Uživatelská příručka

Klienti, kategorie a skupiny klientů

Vytvářejte karty klientů, třiďte klienty do kategorií a podkategorií, filtrujte je podle nezaplacených faktur či smluv a mějte přehled o všech dokumentech.

Aktualizováno: 2026-09-09

Klient je v Invoice Flow ta strana dokumentu, která je uvedena jako odběratel. Každá faktura, cenová nabídka, smlouva, výdaj i sledovaná hodina ukazuje na jeden záznam klienta, takže kvalita tohoto záznamu rozhoduje, jak rychle později věci najdete: adresa, která se tiskne do PDF, e-mail, jejž navrhne obrazovka odesílání, i země, která napájí vaše zástupné symboly v číslování, pocházejí odsud. S dvaceti nebo třiceti klienty chcete mít seznam rozdělený tak, jak o své práci přemýšlíte, a chcete si odpovědět na otázku „kdo mi ještě dluží peníze a nemá podepsanou smlouvu“ bez toho, abyste otevírali klienta po klientovi.

Tento průvodce sleduje účetní kancelář Ledgerline Bookkeeping, dvoučlennou praxi v Manchesteru, která fakturuje v librách. Priya má dvanáct klientů rozdělených do tří kategorií — Retail, Trades a Professional services — se dvěma podkategoriemi pod nimi (Online sellers pod Retail, Construction pod Trades), skupinou pro region Cheshire kvůli čtvrtečnímu objezdu klientů a vlastní skupinou Monthly retainer pro klienty fakturované vždy k prvnímu dni v měsíci.

Co vidíte na obrazovce

Otevřete záložku Klienti ve spodní navigaci. Horní lišta nese čtyři ikony: lupu, která změní název na pole Hledat klienty…, trychtýř pro pokročilý filtr (při aktivním filtru mu přibude červený číselný odznak), ikonu tvarů s popiskem Skupiny klientů a ikonu krabice pro Archiv. Pod horní lištou se, jakmile máte alespoň jednu skupinu, objeví vodorovný pruh čipů: nejprve Všichni klienti, pak jeden čip na skupinu v abecedním pořadí. Podkategorie se v tomto pruhu objeví pod svým vlastním krátkým názvem, takže Priyin pruh zní Všichni klienti, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Každý klient je jeden řádek: kulatý avatar s logem klienta nebo se dvěma iniciálami, jméno tučně a druhý řádek se společností a e-mailem oddělenými tečkou. Řádky jsou seřazeny podle jména. Klepnutím na řádek se otevře detail klienta; přetažením řádku zprava doleva se odhalí oranžový pruh archivace. Tlačítko + vpravo dole vytvoří nového klienta. Na tabletu nebo na šířku se seznam změní na dvousloupcovou mřížku stejných řádků.

Klepnutím na čip zúžíte seznam na členy dané skupiny. Klepnutím na nadřazenou skupinu, například Trades, zahrnete i všechny z jejích podkategorií, takže Hollins Joinery, označená jen jako Construction, se pod Trades objeví. Dalším klepnutím na čip nebo klepnutím na Všichni klienti filtr zrušíte. Vyhledávání běží nejprve podle jména a společnosti, čip pak výsledek dále zúží.

