Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pata programu
SW

Mwongozo wa mtumiaji

Sarafu, viwango vya ubadilishaji na kodi

Toa ankara kwa wateja katika sarafu kadhaa, weka viwango vya ubadilishaji vipya au virekebishe kwa mkono, tumia kiwango sahihi cha kodi kwa kila mstari, na chapisha PDF kwa lugha ya mteja wako.

Imesasishwa: 2026-09-09

Ikiwa kila mteja hulipa kwa sarafu ileile na kiwango kile kile cha kodi, unaweza kuiacha sehemu hii bila kuigusa. Mara mteja mmoja anataka dola, mwingine yupo katika nchi yenye utawala tofauti wa VAT, au mtu anaomba ankara kwa lugha yake mwenyewe, unahitaji vitu vitatu vifanye kazi pamoja: sarafu kwa kila hati, kiwango cha kurudisha jumla za kigeni kwenye sarafu yako ya nyumbani kwa ajili ya taarifa, na kiwango cha kodi kwenye kila mstari kinacholingana na nchi ya mteja. Invoice Flow hufanya vitu vyote vitatu kwenye simu, bila mtandao, ukiwa na usasishaji mmoja wa mtandaoni wa viwango kwa siku unapoomba.

Mwongozo huu unafuata Jonas Weber, mshauri wa programu huko Berlin ambaye wasifu wake unaendesha kwa euro. Anatoa ankara kwa wakala wa Berlin kwa EUR yenye 19% MwSt., kampuni ya London kwa GBP chini ya kanuni ya reverse-charge, na kampuni changa ya Austin kwa USD bila VAT ya Ujerumani. Pia anahitaji thamani ya euro ya kila ankara ya kigeni, kwa sababu dashibodi na uchambuzi huongeza sarafu moja pekee.

Unachokiona kwenye skrini

Wasifu wa biashara. Fungua Mipangilio (Settings), gusa wasifu wako, na tembeza hadi sehemu ya Sarafu zinazoruhusiwa (Allowed currencies). Kila sarafu ni chip; chip yenye nyota ni chaguomsingi kwa hati mpya. Ukiacha sehemu hii tupu, kichaguzi cha sarafu kwenye kila ankara hutoa orodha kamili ya ISO badala yake.

Mhariri wa wasifu wa biashara wa Invoice Flow ukionyesha sehemu ya Sarafu zinazoruhusiwa yenye chip tatu, EUR ikiwa na alama ya nyota kama chaguomsingi, USD na GBP, na kidokezo kwamba kugusa sarafu huifanya kuwa chaguomsingi
Kupunguza wasifu hadi EUR, USD na GBP hufanya kichaguzi cha sarafu ya ankara kiwe kifupi na makosa yawe machache.

Skrini ya Viwango vya Ubadilishaji. Kutoka Mipangilio, chini ya Mipangilio ya Ankara (Invoice Settings), gusa Kiwango cha Ubadilishaji (Exchange Rates) (maelezo madogo “Rate management & converter”). Kadi ya juu ni Kibadilishaji (Converter) chenye uga ya Kiasi (Amount) na vichaguzi viwili vya sarafu. Maelezo mawili ya kijivu hutoa sarafu ya msingi na kanuni ya usasishaji, kisha viwango vilivyohifadhiwa hufuata, kadi moja kwa kila jozi, ikiwa na kiwango hadi tarakimu nne za desimali, muda wa kupatikana, na maneno Kiwango cha mkono (Manual rate) (pamoja na picha ya kijani) kwenye safu ulizoingiza mwenyewe. Aikoni ya kusasisha kwenye upau wa juu ni Sasisha viwango vyote (Update all rates); kitufe kidogo cha + chini kulia ni Ongeza kiwango cha mkono (Add manual rate).

Mhariri wa ankara. Kiraka cha Sarafu ya Ankara (Invoice Currency) kipo kati ya tarehe na vipengele vya mstari. Sarafu iliyochaguliwa inapotofautiana na sarafu ya msingi ya wasifu, kadi ya Kiwango cha Ubadilishaji (Exchange Rate) huonekana chini ya sehemu ya jumla ikiwa na kiwango cha sasa, jumla iliyobadilishwa, kitufe cha Sasisha kiwango (Update rate) na uga ya kuingiza kiwango kwa mkono. Juu ya vipengele vya mstari, wakati nchi ya mteja ipo katika hifadhidata iliyojengwa ndani, safu ya chip iliyowekwa lebo Tax presets (DE): huonekana ikiwa na aikoni ya nyundo kwa maelezo ya kisheria. Kila mstari una uga yake ya %. Chini zaidi, kiraka cha Lugha ya Ankara (Invoice Language) huchagua lugha ya lebo za PDF.

