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用户指南

项目与里程碑

将同一个工作的报价单和发票归入一个项目，把工作拆分成带预算和到期日的里程碑，并查看已报价、已开票和已付款的金额。

更新于: 2026-09-09

一项长期工作很少能装进一张发票里。一次浴室翻新，从一份报价单开始，随后随着拆除、贴砖、装配和收尾工程逐一验收而分阶段开票。如果没有东西把这些单据组织在一起，你最终只能翻着单据列表在脑子里加总金额。Invoice Flow 中的“项目”解决了这个问题：一个项目就是某一次合作的文件夹，挂在某个客户名下，拥有自己的关联报价单和发票列表、一份里程碑清单，以及一个“收支”标签页，汇总已报价、已开票和已付款的金额。

本指南以丹佛的 Redstone Renovations 为例，它把 Hartley 家主浴室翻新工程分为四个里程碑开票：拆除与粗装（3,800美元）、贴砖与防水（5,200美元）、装配与管道收尾（4,100美元）以及油漆、玻璃与收尾清单（2,400美元）。整项工作的报价总额为15,500美元。

项目功能是可选的。如果你的大部分工作都是每次上门开一张发票，完全可以忽略这个功能。当某一位客户的一次合作会在数周或数月内产生多份单据时，再来使用它。

屏幕上看到的内容

项目挂在客户名下。打开 客户(Clients) 标签页，点击某个客户，你会在客户详情界面的顶部看到五个标签页：信息(Info)、单据(Documents)、项目(Projects)、合同(Contracts) 和 动态(Activity)。项目(Projects) 标签页列出挂在该客户名下的每个项目，带一个文件夹图标、项目名称、以纯小写文字显示的状态，以及右侧到目前为止的开票总额。右下角有一个小圆形 + 按钮，用来新建一个已自动关联该客户的项目。没有项目时，该标签页只会显示“该客户暂无项目”。

底部导航栏、工具界面和设置中都没有“项目”入口。客户的 项目(Projects) 标签页和发票编辑器中的 项目(Projects) 卡片是你会遇到该功能的仅有两个地方，所以如果找不到你的项目，请通过客户进入。

Invoice Flow 应用中Megan and Tom Hartley的客户详情界面，位于项目标签页，列出Hartley master bathroom remodel（进行中，$13,100.00）和Hartley powder room refresh（已完成，$2,150.00），角落有一个圆形加号按钮
客户的项目标签页是通往该功能的入口；加号按钮会创建一个预先关联该客户的项目。

点击一个项目会打开它的工作区。标题栏显示项目名称，配三个图标：铅笔（编辑项目(Edit Project)）、一个用于重新计算金额合计的圆形箭头，以及一个垃圾桶（删除项目(Delete project)）。标题下方有四个标签页：

标签页内容
单据(Documents)关联到该项目的每一张报价单和发票，含单据类型、原始状态和总额。点击一行可打开该单据。
里程碑(Milestones)阶段清单，每项带状态图标、可选的到期日和三点菜单。底部悬浮一个 添加里程碑(Add milestone) 按钮。
收支(Money)五个数字：已报价、已开票、已付款、剩余待付和剩余待开票。
备注(Notes)一个大型自由文本字段，带 保存(Save) 按钮，用于记录门禁密码、现场特殊情况以及其它不打算给客户看的内容。

如何创建项目

从客户界面开始，这样关联会自动建立。

  1. 打开 客户(Clients) 标签页，点击客户，这里是 Megan and Tom Hartley。
  2. 点击 项目(Projects) 标签页，然后点击右下角圆形的 + 按钮。
  3. 在 新建项目(New Project) 表单中，输入 项目名称(Project name)。这是唯一的必填字段；留空后尝试保存会显示红色的 必填(Required) 提示。
  4. 检查 客户(Client) 下拉菜单。它已经设置为你进入前所选的客户；你可以更换，或选择 未指定(Not specified) 用于内部项目。
  5. 将 状态(Status) 保持为 进行中(Active)，或选择 已暂停(On hold)、已完成(Completed) 或 已取消(Cancelled)。
  6. 如果需要，添加一段简短的 描述(Description) 说明工作范围，然后点击右上角的 保存(Save)。
Invoice Flow 应用的新建项目编辑器，项目名称为Hartley master bathroom remodel，客户为Megan and Tom Hartley，状态为进行中，描述说明主浴室全面翻新分四个里程碑开票，顶部有保存按钮
四个字段中只有名称是必填的；从客户的项目标签页进入时，客户字段会被预先选中。

