Οδηγός χρήσης

Πελάτες, κατηγορίες και ομάδες πελατών

Προσθέστε καρτέλες πελατών, ταξινομήστε τους σε κατηγορίες και υποκατηγορίες, φιλτράρετέ τους κατά ανεξόφλητα τιμολόγια ή συμβόλαια και δείτε όλα τα έγγραφα.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Ένας πελάτης στο Invoice Flow είναι η πλευρά «Χρέωση προς» ενός εγγράφου. Κάθε τιμολόγιο, προσφορά, συμβόλαιο, έξοδο και καταγεγραμμένη ώρα δείχνει σε μία εγγραφή πελάτη, οπότε η ποιότητα αυτής της εγγραφής καθορίζει πόσο γρήγορα θα βρίσκετε πράγματα αργότερα: η διεύθυνση που τυπώνεται στο PDF, το e-mail που προτείνει η οθόνη αποστολής και η χώρα που τροφοδοτεί τα σύμβολα αρίθμησης προέρχονται όλα από εδώ. Με είκοσι ή τριάντα πελάτες θέλετε τη λίστα ομαδοποιημένη όπως σκέφτεστε τη δουλειά σας, και θέλετε να απαντάτε στο «ποιος μου χρωστά ακόμη και δεν έχει σύμβαση συνεργασίας» χωρίς να ανοίγετε έναν έναν τους πελάτες.

Ο οδηγός αυτός παρακολουθεί την Ledgerline Bookkeeping, ένα λογιστικό γραφείο δύο ατόμων στο Manchester που τιμολογεί σε λίρες. Η Priya έχει δώδεκα πελάτες χωρισμένους σε τρεις κατηγορίες, Retail, Trades και Professional services, με δύο υποκατηγορίες από κάτω (Online sellers κάτω από το Retail, Construction κάτω από το Trades), μια ομάδα περιφέρειας Cheshire για τον γύρο επισκέψεων της Πέμπτης και μια προσαρμοσμένη ομάδα Monthly retainer για τους πελάτες που τιμολογούνται την πρώτη κάθε μήνα.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Ανοίξτε την καρτέλα Πελάτες (Clients) στην κάτω πλοήγηση. Η γραμμή εφαρμογής φέρει τέσσερα εικονίδια: έναν μεγεθυντικό φακό που μετατρέπει τον τίτλο σε πεδίο Αναζήτηση πελατών…, ένα χωνί για το προχωρημένο φίλτρο (αποκτά κόκκινο αριθμητικό σήμα όταν είναι ενεργό κάποιο φίλτρο), ένα εικονίδιο σχημάτων με την υπόδειξη Ομάδες πελατών και ένα εικονίδιο κουτιού για το Αρχείο. Κάτω από τη γραμμή εφαρμογής, μόλις έχετε τουλάχιστον μία ομάδα, εμφανίζεται μια οριζόντια λωρίδα τσιπακιών: πρώτα το Όλοι οι πελάτες και μετά ένα τσιπάκι ανά ομάδα με αλφαβητική σειρά. Οι υποκατηγορίες εμφανίζονται σε αυτή τη λωρίδα με το δικό τους σύντομο όνομα, οπότε η λωρίδα της Priya γράφει Όλοι οι πελάτες, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Κάθε πελάτης είναι μία γραμμή: ένα στρογγυλό εικονίδιο με το λογότυπο του πελάτη ή δύο αρχικά, το όνομα με έντονα στοιχεία και μια δεύτερη γραμμή με την εταιρεία και το e-mail ενωμένα με μια τελεία. Οι γραμμές ταξινομούνται κατά όνομα. Το πάτημα μιας γραμμής ανοίγει την οθόνη λεπτομερειών του πελάτη· το σύρσιμο μιας γραμμής από δεξιά προς τα αριστερά αποκαλύπτει μια πορτοκαλί λωρίδα αρχειοθέτησης. Το κουμπί + κάτω δεξιά δημιουργεί νέο πελάτη. Σε tablet ή σε οριζόντιο προσανατολισμό η λίστα γίνεται πλέγμα δύο στηλών με τις ίδιες γραμμές.

