Οδηγός χρήσης

Έργα και ορόσημα

Ομαδοποιήστε την προσφορά και τα τιμολόγια μιας δουλειάς σε ένα έργο, χωρίστε την σε ορόσημα με προϋπολογισμούς και προθεσμίες και δείτε τι έχει τιμολογηθεί.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Μια μεγάλη δουλειά σπάνια χωράει σε ένα τιμολόγιο. Μια ανακαίνιση μπάνιου ξεκινά με μια προσφορά και μετά τιμολογείται σε στάδια, καθώς εγκρίνονται οι καθαιρέσεις, η πλακάκια, τα είδη υγιεινής και οι εργασίες φινιρίσματος. Χωρίς κάτι που να κρατά αυτά τα έγγραφα μαζί, καταλήγετε να σκρολάρετε τη λίστα Έγγραφα και να προσθέτετε αριθμούς με το μυαλό. Τα Έργα στο Invoice Flow το λύνουν αυτό: ένα έργο είναι ένας φάκελος για μία ανάθεση, συνδεδεμένος με έναν πελάτη, με τη δική του λίστα συνδεδεμένων προσφορών και τιμολογίων, μια λίστα ελέγχου ορόσημων και μια καρτέλα Χρήματα που αθροίζει τι έχει εκτιμηθεί, τιμολογηθεί και πληρωθεί.

Αυτός ο οδηγός ακολουθεί τη Redstone Renovations στο Denver, που τιμολογεί την ανακαίνιση του κύριου μπάνιου των Hartley σε τέσσερα ορόσημα: καθαιρέσεις και προεργασία (3.800 $), πλακάκια και στεγανοποίηση (5.200 $), είδη υγιεινής και ολοκλήρωση υδραυλικών (4.100 $) και βαφή, κρύσταλλα και λίστα εκκρεμοτήτων (2.400 $). Ολόκληρη η δουλειά εκτιμήθηκε στα 15.500 $.

Τα έργα είναι προαιρετικά. Αν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς σας είναι ένα τιμολόγιο ανά επίσκεψη, μπορείτε να αγνοήσετε εντελώς αυτή τη λειτουργία. Καταφύγετε σε αυτήν όταν μία ανάθεση πελάτη θα παραγάγει αρκετά έγγραφα σε διάστημα εβδομάδων ή μηνών.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Τα έργα βρίσκονται μέσα στον πελάτη. Ανοίξτε την καρτέλα Πελάτες (Clients), πατήστε έναν πελάτη και θα βρείτε πέντε καρτέλες στο επάνω μέρος της οθόνης λεπτομερειών πελάτη: Πληροφορίες (Info), Έγγραφα (Documents), Έργα (Projects), Συμβάσεις (Contracts) και Δραστηριότητα (Activity). Η καρτέλα Έργα εμφανίζει κάθε έργο που είναι συνδεδεμένο με αυτόν τον πελάτη, με ένα εικονίδιο φακέλου, το όνομα του έργου, την κατάστασή του σε απλά πεζά γράμματα και, στα δεξιά, το σύνολο που έχει τιμολογηθεί μέχρι στιγμής. Ένα μικρό στρογγυλό κουμπί + στην κάτω δεξιά γωνία ξεκινά ένα νέο έργο που είναι ήδη συνδεδεμένο με αυτόν τον πελάτη. Όταν δεν υπάρχει κανένα, η καρτέλα απλώς γράφει Δεν υπάρχουν έργα για αυτόν τον πελάτη (No projects for this client).

Δεν υπάρχει καταχώριση Έργα στην κάτω πλοήγηση, στην οθόνη Εργαλεία ή στις Ρυθμίσεις. Η καρτέλα Έργα του πελάτη και το πλακίδιο Έργα μέσα στον επεξεργαστή τιμολογίου είναι τα δύο σημεία όπου θα συναντήσετε τη λειτουργία, οπότε αν δεν βρίσκετε τα έργα σας, περάστε από τον πελάτη.

Πατώντας ένα έργο ανοίγει ο χώρος εργασίας του. Η γραμμή τίτλου δείχνει το όνομα του έργου με τρία εικονίδια: ένα μολύβι (Επεξεργασία έργου, Edit Project), ένα κυκλικό βέλος που υπολογίζει ξανά τα οικονομικά σύνολα και έναν κάδο (Διαγραφή έργου, Delete project). Κάτω από τον τίτλο βρίσκονται τέσσερις καρτέλες:

Πώς να δημιουργήσετε ένα έργο

Ξεκινήστε από τον πελάτη ώστε η σύνδεση να γίνει αυτόματα.

