Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Brugervejledning

Valutaer, valutakurser og moms

Fakturér kunder i flere valutaer, hold kurserne opdaterede eller fastsæt dem manuelt, brug den rigtige momssats pr. linje, og udskriv PDF'en på kundens sprog.

Opdateret: 2026-09-09

Hvis alle kunder betaler i den samme valuta til den samme momssats, kan du roligt lade dette område være. I det øjeblik én kunde vil betale i dollar, en anden sidder i et land med en anden momsordning, eller nogen beder om fakturaen på deres eget sprog, skal du have tre ting til at spille sammen: en valuta pr. dokument, en kurs, der bringer udenlandske totaler tilbage til din egen valuta til rapportering, og en momssats på hver linje, der passer til kundens land. Invoice Flow klarer alle tre dele på telefonen, offline, med én online opdatering af kurserne om dagen, når du beder om det.

Denne vejledning følger Jonas Weber, softwarekonsulent i Berlin, hvis profil kører i euro. Han fakturerer et bureau i Berlin i EUR med 19 % MwSt., et firma i London i GBP efter reglen om omvendt betalingspligt og en start-up i Austin i USD uden tysk moms. Han har også brug for euroværdien af hver udenlandsk faktura, fordi oversigten og analyserne kun lægger én valuta sammen.

Hvad du ser på skærmen

Virksomhedsprofil. Åbn Indstillinger, tryk på din profil, og rul ned til blokken Tilladte valutaer. Hver valuta er en chip; den chip, der er markeret med en stjerne, er standard for nye dokumenter. Lader du blokken stå tom, tilbyder valutavælgeren på hver faktura i stedet hele ISO-listen.

Editoren til virksomhedsprofilen i Invoice Flow med afsnittet Tilladte valutaer og tre chips, EUR markeret med en stjerne som standard, USD og GBP, samt hjælpeteksten om at et tryk på en valuta gør den til standard
Når profilen begrænses til EUR, USD og GBP, bliver fakturaens valutavælger kort og fejlene sjældne.

Skærmen Valutakurser. Fra Indstillinger, under Fakturaindstillinger, trykker du på Valutakurser (undertitlen “Kursstyring og omregner”). Det øverste kort er en Omregner med feltet Beløb og to valutarullemenuer. To grå billedtekster angiver basisvalutaen og opdateringsreglen, og derefter følger de gemte kurser, ét kort pr. valutapar, med kursen med fire decimaler, hentetidspunktet og ordene Manuel kurs (plus en grøn avatar) på de rækker, du selv har indtastet. Opdateringsikonet i app-linjen er Opdater alle kurser; den lille +-knap nederst til højre er Tilføj manuel kurs.

Fakturaeditoren. Feltet Fakturavaluta ligger mellem datoerne og linjerne. Når den valgte valuta afviger fra profilens basisvaluta, vises kortet Valutakurs lige under totalblokken med den aktuelle kurs, den omregnede total, knappen Opdater kurs og et felt til manuel indtastning af en kurs. Over linjerne vises, når kundens land findes i det indbyggede datasæt, en række chips med etiketten Tax presets (DE): og et dommerhammerikon til juridiske noter. Hver linje har sit eget %-felt. Længere nede vælger feltet Fakturasprog sproget for PDF’ens etiketter.

Momsforvalg efter land. Fra Indstillinger, under Automatisering, trykker du på Tax presets by country: en søgbar landeliste med indbyggede satser; åbn et land for at indtaste dine egne og vælge, hvilket sæt der er aktivt.

Sådan fakturerer du en kunde i en udenlandsk valuta

Jonas fakturerer Northwind Analytics i Austin. Fakturaen skal være i amerikanske dollar, men hans rapporter har brug for beløbet i euro.