Το πάτημα ενός τσιπακιού περιορίζει τη λίστα στα μέλη εκείνης της ομάδας. Το πάτημα ενός γονέα όπως το Trades περιλαμβάνει επίσης όλους όσοι ανήκουν στις υποκατηγορίες του, οπότε η Hollins Joinery, με ετικέτα μόνο Construction, εμφανίζεται και στο Trades. Πατήστε ξανά το τσιπάκι ή το Όλοι οι πελάτες για να το καθαρίσετε. Η αναζήτηση τρέχει πρώτα σε όνομα και εταιρεία και μετά το τσιπάκι περιορίζει το αποτέλεσμα.

Πώς να προσθέσετε καρτέλα πελάτη

1. Στους Πελάτες, πατήστε +. Ο επεξεργαστής ανοίγει με τίτλο Νέος πελάτης και ένα κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εφαρμογής.
2. Πατήστε το στρογγυλό εικονίδιο για να επισυνάψετε λογότυπο ή φωτογραφία. Ένα φύλλο προσφέρει Κάμερα και Συλλογή· και τα δύο είναι επιλογείς του συστήματος, γι' αυτό δεν εμφανίζονται εδώ. Η εικόνα κλιμακώνεται σε το πολύ 512 επί 512 pixel και αποθηκεύεται μέσα στην εγγραφή του πελάτη. Μόλις οριστεί, εμφανίζεται από κάτω ένας κόκκινος σύνδεσμος Αφαίρεση φωτογραφίας.
3. Πληκτρολογήστε το Όνομα *. Είναι το μοναδικό υποχρεωτικό πεδίο και το κείμενο που εμφανίζεται στη λίστα, στους επιλογείς και στο PDF.
4. Συμπληρώστε Εταιρεία, Email και Τηλέφωνο όπως χρειάζεται. Η εταιρεία εμφανίζεται κάτω από το όνομα στη λίστα· το e-mail είναι αυτό που θα προτείνει η οθόνη αποστολής.
5. Πατήστε Χώρα και επιλέξτε από τη λίστα Επιλέξτε χώρα με αναζήτηση. Το πλακίδιο δείχνει τη σημαία και το όνομα της χώρας, ενώ το πεδίο Διεύθυνση από κάτω αλλάζει το ενδεικτικό κείμενό του στη μορφή εκείνης της χώρας.
6. Γράψτε τη Διεύθυνση σε μία ή δύο γραμμές, ακριβώς όπως θέλετε να τυπωθεί κάτω από το Bill To.
7. Χρησιμοποιήστε τις Σημειώσεις για ό,τι είναι εσωτερικό. Οι σημειώσεις εμφανίζονται στην καρτέλα Πληροφορίες του πελάτη και ποτέ σε έγγραφο.
8. Πατήστε Αποθήκευση. Ο επεξεργαστής κλείνει και η νέα γραμμή εμφανίζεται στη λίστα στην αλφαβητική της θέση.

Αν πατήσετε Πίσω με μη αποθηκευμένες αλλαγές, ένα παράθυρο Μη αποθηκευμένες αλλαγές ρωτά αν θέλετε Παραμονή ή Αποχώρηση. Η αποχώρηση απορρίπτει τις αλλαγές.

Πώς να βάλετε πελάτες σε κατηγορίες

Οι κατηγορίες και οι ομάδες πελατών είναι το ίδιο πράγμα με δύο ονόματα. Ο επεξεργαστής τις αποκαλεί κατηγορίες και τις δείχνει ως τσιπάκια· η οθόνη Ομάδες πελατών διαχειρίζεται την ίδια λίστα με περιγραφές, είδη και επιλογέα μελών. Οι ομάδες ανήκουν στο επιχειρηματικό σας προφίλ και όχι στον πελάτη, οπότε αν διατηρείτε δύο προφίλ, καθένα έχει το δικό του σύνολο.