1. Ανοίξτε την καρτέλα Πελάτες και πατήστε τον πελάτη, εδώ Megan and Tom Hartley.
2. Πατήστε την καρτέλα Έργα και μετά το στρογγυλό κουμπί + στην κάτω δεξιά γωνία.
3. Στη φόρμα Νέο έργο (New Project), πληκτρολογήστε ένα Όνομα έργου (Project name). Είναι το μοναδικό υποχρεωτικό πεδίο· αν το αφήσετε κενό, εμφανίζεται μια κόκκινη υπόδειξη Υποχρεωτικό (Required) όταν προσπαθήσετε να αποθηκεύσετε.
4. Ελέγξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης (Client). Είναι ήδη ορισμένη στον πελάτη από τον οποίο ήρθατε· μπορείτε να την αλλάξετε ή να επιλέξετε Δεν καθορίστηκε (Not specified) για ένα εσωτερικό έργο.
5. Αφήστε την Κατάσταση (Status) στο Ενεργό (Active) ή επιλέξτε Σε αναμονή (On hold), Ολοκληρώθηκε (Completed) ή Ακυρώθηκε (Cancelled).
6. Προσθέστε μια σύντομη Περιγραφή (Description) του αντικειμένου αν θέλετε και μετά πατήστε Αποθήκευση (Save) στην επάνω δεξιά γωνία.

Η φόρμα σταματά εσκεμμένα εκεί. Δεν υπάρχουν πεδία προϋπολογισμού, χρώματος, νομίσματος ή ημερομηνιών προς συμπλήρωση. Η οικονομική πλευρά ενός έργου υπολογίζεται από τα έγγραφα που συνδέετε με αυτό, ενώ η πλευρά του χρονοδιαγράμματος εκφράζεται μέσα από τα ορόσημα· και τα δύο βρίσκονται στην οθόνη λεπτομερειών του έργου, όπου προσγειώνεστε μετά την αποθήκευση.

Πώς να προσθέσετε ορόσημα

Τα ορόσημα είναι τα στάδια της δουλειάς. Το καθένα έχει ένα όνομα, ένα εκτιμώμενο ποσό, μια κατάσταση και μια προαιρετική ημερομηνία λήξης. Είναι εργαλείο σχεδιασμού και προόδου: η εφαρμογή δεν παράγει τιμολόγιο από ένα ορόσημο και ένα ορόσημο δεν γνωρίζει ποιο τιμολόγιο το πλήρωσε. Δημιουργείτε ακόμη μόνοι σας κάθε τιμολόγιο σταδίου και το συνδέετε με το έργο, όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

1. Από την καρτέλα Έργα του πελάτη, πατήστε το έργο για να ανοίξετε τον χώρο εργασίας του.
2. Πατήστε την καρτέλα Ορόσημα (Milestones) και μετά το κουμπί Προσθήκη ορόσημου (Add milestone) στο κάτω μέρος.
3. Πληκτρολογήστε το Όνομα ορόσημου (Milestone name), για παράδειγμα Paint, glass and punch list.
4. Εισαγάγετε τον προϋπολογισμό του σταδίου στο Εκτιμώμενο (Estimated) ως απλό αριθμό (2400, χωρίς σύμβολο νομίσματος).
5. Επιλέξτε κατάσταση από την αναπτυσσόμενη λίστα: Δεν ξεκίνησε (Not started), Σε εξέλιξη (In progress), Ολοκληρώθηκε (Done) ή Παραλείφθηκε (Skipped). Τα νέα στάδια μένουν συνήθως στο Δεν ξεκίνησε.
6. Πατήστε τη γραμμή Ημερομηνία λήξης (Due Date), επιλέξτε ημέρα στο ημερολόγιο και επιβεβαιώστε με ΟΚ. Το × στα δεξιά καθαρίζει ξανά την ημερομηνία.
7. Πατήστε Αποθήκευση. Το φύλλο κλείνει και το ορόσημο εμφανίζεται στη λίστα.

Επαναλάβετε για κάθε στάδιο. Η λίστα ταξινομείται κατά σειρά δημιουργίας, οπότε προσθέστε τα ορόσημα με τη σειρά που σχεδιάζετε να κάνετε τη δουλειά. Καθώς η δουλειά προχωρά, χρησιμοποιήστε το μενού τριών τελειών σε μια γραμμή ορόσημου για να το μετακινήσετε: Σε εξέλιξη όταν ξεκινάτε, Ολοκληρώθηκε όταν ο πελάτης έχει εγκρίνει το στάδιο, Δεν ξεκίνησε για επαναφορά. Το ίδιο μενού έχει Επεξεργασία έργου (που, παρά την ετικέτα του, ανοίγει το φύλλο επεξεργασίας ορόσημου για αυτή τη γραμμή) και Διαγραφή ορόσημου (Delete milestone).