Viwango vilivyowekwa awali vya kodi kwa nchi. Kutoka Mipangilio, chini ya Otomatiki (Automation), gusa Tax presets by country: orodha ya nchi inayoweza kutafutwa ikiwa na viwango vilivyojengwa ndani; fungua moja ili kuingiza viwango vyako mwenyewe na kuchagua seti ipi inayotumika.

Jinsi ya kutoa ankara kwa mteja katika sarafu ya kigeni

Jonas anatoa ankara kwa Northwind Analytics huko Austin. Ankara lazima iwe kwa dola za Marekani, lakini taarifa zake zinahitaji takwimu ya euro.

  1. Fungua mhariri wa ankara na chagua mteja. Hati mpya huanza kwa sarafu ya chaguomsingi ya wasifu (EUR hapa).
  2. Gusa Sarafu ya Ankara. Kwa sababu wasifu unazuia sarafu, kichaguzi kinaonyesha EUR, USD na GBP pekee; gusa USD ($).
  3. Ongeza vipengele vyako vya mstari kama kawaida; bei sasa ziko kwa dola.
  4. Tembeza hadi kadi ya Kiwango cha Ubadilishaji chini ya jumla. Ikiwa kiwango cha USD hadi EUR tayari kimehifadhiwa, kisanduku kilichoangaziwa kinasoma "1 USD = 0.9215 EUR" ikiwa na jumla iliyobadilishwa kwa euro upande wa kulia na muda uliopatikana chini yake.
  5. Ili kusasisha kiwango, gusa Sasisha kiwango na thibitisha Sasisha kiwango katika kisanduku cha mazungumzo. Kisanduku hicho kinaonya kwamba kiwango kinashirikiwa na wasifu wote wa biashara na kwamba unahitaji muunganisho wa mtandao.
  6. Ikiwa kitufe kimefifia, soma maelezo chini yake: tayari umesasisha leo, au bado si saa 9:00 asubuhi kwa saa yako ya eneo. Tumia uga ya mkono badala yake (sehemu inayofuata) au uache kiwango kilichohifadhiwa.
  7. Hifadhi ankara. Kiwango na jumla ya euro huhifadhiwa pamoja na hati na kutumiwa na dashibodi na uchambuzi.
Mhariri wa ankara wa Invoice Flow kwa ankara mpya ya USD ukionyesha kipengele cha mstari cha dola 5,400, sehemu ya jumla, na kadi ya Kiwango cha Ubadilishaji yenye 1 USD = 0.9215 EUR, jumla iliyobadilishwa ya euro 4,976.10, kitufe kilichozimwa cha Sasisha kiwango chenye maelezo ya mara moja kwa siku, na uga ya kiwango cha mkono
Kadi huonekana tu wakati sarafu ya ankara si sarafu ya msingi ya wasifu; takwimu ya euro upande wa kulia ndiyo uchambuzi utakayohesabu.

Ikiwa hakuna kiwango bado, kadi huonyesha kisanduku chenye rangi nyekundu kikisoma “No rate set. Update online or enter manually.” Bado unaweza kuhifadhi, lakini ankara hiyo haitakuwa na jumla ya sarafu ya msingi na hubaki nje ya jumla za dashibodi hadi utakapoongeza kiwango na kuhifadhi tena.

Jinsi ya kuweka kiwango kwa mkono

Baadhi ya mikataba huweka kiwango cha ubadilishaji kilichokwisha amuliwa, na siku fulani hakuna mtandao. Hali zote mbili hutumia kiwango cha mkono, ambacho ni cha wasifu wa sasa pekee na hushinda kiwango cha mtandaoni kwa jozi hiyo.