Jak přidat kartu klienta

1. Na obrazovce Klienti klepněte na +. Otevře se editor s názvem Nový klient a s tlačítkem Uložit v horní liště.
2. Klepnutím na kulatý avatar připojíte logo nebo fotografii. Panel nabízí Fotoaparát a Galerie; oba jsou systémové dialogy, takže tu nejsou zobrazeny. Obrázek se zmenší nejvýše na 512 × 512 pixelů a uloží se přímo do záznamu klienta. Jakmile je nastaven, objeví se pod ním červený odkaz Odebrat fotku.
3. Zadejte Jméno *. Je to jediné povinné pole a text, který se objevuje v seznamu, ve výběrových nabídkách i v PDF.
4. Podle potřeby vyplňte Společnost, E-mail a Telefon. Společnost se v seznamu zobrazuje pod jménem; e-mail je ten, který navrhne obrazovka odesílání.
5. Klepněte na Země a vyberte z prohledávatelného seznamu Vyberte zemi. Dlaždice ukáže vlajku a název země a pole Adresa pod ní změní svůj vzorový text na formát dané země.
6. Napište Adresa na jeden nebo dva řádky přesně tak, jak ji chcete mít vytištěnou v bloku odběratele.
7. Pole Poznámky využijte pro cokoli interního. Poznámky se zobrazují na kartě Informace u klienta a nikdy ne v dokumentu.
8. Klepněte na Uložit. Editor se zavře a nový řádek se objeví v seznamu na své abecední pozici.

Pokud klepnete na Zpět s neuloženými úpravami, dialog Neuložené změny se zeptá, zda chcete Zůstat, nebo Odejít. Odchodem se úpravy zahodí.

Jak zařadit klienty do kategorií

Kategorie a skupiny klientů jsou totéž pod dvěma názvy. Editor jim říká kategorie a zobrazuje je jako čipy; obrazovka Skupiny klientů spravuje tentýž seznam s popisy, druhy a výběrem členů. Skupiny patří k vašemu firemnímu profilu, ne ke klientovi, takže pokud provozujete dva profily, každý má svou vlastní sadu.

1. Otevřete klienta v editoru a sjeďte k sekci Categories (Kategorie) pod poznámkami. Každá skupina vašeho aktuálního profilu je čip, nejprve ty nejvyšší úrovně, za každou následují její podkategorie zapsané jako Nadřazená › Podřízená.
2. Klepněte na každý čip, který se hodí. Klient může být v libovolném počtu skupin; Fairfield Roofing je současně v Monthly retainer, Trades i Trades › Construction.
3. Chcete-li přidat skupinu, která ještě neexistuje, klepněte na + Create category. V dialogu Create category zadejte Category name (název kategorie).
4. Ponechte Parent category (optional) na hodnotě None (top level), chcete-li novou kategorii nejvyšší úrovně, nebo vyberte některou existující kategorii nejvyšší úrovně a vytvořte tak podkategorii. Rozbalovací nabídka se objeví, až když existuje alespoň jedna kategorie nejvyšší úrovně.
5. Klepněte na Uložit v dialogu. Kategorie se ihned uloží a její čip se u tohoto klienta objeví už vybraný.
6. Klepnutím na Uložit v horní liště uložíte klienta i s jeho členstvími.

Pod kategoriemi obsahuje tentýž editor dvě finanční nastavení pro daného klienta. Zásady poplatku z prodlení začínají zapnutým přepínačem Použít výchozí nastavení profilu; vypněte jej a zadejte klientovo vlastní Procento z celkové částky, Dny odkladu, Režim načítání (Jednorázový poplatek, Za den, Za měsíc), Max. % strop a Automaticky prominout při platbě. Early-payment discount (sleva za včasnou platbu) funguje stejně a podtitul jeho přepínače vám sdělí, jaké je aktuální výchozí nastavení profilu. Obojí je podrobně popsáno v průvodci poplatky z prodlení.

Jak spravovat skupiny a jejich členy

Obrazovka Skupiny klientů je druhá strana týchž dat. Otevřete ji ikonou tvarů v horní liště Klientů.

1. Klepněte na Nová skupina klientů vpravo dole. Zadejte Jméno a volitelně Popis, který se zobrazí jako druhý řádek daného řádku.
2. Vyberte druh z rozbalovací nabídky označené Stav: Kategorie, Produkt/Služba, Mateřská společnost, Region nebo Vlastní. Druh rozhoduje pouze o ikoně v řádku (štítek, krabice, budova, glóbus nebo křížek); chování skupiny nemění.
3. Existuje-li alespoň jedna skupina nejvyšší úrovně, umožní vám rozbalovací nabídka Parent category (optional) zanořit novou skupinu o úroveň níž. Klepněte na Uložit.
4. Členy přidáte nebo odeberete klepnutím na řádek skupiny. Dialog nazvaný jménem skupiny vypíše každého aktivního klienta se zaškrtávacím políčkem; zaškrtněte ty, kteří do skupiny patří, a klepněte na Uložit. Seznam, který uložíte, zcela nahradí předchozí členství.
5. Chcete-li skupinu přejmenovat nebo změnit její druh, popis či nadřazenou skupinu, klepněte na tužku v jejím řádku. Dialog je stejný jako u nové skupiny.