Πώς να τιμολογήσετε ένα ορόσημο

Η τιμολόγηση ενός σταδίου σημαίνει τη δημιουργία ενός κανονικού τιμολογίου και τη σύνδεσή του με το έργο. Η σύνδεση γίνεται μέσα στον επεξεργαστή τιμολογίου, μέσω του πλακιδίου Έργα, που βρίσκεται ακριβώς κάτω από το πλακίδιο Πελάτης.

1. Δημιουργήστε το τιμολόγιο ως συνήθως: από την καρτέλα Έγγραφα, από τον πίνακα ελέγχου ή δημιουργώντας αντίγραφο του προηγούμενου τιμολογίου σταδίου. Προσθέστε μια γραμμή όπως Milestone 4: paint, glass and punch list με το συμφωνημένο ποσό.
2. Κάντε κύλιση στο πλακίδιο Έργα κάτω από τον πελάτη. Γράφει Δεν καθορίστηκε μέχρι να επιλέξετε κάτι.
3. Πατήστε το πλακίδιο. Ένα φύλλο εμφανίζει το Δεν καθορίστηκε ακολουθούμενο από κάθε έργο του επιχειρηματικού σας προφίλ, όχι μόνο εκείνα αυτού του πελάτη, οπότε διαβάστε τα ονόματα.
4. Πατήστε Hartley master bathroom remodel. Το φύλλο κλείνει και το πλακίδιο δείχνει τώρα το όνομα του έργου.
5. Ολοκληρώστε το τιμολόγιο και πατήστε Αποθήκευση πρόχειρου (Save Draft) ή στείλτε το. Η αποθήκευση είναι αυτή που γράφει τη σύνδεση και ανανεώνει τα σύνολα του έργου.

Το ίδιο πλακίδιο εμφανίζεται και στις προσφορές, οπότε συνδέστε και την αρχική προσφορά. Μόλις συνδεθεί, η καρτέλα Έγγραφα του έργου δείχνει την προσφορά και κάθε τιμολόγιο σταδίου σε μία λίστα, ενώ η καρτέλα Χρήματα γνωρίζει την εκτιμώμενη αξία της δουλειάς.

Πώς να διαβάσετε την πρόοδο

Ανοίξτε την καρτέλα Χρήματα (Money) του έργου για την οικονομική εικόνα. Τα μεγέθη υπολογίζονται από τα συνδεδεμένα έγγραφα, δεν τα πληκτρολογείτε εσείς:

Τα έγγραφα με κατάσταση ακυρωμένο, απορρίφθηκε ή έληξε αγνοούνται, ώστε μια απορριφθείσα πρώτη προσφορά να μην φουσκώνει τη γραμμή Εκτιμώμενο.

Για τη δουλειά των Hartley αυτό διαβάζεται ως εξής: 15.500 $ εκτιμώμενα, 13.100 $ τιμολογημένα σε τρία τιμολόγια σταδίων, 9.000 $ εισπραγμένα, άρα 4.100 $ περιμένουν στο τιμολόγιο των ειδών υγιεινής και 2.400 $ (το τελευταίο ορόσημο) δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη. Συνδυάστε το με την καρτέλα Ορόσημα και έχετε τόσο το χρονοδιάγραμμα όσο και την ταμειακή εικόνα της δουλειάς χωρίς να ανοίξετε ούτε ένα έγγραφο.