1. Ανοίξτε έναν πελάτη στον επεξεργαστή και κυλήστε ως την ενότητα Categories κάτω από τις Σημειώσεις. Κάθε ομάδα του τρέχοντος προφίλ σας είναι ένα τσιπάκι, πρώτα οι ομάδες ανώτερου επιπέδου, καθεμία ακολουθούμενη από τις υποκατηγορίες της γραμμένες ως Γονέας › Παιδί.
2. Πατήστε κάθε τσιπάκι που ισχύει. Ένας πελάτης μπορεί να ανήκει σε όσες ομάδες θέλετε· η Fairfield Roofing ανήκει ταυτόχρονα στα Monthly retainer, Trades και Trades › Construction.
3. Για να προσθέσετε ομάδα που δεν υπάρχει ακόμη, πατήστε + Create category. Στο παράθυρο Create category, πληκτρολογήστε το Category name.
4. Αφήστε το Parent category (optional) στο None (top level) για νέα κατηγορία ανώτερου επιπέδου ή επιλέξτε μια υπάρχουσα ανώτερου επιπέδου για να δημιουργήσετε υποκατηγορία. Το αναπτυσσόμενο μενού εμφανίζεται μόνο εφόσον υπάρχει τουλάχιστον μία κατηγορία ανώτερου επιπέδου.
5. Πατήστε Αποθήκευση στο παράθυρο. Η κατηγορία αποθηκεύεται αμέσως και το τσιπάκι της εμφανίζεται ήδη επιλεγμένο για αυτόν τον πελάτη.
6. Πατήστε Αποθήκευση στη γραμμή εφαρμογής για να αποθηκεύσετε τον πελάτη μαζί με τις συμμετοχές του.

Κάτω από τις κατηγορίες, ο ίδιος επεξεργαστής περιέχει δύο οικονομικές ρυθμίσεις ανά πελάτη. Η Πολιτική τέλους καθυστέρησης ξεκινά με τη Χρήση προεπιλογής προφίλ ενεργοποιημένη· απενεργοποιήστε την για να εισαγάγετε τα δικά του Ποσοστό επί του συνόλου, Ημέρες χάριτος, Τρόπο υπολογισμού (Εφάπαξ χρέωση, Ανά ημέρα, Ανά μήνα), Μέγιστο όριο % και Αυτόματη διαγραφή κατά την πληρωμή. Η Έκπτωση πρόωρης πληρωμής λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και ο υπότιτλος του διακόπτη της σας λέει ποια είναι αυτή τη στιγμή η προεπιλογή του προφίλ. Και οι δύο καλύπτονται αναλυτικά στον οδηγό για τα τέλη καθυστέρησης.

Πώς να διαχειριστείτε ομάδες και τα μέλη τους

Η οθόνη Ομάδες πελατών είναι η άλλη όψη των ίδιων δεδομένων. Ανοίξτε την από το εικονίδιο σχημάτων στη γραμμή εφαρμογής των Πελατών.

1. Πατήστε Νέα ομάδα πελατών κάτω δεξιά. Δώστε της ένα Όνομα και, προαιρετικά, μια Περιγραφή, που εμφανίζεται ως δεύτερη γραμμή της εγγραφής.
2. Επιλέξτε είδος από το αναπτυσσόμενο μενού με την ονομασία Κατάσταση: Κατηγορία, Προϊόν/Υπηρεσία, Μητρική εταιρεία, Περιφέρεια ή Προσαρμοσμένο. Το είδος καθορίζει μόνο το εικονίδιο της γραμμής (ετικέτα, κουτί, κτίριο, υδρόγειος ή δίεση)· δεν αλλάζει τη συμπεριφορά της ομάδας.
3. Αν υπάρχει τουλάχιστον μία ομάδα ανώτερου επιπέδου, ένα αναπτυσσόμενο μενού Parent category (optional) σας επιτρέπει να ενθέσετε τη νέα ομάδα ένα επίπεδο πιο κάτω. Πατήστε Αποθήκευση.
4. Για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μέλη, πατήστε τη γραμμή της ομάδας. Ένα παράθυρο με τίτλο το όνομα της ομάδας εμφανίζει κάθε ενεργό πελάτη με πλαίσιο επιλογής· επιλέξτε όσους ανήκουν και πατήστε Αποθήκευση. Η λίστα που αποθηκεύετε αντικαθιστά πλήρως την προηγούμενη σύνθεση.
5. Για να μετονομάσετε μια ομάδα ή να αλλάξετε το είδος, την περιγραφή ή τον γονέα της, πατήστε το μολύβι στη γραμμή της. Το παράθυρο είναι το ίδιο με αυτό της νέας ομάδας.

