Kullanım kılavuzu

Projeler ve kilometre taşları

Bir işin teklifini ve faturalarını tek bir proje altında toplayın, işi bütçeli ve tarihli kilometre taşlarına bölün, faturalananı, ödeneni ve kalanı görün.

Güncellendi: 2026-09-09

Uzun bir iş nadiren tek bir faturaya sığar. Bir banyo yenilemesi bir teklifle başlar, sonra yıkım, fayans, armatür ve son işler onaylandıkça aşama aşama faturalanır. Bu belgeleri bir arada tutacak bir şey olmadan, Belgeler listesini kaydırıp sayıları kafanızda toplarken bulursunuz kendinizi. Invoice Flow’daki projeler bunu çözer: proje, tek bir iş için bir klasördür; bir müşteriye bağlıdır, bağlı teklif ve faturaların kendi listesine, kilometre taşlarından oluşan bir kontrol listesine ve tahmin edilen, faturalanan ve ödenen tutarları toplayan bir Para sekmesine sahiptir.

Bu rehber, Denver’daki Redstone Renovations’ı izliyor. Firma, Hartley ana banyo yenilemesini dört kilometre taşında faturalıyor: yıkım ve kaba tesisat ($3,800), fayans ve su yalıtımı ($5,200), armatür ve tesisat son işleri ($4,100) ile boya, cam ve eksik listesi ($2,400). İşin tamamı için $15,500 teklif verilmişti.

Projeler isteğe bağlıdır. İşlerinizin çoğu ziyaret başına tek faturaysa bu özelliği tamamen yok sayabilirsiniz. Tek bir müşteri işi haftalar veya aylar boyunca birden çok belge üretecekse ona başvurun.

Ekranda ne görüyorsunuz

Projeler müşterinin altında yaşar. Müşteriler (Clients) sekmesini açın, bir müşteriye dokunun; müşteri ayrıntı ekranının üstünde beş sekme bulacaksınız: Bilgi (Info), Belgeler (Documents), Projeler (Projects), Sözleşmeler (Contracts) ve Etkinlik (Activity). Projeler sekmesi, o müşteriye bağlı her projeyi bir klasör simgesi, proje adı, düz küçük harfle durumu ve sağda o ana kadar faturalanan toplamla listeler. Sağ alt köşedeki küçük yuvarlak + düğmesi, bu müşteriye zaten bağlı yeni bir proje başlatır. Hiç yoksa sekme yalnızca Bu müşteri için proje yok (No projects for this client) yazar.

Alt gezinmede, Araçlar ekranında veya Ayarlar’da bir Projeler girdisi yoktur. Müşterinin Projeler sekmesi ve fatura düzenleyicisindeki Projeler kutucuğu, özellikle karşılaşacağınız iki yerdir; yani projelerinizi bulamıyorsanız müşteri üzerinden gidin.

Bir projeye dokunmak çalışma alanını açar. Başlık çubuğunda proje adı ve üç simge görünür: bir kalem (Projeyi Düzenle), para toplamlarını yeniden hesaplayan dairesel bir ok ve bir çöp kutusu (Projeyi sil). Başlığın altında dört sekme yer alır:

Proje nasıl oluşturulur

Bağlantı sizin için kurulsun diye müşteriden başlayın.

1. Müşteriler sekmesini açın ve müşteriye, burada Megan and Tom Hartley'e dokunun.
2. Projeler sekmesine, ardından sağ alt köşedeki yuvarlak + düğmesine dokunun.
3. Yeni Proje (New Project) formunda bir Proje adı (Project name) yazın. Zorunlu olan tek alan budur; boş bırakırsanız kaydetmeye çalıştığınızda kırmızı bir Zorunlu (Required) uyarısı çıkar.
4. Müşteri (Client) açılır listesini kontrol edin. Geldiğiniz müşteriye zaten ayarlıdır; değiştirebilir ya da şirket içi bir proje için Belirtilmedi (Not specified) seçebilirsiniz.
5. Durum (Status) alanını Aktif (Active) bırakın ya da Beklemede (On hold), Tamamlandı (Completed) veya İptal Edildi (Cancelled) seçin.
6. İsterseniz kapsam için kısa bir Açıklama (Description) ekleyin, sonra sağ üst köşedeki Kaydet'e (Save) dokunun.

