Guía de usuario

Proyectos e hitos

Agrupa el presupuesto y las facturas de un trabajo bajo un proyecto, divide el trabajo en hitos con presupuestos y fechas límite, y ve lo facturado, lo pagado y lo que queda por facturar.

Actualizado: 2026-09-09

Un trabajo largo rara vez cabe en una sola factura. La reforma de un baño empieza con un presupuesto y luego se factura por fases a medida que se aprueban la demolición, el alicatado, la grifería y los acabados. Sin algo que mantenga esos documentos juntos, acabas desplazándote por la lista de Documentos y sumando cifras de cabeza. Los proyectos de Invoice Flow resuelven esto: un proyecto es una carpeta para un encargo, vinculada a un cliente, con su propia lista de presupuestos y facturas enlazados, una lista de hitos y una pestaña Dinero que suma lo presupuestado, lo facturado y lo pagado.

Esta guía sigue a Redstone Renovations, en Denver, que factura la reforma del baño principal de los Hartley en cuatro hitos: demolición e instalación bruta ($3,800), alicatado e impermeabilización ($5,200), grifería y acabado de fontanería ($4,100) y pintura, vidrio y lista de remates ($2,400). El trabajo completo se presupuestó en $15,500.

Los proyectos son opcionales. Si la mayor parte de tu trabajo es una factura por visita, puedes ignorar esta función por completo. Recurre a ella cuando un solo encargo de un cliente vaya a producir varios documentos a lo largo de semanas o meses.

Qué ves en la pantalla

Los proyectos viven bajo el cliente. Abre la pestaña Clientes (Clients), toca un cliente y encontrarás cinco pestañas en la parte superior de la pantalla de detalle del cliente: Información (Info), Documentos (Documents), Proyectos (Projects), Contratos (Contracts) y Actividad (Activity). La pestaña Proyectos enumera todos los proyectos vinculados a ese cliente, con un icono de carpeta, el nombre del proyecto, su estado en texto plano en minúsculas y, a la derecha, el total facturado hasta el momento. Un pequeño botón redondo + en la esquina inferior derecha inicia un proyecto nuevo ya vinculado a este cliente. Cuando no hay ninguno, la pestaña simplemente dice No hay proyectos para este cliente (No projects for this client).

No hay ninguna entrada de Proyectos en la navegación inferior, en la pantalla de Herramientas ni en Ajustes. La pestaña Proyectos del cliente y el mosaico Proyectos dentro del editor de facturas son los dos lugares donde te encontrarás con la función, así que si no encuentras tus proyectos, ve a través del cliente.

Tocar un proyecto abre su espacio de trabajo. La barra de título muestra el nombre del proyecto con tres iconos: un lápiz (Editar proyecto, Edit Project), una flecha circular que recalcula los totales de dinero y una papelera (Eliminar proyecto, Delete project). Bajo el título hay cuatro pestañas:

Cómo crear un proyecto

Empieza desde el cliente para que el vínculo se cree por ti.

1. Abre la pestaña Clientes y toca el cliente, aquí Megan and Tom Hartley.
2. Toca la pestaña Proyectos y luego el botón redondo + de la esquina inferior derecha.
3. En el formulario Nuevo proyecto (New Project), escribe un Nombre del proyecto (Project name). Es el único campo obligatorio; dejarlo vacío muestra una indicación roja Obligatorio (Required) cuando intentas guardar.
4. Comprueba el desplegable Cliente (Client). Ya está configurado con el cliente del que vienes; puedes cambiarlo o elegir No especificado (Not specified) para un proyecto interno.
5. Deja Estado (Status) en Activo (Active), o elige En pausa (On hold), Completado (Completed) o Cancelado (Cancelled).
6. Añade una breve Descripción (Description) del alcance si quieres, y luego toca Guardar en la esquina superior derecha.

El formulario se detiene ahí deliberadamente. No hay campos de presupuesto, color, moneda ni fechas que rellenar. La parte económica de un proyecto se calcula a partir de los documentos que le vinculas, y la parte de calendario se expresa mediante hitos; ambas viven en la pantalla de detalle del proyecto a la que llegas tras guardar.

Cómo añadir hitos

Los hitos son las fases del trabajo. Cada uno lleva un nombre, un importe estimado, un estado y una fecha límite opcional. Son una herramienta de planificación y progreso: la app no genera una factura a partir de un hito, y un hito no sabe qué factura lo pagó. Sigues creando tú mismo cada factura de fase y vinculándola al proyecto, como se describe en la sección siguiente.

1. Desde la pestaña Proyectos del cliente, toca el proyecto para abrir su espacio de trabajo.
2. Toca la pestaña Hitos y luego el botón Añadir hito de la parte inferior.
3. Escribe el Nombre del hito (Milestone name), por ejemplo Paint, glass and punch list.
4. Introduce el presupuesto de la fase en Estimado (Estimated) como un número sin más (2400, sin símbolo de moneda).
5. Elige un estado en el desplegable: No iniciado (Not started), En curso (In progress), Hecho (Done) u Omitido (Skipped). Las fases nuevas normalmente se quedan en No iniciado.
6. Toca la fila Fecha de vencimiento (Due Date), elige un día en el calendario y confirma con OK. La × de la derecha vuelve a borrar la fecha.
7. Toca Guardar. La hoja se cierra y el hito aparece en la lista.