Η επιλογή ενός πελάτη εδώ ή η επιλογή τσιπακιού στον επεξεργαστή του γράφει την ίδια συμμετοχή, και η καρτέλα Πελάτες ενημερώνεται αμέσως.

Πώς να βρείτε πελάτες με βάση αυτά που έχουν

Το εικονίδιο του χωνιού ανοίγει το φύλλο Filter clients. Σε αντίθεση με τα τσιπάκια ομάδων, που αφορούν το πώς χαρακτηρίσατε έναν πελάτη, αυτό το φύλλο αφορά τα δεδομένα που είναι συνδεδεμένα με αυτόν.

1. Πατήστε το χωνί στη γραμμή εφαρμογής των Πελατών. Το φύλλο ανεβαίνει περίπου στα δύο τρίτα της οθόνης· σύρετε τη λαβή του για να το μεγαλώσετε.
2. Κάτω από το Has related data, πατήστε οποιοδήποτε από τα Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects και Expenses. Η επιλογή πολλών σημαίνει ότι ο πελάτης πρέπει να τα έχει όλα.
3. Κάτω από τα Attributes, επιλέξτε Country (προσφέρονται μόνο χώρες που χρησιμοποιεί τουλάχιστον ένας πελάτης) και, αν διατηρείτε περισσότερα από ένα επιχειρηματικά προφίλ, ένα Business profile για να εμφανιστούν οι πελάτες που έχουν τουλάχιστον ένα έγγραφο σε αυτό.
4. Ενεργοποιήστε το Custom late-fee settings για να κρατήσετε μόνο τους πελάτες των οποίων η πολιτική τέλους καθυστέρησης παρακάμπτει το προφίλ.
5. Αναπτύξτε τα Additional filters για τους διακόπτες Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar και Has notes, που βοηθούν στον εντοπισμό ελλιπών καρτελών.
6. Πατήστε Apply. Το εικονίδιο του χωνιού δείχνει τώρα τον αριθμό των ενεργών συνθηκών. Ανοίξτε ξανά το φύλλο και πατήστε Reset και μετά Apply για να τα καθαρίσετε όλα.

Το «Unpaid invoices» σημαίνει έγγραφο τύπου τιμολογίου του οποίου η κατάσταση είναι οτιδήποτε άλλο εκτός από Πληρωμένο ή Ακυρωμένο, οπότε μετρούν και τα πρόχειρα. Τα τσιπάκια σχετικών δεδομένων εξετάζουν όλα τα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων, ενώ η ίδια η λίστα δείχνει μόνο ενεργούς πελάτες.

Τι δείχνει η οθόνη λεπτομερειών πελάτη

Πατήστε μια γραμμή για να ανοίξετε τον πελάτη. Μια χρωματισμένη κεφαλίδα δείχνει το εικονίδιο, το όνομα και την εταιρεία, και από κάτω μια κυλιόμενη σειρά με πέντε καρτέλες.