Kutoka mhariri wa ankara:

  1. Katika kadi ya Kiwango cha Ubadilishaji, tafuta mstari "1 USD = [uga] EUR" chini ya maelezo Enter rate manually (for current profile):.
  2. Andika kiwango, kwa mfano 0.9180, na gusa kitufe duara cha tiki.
  3. Ujumbe wa haraka unathibitisha "Manual rate saved for current profile. Will be replaced on next online update." Jumla iliyobadilishwa hukokotolewa upya mara moja.

Kutoka skrini ya Viwango vya Ubadilishaji:

  1. Fungua Mipangilio, kisha Kiwango cha Ubadilishaji.
  2. Gusa kitufe cha + (kidokezo "Add manual rate").
  3. Katika kisanduku cha mazungumzo, chagua sarafu ya kigeni kutoka kichaguzi (huorodhesha kila sarafu isipokuwa yako ya msingi) na andika kiwango katika uga ya Rate, inayoonyeshwa kama "1 USD = ... EUR".
  4. Gusa kitufe kilichojaa ili kuhifadhi. Lebo yake kwa sasa inasoma Save Payment; hilo ni lebo lililobaki, na huhifadhi kiwango.
  5. Ili kubadilisha kiwango chochote baadaye, gusa aikoni ya penseli kwenye safu yake. Kuhariri safu ya mtandaoni huunda nakala ya mkono kwa wasifu wako; safu ya mtandaoni hubaki bila kuguswa kwa wasifu wengine.
Skrini ya Viwango vya Ubadilishaji ya Invoice Flow yenye kadi ya Kibadilishaji ikionyesha dola 2500 zikibadilishwa kuwa euro 2,303.75, maelezo ya sarafu ya msingi EUR na kanuni ya usasishaji wa mara moja kwa siku, kadi nne za viwango vya mtandaoni za EUR hadi USD, GBP, CHF na USD hadi EUR, na kadi ya kijani ya kiwango cha mkono cha GBP hadi EUR cha 1.1900
Viwango vya mtandaoni (njano) hutoka kwenye usasishaji wa kila siku; safu ya kijani ya GBP ni kiwango cha mkataba ambacho Jonas aliandika mwenyewe.

Kadi ya Kibadilishaji ni muhimu kwa kutoa bei za haraka kwenye simu: andika kiasi, chagua sarafu mbili, na matokeo husasishwa unavyoandika, kwa kutumia utaratibu uleule wa kipaumbele cha kiwango kama ankara ingefanya.

Jinsi ya kutumia kiwango sahihi cha kodi

Kodi katika Invoice Flow hukaa kwenye kila kipengele cha mstari, kamwe si kwenye hati nzima. Uga ya % kwenye mstari huhifadhi kiwango; mhariri hujumlisha kodi ya kila mstari kwenye jumla ya kodi ya ankara. Bei daima ni za wavu (net), na kodi huongezwa juu yake. Hakuna swichi ya kuweka bei kama inayojumuisha kodi (tax-inclusive), hivyo mteja akitaka bei za jumla (gross), andika kiasi cha wavu na uache kiwango kifanye kazi.

Kwa wakala wa Berlin, Brandt Digital, Jonas anahitaji 19% kwenye mistari yote miwili:

  1. Hakikisha mteja ana nchi iliyowekwa katika mhariri wa mteja. Chip za kodi hutegemea msimbo wa nchi wa mteja.
  2. Katika mhariri wa ankara, tazama juu ya vipengele vya mstari kwa mstari wa Tax presets (DE): ukifuatiwa na chip kama MwSt. 19%, MwSt. 7% na MwSt. 0%.
  3. Gusa MwSt. 19%. Uga ya % ya kila kipengele cha mstari huwekwa kuwa 19 na ujumbe wa haraka mfupi hudhibitisha kiwango kimetumika.
  4. Ikiwa mstari mmoja unahitaji kiwango tofauti (kipengele chenye kiwango kilichopunguzwa, kwa mfano), hariri uga ya % ya mstari huo baadaye. Viwango mchanganyiko havina tatizo; PDF hubadilika kwenda mgawanyo wa kila kiwango kiotomatiki inapopata zaidi ya kiwango kimoja kisicho sifuri.
  5. Kwa maandishi ya kisheria kama msamaha wa biashara ndogo au sentensi ya reverse-charge, gusa aikoni ya nyundo karibu na chip (kidokezo Insert legal note) na chagua mstari; huongezwa kwenye maelezo ya ankara.
Mhariri wa ankara wa Invoice Flow ukionyesha kiraka cha Sarafu ya Ankara kilichowekwa EUR, kichwa cha Vipengele vya Mstari, safu ya Tax presets (DE) yenye chip za MwSt. 19%, MwSt. 7% na MwSt. 0% pamoja na aikoni ya nyundo, na vipengele viwili vya mstari kwa mteja wa Ujerumani kila kimoja kikiwa na 19.0 katika uga ya asilimia
Guso moja kwenye chip huweka kiwango kwenye kila mstari; nyundo huingiza maelezo ya kisheria ya nchi hiyo kwenye maandishi ya ankara.

