คู่มือผู้ใช้

โครงการและก้าวสำคัญ

จัดกลุ่มใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ของงานหนึ่งไว้ภายใต้โครงการเดียว แบ่งงานออกเป็นก้าวสำคัญพร้อมงบประมาณและวันครบกำหนด และดูว่าอะไรถูกเรียกเก็บเงิน ชำระแล้ว และยังต้องเรียกเก็บ

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

งานยาว ๆ แทบไม่เคยจบในใบแจ้งหนี้ใบเดียว การรีโนเวทห้องน้ำเริ่มด้วยใบเสนอราคา จากนั้นถูกเรียกเก็บเงินเป็นระยะเมื่อการรื้อถอน การปูกระเบื้อง สุขภัณฑ์ และงานตกแต่งขั้นสุดท้ายผ่านการอนุมัติ หากไม่มีสิ่งใดยึดเอกสารเหล่านี้ไว้ด้วยกัน คุณจะจบลงด้วยการเลื่อนดูรายการเอกสารและบวกตัวเลขในหัว โครงการใน Invoice Flow แก้ปัญหานี้: โครงการคือโฟลเดอร์สำหรับงานหนึ่งชิ้น ผูกกับลูกค้าคนหนึ่ง มีรายการใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยงของตัวเอง เช็กลิสต์ก้าวสำคัญ และแท็บ Money ที่รวมยอดสิ่งที่ประเมินราคา เรียกเก็บเงิน และชำระแล้ว

คู่มือนี้ติดตามบริษัท Redstone Renovations ในเดนเวอร์ ซึ่งเรียกเก็บเงินงานรีโนเวทห้องน้ำใหญ่ของครอบครัวฮาร์ตลีย์ (Hartley) เป็นสี่ก้าวสำคัญ: การรื้อถอนและงานท่อเบื้องต้น ($3,800) การปูกระเบื้องและกันซึม ($5,200) สุขภัณฑ์และงานท่อขั้นสุดท้าย ($4,100) และงานทาสี กระจก และรายการแก้ไขจุดบกพร่อง ($2,400) งานทั้งหมดถูกประเมินราคาไว้ที่ $15,500

โครงการเป็นฟีเจอร์ที่ไม่บังคับใช้ หากงานส่วนใหญ่ของคุณเป็นใบแจ้งหนี้หนึ่งใบต่อการเยี่ยมชมหนึ่งครั้ง คุณสามารถละเลยฟีเจอร์นี้ไปได้เลย ให้ใช้เมื่องานของลูกค้ารายหนึ่งจะก่อให้เกิดเอกสารหลายฉบับตลอดหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

โครงการอยู่ภายใต้ลูกค้า เปิดแท็บ ลูกค้า (Clients) แตะลูกค้าคนหนึ่ง แล้วคุณจะพบแท็บ 5 แท็บอยู่ด้านบนของหน้าจอรายละเอียดลูกค้า: Info เอกสาร (Documents) โครงการ (Projects) Contracts และ Activity แท็บ โครงการ จะแสดงรายการโครงการทุกโครงการที่ผูกกับลูกค้ารายนั้น พร้อมไอคอนโฟลเดอร์ ชื่อโครงการ สถานะเป็นตัวอักษรพิมพ์เล็กธรรมดา และทางขวามือคือยอดเงินที่เรียกเก็บไปแล้วทั้งหมด ปุ่ม + วงกลมเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาจะเริ่มโครงการใหม่ที่ผูกกับลูกค้ารายนี้ไว้แล้ว เมื่อไม่มีโครงการ แท็บนี้จะแสดงข้อความ No projects for this client เพียงอย่างเดียว

ไม่มีเมนู Projects อยู่ในแถบนำทางด้านล่าง หน้าจอ Tools หรือ Settings แท็บ โครงการ ของลูกค้าและการ์ด Projects ในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้เป็นสองที่ที่คุณจะพบฟีเจอร์นี้ ดังนั้นหากหาโครงการของคุณไม่เจอ ให้ไปผ่านทางลูกค้า

การแตะที่โครงการจะเปิดพื้นที่ทำงานของโครงการนั้น แถบชื่อเรื่องแสดงชื่อโครงการพร้อมไอคอนสามอัน: ดินสอ (แก้ไขโปรเจกต์ / Edit Project) ลูกศรวงกลมที่คำนวณยอดเงินใหม่ และถังขยะ (ลบโปรเจกต์ / Delete project) ด้านล่างชื่อเรื่องมีแท็บสี่แท็บ:

วิธีสร้างโครงการ

เริ่มจากลูกค้าเพื่อให้การเชื่อมโยงเกิดขึ้นให้คุณโดยอัตโนมัติ

1. เปิดแท็บ ลูกค้า แล้วแตะลูกค้า ในที่นี้คือ Megan and Tom Hartley
2. แตะแท็บ โครงการ จากนั้นแตะปุ่ม + วงกลมที่มุมล่างขวา
3. ในฟอร์ม โปรเจกต์ใหม่ (New Project) พิมพ์ ชื่อโปรเจกต์ (Project name) นี่เป็นช่องเดียวที่จำเป็น หากปล่อยว่างไว้แล้วกดบันทึก จะแสดงคำแนะนำสีแดง Required
4. ตรวจสอบเมนูดรอปดาวน์ Client ซึ่งตั้งค่าไว้เป็นลูกค้าที่คุณมาจากแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนได้หรือเลือก ไม่ได้ระบุ (Not specified) สำหรับโครงการภายใน
5. ปล่อย สถานะ (Status) ไว้ที่ Active หรือเลือก On hold เสร็จสมบูรณ์ (Completed) หรือ ยกเลิก (Cancelled)
6. เพิ่ม คำอธิบาย (Description) สั้น ๆ ของขอบเขตงานหากต้องการ จากนั้นแตะ บันทึก ที่มุมขวาบน

ฟอร์มนี้จงใจหยุดอยู่แค่นั้น ไม่มีช่องงบประมาณ สี สกุลเงิน หรือวันที่ให้กรอก ด้านการเงินของโครงการคำนวณจากเอกสารที่คุณเชื่อมโยงเข้ามา และด้านตารางเวลาแสดงผ่านก้าวสำคัญ ทั้งสองอย่างนี้อยู่ในหน้าจอรายละเอียดโครงการที่คุณจะไปถึงหลังจากบันทึก

วิธีเพิ่มก้าวสำคัญ

ก้าวสำคัญคือขั้นตอนต่าง ๆ ของงาน แต่ละก้าวมีชื่อ จำนวนเงินที่ประเมินไว้ สถานะ และวันครบกำหนดที่เป็นตัวเลือกเสริม ก้าวสำคัญเป็นเครื่องมือสำหรับวางแผนและติดตามความคืบหน้า แอปจะไม่สร้างใบแจ้งหนี้จากก้าวสำคัญ และก้าวสำคัญก็ไม่รู้ว่าใบแจ้งหนี้ใบไหนจ่ายเงินให้ขั้นตอนนั้น คุณยังคงต้องสร้างใบแจ้งหนี้ของแต่ละขั้นตอนเองและเชื่อมโยงมันเข้ากับโครงการ ตามที่อธิบายในหัวข้อถัดไป

1. จากแท็บ โครงการ ของลูกค้า แตะโครงการเพื่อเปิดพื้นที่ทำงาน
2. แตะแท็บ ก้าวสำคัญ จากนั้นแตะปุ่ม เพิ่มก้าวสำคัญ (Add milestone) ที่ด้านล่าง
3. พิมพ์ ชื่อก้าวสำคัญ (Milestone name) เช่น Paint, glass and punch list
4. กรอกงบประมาณของขั้นตอนในช่อง ประมาณการ (Estimated) เป็นตัวเลขล้วน (2400 ไม่มีสัญลักษณ์สกุลเงิน)
5. เลือกสถานะจากดรอปดาวน์: ยังไม่เริ่ม (Not started) กำลังดำเนินการ (In progress) เสร็จแล้ว (Done) หรือ ข้ามแล้ว (Skipped) ขั้นตอนใหม่มักจะคงอยู่ที่ ยังไม่เริ่ม
6. แตะแถว วันครบกำหนด (Due Date) เลือกวันในปฏิทินและยืนยันด้วย OK เครื่องหมาย × ทางขวาจะล้างวันที่ออก
7. แตะ บันทึก แผ่นจะปิดลงและก้าวสำคัญจะปรากฏในรายการ

ทำซ้ำสำหรับทุกขั้นตอน รายการจะเรียงตามลำดับการสร้าง ดังนั้นให้เพิ่มก้าวสำคัญตามลำดับที่คุณวางแผนจะทำงาน เมื่องานคืบหน้า ให้ใช้เมนูสามจุดบนแถวก้าวสำคัญเพื่อขยับสถานะ: กำลังดำเนินการ เมื่อคุณเริ่ม เสร็จแล้ว เมื่อลูกค้าอนุมัติขั้นตอนแล้ว ยังไม่เริ่ม เพื่อรีเซ็ตกลับ เมนูเดียวกันนี้ยังมี แก้ไขโปรเจกต์ (ซึ่งแม้จะมีชื่อแบบนี้ แต่จะเปิดแผ่นตัวแก้ไขก้าวสำคัญของแถวนั้น) และ Delete milestone

