Mwongozo wa mtumiaji

Miradi na hatua muhimu

Kusanya makadirio na ankara za kazi moja chini ya mradi, gawanya kazi katika hatua muhimu zenye bajeti na tarehe za mwisho, na ona kilichoombwa, kilicholipwa na kinachosalia kutozwa.

Imesasishwa: 2026-09-09

Kazi ndefu mara chache huingia kwenye ankara moja. Ukarabati wa bafu unaanza na makadirio, kisha unatozwa kwa hatua wakati ubomoaji, uwekaji vigae, vifaa na kazi ya mwisho zinapokamilishwa. Bila kitu cha kushikilia hati hizo pamoja, unajikuta ukisogeza orodha ya Hati ukijumlisha nambari kichwani. Miradi katika Invoice Flow inatatua hili: mradi ni faili la kazi moja, iliyounganishwa na mteja, yenye orodha yake ya makadirio na ankara zilizounganishwa, orodha ya ukaguzi ya hatua muhimu, na kichupo cha Fedha kinachojumlisha kilichokadiriwa, kilichotozwa na kilicholipwa.

Mwongozo huu unafuata Redstone Renovations huko Denver, ambayo inatoza ukarabati wa bafu kuu ya familia ya Hartley katika hatua nne: ubomoaji na maandalizi ($3,800), vigae na kuzuia maji ($5,200), vifaa na umaliziaji wa mabomba ($4,100) na rangi, vioo na orodha ya mwisho ($2,400). Kazi yote nzima ilikadiriwa kwa $15,500.

Miradi ni ya hiari. Ikiwa kazi yako nyingi ni ankara moja kwa kila ziara, unaweza kupuuza kipengele hiki kabisa. Kitumie pale mteja mmoja atakapohitaji hati kadhaa kwa wiki au miezi kadhaa.

Unachokiona kwenye skrini

Miradi iko chini ya mteja. Fungua kichupo cha Wateja, gusa mteja, na utaona vichupo vitano kando ya juu ya skrini ya maelezo ya mteja: Info, Documents, Projects, Contracts na Activity. Kichupo cha Projects kinaorodhesha kila mradi uliounganishwa na mteja huyo, ukiwa na aikoni ya faili, jina la mradi, hali yake kwa maandishi madogo yasiyo na herufi kubwa na, upande wa kulia, jumla ya kiasi kilichotozwa hadi sasa. Kitufe kidogo cha duara cha + kona ya chini kulia huanzisha mradi mpya ambao tayari umeunganishwa na mteja huyu. Isipokuwepo yoyote, kichupo kinasema tu No projects for this client.

Hakuna kiungo cha Projects kwenye upau wa chini wa urambazaji, skrini ya Zana au Mipangilio. Kichupo cha Projects cha mteja na kigae cha Projects ndani ya kihariri cha ankara ndivyo mahali pawili unapoweza kukutana na kipengele hiki, hivyo ukikosa miradi yako, pitia mteja.

Skrini ya maelezo ya mteja ya programu ya Invoice Flow kwa Megan na Tom Hartley kwenye kichupo cha Projects, ikionyesha ukarabati wa bafu kuu ya Hartley (active, $13,100.00) na uboreshaji wa bafu ndogo ya Hartley (completed, $2,150.00) ikiwa na kitufe cha duara cha kuongeza kwenye kona — Kichupo cha Projects cha mteja ndio mlango mkuu wa kipengele hiki; kitufe cha kuongeza kinaunda mradi ulioshaunganishwa na mteja huyu.