Repite para cada fase. La lista se ordena por creación, así que añade los hitos en el orden en que planeas hacer el trabajo. A medida que el trabajo avanza, usa el menú de tres puntos de una fila de hito para hacerlo avanzar: En curso cuando empiezas, Hecho cuando el cliente ha aprobado la fase, No iniciado para restablecerlo. El mismo menú tiene Editar proyecto (que, a pesar de su etiqueta, abre la hoja del editor de hitos para esa fila) y Eliminar hito (Delete milestone).

Cómo facturar un hito

Facturar una fase significa crear una factura normal y apuntarla al proyecto. El vínculo se crea dentro del editor de facturas mediante el mosaico Proyectos, que está justo debajo del mosaico Cliente.

1. Crea la factura como de costumbre: desde la pestaña Documentos, el panel o duplicando la factura de la fase anterior. Añade una línea como Milestone 4: paint, glass and punch list con el importe acordado.
2. Desplázate hasta el mosaico Proyectos bajo el cliente. Indica No especificado hasta que elijas algo.
3. Toca el mosaico. Una hoja enumera No especificado seguido de todos los proyectos de tu perfil de empresa, no solo los de este cliente, así que lee los nombres.
4. Toca Hartley master bathroom remodel. La hoja se cierra y el mosaico ahora muestra el nombre del proyecto.
5. Termina la factura y toca Guardar borrador (Save Draft) (o envíala). Guardar es lo que escribe el vínculo y actualiza los totales del proyecto.

El mismo mosaico aparece en los presupuestos, así que vincula también el presupuesto original. Una vez vinculado, la pestaña Documentos del proyecto muestra el presupuesto y cada factura de fase en una sola lista, y la pestaña Dinero conoce el valor estimado del trabajo.

Cómo leer el progreso

Abre la pestaña Dinero del proyecto para ver la situación económica. Las cifras se calculan a partir de los documentos vinculados, no las escribes tú:

Los documentos con estado cancelado, rechazado o caducado se ignoran, así que un primer presupuesto rechazado no infla la línea Estimado.

Para el trabajo de los Hartley esto se lee así: $15,500 estimados, $13,100 facturados en tres facturas de fase, $9,000 recibidos, así que $4,100 esperan en la factura de grifería y $2,400 (el hito final) aún no se han facturado. Combina eso con la pestaña Hitos y tendrás tanto el calendario como la posición de caja del trabajo sin abrir un solo documento.

1. Abre el proyecto y toca Dinero.
2. Si una cifra parece desactualizada, toca el icono de flecha circular de la barra de título. La app vuelve a leer todos los documentos vinculados y reescribe los totales; aparece una breve confirmación Dinero en la parte inferior.
3. Cambia a Hitos y marca la fase terminada como Hecho desde su menú de tres puntos.

Reglas y detalles

• Un perfil, un cliente. Un proyecto pertenece al perfil de empresa que estaba activo cuando lo creaste y a un cliente como máximo. Eliminar el cliente conserva el proyecto pero borra su vínculo con el cliente; eliminar el perfil elimina sus proyectos.
• Solo se valida el nombre. Cliente, estado y descripción son opcionales. El estado predeterminado es Activo.
• Estados. Proyectos: Activo, En pausa, Completado, Cancelado. Hitos: No iniciado, En curso, Hecho, Omitido. Cambiar el estado de un hito desde el menú de tres puntos registra las marcas de tiempo de inicio y finalización; cambiarlo dentro de la hoja del editor solo guarda el estado en sí. El estado Omitido está disponible en el desplegable de la hoja, pero no en el menú de la fila.
• Los importes de los hitos son solo tu estimación. La cifra Estimado de un hito no se suma a la pestaña Dinero del proyecto y ninguna factura está vinculada a un hito concreto. Usa la pestaña Dinero a nivel de proyecto para el dinero real y los hitos para el alcance y el calendario.
• Los totales se almacenan en caché. Las cifras de Dinero y el importe mostrado en las filas de proyecto se guardan en el proyecto y se actualizan cada vez que guardas un documento vinculado a él. Registrar un pago o cambiar un estado desde la pantalla de detalle de la factura no los actualiza; toca el icono de flecha circular del proyecto para recalcular.
• Visualización de moneda. Los totales del proyecto se muestran en dólares estadounidenses a menos que se haya guardado una moneda con el proyecto; la app actualmente no ofrece un selector de moneda para proyectos, así que si facturas en otra moneda considera las cifras de la pestaña Dinero como números sin más.
• Nombre de hito vacío. Tocar Guardar en la hoja del hito con el nombre vacío no hace nada; la hoja permanece abierta sin mensaje.
• Eliminar proyecto. El icono de papelera te pide confirmación con el mensaje “¿Eliminar “nombre”? Los documentos vinculados se conservan pero dejan de estar agrupados.” Los presupuestos y facturas no se tocan; solo se elimina su vínculo con el proyecto. Los hitos se eliminan con el proyecto.
• Acciones solo Pro. Crear un proyecto (el botón + y el Guardar del editor) y añadir o editar un hito mediante el botón Añadir hito requieren una prueba o suscripción activa. Ver proyectos, guardar notas, recalcular totales y eliminar es gratuito.
• Sin portal de cliente, sin facturación automática. Un proyecto no envía nada al cliente y no puede generar facturas según un calendario. Si quieres facturas de fase recurrentes, consulta la guía de facturas recurrentes.

Consejos

Guías relacionadas

• Editor de facturas para el recorrido completo por el editor donde está el mosaico Proyectos.
• Presupuestos y conversión para convertir el presupuesto aceptado en la primera factura de fase.
• Pagos e importe pendiente para registrar los pagos de fase de modo que la cifra Pagado del proyecto sea correcta.