วิธีเรียกเก็บเงินตามก้าวสำคัญ

การเรียกเก็บเงินตามขั้นตอนหมายถึงการสร้างใบแจ้งหนี้ปกติแล้วชี้ไปที่โครงการ การเชื่อมโยงนี้ทำภายในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ผ่านการ์ด Projects ซึ่งอยู่ใต้การ์ด Client โดยตรง

1. สร้างใบแจ้งหนี้ตามปกติ: จากแท็บ เอกสาร แดชบอร์ด หรือโดยทำสำเนาใบแจ้งหนี้ของขั้นตอนก่อนหน้า เพิ่มรายการเช่น Milestone 4: paint, glass and punch list พร้อมจำนวนเงินที่ตกลงกันไว้
2. เลื่อนไปที่การ์ด Projects ใต้ลูกค้า มันจะแสดง ไม่ได้ระบุ จนกว่าคุณจะเลือกบางอย่าง
3. แตะการ์ดนั้น แผ่นจะแสดงรายการ ไม่ได้ระบุ ตามด้วยโครงการทุกโครงการในโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ ไม่ใช่แค่ของลูกค้ารายนี้ ดังนั้นให้อ่านชื่อให้ดี
4. แตะ Hartley master bathroom remodel แผ่นจะปิดลงและการ์ดจะแสดงชื่อโครงการ
5. ทำใบแจ้งหนี้ให้เสร็จแล้วแตะ บันทึกฉบับร่าง (Save Draft) (หรือส่งเลย) การบันทึกคือสิ่งที่บันทึกการเชื่อมโยงและรีเฟรชยอดรวมของโครงการ

การ์ดเดียวกันนี้ปรากฏบนใบเสนอราคาด้วย ดังนั้นให้เชื่อมโยงใบเสนอราคาต้นฉบับด้วยเช่นกัน เมื่อเชื่อมโยงแล้ว แท็บ เอกสาร ของโครงการจะแสดงใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้แต่ละขั้นตอนในรายการเดียว และแท็บ Money จะรู้มูลค่าที่ประเมินไว้ของงาน

วิธีอ่านความคืบหน้า

เปิดแท็บ เงิน (Money) ของโครงการเพื่อดูภาพรวมทางการเงิน ตัวเลขเหล่านี้คำนวณจากเอกสารที่เชื่อมโยงไว้ ไม่ได้พิมพ์โดยคุณ:

เอกสารที่มีสถานะยกเลิก ถูกปฏิเสธ หรือหมดอายุจะถูกละเว้น ดังนั้นใบเสนอราคาแรกที่ถูกปฏิเสธจะไม่ทำให้ยอด Estimated พองเกินจริง

สำหรับงานของฮาร์ตลีย์นี้อ่านได้ว่า: ประเมินไว้ $15,500 เรียกเก็บเงินแล้ว $13,100 จากใบแจ้งหนี้สามขั้นตอน ได้รับเงินแล้ว $9,000 ดังนั้น $4,100 กำลังรอใบแจ้งหนี้ของสุขภัณฑ์ และ $2,400 (ก้าวสำคัญสุดท้าย) ยังไม่ถูกเรียกเก็บเงิน รวมสิ่งนี้เข้ากับแท็บก้าวสำคัญ แล้วคุณจะมีทั้งตารางเวลาและสถานะเงินสดของงานโดยไม่ต้องเปิดเอกสารแม้แต่ฉบับเดียว

1. เปิดโครงการแล้วแตะ เงิน
2. หากตัวเลขดูเหมือนล้าสมัย ให้แตะไอคอนลูกศรวงกลมในแถบชื่อเรื่อง แอปจะอ่านเอกสารที่เชื่อมโยงทุกฉบับใหม่และเขียนยอดรวมใหม่ ข้อความยืนยันสั้น ๆ Money จะปรากฏที่ด้านล่าง
3. สลับไปที่ ก้าวสำคัญ และทำเครื่องหมายขั้นตอนที่เสร็จแล้วเป็น เสร็จแล้ว จากเมนูสามจุด

