालू है, क्लाइंट के लेट-फ़ी कॉलम खाली संग्रहीत होते हैं और बिज़नेस प्रोफ़ाइल की नीति लागू होती है। जब यह बंद है, आपके खाली छोड़े गए हर फ़ील्ड फिर भी अलग-अलग प्रोफ़ाइल पर वापस आते हैं; न्यूनतम राशि और Include in PDF (PDF में शामिल करें) विकल्प केवल प्रोफ़ाइल में होते हैं। Early-payment discount उसी पैटर्न का पालन करता है।
• इनवॉइस एडिटर क्या उपयोग करता है। क्लाइंट कार्ड से इनवॉइस एडिटर नाम, कंपनी, ईमेल, पता और देश कोड ({client_country} नंबरिंग टोकन के लिए) पढ़ता है, साथ ही लेट-फ़ी और छूट ओवरराइड। भुगतान शर्तें प्रोफ़ाइल से पहले से भरी होती हैं, क्लाइंट से नहीं।
• संग्रह, हटाना नहीं। किसी पंक्ति को स्वाइप करना या विवरण स्क्रीन पर बॉक्स आइकन टैप करना Move to archive? (संग्रह में ले जाएँ?) पूछता है, और Archive पर, क्लाइंट को उनके सभी दस्तावेज़ों के साथ छुपा देता है। दोनों Archive स्क्रीन से Restore (पुनर्स्थापित करें) के साथ वापस आ जाते हैं। स्थायी हटाना केवल वहीं दो पुष्टियों के पीछे दिया जाता है, और एक बार में क्लाइंट की इनवॉइस, खर्च और समय प्रविष्टियाँ हटा देता है।
• किसे Pro चाहिए। सूची पर + बटन, खाली-स्थिति का Add Client (क्लाइंट जोड़ें) बटन, विवरण स्क्रीन पर पेंसिल, New Client Group बटन और Projects टैब पर + आपके ट्रायल या सब्सक्रिप्शन की जाँच करते हैं और अन्यथा पेवॉल खोलते हैं। देखना, खोजना, फ़िल्टर करना, किसी मौजूदा समूह को संपादित करना, सदस्यों को टिक करना, संग्रहीत करना और पुनर्स्थापित करना हमेशा उपलब्ध हैं।
• नेटिव पिकर। अवतार पिकर सिस्टम कैमरा या गैलरी उपयोग करता है। चुना गया चित्र 512 पिक्सेल में स्केल किया जाता है और जैसा है वैसा संग्रहीत होता है; कोई क्रॉपिंग चरण नहीं है।

सुझाव

संबंधित गाइड

• इनवॉइस एडिटर
• लेट फ़ीस
• प्रोजेक्ट और माइलस्टोन