Kugusa mradi kunafungua nafasi yake ya kazi. Upau wa kichwa unaonyesha jina la mradi pamoja na aikoni tatu: kalamu (Edit Project), mshale wa duara unaohesabu upya jumla za fedha, na pipa la taka (Delete project). Chini ya kichwa kuna vichupo vinne:

Kichupo	Kinachobeba
Documents	Kila makadirio na ankara iliyounganishwa na mradi huu, ikiwa na aina ya hati, hali halisi na jumla. Gusa mstari kufungua hati.
Milestones	Orodha ya ukaguzi ya hatua, kila moja ikiwa na alama ya hali, tarehe ya hiari ya mwisho na menyu ya nukta tatu. Kitufe cha Add milestone kinaelea chini.
Money	Namba tano: Estimated, Invoiced, Paid, Remaining na Remaining to invoice.
Notes	Uga mmoja mkubwa wa maandishi huru wenye kitufe cha Save, kwa ajili ya misimbo ya lango, mambo maalum ya eneo la kazi na chochote kingine kisichokusudiwa kwa mteja.

Jinsi ya kuunda mradi

Anzia kwa mteja ili kiungo kifanywe kwa niaba yako.

Fungua kichupo cha Wateja na gusa mteja, hapa Megan and Tom Hartley.
Gusa kichupo cha Projects, kisha kitufe cha duara cha + kona ya chini kulia.
Katika fomu ya New Project, andika Project name. Huu ndio uga pekee unaohitajika; kuuacha tupu kunaonyesha dokezo jekundu la Required unapojaribu kuhifadhi.
Angalia orodha teuzi ya Client. Tayari imewekwa kwa mteja uliyetokea kwake; unaweza kuibadilisha au kuchagua Not specified kwa mradi wa ndani.
Acha Status kwenye Active, au chagua On hold, Completed au Cancelled.
Ongeza Description fupi ya wigo ukipenda, kisha gusa Save kona ya juu kulia.

Kihariri cha New Project cha programu ya Invoice Flow chenye Project name Hartley master bathroom remodel, Client Megan and Tom Hartley, Status Active na Description inayoelezea ukarabati kamili wa bafu kuu unaotozwa katika hatua nne, ikiwa na kitufe cha Save kwenye upau wa juu — Nyanja nne na jina pekee ndilo la lazima; mteja huwa umeshachaguliwa unapoanzia kwenye kichupo cha Projects cha mteja.

Fomu inaishia hapo kimakusudi. Hakuna sehemu za bajeti, rangi, sarafu au tarehe za kujaza. Upande wa fedha wa mradi unahesabiwa kutoka kwa hati unazoziunganisha nao, na upande wa ratiba unaonyeshwa kupitia hatua muhimu, vyote viwili viko kwenye skrini ya maelezo ya mradi utakayoifikia baada ya kuhifadhi.

Jinsi ya kuongeza hatua muhimu

Hatua muhimu ni vipindi vya kazi. Kila moja inabeba jina, kiasi kilichokadiriwa, hali na tarehe ya hiari ya mwisho. Ni zana ya kupanga na kufuatilia maendeleo: programu haitengenezi ankara kutoka kwa hatua muhimu, na hatua muhimu haijui ni ankara ipi iliyoilipia. Bado unaunda kila ankara ya hatua mwenyewe na kuiunganisha na mradi, kama inavyoelezwa katika sehemu inayofuata.

Kutoka kichupo cha Projects cha mteja, gusa mradi ili kufungua nafasi yake ya kazi.
Gusa kichupo cha Milestones, kisha kitufe cha Add milestone chini.
Andika Milestone name, kwa mfano Paint, glass and punch list.
Ingiza bajeti ya hatua katika Estimated kama nambari safi (2400, bila alama ya sarafu).
Chagua hali kutoka orodha teuzi: Not started, In progress, Done au Skipped. Hatua mpya kwa kawaida hubaki Not started.
Gusa mstari wa Due Date, chagua siku kwenye kalenda na thibitisha kwa OK. Alama ya × upande wa kulia huondoa tarehe tena.
Gusa Save. Karatasi inafunga na hatua muhimu inaonekana kwenye orodha.

Karatasi ya chini ya Add milestone ya programu ya Invoice Flow juu ya kichupo cha Milestones, ikiwa imejazwa na Milestone name Paint, glass and punch list, Estimated 2400, hali Not started, Due Date Sep 30, 2026 na kitufe cha Save chenye upana kamili — Karatasi ya Add milestone: jina, kiasi kilichokadiriwa, hali na tarehe ya hiari ya mwisho.