  1. Åbn fakturaeditoren, og vælg kunden. Nye dokumenter starter i profilens standardvaluta (her EUR).
  2. Tryk på Fakturavaluta (Invoice Currency). Fordi profilen begrænser valutaerne, viser vælgeren kun EUR, USD og GBP; tryk på USD ($).
  3. Tilføj dine linjer som sædvanligt; priserne er nu i dollar.
  4. Rul ned til kortet Valutakurs (Exchange Rate) under totalerne. Hvis der allerede er gemt en kurs for USD til EUR, står der i det fremhævede felt "1 USD = 0,9215 EUR" med den omregnede total i euro til højre og tidspunktet for hentningen af kursen nedenunder.
  5. Vil du opdatere kursen, trykker du på Opdater kurs (Update rate) og bekræfter med Opdater kurs i dialogen. Dialogen advarer om, at kursen deles af alle virksomhedsprofiler, og at du skal have internetforbindelse.
  6. Er knappen nedtonet, så læs teksten under den: du har allerede opdateret i dag, eller klokken er ikke 9:00 endnu i din tidszone. Brug i stedet det manuelle felt (næste afsnit), eller behold den gemte kurs.
  7. Gem fakturaen. Kursen og totalen i euro gemmes sammen med dokumentet og bruges af oversigten og analyserne.
Fakturaeditoren i Invoice Flow for en ny USD-faktura med en linje på 5.400 dollar, totalblokken og kortet Valutakurs med 1 USD = 0,9215 EUR, en omregnet total på 4.976,10 euro, en deaktiveret knap Opdater kurs med teksten om én opdatering dagligt og et felt til manuel kurs
Kortet vises kun, når fakturavalutaen ikke er profilens basisvaluta; tallet i euro til højre er det, analyserne tæller med.

Findes der endnu ingen kurs, viser kortet et rødtonet felt med teksten “Ingen kurs angivet. Opdater online, eller indtast manuelt.” Du kan stadig gemme, men fakturaen har så ingen total i basisvaluta og indgår ikke i oversigtens summer, før du tilføjer en kurs og gemmer igen.

Sådan angiver du en kurs manuelt

Nogle kontrakter fastlåser omregningskursen, og nogle dage har du ingen forbindelse. Begge tilfælde bruger en manuel kurs, som kun hører til den aktuelle profil og slår onlinekursen for det valutapar.

Fra fakturaeditoren:

  1. Find rækken "1 USD = [felt] EUR" i kortet Valutakurs under teksten Indtast kurs manuelt (for den aktuelle profil):.
  2. Skriv kursen, for eksempel 0,9180, og tryk på den runde fluebensknap.
  3. Beskeden bekræfter "Manuel kurs gemt for den aktuelle profil. Den erstattes ved næste onlineopdatering." Den omregnede total genberegnes med det samme.

Fra skærmen Valutakurser:

  1. Åbn Indstillinger (Settings), og derefter Valutakurser (Exchange Rates).
  2. Tryk på knappen + (værktøjstip "Tilføj manuel kurs").
  3. I dialogen vælger du den udenlandske valuta i rullemenuen (den viser alle valutaer undtagen din basisvaluta) og skriver kursen i feltet Kurs (Rate), som vises som "1 USD = ... EUR".
  4. Tryk på den udfyldte knap for at gemme. Dens etiket lyder i øjeblikket Gem betaling (Save Payment); det er en efterladt etiket, og knappen gemmer kursen.
  5. Vil du ændre en kurs senere, trykker du på blyantsikonet i dens række. Redigerer du en onlinerække, oprettes en manuel kopi til din profil; onlinerækken forbliver urørt for andre profiler.
Skærmen Valutakurser i Invoice Flow med omregnerkortet, hvor 2500 USD er omregnet til 2.303,75 euro, tekster om basisvalutaen EUR og reglen om én onlineopdatering dagligt, fire onlinekurskort for EUR til USD, GBP, CHF og USD til EUR, samt et grønt kort med manuel kurs for GBP til EUR på 1,1900
Onlinekurser (gule) kommer fra den daglige opdatering; den grønne GBP-række er den kontraktkurs, Jonas selv har skrevet ind.