• Οι Πληροφορίες παραθέτουν Email, Τηλέφωνο, Διεύθυνση και Σημειώσεις όταν είναι συμπληρωμένα, και πάντα την ημερομηνία Προστέθηκε.
• Τα Έγγραφα παραθέτουν κάθε μη αρχειοθετημένο έγγραφο αυτού του πελάτη, με τα νεότερα πρώτα: τιμολόγια, προσφορές και οποιονδήποτε άλλο τύπο από τον ίδιο πίνακα. Κάθε γραμμή δείχνει τον αριθμό, την ημερομηνία έκδοσης, το σύνολο στο νόμισμα του εγγράφου και ένα σήμα κατάστασης (Πρόχειρο, Σταλμένο, Πληρωμένο, Ακυρωμένο). Πατήστε μια γραμμή για να ανοίξετε το έγγραφο.
• Τα Έργα παραθέτουν τα έργα του πελάτη με την κατάστασή τους και το τιμολογημένο σύνολο, και έχουν δικό τους μικρό + για να ξεκινήσετε έργο ήδη συνδεδεμένο με αυτόν τον πελάτη.
• Τα Συμβόλαια δείχνουν τίτλους συμβολαίων, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης τους και ένα σήμα κατάστασης.
• Η Δραστηριότητα συγχωνεύει τα έξοδα (κόκκινα, με το ποσό) και τις καταχωρίσεις χρόνου (μπλε, με τη διάρκεια σε ώρες και λεπτά) σε μία λίστα ταξινομημένη κατά ημερομηνία.