Kichupo cha Milestones cha mradi cha programu ya Invoice Flow kikiorodhesha ubomoaji na maandalizi (Done, Aug 14, 2026), vigae na kuzuia maji (Done, Aug 28, 2026), vifaa na umaliziaji wa mabomba (In progress, Sep 11, 2026) na rangi, vioo na orodha ya mwisho (Not started, Sep 30, 2026), kila moja ikiwa na menyu ya nukta tatu, pamoja na kitufe cha Add milestone — Hatua nne za ukarabati: alama za vyeo vya kijani kwa kazi iliyokamilika, aikoni ya kucheza kwa hatua ya sasa, duara tupu kwa kinachokuja.

Rudia kwa kila hatua. Orodha imepangwa kwa mpangilio wa uundaji, hivyo ongeza hatua muhimu kwa mpangilio unaopanga kufanya kazi. Kazi inavyoendelea, tumia menyu ya nukta tatu kwenye mstari wa hatua muhimu kuisogeza mbele: In progress unapoanza, Done wakati mteja ameshathibitisha hatua hiyo, Not started kuweka upya. Menyu hiyo hiyo ina Edit Project (ambayo, licha ya jina lake, inafungua karatasi ya kihariri cha hatua muhimu kwa mstari huo) na Delete milestone.

Jinsi ya kutoza hatua muhimu

Kutoza hatua kunamaanisha kuunda ankara ya kawaida na kuielekeza kwenye mradi. Kiungo kinafanywa ndani ya kihariri cha ankara kupitia kigae cha Projects, kilicho chini moja kwa moja ya kigae cha Client.

Unda ankara kama kawaida: kutoka kichupo cha Documents, dashibodi, au kwa kunakili ankara ya hatua iliyopita. Ongeza mstari kama Milestone 4: paint, glass and punch list pamoja na kiasi kilichokubaliwa.
Sogeza hadi kigae cha Projects chini ya mteja. Kinasoma Not specified hadi uchague kitu.
Gusa kigae hicho. Karatasi inaorodhesha Not specified ikifuatiwa na kila mradi kwenye wasifu wako wa biashara, si tu ile ya mteja huyu, hivyo soma majina.
Gusa Hartley master bathroom remodel. Karatasi inafunga na kigae sasa kinaonyesha jina la mradi.
Maliza ankara na gusa Save Draft (au uitume). Kuhifadhi ndiko kunaandika kiungo na kusasisha jumla za mradi.

Kihariri cha ankara cha programu ya Invoice Flow kwa rasimu RR-2026-058 kikiwa na karatasi ya kichagua Projects ikiwa wazi chini, ikitoa Not specified, Hartley master bathroom remodel, Hartley powder room refresh na Okafor basement kitchenette — Kigae cha Projects katika kihariri kinafungua kichagua; chagua kazi hii ankara inayohusiana nayo na uhifadhi.

Kigae hicho hicho kinaonekana kwenye makadirio, hivyo unganisha nukuu ya awali pia. Kikishaunganishwa, kichupo cha Documents cha mradi kinaonyesha nukuu na kila ankara ya hatua katika orodha moja, na kichupo cha Money kinajua thamani ya makadirio ya kazi.

Kichupo cha Documents cha maelezo ya mradi cha programu ya Invoice Flow kwa ukarabati wa bafu kuu ya Hartley kikiorodhesha EST-2026-018 Estimate sent $15,500.00, RR-2026-041 Invoice paid $3,800.00, RR-2026-047 Invoice paid $5,200.00 na RR-2026-052 Invoice sent $4,100.00 — Kichupo cha Documents kinakusanya nukuu na kila ankara ya hatua; gusa mstari kufungua.