Mstari uliongezwa kutoka orodha yako ya bidhaa hurithi kiwango cha kodi cha bidhaa hiyo. Aikoni ya msaada ndani ya uga ya % hufungua karatasi ya Tax Rate Reference yenye jedwali la nchi linaloweza kutafutwa; lina onyo, hivyo lichukulie kama kikumbusho, si ushauri.

Jinsi ya kurekebisha viwango vilivyowekwa awali vya nchi

Viwango vilivyojengwa ndani huwa vya zamani, na lebo inaweza kuwa muhimu kama nambari yenyewe. Jonas anataka chip inayosema “Reverse charge” kwa mteja wake wa London.

  1. Fungua Mipangilio, tembeza hadi Otomatiki, na gusa Tax presets by country.
  2. Andika sehemu ya jina au msimbo wa herufi mbili katika Search country...; ulinganifu hufanywa dhidi ya jina la Kiingereza.
  3. Gusa safu ya nchi. Karatasi huonyesha viwango vya Built-in: kama maandishi yasiyoweza kuhaririwa na orodha ya Custom: iliyojazwa mapema na thamani zilezile.
  4. Hariri Label na % za mstari, ondoa mistari kwa alama ya x, au gusa Add rate kwa mwingine. Alama ya x huzimwa mstari mmoja tu ukibaki.
  5. Chagua Custom active ili seti yako iendeshe chip katika mhariri, au Built-in active ili kubaki na mabadiliko yako bila kuyatumia bado.
  6. Gusa Save. Orodha sasa huonyesha mistari yote miwili chini ya nchi, ile inayotumika kwa herufi nzito, ikiwa na chip inayosoma Custom active au Built-in active upande wa kulia.
  7. Ili kutupilia mbali seti yako na kurudi kwenye viwango vilivyojengwa ndani, fungua tena nchi na gusa Delete custom.
Skrini ya Tax presets by country ya Invoice Flow iliyochujwa kwa neno United, ikiorodhesha United Arab Emirates, United Kingdom yenye VAT 20%, 5%, 0% zilizojengwa ndani na mstari maalum wa herufi nzito VAT 20% na Reverse charge 0% ukiwa na chip ya Custom active, na United States
Seti zote mbili hubaki zikionekana kwenye orodha; herufi nzito huashiria ile itakayotumiwa na mhariri.
Karatasi ya nchi ya Invoice Flow kwa United Kingdom ikionyesha viwango vilivyojengwa ndani visivyoweza kuhaririwa, mistari miwili maalum yenye Label VAT ya 20.0 na Reverse charge ya 0.0, kitufe cha Add rate, chaguo za radio Built-in active na Custom active na Custom ikiwa imechaguliwa, na vitufe vya Delete custom, Cancel na Save
Karatasi ya nchi moja: hariri lebo na asilimia, kisha chagua seti ipi inayotumika.

Jinsi ya kuchapisha PDF kwa lugha ya mteja

Lugha ya programu na lugha ya hati ni chaguzi tofauti; Jonas hutumia programu kwa Kiingereza lakini hutuma ankara za Kijerumani kwa wateja wa Kijerumani.

