Guía de usuario

Monedas, tipos de cambio e impuestos

Factura a clientes en varias monedas, mantén los tipos de cambio al día o fíjalos a mano, aplica el tipo impositivo correcto por línea e imprime el PDF en el idioma del cliente.

Actualizado: 2026-09-09

Si todos los clientes pagan en la misma moneda con el mismo tipo impositivo, puedes dejar esta área en paz. En el momento en que un cliente quiere dólares, otro está en un país con un régimen de IVA distinto, o alguien pide la factura en su propio idioma, necesitas tres cosas trabajando juntas: una moneda por documento, un tipo de cambio para llevar los totales extranjeros a tu moneda local para los informes, y un tipo impositivo en cada línea que encaje con el país del cliente. Invoice Flow hace las tres en el teléfono, sin conexión, con una actualización en línea de los tipos al día cuando tú la pides.

Esta guía sigue a Jonas Weber, consultor de software en Berlín cuyo perfil funciona en euros. Factura a una agencia berlinesa en EUR con 19% de MwSt., a una firma londinense en GBP bajo la regla de inversión del sujeto pasivo, y a una startup de Austin en USD sin IVA alemán. También necesita el valor en euros de cada factura extranjera, porque el panel y las analíticas suman una sola moneda.

Qué ves en la pantalla

Perfil de empresa. Abre Ajustes (Settings), toca tu perfil y desplázate hasta el bloque Monedas permitidas (Allowed currencies). Cada moneda es un chip; el chip con estrella es el predeterminado para los documentos nuevos. Si dejas el bloque vacío, el selector de moneda de cada factura ofrece en su lugar la lista ISO completa.

Pantalla Tipos de cambio. Desde Ajustes, bajo Ajustes de facturación (Invoice Settings), toca Tipos de cambio (Exchange Rates) (subtítulo «Gestión de tipos y conversor»). La tarjeta superior es un Conversor (Converter) con un campo Importe (Amount) y dos desplegables de moneda. Dos leyendas grises indican la moneda base y la regla de actualización, y luego siguen los tipos guardados, una tarjeta por par, con el tipo a cuatro decimales, la hora de obtención y las palabras Tipo manual (Manual rate) (más un avatar verde) en las filas que introdujiste tú. El icono de actualizar de la barra superior es Actualizar todos los tipos (Update all rates); el pequeño botón + de abajo a la derecha es Añadir tipo manual (Add manual rate).

Editor de facturas. El mosaico Moneda de la factura (Invoice Currency) está entre las fechas y las líneas. Cuando la moneda elegida difiere de la moneda base del perfil, aparece una tarjeta Tipo de cambio (Exchange Rate) justo debajo del bloque de totales con el tipo actual, el total convertido, un botón Actualizar tipo (Update rate) y un campo para introducir un tipo a mano. Encima de las líneas, cuando el país del cliente está en el conjunto de datos integrado, aparece una fila de chips etiquetada Tax presets (DE): (impuestos predefinidos) con un icono de mazo para las notas legales. Cada línea tiene su propio campo %. Más abajo, el mosaico Idioma de la factura (Invoice Language) elige el idioma de las etiquetas del PDF.

Tax presets by country. Desde Ajustes, bajo Automatización (Automation), toca Tax presets by country (impuestos predefinidos por país): una lista de países con búsqueda y tipos integrados; abre uno para introducir los tuyos y elegir qué conjunto está activo.

Cómo facturar a un cliente en moneda extranjera

Jonas está facturando a Northwind Analytics en Austin. La factura debe ir en dólares estadounidenses, pero sus informes necesitan la cifra en euros.

1. Abre el editor de facturas y elige el cliente. Los documentos nuevos empiezan en la moneda predeterminada del perfil (aquí EUR).
2. Toca Moneda de la factura. Como el perfil restringe las monedas, el selector muestra solo EUR, USD y GBP; toca USD ($).
3. Añade tus líneas como de costumbre; los precios están ahora en dólares.
4. Desplázate hasta la tarjeta Tipo de cambio bajo los totales. Si ya hay un tipo guardado de USD a EUR, el cuadro resaltado dice «1 USD = 0.9215 EUR» con el total convertido en euros a la derecha y la hora en que se obtuvo el tipo debajo.
5. Para refrescar el tipo, toca Actualizar tipo y confirma Actualizar tipo en el diálogo. El diálogo advierte de que el tipo lo comparten todos los perfiles de empresa y de que necesitas conexión a internet.
6. Si el botón está en gris, lee la leyenda que hay debajo: ya has actualizado hoy, o son antes de las 9:00 en tu zona horaria. Usa el campo manual en su lugar (sección siguiente) o conserva el tipo guardado.
7. Guarda la factura. El tipo y el total en euros se guardan con el documento y los usan el panel y las analíticas.

Si todavía no existe ningún tipo, la tarjeta muestra un cuadro con tinte rojo que dice «No hay tipo definido. Actualiza en línea o introdúcelo manualmente». Aún puedes guardar, pero entonces la factura no tiene total en moneda base y queda fuera de las sumas del panel hasta que añadas un tipo y guardes de nuevo.

Cómo fijar un tipo a mano

Algunos contratos fijan el tipo de conversión, y algunos días no tienes cobertura. Ambos casos usan un tipo manual, que pertenece solo al perfil actual y prevalece sobre el tipo en línea para ese par.