Kortet Omregner er praktisk, når du skal give et bud i telefonen: skriv et beløb, vælg de to valutaer, og resultatet opdateres, mens du skriver, med samme kursprioritering som på en faktura.

Sådan bruger du den rigtige momssats

Moms i Invoice Flow hører til den enkelte linje, aldrig til dokumentet som helhed. Feltet % på en linje indeholder satsen; editoren lægger momsen fra hver linje sammen til fakturaens samlede moms. Priser er altid uden moms, og momsen lægges oveni. Der er ingen kontakt til at markere en pris som inklusive moms, så hvis en kunde vil have bruttopriser, skriver du nettobeløbet og lader satsen gøre arbejdet.

Til bureauet i Berlin, Brandt Digital, har Jonas brug for 19 % på begge linjer:

  1. Sørg for, at kunden har et land angivet i kundeeditoren. Momschips styres af kundens landekode.
  2. Kig i fakturaeditoren over linjerne efter rækken Tax presets (DE): efterfulgt af chips som MwSt. 19%, MwSt. 7% og MwSt. 0%.
  3. Tryk på MwSt. 19%. Feltet % på hver linje sættes til 19, og en kort besked bekræfter, at satsen er anvendt.
  4. Skal en enkelt linje have en anden sats (for eksempel en vare med nedsat sats), retter du bagefter den linjes %-felt. Blandede satser er helt i orden; PDF'en skifter automatisk til en specifikation pr. sats, når den finder mere end én sats, der ikke er nul.
  5. Til en juridisk formulering, for eksempel om småvirksomhedsordningen eller omvendt betalingspligt, trykker du på dommerhammerikonet ved siden af chipsene (værktøjstip Insert legal note) og vælger en linje; den føjes til fakturaens noter.
Fakturaeditoren i Invoice Flow med feltet Fakturavaluta sat til EUR, overskriften Linjer, rækken Tax presets (DE) med chipsene MwSt. 19%, MwSt. 7% og MwSt. 0% samt et dommerhammerikon, og to linjer til en tysk kunde, hver med 19,0 i procentfeltet
Ét tryk på en chip sætter satsen på alle linjer; dommerhammeren indsætter landets juridiske noter i fakturateksten.

En linje, der tilføjes fra din vareliste, arver varens momssats. Hjælpeikonet inde i feltet % åbner arket Momssatsreference med en søgbar landetabel; det har et forbehold, så betragt det som en huskeseddel og ikke som rådgivning.

Sådan retter du et lands forvalgte satser

Indbyggede satser bliver forældede, og etiketten kan betyde lige så meget som tallet. Jonas vil have en chip, der siger “Reverse charge”, til sin kunde i London.

  1. Åbn Indstillinger, rul ned til Automatisering (Automation), og tryk på Tax presets by country.
  2. Skriv en del af navnet eller den tobogstavede kode i Søg land... (Search country...); der søges i det engelske navn.
  3. Tryk på landets række. Arket viser satserne under Built-in: som skrivebeskyttet tekst og en liste Custom:, der er udfyldt på forhånd med de samme værdier.
  4. Rediger en rækkes Label og %, fjern rækker med x'et, eller tryk på Add rate for at få en mere. X'et er deaktiveret, når der kun er én række tilbage.
  5. Vælg Custom active, så dit sæt styrer chipsene i editoren, eller Built-in active for at beholde dine rettelser uden at bruge dem endnu.
  6. Tryk på Gem (Save). Listen viser nu begge linjer under landet, den aktive med fed skrift, og til højre en chip med teksten Custom active eller Built-in active.
  7. Vil du kassere dit sæt og vende tilbage til de indbyggede satser, åbner du landet igen og trykker på Delete custom.
Skærmen Tax presets by country i Invoice Flow filtreret på ordet United med United Arab Emirates, United Kingdom med de indbyggede satser VAT 20%, 5%, 0% og en fed brugerdefineret linje VAT 20% og Reverse charge 0% markeret med chippen Custom active, samt United States
Begge sæt bliver synlige i listen; fed skrift markerer det, editoren vil bruge.
Landearket for United Kingdom i Invoice Flow med de skrivebeskyttede indbyggede satser, to brugerdefinerede rækker med etiketten VAT på 20,0 og Reverse charge på 0,0, en knap Add rate, radiovalgene Built-in active og Custom active med Custom valgt, samt knapperne Delete custom, Annuller og Gem
Arket for ét land: rediger etiketter og procenter, og vælg derefter, hvilket sæt der er aktivt.