  1. Katika mhariri wa ankara, tembeza hadi kiraka cha Lugha ya Ankara chini ya jumla (na chini ya kadi ya Kiwango cha Ubadilishaji, ikiwa ipo). Maelezo yake madogo huonyesha chaguo la sasa, Lugha ya Programu (App Language) kwa chaguomsingi.
  2. Gusa kiraka. Karatasi ya chini huorodhesha Lugha ya Programu kwanza, kisha lugha kumi na sita zilizowekwa: Kiingereza, Kirusi, Kijerumani, Kifaransa, Kihispania, Kiitaliano, Kireno, Kiholanzi, Kipolandi, Kijapani, Kikorea, Kichina, Kiarabu, Kihindi, Kituruki na Kiukreni, kila moja ikiwa na lebo katika maandishi yake mwenyewe na msimbo chini yake.
  3. Gusa Deutsch. Kiraka sasa kinasoma "Deutsch", na chaguo huhifadhiwa pamoja na ankara.
  4. Hifadhi na fungua onyesho la awali la PDF. Vichwa, majina ya safu, jumla na kihesabio cha ukurasa cha kijachini huonekana kwa Kijerumani; maandishi yako mwenyewe (maelezo ya kipengele, maelezo, masharti ya malipo) huchapishwa kama yalivyoandikwa.
Mhariri wa ankara wa Invoice Flow ukiwa na karatasi ya chini ya Lugha ya Ankara imefunguliwa, ikionyesha Lugha ya Programu juu na orodha ya lugha za Kiingereza, Kirusi, Deutsch ikiwa na alama ya tiki, Kifaransa, Kihispania na Kiitaliano zikiwa na misimbo yao ya herufi mbili
Lugha ni mpangilio wa kila hati, hivyo mteja mmoja anaweza kupata Kijerumani wakati wengine wanabaki kwa Kiingereza.
PDF ya Invoice Flow ya ankara WSC-2026-0031 katika kiolezo cha Professional yenye lebo za Kijerumani: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme euro 5,730.00, MwSt 19.0% euro 1,088.70 na Gesamt euro 6,818.70, pamoja na sehemu za Anmerkungen na Zahlungsbedingungen
Kiolezo kilekile chenye lebo za Kijerumani; maelezo na masharti ya malipo ni maandishi ya Jonas mwenyewe.

Kanuni na maelezo

Sarafu ya msingi na taarifa. Kila wasifu wa biashara una sarafu ya msingi, iliyowekwa wakati wasifu unapoundwa: sarafu ya kwanza inayoruhusiwa ikiwa umepunguza orodha, au sarafu ya chaguomsingi vinginevyo. Kila kadi ya dashibodi na chati ya uchambuzi hujumlisha takwimu katika sarafu hiyo pekee. Ankara katika sarafu nyingine hujumuishwa inapokuwa na jumla ya sarafu ya msingi (jumla ikizidishwa na kiwango kilichohifadhiwa nayo); bila kiwango huachwa kimya kimya ili ankara ya dola 12,000 isionekane kamwe kama euro 12,000.

Kiwango kipi kinashinda. Kwa ubadilishaji programu huangalia, kwa mpangilio: kiwango cha mkono cha wasifu wa sasa, kiwango cha mtandaoni cha kimataifa kwa jozi hiyo, kinyume cha kiwango cha mtandaoni kwa jozi iliyogeuzwa, na hatimaye 1.0. Kiwango cha 1.0 kamili kati ya sarafu tofauti hutibiwa kama “hakuna kiwango” katika mhariri.

Usasishaji wa mtandaoni. Viwango hupatikana kutoka API ya umma ya viwango vya ubadilishaji, ikiwa na API ya pili kama akiba, na muda wa dakika kumi za sekunde. Kitufe cha Sasisha kiwango kwa kila ankara kinaruhusiwa mara moja kwa siku ya kalenda na kamwe kabla ya saa 9:00 asubuhi ya eneo lako; baada ya kupatikana kwa mafanikio kitufe hubaki kimezimwa hadi saa 9:00 inayofuata. Sasisha viwango vyote kwenye skrini ya Viwango vya Ubadilishaji hupuuza kikomo hicho na kuvuta kila kiwango kwa sarafu yako ya msingi kwa mara moja; ombi likishindikana utaona “Failed to update rates. Check your internet connection.” na hakuna kinachobadilishwa.

