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Benutzerhandbuch

Projekte und Meilensteine

Fassen Sie Angebot und Rechnungen eines Auftrags in einem Projekt zusammen, planen Sie Meilensteine mit Budget und Termin und sehen Sie, was noch offen ist.

Aktualisiert: 2026-09-09

Ein langer Auftrag passt selten auf eine einzige Rechnung. Eine Badsanierung beginnt mit einem Angebot und wird dann in Etappen abgerechnet, sobald Abbruch, Fliesenarbeiten, Sanitärobjekte und Endarbeiten abgenommen sind. Ohne etwas, das diese Dokumente zusammenhält, scrollen Sie am Ende durch die Dokumentenliste und addieren die Beträge im Kopf. Projekte in Invoice Flow lösen das: Ein Projekt ist ein Ordner für einen Auftrag, einem Kunden zugeordnet, mit einer eigenen Liste verknüpfter Angebote und Rechnungen, einer Checkliste mit Meilensteinen und einem Tab „Geld“, der zusammenrechnet, was angeboten, abgerechnet und bezahlt wurde.

Diese Anleitung begleitet Redstone Renovations in Denver, die den Umbau des Hauptbads der Familie Hartley in vier Meilensteinen abrechnen: Abbruch und Rohinstallation ($3,800), Fliesen und Abdichtung ($5,200), Sanitärobjekte und Fertiginstallation ($4,100) sowie Malerarbeiten, Glas und Restpunkte ($2,400). Der gesamte Auftrag wurde mit $15,500 angeboten.

Projekte sind optional. Wenn Ihre Arbeit meist aus einer Rechnung pro Einsatz besteht, können Sie diese Funktion komplett ignorieren. Greifen Sie darauf zurück, wenn ein einzelner Kundenauftrag über Wochen oder Monate mehrere Dokumente erzeugt.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Projekte liegen beim Kunden. Öffnen Sie den Tab Kunden, tippen Sie auf einen Kunden, und Sie finden oben in der Kundendetailansicht fünf Tabs: Info, Dokumente, Projekte, Verträge und Aktivität. Der Tab Projekte listet jedes Projekt dieses Kunden auf, mit einem Ordnersymbol, dem Projektnamen, dem Status in schlichter Kleinschreibung und rechts der bisher abgerechneten Summe. Eine kleine runde Schaltfläche + unten rechts startet ein neues Projekt, das bereits mit diesem Kunden verknüpft ist. Gibt es keine, steht dort schlicht Keine Projekte für diesen Kunden.

In der unteren Navigation, auf dem Werkzeuge-Bildschirm und in den Einstellungen gibt es keinen Eintrag für Projekte. Der Tab Projekte beim Kunden und die Kachel Projekte im Rechnungseditor sind die beiden Orte, an denen Sie der Funktion begegnen. Wenn Sie Ihre Projekte also nicht finden, gehen Sie über den Kunden.

Kundendetailansicht der Invoice Flow App für Megan and Tom Hartley auf dem Tab Projekte, mit Hartley master bathroom remodel (aktiv, $13,100.00) und Hartley powder room refresh (abgeschlossen, $2,150.00) sowie einer runden Plus-Schaltfläche in der Ecke
Der Tab „Projekte“ des Kunden ist die Eingangstür zur Funktion; die Plus-Schaltfläche legt ein Projekt an, das bereits mit diesem Kunden verknüpft ist.

Ein Tipp auf ein Projekt öffnet dessen Arbeitsbereich. Die Titelleiste zeigt den Projektnamen mit drei Symbolen: einem Stift (Projekt bearbeiten), einem Kreispfeil, der die Geldsummen neu berechnet, und einem Papierkorb (Projekt löschen). Unter dem Titel liegen vier Tabs:

TabInhalt
DokumenteJedes mit diesem Projekt verknüpfte Angebot und jede Rechnung, mit Dokumenttyp, Rohstatus und Summe. Tippen Sie auf eine Zeile, um das Dokument zu öffnen.
MeilensteineDie Etappen-Checkliste, jede mit Statussymbol, optionalem Fälligkeitsdatum und Dreipunktmenü. Unten schwebt eine Schaltfläche Meilenstein hinzufügen.
GeldFünf Zahlen: Geschätzt, Abgerechnet, Bezahlt, Verbleibend und Noch abzurechnen.
NotizenEin großes Freitextfeld mit einer Schaltfläche Speichern, für Torcodes, Besonderheiten der Baustelle und alles andere, was nicht für den Kunden bestimmt ist.