Kichagua kinaonekana tu baada ya kihariri kujua ni wasifu upi wa biashara hati inaohusika nao. Kwenye hati mpya kabisa hili linatokea mara tu wasifu chaguomsingi unapopakiwa; kigae kikikosekana, subiri kidogo au hakikisha una wasifu wa biashara uliowekwa.

Jinsi ya kusoma maendeleo

Fungua kichupo cha Money cha mradi kwa taswira ya kifedha. Namba hizo zinahesabiwa kutoka hati zilizounganishwa, si kuandikwa na wewe:

Mstari	Jinsi inavyohesabiwa
Estimated	Jumla ya jumla za makadirio yaliyounganishwa.
Invoiced	Jumla ya jumla za ankara zilizounganishwa (chochote ambacho si makadirio).
Paid	Jumla ya kiasi kilichorekodiwa kama kimelipwa kwenye ankara hizo.
Remaining	Invoiced pungua Paid: kile wateja bado wanadaiwa kwenye kazi hii.
Remaining to invoice	Estimated pungua Invoiced: kiasi gani cha nukuu bado hakijatozwa.

Hati zenye hali cancelled, declined au expired zinapuuzwa, hivyo nukuu ya kwanza iliyokataliwa haiongezi mstari wa Estimated.

Kichupo cha Money cha mradi cha programu ya Invoice Flow kikionyesha Estimated $15,500.00, Invoiced $13,100.00, Paid $9,000.00, kisha Remaining $4,100.00 imeangaziwa na Remaining to invoice $2,400.00 — Hatua tatu zimetozwa na mbili zimelipwa: $4,100 haijalipwa kwenye ankara iliyotumwa na $2,400 ya nukuu bado haijatozwa.

Kwa kazi ya Hartley hii inasomeka: $15,500 zilikadiriwa, $13,100 zilitozwa kupitia ankara tatu za hatua, $9,000 zilipokelewa, hivyo $4,100 inasubiriwa kwenye ankara ya vifaa na $2,400 (hatua ya mwisho) bado haijatozwa. Changanya hilo na kichupo cha Milestones na utakuwa na ratiba na hali ya fedha ya kazi bila kufungua hata hati moja.

Fungua mradi na gusa Money.
Ikiwa namba inaonekana ya zamani, gusa aikoni ya mshale wa duara kwenye upau wa kichwa. Programu inasoma upya kila hati iliyounganishwa na kuandika upya jumla; ujumbe mfupi wa Money unaonekana chini.
Nenda kwa Milestones na weka hatua iliyokamilika kuwa Done kutoka menyu yake ya nukta tatu.