Form bilinçli olarak burada duruyor. Doldurulacak bütçe, renk, para birimi veya tarih alanı yok. Bir projenin para tarafı, ona bağladığınız belgelerden hesaplanır; program tarafı ise kilometre taşlarıyla ifade edilir ve ikisi de kaydettikten sonra indiğiniz proje ayrıntı ekranında bulunur.

Kilometre taşları nasıl eklenir

Kilometre taşları işin aşamalarıdır. Her biri bir ad, tahmini bir tutar, bir durum ve isteğe bağlı bir vade tarihi taşır. Bunlar bir planlama ve ilerleme aracıdır: uygulama bir kilometre taşından fatura üretmez ve bir kilometre taşı hangi faturanın onu ödediğini bilmez. Her aşama faturasını yine kendiniz oluşturur ve bir sonraki bölümde anlatıldığı gibi projeye bağlarsınız.

1. Müşterinin Projeler sekmesinden projeye dokunarak çalışma alanını açın.
2. Kilometre taşları (Milestones) sekmesine, ardından alttaki Kilometre taşı ekle (Add milestone) düğmesine dokunun.
3. Kilometre taşı adını (Milestone name) yazın, örneğin Paint, glass and punch list.
4. Aşama bütçesini Tahmini (Estimated) alanına düz sayı olarak girin (2400, para birimi simgesi olmadan).
5. Açılır listeden bir durum seçin: Başlamadı (Not started), Devam ediyor (In progress), Tamamlandı (Done) veya Atlandı (Skipped). Yeni aşamalar normalde Başlamadı olarak kalır.
6. Vade Tarihi (Due Date) satırına dokunun, takvimden bir gün seçin ve Tamam (OK) ile onaylayın. Sağdaki × tarihi tekrar temizler.
7. Kaydet'e dokunun. Sayfa kapanır ve kilometre taşı listede belirir.

Her aşama için tekrarlayın. Liste oluşturma sırasına göre dizilir, bu yüzden kilometre taşlarını işi yapmayı planladığınız sırayla ekleyin. İş ilerledikçe bir kilometre taşı satırındaki üç nokta menüsünü kullanarak onu ilerletin: başlarken Devam ediyor, müşteri aşamayı onayladığında Tamamlandı, sıfırlamak için Başlamadı. Aynı menüde Projeyi Düzenle (etiketine rağmen o satırın kilometre taşı düzenleme sayfasını açar) ve Kilometre taşını sil (Delete milestone) bulunur.

Bir kilometre taşı nasıl faturalanır

Bir aşamayı faturalamak, normal bir fatura oluşturup onu projeye yöneltmek demektir. Bağlantı, fatura düzenleyicisinde Müşteri kutucuğunun hemen altında duran Projeler kutucuğuyla kurulur.

1. Faturayı her zamanki gibi oluşturun: Belgeler sekmesinden, panodan ya da önceki aşama faturasını çoğaltarak. Anlaşılan tutarla Milestone 4: paint, glass and punch list gibi bir satır ekleyin.
2. Müşterinin altındaki Projeler kutucuğuna inin. Bir şey seçene kadar Belirtilmedi yazar.
3. Kutucuğa dokunun. Açılan sayfa önce Belirtilmedi'yi, ardından yalnızca bu müşterinin değil, işletme profilinizdeki her projeyi listeler; bu yüzden adları okuyun.
4. Hartley master bathroom remodel'e dokunun. Sayfa kapanır ve kutucukta artık proje adı görünür.
5. Faturayı tamamlayın ve Taslak Kaydet'e (Save Draft) dokunun (ya da gönderin). Bağlantıyı yazan ve projenin toplamlarını yenileyen şey kaydetmedir.

Aynı kutucuk tekliflerde de görünür, o yüzden asıl teklifi de bağlayın. Bağlandığında projenin Belgeler sekmesi teklifi ve her aşama faturasını tek listede gösterir, Para sekmesi de işin tahmini değerini bilir.

İlerleme nasıl okunur

Finansal tablo için projenin Para sekmesini açın. Rakamlar sizin yazdığınız değil, bağlı belgelerden hesaplanan değerlerdir:

Durumu iptal edildi, reddedildi veya süresi doldu olan belgeler yok sayılır; böylece reddedilmiş bir ilk teklif Tahmini satırını şişirmez.