表单到此为止，刻意不再多做要求。这里没有预算、颜色、货币或日期字段需要填写。项目的金额部分是从你关联到它的单据中计算出来的，进度部分则通过里程碑体现，两者都在保存后进入的项目详情界面上。

如何添加里程碑

里程碑是这项工作的各个阶段。每一项都带有名称、预计金额、状态和可选的到期日。它们是一个计划与进度工具：应用不会根据里程碑生成发票，里程碑也不知道是哪张发票支付了它。你仍需自己创建每个阶段的发票，并按下一节所述将其关联到项目。

  1. 在客户的 项目(Projects) 标签页中，点击该项目以打开其工作区。
  2. 点击 里程碑(Milestones) 标签页，然后点击底部的 添加里程碑(Add milestone) 按钮。
  3. 输入 里程碑名称(Milestone name)，例如 油漆、玻璃与收尾清单。
  4. 在 预计(Estimated) 中以纯数字形式输入该阶段的预算（2400，不带币种符号）。
  5. 从下拉菜单中选择状态：未开始(Not started)、进行中(In progress)、已完成(Done) 或 已跳过(Skipped)。新阶段通常保持 未开始(Not started)。
  6. 点击 到期日期(Due Date) 一行，在日历中选择一天并用 确定(OK) 确认。右侧的 × 可以再次清除日期。
  7. 点击 保存(Save)。弹层关闭，里程碑出现在列表中。
Invoice Flow 应用中里程碑标签页上方弹出的添加里程碑底部面板，已填写里程碑名称为油漆、玻璃与收尾清单，预计2400，状态未开始，到期日期2026年9月30日，以及一个满宽的保存按钮
添加里程碑面板：名称、预计金额、状态和可选的到期日。
Invoice Flow 应用的项目里程碑标签页，列出拆除与粗装（已完成，2026年8月14日）、贴砖与防水（已完成，2026年8月28日）、装配与管道收尾（进行中，2026年9月11日）和油漆、玻璃与收尾清单（未开始，2026年9月30日），每项都带三点菜单，另有一个添加里程碑按钮
翻新工程的四个阶段：绿色对勾表示已完成的工作，播放图标表示当前阶段，空心圆圈表示尚未开始的部分。

对每个阶段重复此操作。列表按创建顺序排列，因此请按你计划施工的顺序添加里程碑。随着工作推进，使用某一里程碑行的三点菜单来更新它：开始时选 进行中(In progress)，客户验收该阶段后选 已完成(Done)，需要重置时选 未开始(Not started)。同一菜单中还有 编辑项目(Edit Project)（尽管名称如此，它实际打开的是该行的里程碑编辑面板）和 删除里程碑(Delete milestone)。

如何为里程碑开票

为一个阶段开票，意味着创建一张普通发票并将其指向该项目。这个关联是在发票编辑器中通过紧邻 客户(Client) 卡片下方的 项目(Projects) 卡片建立的。

  1. 按常规创建发票：从 单据(Documents) 标签页、仪表盘，或通过复制上一阶段的发票。添加一行明细，例如 Milestone 4: paint, glass and punch list，并填上约定的金额。
  2. 滚动到客户卡片下方的 项目(Projects) 卡片。在你选择之前它会显示 未指定(Not specified)。
  3. 点击该卡片。会弹出一个面板，列出 未指定(Not specified)，随后是你企业资料下的所有项目，不仅仅是这位客户的项目，所以要仔细看名称。
  4. 点击 Hartley master bathroom remodel。面板关闭，卡片现在显示该项目名称。
  5. 完成发票并点击 保存草稿(Save Draft)（或直接发送）。保存操作才会真正写入这个关联并刷新项目的合计。
Invoice Flow 应用中草稿RR-2026-058的发票编辑器，底部打开了项目选择面板，提供未指定、Hartley master bathroom remodel、Hartley powder room refresh和Okafor basement kitchenette
编辑器中的项目卡片会打开一个选择面板；选择这张发票所属的合作项目并保存。