Sådan udskriver du PDF’en på kundens sprog

Appens sprog og dokumentets sprog er to forskellige valg; Jonas bruger appen på engelsk, men sender tyske fakturaer til tyske kunder.

  1. Rul i fakturaeditoren ned til feltet Fakturasprog (Invoice Language) under totalerne (og under kortet Valutakurs, hvis der er et). Undertitlen viser det aktuelle valg, som standard Appsprog (App Language).
  2. Tryk på feltet. Et ark nedefra viser først Appsprog og derefter seksten faste sprog: engelsk, russisk, tysk, fransk, spansk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, japansk, koreansk, kinesisk, arabisk, hindi, tyrkisk og ukrainsk, hvert angivet med sin egen skrift og koden nedenunder.
  3. Tryk på Deutsch. Feltet viser nu "Deutsch", og valget gemmes sammen med fakturaen.
  4. Gem, og åbn PDF-visningen. Overskrifter, kolonnetitler, totaler og sidetælleren i sidefoden kommer ud på tysk; din egen tekst (varebeskrivelser, noter, betalingsbetingelser) udskrives præcis, som du har skrevet den.
Fakturaeditoren i Invoice Flow med arket Fakturasprog åbent, hvor Appsprog står øverst og derefter en liste med sprogene English, Russian, Deutsch med flueben, French, Spanish og Italian med deres tobogstavede koder
Sproget er en indstilling pr. dokument, så én kunde kan få tysk, mens resten forbliver på engelsk.
PDF af fakturaen WSC-2026-0031 fra Invoice Flow i skabelonen Professional med tyske etiketter: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme 5.730,00 euro, MwSt 19,0 % 1.088,70 euro og Gesamt 6.818,70 euro samt afsnittene Anmerkungen og Zahlungsbedingungen
Den samme skabelon med tyske etiketter; noterne og betalingsbetingelserne er Jonas' egen tekst.

Regler og detaljer

Basisvaluta og rapportering. Hver virksomhedsprofil har en basisvaluta, der fastsættes, når profilen oprettes: den første tilladte valuta, hvis du har begrænset listen, ellers standardvalutaen. Hvert kort på oversigten og hvert analysediagram lægger kun beløb i den valuta sammen. En faktura i en anden valuta tælles med, når den har en total i basisvaluta (totalen ganget med den kurs, der er gemt med den); uden en kurs springes den stiltiende over, så en faktura på 12.000 dollar aldrig dukker op som 12.000 euro.

Hvilken kurs vinder. Til en omregning tjekker appen i denne rækkefølge: en manuel kurs for den aktuelle profil, den globale onlinekurs for valutaparret, den omvendte af onlinekursen for det modsatte par og til sidst 1,0. En kurs på præcis 1,0 mellem forskellige valutaer behandles som “ingen kurs” i editoren.