1. Ανοίξτε το έργο και πατήστε Χρήματα.
2. Αν κάποιο μέγεθος φαίνεται παλιό, πατήστε το εικονίδιο κυκλικού βέλους στη γραμμή τίτλου. Η εφαρμογή διαβάζει ξανά κάθε συνδεδεμένο έγγραφο και ξαναγράφει τα σύνολα· μια σύντομη επιβεβαίωση Χρήματα εμφανίζεται στο κάτω μέρος.
3. Μεταβείτε στα Ορόσημα και σημάνετε το ολοκληρωμένο στάδιο ως Ολοκληρώθηκε από το μενού τριών τελειών του.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Ένα προφίλ, ένας πελάτης. Ένα έργο ανήκει στο επιχειρηματικό προφίλ που ήταν ενεργό όταν το δημιουργήσατε και το πολύ σε έναν πελάτη. Η διαγραφή του πελάτη διατηρεί το έργο αλλά καθαρίζει τη σύνδεση με τον πελάτη· η διαγραφή του προφίλ διαγράφει τα έργα του.
• Μόνο το όνομα ελέγχεται. Ο πελάτης, η κατάσταση και η περιγραφή είναι προαιρετικά. Η κατάσταση έχει προεπιλογή Ενεργό.
• Καταστάσεις. Έργα: Ενεργό, Σε αναμονή, Ολοκληρώθηκε, Ακυρώθηκε. Ορόσημα: Δεν ξεκίνησε, Σε εξέλιξη, Ολοκληρώθηκε, Παραλείφθηκε. Η αλλαγή της κατάστασης ενός ορόσημου από το μενού τριών τελειών καταγράφει τις χρονικές σημάνσεις έναρξης και ολοκλήρωσης· η αλλαγή της μέσα στο φύλλο επεξεργασίας αποθηκεύει μόνο την ίδια την κατάσταση. Η κατάσταση Παραλείφθηκε είναι διαθέσιμη στην αναπτυσσόμενη λίστα του φύλλου αλλά όχι στο μενού της γραμμής.
• Τα ποσά των ορόσημων είναι μόνο δική σας εκτίμηση. Το μέγεθος Εκτιμώμενο ενός ορόσημου δεν προστίθεται στην καρτέλα Χρήματα του έργου και κανένα τιμολόγιο δεν συνδέεται με συγκεκριμένο ορόσημο. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Χρήματα σε επίπεδο έργου για τα πραγματικά χρήματα και τα ορόσημα για το αντικείμενο και το χρονοδιάγραμμα.
• Τα σύνολα αποθηκεύονται προσωρινά. Τα μεγέθη της καρτέλας Χρήματα και το ποσό που εμφανίζεται στις γραμμές των έργων αποθηκεύονται στο έργο και ανανεώνονται κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα έγγραφο συνδεδεμένο με αυτό. Η καταγραφή μιας πληρωμής ή η αλλαγή κατάστασης από την οθόνη λεπτομερειών τιμολογίου δεν τα ανανεώνει· πατήστε το εικονίδιο κυκλικού βέλους στο έργο για επανυπολογισμό.
• Εμφάνιση νομίσματος. Τα σύνολα των έργων εμφανίζονται σε δολάρια ΗΠΑ, εκτός αν έχει αποθηκευτεί νόμισμα με το έργο· η εφαρμογή δεν προσφέρει προς το παρόν επιλογέα νομίσματος για έργα, οπότε αν τιμολογείτε σε άλλο νόμισμα, αντιμετωπίστε τα μεγέθη της καρτέλας Χρήματα ως σκέτους αριθμούς.
• Κενό όνομα ορόσημου. Το πάτημα του Αποθήκευση στο φύλλο ορόσημου με κενό όνομα δεν κάνει τίποτα· το φύλλο μένει ανοιχτό χωρίς μήνυμα.
• Διαγραφή έργου. Το εικονίδιο του κάδου σάς ζητά επιβεβαίωση με το μήνυμα «Delete “name”? Linked documents remain but are no longer grouped.» Οι προσφορές και τα τιμολόγια δεν θίγονται· αφαιρείται μόνο η σύνδεσή τους με το έργο. Τα ορόσημα διαγράφονται μαζί με το έργο.
• Ενέργειες μόνο για Pro. Η δημιουργία έργου (το κουμπί + και το Αποθήκευση του επεξεργαστή) και η προσθήκη ή επεξεργασία ορόσημου μέσω του κουμπιού Προσθήκη ορόσημου απαιτούν ενεργή δοκιμή ή συνδρομή. Η προβολή έργων, η αποθήκευση σημειώσεων, ο επανυπολογισμός συνόλων και η διαγραφή είναι δωρεάν.
• Χωρίς πύλη πελάτη, χωρίς αυτόματη τιμολόγηση. Ένα έργο δεν στέλνει τίποτα στον πελάτη και δεν μπορεί να παράγει τιμολόγια βάσει προγράμματος. Αν θέλετε επαναλαμβανόμενα τιμολόγια σταδίων, δείτε τον οδηγό για τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Επεξεργαστής τιμολογίων για την πλήρη παρουσίαση του επεξεργαστή όπου βρίσκεται το πλακίδιο Έργα.
• Προσφορές και μετατροπή για να μετατρέψετε την αποδεκτή προσφορά στο πρώτο τιμολόγιο σταδίου.
• Πληρωμές και οφειλόμενο ποσό για να καταγράφετε τις πληρωμές των σταδίων ώστε το μέγεθος Πληρωμένο του έργου να είναι σωστό.