Посібник

Проєкти та етапи

Групуйте кошторис і рахунки одного замовлення в проєкт, розбивайте роботу на етапи з бюджетами та строками й бачте, що виставлено, оплачено та ще належить виставити.

Оновлено: 2026-09-09

Довге замовлення рідко вміщається в один рахунок. Ремонт ванної кімнати починається з кошторису, а потім виставляється поетапно, коли демонтаж, плитка, сантехніка та оздоблювальні роботи приймаються. Без чогось, що тримає ці документи разом, ви зрештою прокручуєте список «Документи» і додаєте числа в голові. Проєкти в Invoice Flow вирішують це: проєкт — це тека для одного замовлення, прив’язана до клієнта, з власним списком пов’язаних кошторисів і рахунків, контрольним списком етапів і вкладкою «Фінанси», яка підсумовує, що оцінено, виставлено та оплачено.

У цьому посібнику ми стежимо за Redstone Renovations у Денвері, яка виставляє рахунки за ремонт головної ванної Hartley у чотири етапи: демонтаж і чорнові роботи ($3,800), плитка та гідроізоляція ($5,200), сантехніка та чистове підключення ($4,100) і фарбування, скло та усунення недоліків ($2,400). Усе замовлення оцінено в $15,500.

Проєкти необов’язкові. Якщо більшість вашої роботи — це один рахунок за один візит, ви можете повністю ігнорувати цю функцію. Звертайтеся до неї, коли одне замовлення клієнта дасть кілька документів протягом тижнів або місяців.

Що ви бачите на екрані

Проєкти розташовані під клієнтом. Відкрийте вкладку Клієнти (Clients), торкніться клієнта, і ви знайдете п’ять вкладок угорі екрана деталей клієнта: Інформація (Info), Документи (Documents), Проєкти (Projects), Договори (Contracts) і Активність (Activity). Вкладка Проєкти перелічує кожен проєкт, прив’язаний до цього клієнта, зі значком теки, назвою проєкту, його статусом простим текстом малими літерами і праворуч — сумою, виставленою на цей момент. Маленька кругла кнопка + у нижньому правому куті починає новий проєкт, уже пов’язаний із цим клієнтом. Коли їх немає, вкладка просто повідомляє Немає проєктів для цього клієнта (No projects for this client).

Пункту «Проєкти» немає ні в нижній навігації, ні на екрані «Інструменти», ні в Налаштуваннях. Вкладка Проєкти клієнта та плитка Проєкти в редакторі рахунків — це два місця, де ви зустрінете цю функцію, тож якщо не можете знайти свої проєкти, йдіть через клієнта.

Дотик до проєкту відкриває його робочий простір. Панель заголовка показує назву проєкту з трьома значками: олівець (Редагувати проєкт (Edit Project)), кругова стрілка, яка перераховує фінансові підсумки, і кошик (Видалити проєкт (Delete project)). Під заголовком розташовані чотири вкладки:

Як створити проєкт

Починайте від клієнта, щоб зв’язок створився за вас.

1. Відкрийте вкладку Клієнти і торкніться клієнта, тут Megan and Tom Hartley.
2. Торкніться вкладки Проєкти, потім круглої кнопки + у нижньому правому куті.
3. У формі Новий проєкт (New Project) введіть Назву проєкту (Project name). Це єдине обов'язкове поле; якщо залишити його порожнім, при спробі зберегти з'явиться червона підказка Обов'язково (Required).
4. Перевірте список Клієнт (Client). Він уже встановлений на клієнта, від якого ви прийшли; можна змінити його або вибрати Не вказано (Not specified) для внутрішнього проєкту.
5. Залиште Статус (Status) на Активний (Active) або виберіть Призупинено (On hold), Завершено (Completed) чи Скасовано (Cancelled).
6. За бажанням додайте короткий Опис (Description) обсягу робіт, потім торкніться Зберегти у верхньому правому куті.

Форма свідомо на цьому зупиняється. Тут немає полів бюджету, кольору, валюти чи дат. Фінансова сторона проєкту обчислюється з документів, які ви до нього прив’язуєте, а сторона графіка виражається через етапи, і те й інше розташоване на екрані деталей проєкту, куди ви потрапляєте після збереження.

Як додати етапи

Етапи — це стадії замовлення. Кожен має назву, орієнтовну суму, статус і необов’язковий строк. Це інструмент планування та прогресу: застосунок не генерує рахунок з етапу, а етап не знає, який рахунок за нього заплатив. Ви й далі самі створюєте кожен рахунок за стадію та прив’язуєте його до проєкту, як описано в наступному розділі.

1. З вкладки Проєкти клієнта торкніться проєкту, щоб відкрити його робочий простір.
2. Торкніться вкладки Етапи, потім кнопки Додати етап внизу.
3. Введіть Назву етапу (Milestone name), наприклад Paint, glass and punch list.
4. Введіть бюджет стадії в поле Орієнтовно (Estimated) простим числом (2400, без символу валюти).
5. Виберіть статус зі списку: Не розпочато (Not started), У процесі (In progress), Виконано (Done) або Пропущено (Skipped). Нові стадії зазвичай залишаються на Не розпочато.
6. Торкніться рядка Термін оплати (Due Date), виберіть день у календарі та підтвердьте OK. Хрестик × праворуч знову очищає дату.
7. Торкніться Зберегти. Панель закривається, і етап з'являється в списку.

Повторіть для кожної стадії. Список упорядковано за створенням, тож додавайте етапи в тому порядку, у якому плануєте виконувати роботу. У міру просування замовлення використовуйте меню з трьома крапками в рядку етапу, щоб рухати його далі: У процесі, коли починаєте, Виконано, коли клієнт прийняв стадію, Не розпочато, щоб скинути. Те саме меню має пункти Редагувати проєкт (який, попри назву, відкриває панель редактора етапу для цього рядка) і Видалити етап (Delete milestone).