同一张卡片也出现在报价单上，所以也请关联原始报价单。一旦关联完成，项目的 单据(Documents) 标签页会在一个列表中显示报价单和每个阶段的发票，收支标签页也就知道了这项工作的预计价值。

Invoice Flow 应用中Hartley master bathroom remodel项目详情的单据标签页，列出EST-2026-018 报价单 已发送 $15,500.00、RR-2026-041 发票 已付款 $3,800.00、RR-2026-047 发票 已付款 $5,200.00和RR-2026-052 发票 已发送 $4,100.00
单据标签页汇集了报价单和每一张阶段发票；点击一行即可打开它。
只有当编辑器已经知道该单据属于哪个企业资料时，选择面板才会出现。对全新的单据来说，这在默认资料加载完成后立即发生；如果卡片缺失，请稍等片刻，或检查你是否已设置好企业资料。

如何查看进度

打开项目的 收支(Money) 标签页查看财务状况。这些数字是根据关联的单据计算出来的，而不是你手动输入的：

行计算方式
已报价(Estimated)已关联报价单的总额之和。
已开票(Invoiced)已关联发票（所有非报价单单据）的总额之和。
已付款(Paid)这些发票上记录为已付款的金额之和。
剩余待付(Remaining)已开票减去已付款：客户在这项工作上仍欠你的金额。
剩余待开票(Remaining to invoice)已报价减去已开票：报价中还有多少尚未开票。

状态为已取消、已拒绝或已过期的单据会被忽略，因此一份被拒绝的初版报价不会虚增“已报价”一行的数字。

Invoice Flow 应用的项目收支标签页，显示已报价$15,500.00、已开票$13,100.00、已付款$9,000.00，随后高亮显示剩余待付$4,100.00和剩余待开票$2,400.00
三个阶段已开票、两个已付款：已发送的发票上还有4,100美元未付，报价中还有2,400美元尚未开票。

对Hartley这项工作来说，数字是这样的：报价总额15,500美元，已开出三张阶段发票共13,100美元，已收到9,000美元，因此装配发票上还有4,100美元待收，而报价中的2,400美元（最后一个里程碑）还没有开票。把这个数字和里程碑标签页结合起来看，你不用打开任何一张单据，就能同时掌握这项工作的进度和资金状况。

  1. 打开项目并点击 收支(Money)。
  2. 如果某个数字看起来过时了，点击标题栏中的圆形箭头图标。应用会重新读取每一份关联单据并重写合计；底部会短暂出现 收支(Money) 确认提示。
  3. 切换到 里程碑(Milestones)，在已完成阶段的三点菜单中将其标记为 已完成(Done)。

规则与细节

已知问题：通过铅笔图标编辑项目并保存后，该项目可能会从发票编辑器中面向整个资料的项目选择器里消失。它仍然在客户的项目标签页下，已有的单据关联也不受影响。在此问题修复之前，建议第一次就正确创建好项目，之后的改动请使用备注标签页。

小贴士

在第一张发票之前先关联报价单。附上报价后，剩余待开票 会从约定的完整价格开始倒计数，随着每个阶段开票而递减，这是发现漏开票阶段最快的方法。
给里程碑起的名字要和发票明细行一致。当第三阶段的发票写着“装配与管道收尾”时，客户看到的措辞与他们在报价中同意的一致，你也能一眼在单据和里程碑标签页之间对上行。
用备注标签页记录现场后勤事项：门禁密码、狗待在哪里、材料的交货周期、由谁验收。备注永远不会打印在单据上，点一下保存即可保存。
即使日期不太确定，也给每个阶段一个到期日。里程碑标签页会在状态旁边显示日期，因此一个日期已过的“进行中”阶段会显得格外醒目，提醒你去催进度。

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