Σε αυτή την οθόνη δεν υπάρχει συγκεντρωτικό υπόλοιπο. Για να δείτε τι χρωστά ένας πελάτης, διαβάστε εδώ τις γραμμές Σταλμένο ή χρησιμοποιήστε τα φίλτρα κατάστασης στην κύρια καρτέλα Εγγράφων και τη λίστα ληξιπρόθεσμων του πίνακα ελέγχου. Το μολύβι στη γραμμή εφαρμογής ανοίγει τον επεξεργαστή· το εικονίδιο κουτιού αρχειοθετεί τον πελάτη.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Υποχρεωτικά πεδία. Μόνο το Όνομα * ελέγχεται («Το όνομα είναι υποχρεωτικό»). Κάθε άλλο πεδίο είναι προαιρετικό· ένα πεδίο που μένει κενό αποθηκεύεται χωρίς τιμή, οπότε η καρτέλα Πληροφορίες το κρύβει και τα φίλτρα «Has …» το θεωρούν ελλιπές.
• Πού ζουν οι πελάτες. Οι πελάτες μοιράζονται σε όλα τα επιχειρηματικά προφίλ. Οι κατηγορίες και οι ομάδες ανήκουν σε ένα προφίλ: τα τσιπάκια στον επεξεργαστή, η λωρίδα στη λίστα και η οθόνη Ομάδες πελατών δείχνουν όλα τις ομάδες του προφίλ που είναι αυτή τη στιγμή σημειωμένο ως προεπιλογή. Η διαγραφή ενός προφίλ διαγράφει τις ομάδες του· οι πελάτες παραμένουν.
• Ένθεση. Οι ομάδες ενθέτονται ένα επίπεδο βαθιά. Ως γονείς προσφέρονται μόνο ομάδες ανώτερου επιπέδου και μια ομάδα δεν μπορεί να γίνει γονέας του εαυτού της. Αν κάποτε αφαιρεθεί ένας γονέας, οι υποκατηγορίες του προάγονται σε ανώτερο επίπεδο αντί να χαθούν.
• Καμία διαγραφή ομάδων. Η οθόνη Ομάδες πελατών δεν έχει ενέργεια διαγραφής· μπορείτε να μετονομάσετε μια ομάδα, να αλλάξετε τον γονέα της ή να αδειάσετε τη σύνθεσή της. Το παράθυρο Create category αγνοεί την Αποθήκευση όσο το όνομα είναι κενό· ο επεξεργαστής ομάδας στην οθόνη Ομάδες πελατών δεν ελέγχει, οπότε μια ομάδα που αποθηκεύτηκε χωρίς όνομα εμφανίζεται ως κενή γραμμή.
• Ταξινόμηση και αναζήτηση. Οι λίστες ταξινομούνται πάντα κατά όνομα. Η αναζήτηση ταιριάζει τμήμα του ονόματος ή της εταιρείας, όχι το e-mail. Το τσιπάκι ομάδας και το προχωρημένο φίλτρο εφαρμόζονται πάνω από το αποτέλεσμα της αναζήτησης, με αυτή τη σειρά.
• Σημασιολογία φίλτρων. Κάθε επιλεγμένη συνθήκη πρέπει να ισχύει (λογικό ΚΑΙ). Ο διακόπτης Has outstanding balance διαβάζει μια αποθηκευμένη στήλη υπολοίπου που η εφαρμογή συμπληρώνει μόνο κατά την εισαγωγή αντιγράφου ασφαλείας· για δεδομένα που καταχωρίζονται στο τηλέφωνο παραμένει μηδέν, γι’ αυτό προτιμήστε το τσιπάκι Unpaid invoices. Το αναπτυσσόμενο μενού Currency εμφανίζεται μόνο όταν ένας πελάτης έχει προτιμώμενο νόμισμα, κάτι που καμία οθόνη δεν ορίζει προς το παρόν, οπότε συνήθως δεν θα το δείτε.
• Παρακάμψεις ανά πελάτη. Όταν η Χρήση προεπιλογής προφίλ είναι ενεργή, οι στήλες τέλους καθυστέρησης του πελάτη αποθηκεύονται κενές και ισχύει η πολιτική του επιχειρηματικού προφίλ. Όταν είναι ανενεργή, κάθε πεδίο που αφήνετε κενό εξακολουθεί να επιστρέφει μεμονωμένα στο προφίλ· το ελάχιστο ποσό και η επιλογή Συμπερίληψη στο PDF ισχύουν μόνο σε επίπεδο προφίλ. Η έκπτωση πρόωρης πληρωμής ακολουθεί το ίδιο μοτίβο.
• Τι χρησιμοποιεί ο επεξεργαστής τιμολογίου. Από την καρτέλα πελάτη ο επεξεργαστής τιμολογίου διαβάζει το όνομα, την εταιρεία, το e-mail, τη διεύθυνση και τον κωδικό χώρας (για το σύμβολο αρίθμησης {client_country}), καθώς και τις παρακάμψεις τέλους καθυστέρησης και έκπτωσης. Οι όροι πληρωμής προσυμπληρώνονται από το προφίλ, όχι από τον πελάτη.
• Αρχειοθέτηση, όχι διαγραφή. Το σύρσιμο μιας γραμμής ή το πάτημα του εικονιδίου κουτιού στην οθόνη λεπτομερειών ρωτά Μετακίνηση στο αρχείο; και, με το Αρχείο, κρύβει τον πελάτη μαζί με όλα τα έγγραφά του. Και τα δύο επιστρέφουν από την οθόνη Αρχείο με την Επαναφορά. Η οριστική διαγραφή προσφέρεται μόνο εκεί, πίσω από δύο επιβεβαιώσεις, και αφαιρεί τα τιμολόγια, τα έξοδα και τις καταχωρίσεις χρόνου του πελάτη με μια κίνηση.
• Τι απαιτεί Pro. Το κουμπί + στη λίστα, το κουμπί Προσθήκη πελάτη της κενής κατάστασης, το μολύβι στην οθόνη λεπτομερειών, το κουμπί Νέα ομάδα πελατών και το + στην καρτέλα Έργα ελέγχουν τη δοκιμαστική περίοδο ή τη συνδρομή σας και διαφορετικά ανοίγουν τη σελίδα αγοράς. Η προβολή, η αναζήτηση, το φιλτράρισμα, η επεξεργασία υπάρχουσας ομάδας, η επιλογή μελών, η αρχειοθέτηση και η επαναφορά είναι πάντα διαθέσιμες.
• Επιλογείς συστήματος. Ο επιλογέας εικονιδίου χρησιμοποιεί την κάμερα ή τη συλλογή του συστήματος. Η επιλεγμένη εικόνα κλιμακώνεται στα 512 pixel και αποθηκεύεται ως έχει· δεν υπάρχει βήμα περικοπής.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Ο επεξεργαστής τιμολογίου
• Τέλη καθυστέρησης
• Έργα και ορόσημα