Onlineopdateringer. Kurserne hentes fra et offentligt valutakurs-API med et andet API som reserve og en timeout på ti sekunder. Knappen Opdater kurs på den enkelte faktura må bruges én gang pr. kalenderdag og aldrig før kl. 09:00 lokal tid; efter en vellykket hentning forbliver knappen deaktiveret indtil næste kl. 09:00. Opdater alle kurser på skærmen Valutakurser ser bort fra den grænse og henter alle kurser for din basisvaluta på én gang; mislykkes forespørgslen, ser du “Kurserne kunne ikke opdateres. Tjek din internetforbindelse.”, og intet ændres.

Manuelle kurser. En manuel kurs skal være større end nul; alt andet ignoreres uden besked. Der gemmes én manuel værdi pr. valutapar pr. profil, så gemmer du igen, overskrives den. En onlineopdatering skriver kun onlinerækken om, så på trods af teksten “Manuel kurs erstattes ved næste onlineopdatering” bliver en manuel kurs ved med at vinde, indtil du sletter eller ændrer den. At tilføje eller redigere manuelle kurser kræver Pro; at se, omregne og bruge Opdater alle kurser gør ikke.

Valutabegrænsning. Listen Tilladte valutaer begrænser kun vælgeren; eksisterende fakturaer beholder deres valuta, hvis du fjerner den senere.

Moms. Satser gemmes pr. linje som en procentsats; fakturaens samlede moms er summen over linjerne. Der er ingen tilstand med priser inklusive moms og ingen ekstra momskolonne. Når du bruger en forvalgt chip, overskrives satsen på hver linje, også linjer du har sat individuelt, så brug chipsene først og justér enkelte linjer bagefter. Landeforvalg kræver en landekode på kunden; ingen kode, ingen chips. PDF’en udskriver automatisk en “Specifikation af flere momssatser” (én linje pr. sats), når en faktura har to eller flere forskellige satser, der ikke er nul, eller når du vælger den layoutvariant i skabelonvælgeren.

Tilsidesættelse af forvalg. Etiketter beskæres, og en tom etiket bliver til “Tax”; en række, hvis procentsats ikke er et tal, fjernes ved gem. Tilsidesættelser gælder pr. land og deles af alle profiler på enheden. Det kræver Pro at åbne et landeark.

Fakturasprog. Værdien gemmes på dokumentet (tom betyder “brug appens sprog”). Den påvirker de udskrevne etiketter og det sprog, landenavne i adresser vises på; den oversætter ikke dine varebeskrivelser, noter eller betingelser. Datoer og statusordet i sidehovedet på de indbyggede skabeloner udskrives i øjeblikket på engelsk uanset det valgte sprog.

Redigerer du en allerede gemt faktura i udenlandsk valuta, vises kortet Valutakurs ikke, og gemmer du fra den editor, ryddes den gemte kurs og totalen i basisvaluta for dokumentet. Indtil det er rettet, bør du sætte valuta og kurs, når du opretter fakturaen; er du nødt til at redigere en senere, så tjek analyserne bagefter, og opret fakturaen som et nyt dokument, hvis den er faldet ud.

Tips

Hold listen over tilladte valutaer til de valutaer, du faktisk fakturerer i. En vælger med tre punkter er hurtigere end at rulle gennem 150 koder, og den gør det umuligt at gemme et dokument i en valuta, kunden aldrig har bedt om.
Åbn Valutakurser den første hverdag i måneden, og tryk på Opdater alle kurser én gang. Så starter hver faktura, du opretter den måned, med en gemt kurs, og knappen på den enkelte faktura bliver en sjælden undtagelse i stedet for et fast trin.
Giv nulsatsen en meningsfuld etiket. En chip med teksten "Reverse charge 0%" fortæller dig på et øjeblik, hvorfor en britisk faktura ikke har moms, og den samme etiket vises i den brugerdefinerede linje under landet i Indstillinger.
Gem momssatsen på dine varer. En linje, der tilføjes fra varelisten, kommer med den rigtige procentsats, hvilket betyder mest, når du blander normalsats og nedsat sats på én faktura.

Relaterede vejledninger