Zaškrtnutí klienta zde i výběr čipu v jeho editoru zapisují totéž členství a záložka Klienti se okamžitě aktualizuje.

Jak najít klienty podle toho, co mají

Ikona trychtýře otevírá panel Filter clients (Filtrovat klienty). Na rozdíl od čipů skupin, které se týkají toho, jak jste klienta označili, jde v tomto panelu o data, která jsou k němu připojena.

1. Klepněte na trychtýř v horní liště Klienti. Panel vyjede zhruba do dvou třetin obrazovky; přetažením úchytu jej zvětšíte.
2. V části Has related data klepněte na kteroukoli z možností Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects a Expenses. Výběr několika z nich znamená, že klient musí mít všechny.
3. V části Attributes zvolte Country (nabízeny jsou jen země, které používá alespoň jeden klient), a pokud vedete více firemních profilů, také Business profile, čímž zobrazíte klienty, kteří pod ním mají alespoň jeden dokument.
4. Zapněte Custom late-fee settings, chcete-li ponechat jen klienty, jejichž zásady poplatku z prodlení přebíjejí nastavení profilu.
5. Rozbalte Additional filters pro přepínače Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar a Has notes, které se hodí k odhalení neúplných karet.
6. Klepněte na Apply. Ikona trychtýře nyní ukazuje počet aktivních podmínek. Panel znovu otevřete, klepněte na Reset a poté na Apply, čímž vše zrušíte.

„Unpaid invoices“ znamená dokument typu faktura, jehož stav je jiný než Zaplaceno nebo Zrušeno, takže se počítají i koncepty. Čipy souvisejících dat se dívají na všechny dokumenty, včetně archivovaných, zatímco samotný seznam zobrazuje jen aktivní klienty.

Co ukazuje detail klienta

Klepnutím na řádek klienta otevřete. Barevně podbarvená hlavička ukáže avatar, jméno a společnost a pod ní je posuvný řádek pěti záložek.

• Informace vypisuje E-mail, Telefon, Adresu a Poznámky, pokud jsou vyplněné, a vždy datum Přidáno.
• Dokumenty vypisuje každý nearchivovaný dokument tohoto klienta, od nejnovějšího: faktury, cenové nabídky a jakýkoli další typ ze stejné tabulky. Každý řádek ukazuje číslo, datum vystavení, celkovou částku v měně dokumentu a štítek stavu (Koncept, Odesláno, Zaplaceno, Zrušeno). Klepnutím na řádek dokument otevřete.
• Projekty vypisuje projekty klienta s jejich stavem a vyfakturovanou celkovou částkou a má vlastní malé + pro založení projektu už propojeného s tímto klientem.
• Smlouvy ukazují názvy smluv, jejich datum začátku a konce a štítek stavu.
• Aktivita slučuje výdaje (červeně, s částkou) a časové záznamy (modře, s délkou v hodinách a minutách) do jednoho seznamu seřazeného podle data.

Na této obrazovce není žádný sečtený zůstatek. Chcete-li vidět, co klient dluží, přečtěte si zde řádky ve stavu Odesláno, případně použijte filtry stavů na hlavní záložce Dokumenty a seznam po splatnosti na přehledu. Tužka v horní liště otevírá editor; ikona krabice klienta archivuje.