So legen Sie ein Projekt an

Beginnen Sie beim Kunden, damit die Verknüpfung für Sie hergestellt wird.

  1. Öffnen Sie den Tab Kunden (Clients) und tippen Sie auf den Kunden, hier Megan and Tom Hartley.
  2. Tippen Sie auf den Tab Projekte (Projects) und dann auf die runde Schaltfläche + unten rechts.
  3. Geben Sie im Formular Neues Projekt (New Project) einen Projektname ein. Das ist das einzige Pflichtfeld; bleibt es leer, erscheint beim Speichern ein roter Hinweis Erforderlich.
  4. Prüfen Sie das Dropdown Kunde. Es ist bereits auf den Kunden gesetzt, von dem Sie kommen; Sie können ihn wechseln oder Nicht angegeben (Not specified) für ein internes Projekt wählen.
  5. Lassen Sie Status auf Aktiv oder wählen Sie Pausiert (On hold), Abgeschlossen oder Storniert.
  6. Fügen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung des Umfangs hinzu und tippen Sie dann oben rechts auf Speichern (Save).
Editor Neues Projekt der Invoice Flow App mit Projektname Hartley master bathroom remodel, Kunde Megan and Tom Hartley, Status Aktiv und einer Beschreibung der Komplettsanierung des Hauptbads in vier Meilensteinen, mit einer Schaltfläche Speichern in der oberen Leiste
Vier Felder, nur der Name ist Pflicht; der Kunde ist vorausgewählt, wenn Sie vom Tab „Projekte“ des Kunden starten.

Das Formular hört bewusst hier auf. Es gibt keine Felder für Budget, Farbe, Währung oder Datum. Die finanzielle Seite eines Projekts wird aus den verknüpften Dokumenten berechnet, und die zeitliche Seite wird über Meilensteine abgebildet. Beides finden Sie in der Projektdetailansicht, auf der Sie nach dem Speichern landen.

So fügen Sie Meilensteine hinzu

Meilensteine sind die Etappen des Auftrags. Jeder hat einen Namen, einen geschätzten Betrag, einen Status und ein optionales Fälligkeitsdatum. Sie sind ein Planungs- und Fortschrittswerkzeug: Die App erzeugt aus einem Meilenstein keine Rechnung, und ein Meilenstein weiß nicht, welche Rechnung ihn bezahlt hat. Jede Etappenrechnung erstellen Sie weiterhin selbst und verknüpfen sie mit dem Projekt, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

  1. Tippen Sie im Tab Projekte des Kunden auf das Projekt, um seinen Arbeitsbereich zu öffnen.
  2. Tippen Sie auf den Tab Meilensteine (Milestones) und dann unten auf die Schaltfläche Meilenstein hinzufügen (Add milestone).
  3. Geben Sie den Meilensteinname ein, zum Beispiel Paint, glass and punch list.
  4. Tragen Sie das Etappenbudget unter Geschätzt (Estimated) als reine Zahl ein (2400, ohne Währungszeichen).
  5. Wählen Sie im Dropdown einen Status: Nicht begonnen (Not started), In Arbeit (In progress), Erledigt (Done) oder Übersprungen (Skipped). Neue Etappen bleiben normalerweise auf Nicht begonnen.
  6. Tippen Sie auf die Zeile Fälligkeitsdatum (Due Date), wählen Sie im Kalender einen Tag und bestätigen Sie mit OK. Das × rechts löscht das Datum wieder.
  7. Tippen Sie auf Speichern. Das Blatt schließt sich und der Meilenstein erscheint in der Liste.
Blatt Meilenstein hinzufügen der Invoice Flow App über dem Tab Meilensteine, ausgefüllt mit Meilensteinname Paint, glass and punch list, Geschätzt 2400, Status Nicht begonnen, Fälligkeitsdatum Sep 30, 2026 und einer Schaltfläche Speichern in voller Breite
Das Blatt „Meilenstein hinzufügen“: Name, geschätzter Betrag, Status und ein optionales Fälligkeitsdatum.
Tab Meilensteine eines Projekts in der Invoice Flow App mit Demolition and rough-in (Erledigt, Aug 14, 2026), Tile and waterproofing (Erledigt, Aug 28, 2026), Fixtures and plumbing finish (In Arbeit, Sep 11, 2026) und Paint, glass and punch list (Nicht begonnen, Sep 30, 2026), jeweils mit Dreipunktmenü, sowie einer Schaltfläche Meilenstein hinzufügen
Vier Etappen der Sanierung: grüne Häkchen für erledigte Arbeit, ein Play-Symbol für die laufende Etappe, ein leerer Kreis für das, was noch kommt.