กฎและรายละเอียด

• หนึ่งโปรไฟล์ หนึ่งลูกค้า โครงการเป็นของโปรไฟล์ธุรกิจที่ใช้งานอยู่ตอนที่คุณสร้างมัน และเป็นของลูกค้าได้ไม่เกินหนึ่งราย การลบลูกค้าจะเก็บโครงการไว้แต่ล้างการเชื่อมโยงลูกค้าออก การลบโปรไฟล์จะลบโครงการของโปรไฟล์นั้นทั้งหมด
• มีเพียงชื่อเท่านั้นที่ถูกตรวจสอบ ลูกค้า สถานะ และคำอธิบายเป็นตัวเลือกเสริม สถานะเริ่มต้นคือ Active
• สถานะต่าง ๆ โครงการ: Active, On hold, เสร็จสมบูรณ์, ยกเลิก ก้าวสำคัญ: ยังไม่เริ่ม กำลังดำเนินการ เสร็จแล้ว ข้ามแล้ว การเปลี่ยนสถานะก้าวสำคัญจากเมนูสามจุดจะบันทึกเวลาเริ่มและเวลาเสร็จสิ้น การเปลี่ยนภายในแผ่นตัวแก้ไขจะเก็บเฉพาะสถานะเท่านั้น สถานะ ข้ามแล้ว มีในดรอปดาวน์ของแผ่นแต่ไม่มีในเมนูของแถว
• จำนวนเงินของก้าวสำคัญเป็นการประมาณการของคุณเองเท่านั้น ตัวเลข ประมาณการ บนก้าวสำคัญจะไม่ถูกบวกเข้าไปในแท็บ Money ของโครงการ และไม่มีใบแจ้งหนี้ใดผูกกับก้าวสำคัญที่เจาะจง ใช้แท็บ Money ระดับโครงการสำหรับเงินจริง และก้าวสำคัญสำหรับขอบเขตงานและตารางเวลา
• ยอดรวมถูกแคชไว้ ตัวเลข Money และจำนวนเงินที่แสดงบนแถวโครงการถูกเก็บไว้บนโครงการและรีเฟรชทุกครั้งที่คุณบันทึกเอกสารที่เชื่อมโยงกับมัน การบันทึกการชำระเงินหรือเปลี่ยนสถานะจากหน้าจอรายละเอียดใบแจ้งหนี้จะไม่รีเฟรชค่าเหล่านี้ ให้แตะไอคอนลูกศรวงกลมบนโครงการเพื่อคำนวณใหม่
• การแสดงสกุลเงิน ยอดรวมของโครงการแสดงเป็นดอลลาร์สหรัฐ เว้นแต่มีการบันทึกสกุลเงินไว้กับโครงการ ปัจจุบันแอปยังไม่มีตัวเลือกสกุลเงินสำหรับโครงการ ดังนั้นหากคุณเรียกเก็บเงินในสกุลเงินอื่น ให้ถือว่าตัวเลขในแท็บ Money เป็นตัวเลขดิบ
• ชื่อก้าวสำคัญว่างเปล่า การแตะ บันทึก ในแผ่นก้าวสำคัญโดยไม่กรอกชื่อจะไม่ทำอะไรเลย แผ่นจะยังคงเปิดอยู่โดยไม่มีข้อความแจ้ง
• ลบโครงการ ไอคอนถังขยะจะขอให้คุณยืนยันด้วยข้อความ “Delete “name”? Linked documents remain but are no longer grouped.” ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกแตะต้อง มีเพียงการเชื่อมโยงกับโครงการเท่านั้นที่ถูกลบออก ก้าวสำคัญจะถูกลบไปพร้อมกับโครงการ
• การกระทำเฉพาะ Pro การสร้างโครงการ (ปุ่ม + และ บันทึก ในตัวแก้ไข) และการเพิ่มหรือแก้ไขก้าวสำคัญผ่านปุ่ม เพิ่มก้าวสำคัญ ต้องมีช่วงทดลองใช้หรือการสมัครสมาชิกที่ยังใช้งานอยู่ การดูโครงการ การบันทึกหมายเหตุ การคำนวณยอดรวมใหม่ และการลบใช้ได้ฟรี
• ไม่มีพอร์ทัลลูกค้า ไม่มีการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ โครงการจะไม่ส่งอะไรถึงลูกค้าและไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ตามตารางเวลาได้ หากต้องการใบแจ้งหนี้ตามขั้นตอนแบบเกิดซ้ำ ดูคู่มือใบแจ้งหนี้ประจำ

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ สำหรับคำแนะนำแบบละเอียดของตัวแก้ไขที่การ์ด Projects อยู่
• ใบเสนอราคาและการแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ เพื่อเปลี่ยนใบเสนอราคาที่ได้รับอนุมัติให้เป็นใบแจ้งหนี้ขั้นตอนแรก
• การชำระเงินและยอดคงค้าง เพื่อบันทึกการชำระเงินในแต่ละขั้นตอนให้ยอด Paid ของโครงการถูกต้อง