Pravidla a podrobnosti

• Povinná pole. Ověřuje se pouze Jméno * („Jméno je povinné“). Všechna ostatní pole jsou volitelná; nevyplněné pole se uloží jako prázdná hodnota, takže jej karta Informace skryje a filtry „Has …“ jej považují za chybějící.
• Kde klienti žijí. Klienti jsou sdíleni napříč všemi firemními profily. Kategorie a skupiny patří k jednomu profilu: čipy v editoru, pruh nad seznamem i obrazovka Skupiny klientů zobrazují skupiny profilu, který je aktuálně označen jako výchozí. Smazáním profilu smažete jeho skupiny; klienti zůstanou.
• Zanoření. Skupiny se zanořují o jednu úroveň. Jako nadřazené se nabízejí pouze skupiny nejvyšší úrovně a skupina nemůže být nadřazená sama sobě. Pokud je někdy nadřazená skupina odstraněna, její podkategorie se povýší na nejvyšší úroveň, místo aby se ztratily.
• Skupiny nelze mazat. Obrazovka Skupiny klientů nemá akci smazání; skupinu můžete přejmenovat, změnit její nadřazenou skupinu nebo vyprázdnit její členství. Dialog Create category ignoruje Uložit, dokud je název prázdný; editor skupin na obrazovce Skupiny klientů nekontroluje nic, takže skupina uložená bez názvu se objeví jako prázdný řádek.
• Řazení a vyhledávání. Seznamy jsou vždy seřazené podle jména. Vyhledávání porovnává část jména nebo společnosti, ne e-mail. Čip skupiny a pokročilý filtr se aplikují na výsledek hledání, a to v tomto pořadí.
• Význam filtrů. Musí platit každá vybraná podmínka (AND). Přepínač Has outstanding balance čte uložený sloupec se zůstatkem, který aplikace plní pouze při importu zálohy; u dat zadaných v telefonu zůstává nulový, takže dávejte přednost čipu Unpaid invoices. Rozbalovací nabídka Currency se objeví jen tehdy, když má klient preferovanou měnu, kterou momentálně žádná obrazovka nenastavuje, takže ji běžně neuvidíte.
• Nastavení pro jednotlivé klienty. Když je Použít výchozí nastavení profilu zapnuté, sloupce poplatku z prodlení u klienta se ukládají prázdné a platí zásady firemního profilu. Když je vypnuté, každé pole, které necháte prázdné, se stále jednotlivě vrátí k hodnotě z profilu; minimální částka a volba zahrnutí do PDF existují pouze na úrovni profilu. Sleva za včasnou platbu se řídí stejným vzorcem.
• Co používá editor faktur. Z karty klienta čte editor faktur jméno, společnost, e-mail, adresu a kód země (pro zástupný symbol číslování {client_country}) plus vlastní nastavení poplatku z prodlení a slevy. Platební podmínky se předvyplňují z profilu, ne od klienta.
• Archivace místo mazání. Přetažení řádku nebo klepnutí na ikonu krabice na obrazovce detailu se zeptá Přesunout do archivu? a po volbě Archiv klienta skryje spolu se všemi jeho dokumenty. Obojí se vrátí zpět z obrazovky Archiv pomocí volby Obnovit. Trvalé smazání se nabízí jen tam, za dvěma potvrzeními, a odstraní klientovy faktury, výdaje i časové záznamy najednou.
• Co vyžaduje Pro. Tlačítko + v seznamu, tlačítko Přidat klienta u prázdného seznamu, tužka na obrazovce detailu, tlačítko Nová skupina klientů a + na záložce Projekty kontrolují vaši zkušební verzi nebo předplatné a jinak otevřou nabídku předplatného. Prohlížení, hledání, filtrování, úprava existující skupiny, zaškrtávání členů, archivace i obnovení jsou dostupné vždy.
• Systémové dialogy. Výběr avataru používá systémový fotoaparát nebo galerii. Zvolený obrázek se zmenší na 512 pixelů a uloží se tak, jak je; žádný krok s ořezem neexistuje.

Tipy

Související průvodci

• Editor faktur
• Poplatky z prodlení
• Projekty a milníky