Wiederholen Sie das für jede Etappe. Die Liste ist nach Erstellung sortiert, fügen Sie die Meilensteine also in der Reihenfolge hinzu, in der Sie die Arbeit planen. Während der Auftrag voranschreitet, nutzen Sie das Dreipunktmenü einer Meilensteinzeile, um ihn weiterzuschalten: In Arbeit beim Start, Erledigt, wenn der Kunde die Etappe abgenommen hat, Nicht begonnen zum Zurücksetzen. Dasselbe Menü enthält Projekt bearbeiten (das trotz seiner Beschriftung das Meilenstein-Bearbeitungsblatt für diese Zeile öffnet) und Meilenstein löschen.

So rechnen Sie einen Meilenstein ab

Eine Etappe abzurechnen bedeutet, eine normale Rechnung zu erstellen und sie auf das Projekt zu verweisen. Die Verknüpfung wird im Rechnungseditor über die Kachel Projekte hergestellt, die direkt unter der Kachel Kunde liegt.

  1. Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt: über den Tab Dokumente (Documents), das Dashboard oder durch Duplizieren der vorherigen Etappenrechnung. Fügen Sie eine Position wie Milestone 4: paint, glass and punch list mit dem vereinbarten Betrag hinzu.
  2. Scrollen Sie zur Kachel Projekte unter dem Kunden. Sie zeigt Nicht angegeben, bis Sie etwas auswählen.
  3. Tippen Sie auf die Kachel. Ein Blatt listet Nicht angegeben auf, gefolgt von jedem Projekt Ihres Geschäftsprofils, nicht nur denen dieses Kunden, lesen Sie die Namen also genau.
  4. Tippen Sie auf Hartley master bathroom remodel. Das Blatt schließt sich und die Kachel zeigt jetzt den Projektnamen.
  5. Stellen Sie die Rechnung fertig und tippen Sie auf Entwurf speichern (Save Draft) (oder senden Sie sie). Erst das Speichern schreibt die Verknüpfung und aktualisiert die Summen des Projekts.
Rechnungseditor der Invoice Flow App für den Entwurf RR-2026-058 mit geöffnetem Projektauswahl-Blatt unten, das Nicht angegeben, Hartley master bathroom remodel, Hartley powder room refresh und Okafor basement kitchenette anbietet
Die Kachel „Projekte“ im Editor öffnet eine Auswahl; wählen Sie den Auftrag, zu dem diese Rechnung gehört, und speichern Sie.

Dieselbe Kachel erscheint auch bei Angeboten, verknüpfen Sie also auch das ursprüngliche Angebot. Sobald es verknüpft ist, zeigt der Tab Dokumente des Projekts das Angebot und jede Etappenrechnung in einer Liste, und der Tab „Geld“ kennt den angebotenen Wert des Auftrags.

Tab Dokumente der Projektdetailansicht in der Invoice Flow App für Hartley master bathroom remodel mit EST-2026-018 Angebot gesendet $15,500.00, RR-2026-041 Rechnung bezahlt $3,800.00, RR-2026-047 Rechnung bezahlt $5,200.00 und RR-2026-052 Rechnung gesendet $4,100.00
Der Tab „Dokumente“ sammelt das Angebot und jede Etappenrechnung; tippen Sie auf eine Zeile, um sie zu öffnen.
Die Auswahl erscheint erst, wenn der Editor weiß, zu welchem Geschäftsprofil das Dokument gehört. Bei einem ganz neuen Dokument passiert das, sobald das Standardprofil geladen ist; fehlt die Kachel, warten Sie einen Moment oder prüfen Sie, ob Sie ein Geschäftsprofil eingerichtet haben.