Viwango vya mkono. Kiwango cha mkono lazima kiwe kikubwa kuliko sifuri; kingine chochote hupuuzwa bila ujumbe. Thamani moja ya mkono huhifadhiwa kwa kila jozi kwa kila wasifu, hivyo kuhifadhi tena huandika juu ya ile ya kwanza. Usasishaji wa mtandaoni huandika juu ya safu ya mtandaoni pekee, hivyo licha ya maelezo “Manual rate will be replaced on next online update”, kiwango cha mkono kinaendelea kushinda hadi utakapokifuta au kukibadilisha. Kuongeza au kuhariri viwango vya mkono ni kwa Pro pekee; kuona, kubadilisha na Sasisha viwango vyote si kwa Pro pekee.

Uzuiaji wa sarafu. Orodha ya Sarafu zinazoruhusiwa hupunguza kichaguzi tu; ankara zilizopo huendelea na sarafu yao hata ukiiondoa baadaye.

Kodi. Viwango huhifadhiwa kwa kila mstari kama asilimia; jumla ya kodi ya ankara ni jumla ya mistari yote. Hakuna hali ya tax-inclusive na hakuna safu ya pili ya kodi. Kutumia chip ya kiwango kilichowekwa awali huandika juu ya kiwango kwenye kila mstari, ikiwemo mistari uliyoweka mmoja mmoja, hivyo tumia chip kwanza kisha rekebisha mistari mmoja mmoja baadaye. Viwango vya nchi vilivyowekwa awali vinahitaji msimbo wa nchi kwa mteja; bila msimbo, hakuna chip. PDF huchapisha “Multi-Tax Breakdown” (mstari mmoja kwa kila kiwango) kiotomatiki wakati ankara ina viwango viwili au zaidi visicho sifuri, au unapochagua muundo huo katika kichagua kiolezo.

Mabadiliko ya viwango vilivyowekwa awali. Lebo hukatwa nafasi tupu na lebo tupu huwa “Tax”; mstari ambao asilimia yake si nambari huondolewa wakati wa kuhifadhi. Mabadiliko ni ya kila nchi, yakishirikiwa na kila wasifu kwenye kifaa. Kufungua karatasi ya nchi kunahitaji Pro.

Lugha ya ankara. Thamani huhifadhiwa kwenye hati (tupu inamaanisha “tumia lugha ya programu”). Huathiri lebo zilizochapishwa na lugha inayotumika kuonyesha majina ya nchi katika anwani; haitafsiri maelezo yako ya kipengele, maelezo au masharti. Tarehe na neno la hali kwenye kichwa cha vielelezo vilivyojengwa ndani huchapishwa kwa Kiingereza kwa sasa bila kujali lugha iliyochaguliwa.

Kuhariri ankara ya sarafu ya kigeni iliyokwisha hifadhiwa hakuonyeshi kadi ya Kiwango cha Ubadilishaji, na kuhifadhi kutoka mhariri huo hufuta kiwango na jumla ya sarafu ya msingi zilizohifadhiwa za hati hiyo. Hadi hilo litakaporekebishwa, weka sarafu na kiwango unapounda ankara; ikibidi uhariri moja baadaye, angalia tena uchambuzi na, ikiwa ankara imeondoka, iunde upya kama hati mpya.

Vidokezo

Weka orodha ya sarafu zinazoruhusiwa kwa sarafu unazotumia kweli kutoa ankara. Kichaguzi cha vitu vitatu ni cha haraka zaidi kuliko kutelezesha misimbo 150, na hufanya isiwezekane kuhifadhi hati kwa sarafu ambayo mteja hakuwahi kuomba.
Siku ya kwanza ya kazi ya mwezi, fungua Viwango vya Ubadilishaji na gusa Sasisha viwango vyote mara moja. Kila ankara utakayounda mwezi huo huanza na kiwango kilichohifadhiwa, na kitufe cha kila ankara kinakuwa ubaguzi adimu badala ya hatua ya kawaida.
Ipe kiwango cha sifuri lebo yenye maana. Chip inayosoma "Reverse charge 0%" hukuambia mara moja kwa nini ankara ya Uingereza haina kodi, na lebo ileile huonekana kwenye mstari maalum chini ya nchi katika Mipangilio.
Hifadhi kiwango cha kodi kwenye bidhaa zako. Mstari uliongezwa kutoka orodha ya bidhaa huja na asilimia sahihi, jambo linaloumhimu zaidi unapochanganya viwango vya kawaida na vilivyopunguzwa kwenye ankara moja.

Miongozo inayohusiana