Kanuni na maelezo zaidi

Wasifu mmoja, mteja mmoja. Mradi ni wa wasifu wa biashara uliokuwa hai wakati uliuunda na wa mteja mmoja tu. Kufuta mteja kunahifadhi mradi lakini kunaondoa kiungo chake cha mteja; kufuta wasifu kunafuta miradi yake.
Jina pekee linalothibitishwa. Client, status na description ni za hiari. Status inakuwa Active kwa chaguomsingi.
Hali. Miradi: Active, On hold, Completed, Cancelled. Hatua muhimu: Not started, In progress, Done, Skipped. Kubadilisha hali ya hatua muhimu kutoka menyu ya nukta tatu kunarekodi muda wa kuanza na kukamilika; kuibadilisha ndani ya karatasi ya kihariri kunahifadhi hali tu. Hali ya Skipped inapatikana kwenye orodha teuzi ya karatasi lakini si kwenye menyu ya mstari.
Kiasi cha hatua muhimu ni makadirio yako tu. Namba ya Estimated kwenye hatua muhimu haiingizwi kwenye kichupo cha Money cha mradi na hakuna ankara inayounganishwa na hatua fulani. Tumia kichupo cha Money cha mradi kwa fedha halisi na hatua muhimu kwa wigo na ratiba.
Jumla zinahifadhiwa kwa muda. Namba za Money na kiasi kinachoonekana kwenye mistari ya mradi vinahifadhiwa kwenye mradi na kusasishwa kila unapohifadhi hati iliyounganishwa nao. Kurekodi malipo au kubadilisha hali kutoka skrini ya maelezo ya ankara hakusasishi hizo; gusa aikoni ya mshale wa duara kwenye mradi kuhesabu upya.
Onyesho la sarafu. Jumla za mradi zinaonyeshwa kwa dola za Marekani isipokuwa sarafu ilihifadhiwa na mradi; programu haitoi kwa sasa kichagua sarafu kwa miradi, hivyo ukitoza kwa sarafu nyingine chukulia namba za kichupo cha Money kama namba safi.
Jina tupu la hatua muhimu. Kugusa Save kwenye karatasi ya hatua muhimu jina likiwa tupu hakufanyi lolote; karatasi inabaki wazi bila ujumbe.
Kufuta mradi. Aikoni ya pipa la taka inauliza uthibitishe na ujumbe “Delete “name”? Linked documents remain but are no longer grouped.” Makadirio na ankara hazibadiliki; kiungo chao cha mradi pekee ndicho kinachoondolewa. Hatua muhimu zinafutwa pamoja na mradi.
Vitendo vya Pro pekee. Kuunda mradi (kitufe cha + na Save ya kihariri) na kuongeza au kuhariri hatua muhimu kupitia kitufe cha Add milestone vinahitaji majaribio yanayoendelea au usajili. Kutazama miradi, kuhifadhi madokezo, kuhesabu upya jumla na kufuta ni bure.
Hakuna lango la mteja, hakuna utozaji wa kiotomatiki. Mradi hautumi chochote kwa mteja na hauwezi kutengeneza ankara kwa ratiba. Ukitaka ankara za hatua zinazojirudia, angalia mwongozo wa ankara zinazojirudia.

Tatizo linalofahamika: baada ya kuhariri mradi kupitia aikoni ya kalamu na kuhifadhi, mradi unaweza kutoweka kutoka kwenye kichagua mradi cha wasifu mzima ndani ya kihariri cha ankara. Bado upo chini ya kichupo cha Projects cha mteja, na viungo vya hati vilivyopo havibadiliki. Hadi hili litakaporekebishwa, ni bora kuunda mradi sawasawa mara ya kwanza na kutumia kichupo cha Notes kwa mabadiliko ya baadaye.

Vidokezo

Unganisha makadirio kabla ya ankara ya kwanza. Nukuu ikiwa imeunganishwa, Remaining to invoice inaanzia bei kamili iliyokubaliwa na kupungua unapotoza kila hatua, ndiyo njia ya haraka zaidi kugundua hatua uliyosahau kutoza.

Taja hatua muhimu jinsi utakavyotaja mistari ya ankara. Wakati ankara ya hatua ya tatu inasoma "Fixtures and plumbing finish", mteja anaona maneno yale yale aliyokubaliana nayo kwenye nukuu, na unaweza kulinganisha mistari kwenye vichupo vya Documents na Milestones kwa haraka.

Tumia kichupo cha Notes kwa mambo ya eneo la kazi: misimbo ya lango, mahali mbwa anapokaa, muda wa uletaji wa vifaa, nani anathibitisha kazi. Madokezo hayachapishwi kamwe kwenye hati na yanahifadhiwa kwa mguso mmoja wa Save.

Toa kila hatua tarehe ya mwisho hata kama ni ya kukisia. Kichupo cha Milestones kinaonyesha tarehe karibu na hali, hivyo hatua ya "In progress" yenye tarehe iliyopita inajitokeza kama ile ya kufuatilia.

Miongozo inayohusiana

Kihariri cha ankara kwa maelezo kamili ya kihariri ambapo kigae cha Projects kipo.
Makadirio na ubadilishaji kubadilisha nukuu iliyokubaliwa kuwa ankara ya kwanza ya hatua.
Malipo na kiasi kinachodaiwa kurekodi malipo ya hatua ili namba ya Paid ya mradi iwe sahihi.