Hartley işi için tablo şöyle okunuyor: $15,500 tahmin, üç aşama faturasında $13,100 faturalandı, $9,000 tahsil edildi; yani $4,100 armatür faturasında bekliyor ve $2,400 (son kilometre taşı) henüz faturalanmadı. Bunu Kilometre taşları sekmesiyle birleştirin; tek bir belge açmadan hem işin programına hem de nakit durumuna sahip olursunuz.

1. Projeyi açın ve Para'ya (Money) dokunun.
2. Bir rakam bayat görünüyorsa başlık çubuğundaki dairesel ok simgesine dokunun. Uygulama bağlı her belgeyi yeniden okur ve toplamları yeniden yazar; altta kısa bir Para onayı belirir.
3. Kilometre taşları'na geçin ve biten aşamayı üç nokta menüsünden Tamamlandı olarak işaretleyin.

Kurallar ve ayrıntılar

• Tek profil, tek müşteri. Bir proje, oluşturulduğu sırada etkin olan işletme profiline ve en fazla bir müşteriye aittir. Müşteriyi silmek projeyi korur ama müşteri bağlantısını temizler; profili silmek onun projelerini de siler.
• Yalnızca ad doğrulanır. Müşteri, durum ve açıklama isteğe bağlıdır. Durum varsayılan olarak Aktif’tir.
• Durumlar. Projeler: Aktif, Beklemede, Tamamlandı, İptal Edildi. Kilometre taşları: Başlamadı, Devam ediyor, Tamamlandı, Atlandı. Bir kilometre taşının durumunu üç nokta menüsünden değiştirmek başlangıç ve tamamlanma zaman damgalarını kaydeder; düzenleme sayfasının içinden değiştirmek yalnızca durumu saklar. Atlandı durumu sayfanın açılır listesinde vardır ama satır menüsünde yoktur.
• Kilometre taşı tutarları yalnızca sizin tahmininizdir. Bir kilometre taşındaki Tahmini rakamı projenin Para sekmesine eklenmez ve hiçbir fatura belirli bir kilometre taşına bağlı değildir. Gerçek para için proje düzeyindeki Para sekmesini, kapsam ve program için kilometre taşlarını kullanın.
• Toplamlar önbelleklenir. Para rakamları ve proje satırlarında görünen tutar projede saklanır ve ona bağlı bir belgeyi her kaydettiğinizde yenilenir. Fatura ayrıntı ekranından bir ödeme kaydetmek veya durum değiştirmek bunları yenilemez; yeniden hesaplamak için projedeki dairesel ok simgesine dokunun.
• Para birimi gösterimi. Projeyle birlikte bir para birimi kaydedilmediyse proje toplamları ABD doları olarak gösterilir; uygulama şu anda projeler için bir para birimi seçici sunmadığından başka bir para biriminde fatura kesiyorsanız Para sekmesindeki rakamları çıplak sayı olarak değerlendirin.
• Boş kilometre taşı adı. Kilometre taşı sayfasında ad boşken Kaydet’e dokunmak hiçbir şey yapmaz; sayfa mesaj vermeden açık kalır.
• Projeyi sil. Çöp kutusu simgesi, “Delete “name”? Linked documents remain but are no longer grouped.” mesajıyla onaylamanızı ister. Teklifler ve faturalar dokunulmadan kalır; yalnızca proje bağlantıları kaldırılır. Kilometre taşları projeyle birlikte silinir.
• Yalnızca Pro işlemleri. Proje oluşturmak (+ düğmesi ve düzenleyicinin Kaydet’i) ve Kilometre taşı ekle düğmesiyle kilometre taşı eklemek veya düzenlemek, etkin bir deneme ya da abonelik gerektirir. Projeleri görüntülemek, notları kaydetmek, toplamları yeniden hesaplamak ve silmek ücretsizdir.
• Müşteri portalı yok, otomatik faturalama yok. Bir proje müşteriye hiçbir şey göndermez ve programa bağlı fatura üretemez. Yinelenen aşama faturaları istiyorsanız yinelenen faturalar rehberine bakın.

İpuçları

İlgili rehberler

• Fatura düzenleyicisi — Projeler kutucuğunun bulunduğu düzenleyicinin tam anlatımı.
• Teklifler ve dönüştürme — kabul edilen teklifi ilk aşama faturasına dönüştürmek için.
• Ödemeler ve ödenecek tutar — projenin Ödendi rakamı doğru olsun diye aşama ödemelerini kaydetmek için.