Як виставити рахунок за етап

Виставити рахунок за стадію означає створити звичайний рахунок і вказати в ньому проєкт. Зв’язок створюється в редакторі рахунків через плитку Проєкти, яка розташована безпосередньо під плиткою Клієнт.

1. Створіть рахунок як завжди: з вкладки Документи, з головної або дублюванням рахунка за попередню стадію. Додайте рядок, наприклад Milestone 4: paint, glass and punch list, з узгодженою сумою.
2. Прокрутіть до плитки Проєкти під клієнтом. Вона показує Не вказано, доки ви щось не виберете.
3. Торкніться плитки. Панель перелічує Не вказано, а за ним кожен проєкт вашого профілю компанії, не лише проєкти цього клієнта, тож читайте назви.
4. Торкніться Hartley master bathroom remodel. Панель закривається, і плитка тепер показує назву проєкту.
5. Завершіть рахунок і торкніться Зберегти чернетку (Save Draft) (або надішліть його). Саме збереження записує зв'язок і оновлює підсумки проєкту.

Та сама плитка з’являється на кошторисах, тож прив’яжіть і початкову пропозицію. Щойно вона прив’язана, вкладка Документи проєкту показує пропозицію та кожен рахунок за стадію в одному списку, а вкладка «Фінанси» знає орієнтовну вартість замовлення.

Як читати прогрес

Відкрийте вкладку Фінанси проєкту для фінансової картини. Показники обчислюються з пов’язаних документів, а не вводяться вами:

Документи зі статусом скасовано, відхилено або прострочено ігноруються, тож відхилена перша пропозиція не роздуває рядок «Орієнтовно».

Для замовлення Hartley це читається так: $15,500 орієнтовно, $13,100 виставлено трьома рахунками за стадії, $9,000 отримано, отже $4,100 чекають за рахунком на сантехніку, а $2,400 (останній етап) ще не виставлено. Поєднайте це з вкладкою «Етапи», і у вас є і графік, і грошовий стан замовлення, не відкриваючи жодного документа.

1. Відкрийте проєкт і торкніться Фінанси.
2. Якщо показник виглядає застарілим, торкніться значка кругової стрілки в панелі заголовка. Застосунок перечитує кожен пов'язаний документ і переписує підсумки; внизу з'являється коротке підтвердження Фінанси.
3. Перейдіть на Етапи і позначте завершену стадію як Виконано з її меню з трьома крапками.

Правила та подробиці

• Один профіль, один клієнт. Проєкт належить профілю компанії, який був активним під час його створення, і щонайбільше одному клієнту. Видалення клієнта зберігає проєкт, але очищає його зв’язок із клієнтом; видалення профілю видаляє його проєкти.
• Перевіряється лише назва. Клієнт, статус і опис необов’язкові. Статус за замовчуванням — Активний.
• Статуси. Проєкти: Активний, Призупинено, Завершено, Скасовано. Етапи: Не розпочато, У процесі, Виконано, Пропущено. Зміна статусу етапу з меню з трьома крапками записує мітки часу початку та завершення; зміна в панелі редактора зберігає лише сам статус. Статус Пропущено доступний у списку панелі, але не в меню рядка.
• Суми етапів — лише ваша оцінка. Показник Орієнтовно етапу не додається у вкладку «Фінанси» проєкту, і жоден рахунок не прив’язаний до конкретного етапу. Використовуйте вкладку «Фінанси» рівня проєкту для реальних грошей, а етапи — для обсягу та графіка.
• Підсумки кешуються. Показники «Фінансів» і сума в рядках проєктів зберігаються в проєкті й оновлюються щоразу, коли ви зберігаєте пов’язаний із ним документ. Запис платежу або зміна статусу з екрана деталей рахунка їх не оновлює; торкніться значка кругової стрілки в проєкті, щоб перерахувати.
• Показ валюти. Підсумки проєкту показуються в доларах США, якщо разом із проєктом не збережено валюту; наразі застосунок не пропонує вибір валюти для проєктів, тож якщо ви виставляєте рахунки в іншій валюті, сприймайте показники вкладки «Фінанси» як просто числа.
• Порожня назва етапу. Дотик до Зберегти в панелі етапу з порожньою назвою нічого не робить; панель залишається відкритою без повідомлення.
• Видалити проєкт. Значок кошика просить підтвердити повідомленням «Видалити «назва»? Пов’язані документи залишаться, але більше не будуть згруповані». Кошториси та рахунки не зачіпаються; видаляється лише їхній зв’язок із проєктом. Етапи видаляються разом із проєктом.
• Дії лише для Pro. Створення проєкту (кнопка + і Зберегти в редакторі) та додавання чи редагування етапу через кнопку Додати етап потребують активного пробного періоду або підписки. Перегляд проєктів, збереження нотаток, перерахунок підсумків і видалення безкоштовні.
• Немає клієнтського порталу, немає автоматичного виставлення. Проєкт нічого не надсилає клієнту й не може генерувати рахунки за графіком. Якщо вам потрібні регулярні рахунки за стадії, див. посібник із регулярних рахунків.

Поради

Пов’язані посібники

• Редактор рахунків — повний огляд редактора, де розташована плитка «Проєкти».
• Кошториси та перетворення — щоб перетворити прийняту пропозицію на рахунок за першу стадію.
• Платежі та сума до сплати — щоб записувати платежі за стадії, аби показник «Оплачено» проєкту був правильним.