So lesen Sie den Fortschritt ab

Öffnen Sie den Tab Geld des Projekts für das finanzielle Gesamtbild. Die Zahlen werden aus den verknüpften Dokumenten berechnet und nicht von Ihnen eingetippt:

ZeileBerechnung
GeschätztSumme der Beträge aller verknüpften Angebote.
AbgerechnetSumme der Beträge aller verknüpften Rechnungen (alles, was kein Angebot ist).
BezahltSumme der auf diesen Rechnungen als bezahlt erfassten Beträge.
VerbleibendAbgerechnet minus Bezahlt: was Kunden Ihnen für diesen Auftrag noch schulden.
Noch abzurechnenGeschätzt minus Abgerechnet: wie viel vom Angebot Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben.

Dokumente mit Status storniert, abgelehnt oder abgelaufen werden ignoriert, ein abgelehntes erstes Angebot bläht die Zeile „Geschätzt“ also nicht auf.

Tab Geld eines Projekts in der Invoice Flow App mit Geschätzt $15,500.00, Abgerechnet $13,100.00, Bezahlt $9,000.00, dann hervorgehoben Verbleibend $4,100.00 und Noch abzurechnen $2,400.00
Drei Etappen abgerechnet und zwei bezahlt: $4,100 stehen auf der gesendeten Rechnung aus und $2,400 des Angebots sind noch abzurechnen.

Für den Auftrag Hartley heißt das: $15,500 geschätzt, $13,100 in drei Etappenrechnungen abgerechnet, $9,000 erhalten, also warten $4,100 auf die Rechnung für die Sanitärobjekte und $2,400 (der letzte Meilenstein) wurden noch nicht in Rechnung gestellt. Kombinieren Sie das mit dem Tab „Meilensteine“, und Sie haben sowohl den Zeitplan als auch die Liquiditätslage des Auftrags, ohne ein einziges Dokument zu öffnen.

  1. Öffnen Sie das Projekt und tippen Sie auf Geld (Money).
  2. Wirkt eine Zahl veraltet, tippen Sie auf das Kreispfeil-Symbol in der Titelleiste. Die App liest jedes verknüpfte Dokument neu ein und schreibt die Summen neu; unten erscheint eine kurze Bestätigung Geld.
  3. Wechseln Sie zu Meilensteine und markieren Sie die fertige Etappe über ihr Dreipunktmenü als Erledigt.

Regeln und Details

Bekanntes Problem: Wenn Sie ein Projekt über das Stiftsymbol bearbeiten und speichern, kann das Projekt aus der profilweiten Projektauswahl im Rechnungseditor verschwinden. Es ist weiterhin im Tab „Projekte“ des Kunden vorhanden, und bestehende Dokumentverknüpfungen sind nicht betroffen. Bis das behoben ist, legen Sie das Projekt lieber gleich beim ersten Mal korrekt an und nutzen den Tab „Notizen“ für spätere Änderungen.

Tipps

Verknüpfen Sie das Angebot vor der ersten Rechnung. Mit angehängtem Angebot beginnt Noch abzurechnen beim vollen vereinbarten Preis und zählt mit jeder abgerechneten Etappe herunter, der schnellste Weg, eine vergessene Etappenrechnung zu entdecken.
Benennen Sie Meilensteine so, wie Sie die Rechnungspositionen benennen werden. Wenn die Rechnung für Etappe drei „Fixtures and plumbing finish“ lautet, sieht der Kunde dieselbe Formulierung, der er im Angebot zugestimmt hat, und Sie können die Zeilen in den Tabs „Dokumente“ und „Meilensteine“ auf einen Blick zuordnen.
Nutzen Sie den Tab „Notizen“ für die Baustellenlogistik: Torcodes, wo der Hund bleibt, Lieferzeiten für Material, wer abnimmt. Notizen werden nie auf ein Dokument gedruckt und mit einem einzigen Tipp auf Speichern gesichert.
Geben Sie jeder Etappe ein Fälligkeitsdatum, auch wenn es nur grob ist. Der Tab „Meilensteine“ zeigt das Datum neben dem Status, sodass eine Etappe „In Arbeit“ mit überschrittenem Datum als diejenige heraussticht, der Sie nachgehen müssen.

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