Desde el editor de facturas:

1. En la tarjeta Tipo de cambio, busca la fila «1 USD = [campo] EUR» bajo la leyenda Introducir tipo manualmente (para el perfil actual):.
2. Escribe el tipo, por ejemplo 0.9180, y toca el botón redondo de verificación.
3. El aviso confirma «Tipo manual guardado para el perfil actual. Se reemplazará en la próxima actualización en línea». El total convertido se recalcula de inmediato.

Desde la pantalla Tipos de cambio:

1. Abre Ajustes y luego Tipos de cambio.
2. Toca el botón + (texto de ayuda «Añadir tipo manual»).
3. En el diálogo, elige la moneda extranjera en el desplegable (lista todas las monedas excepto tu moneda base) y escribe el tipo en el campo Tipo, que se muestra como «1 USD = ... EUR».
4. Toca el botón relleno para guardar. Su etiqueta actualmente dice Guardar pago; es una etiqueta heredada, y guarda el tipo.
5. Para cambiar cualquier tipo más adelante, toca el icono de lápiz de su fila. Editar una fila en línea crea una copia manual para tu perfil; la fila en línea queda intacta para los demás perfiles.

La tarjeta Conversor es práctica para dar precios por teléfono: escribe un importe, elige las dos monedas y el resultado se actualiza mientras escribes, usando la misma prioridad de tipos que usaría una factura.

Cómo aplicar el tipo impositivo correcto

El impuesto en Invoice Flow vive en cada línea, nunca en el documento como un todo. El campo % de una línea contiene el tipo; el editor suma el impuesto de cada línea en el total de impuestos de la factura. Los precios son siempre netos y el impuesto se añade encima. No hay interruptor para marcar un precio como impuestos incluidos, así que si un cliente quiere precios brutos, escribe la cifra neta y deja que el tipo haga el trabajo.

Para la agencia berlinesa, Brandt Digital, Jonas necesita el 19% en ambas líneas:

1. Asegúrate de que el cliente tiene un país definido en el editor de clientes. Los chips de impuestos se basan en el código de país del cliente.
2. En el editor de facturas, busca encima de las líneas la fila Tax presets (DE): seguida de chips como MwSt. 19%, MwSt. 7% y MwSt. 0%.
3. Toca MwSt. 19%. El campo % de cada línea se pone en 19 y un breve aviso confirma el tipo aplicado.
4. Si una línea necesita un tipo distinto (un artículo con tipo reducido, por ejemplo), edita después el campo % de esa línea. Los tipos mixtos no son problema; el PDF cambia automáticamente a un desglose por tipo cuando encuentra más de un tipo distinto de cero.
5. Para un texto legal como la exención de pequeña empresa o la frase de inversión del sujeto pasivo, toca el icono de mazo junto a los chips (texto de ayuda Insert legal note, insertar nota legal) y elige una línea; se añade a las notas de la factura.

Una línea añadida desde tu lista de productos hereda el tipo impositivo del producto. El icono de ayuda dentro del campo % abre una hoja Referencia de tipos impositivos (Tax Rate Reference) con una tabla de países con búsqueda; lleva un aviso legal, así que trátala como un recordatorio y no como asesoramiento.

Cómo corregir los tipos predefinidos de un país

Los tipos integrados se quedan anticuados, y la etiqueta puede importar tanto como el número. Jonas quiere un chip que diga «Reverse charge» para su cliente de Londres.

1. Abre Ajustes, desplázate hasta Automatización y toca Tax presets by country.
2. Escribe parte del nombre o el código de dos letras en Buscar país...; la coincidencia se hace contra el nombre en inglés.
3. Toca la fila del país. La hoja muestra los tipos Built-in: (integrados) como texto de solo lectura y una lista Custom: (personalizados) rellenada previamente con los mismos valores.
4. Edita el Label (etiqueta) y el % de una fila, quita filas con la x o toca Add rate (añadir tipo) para otra. La x se desactiva cuando solo queda una fila.
5. Elige Custom active para que tu conjunto controle los chips del editor, o Built-in active para conservar tus cambios sin usarlos todavía.
6. Toca Guardar. La lista muestra ahora ambas líneas bajo el país, la activa en negrita, con un chip que dice Custom active o Built-in active a la derecha.
7. Para descartar tu conjunto y volver a los tipos integrados, vuelve a abrir el país y toca Delete custom (eliminar personalizados).

Cómo imprimir el PDF en el idioma del cliente

El idioma de la app y el idioma del documento son elecciones separadas; Jonas usa la app en inglés pero envía facturas en alemán a los clientes alemanes.

1. En el editor de facturas, desplázate hasta el mosaico Idioma de la factura debajo de los totales (y debajo de la tarjeta Tipo de cambio, si la hay). Su subtítulo muestra la elección actual, Idioma de la app por defecto.
2. Toca el mosaico. Una hoja inferior muestra primero Idioma de la app y luego dieciséis idiomas fijos: inglés, ruso, alemán, francés, español, italiano, portugués, neerlandés, polaco, japonés, coreano, chino, árabe, hindi, turco y ucraniano, cada uno etiquetado en su propia escritura con el código debajo.
3. Toca Deutsch. El mosaico dice ahora «Deutsch», y la elección se guarda con la factura.
4. Guarda y abre la vista previa del PDF. Los encabezados, los títulos de columna, los totales y el contador de páginas del pie salen en alemán; tu propio texto (descripciones de artículos, notas, condiciones de pago) se imprime exactamente como lo escribiste.

Reglas y detalles

Moneda base e informes. Cada perfil de empresa tiene una moneda base, fijada al crear el perfil: la primera moneda permitida si restringiste la lista, y si no, la moneda predeterminada. Cada tarjeta del panel y cada gráfico de analíticas suman cifras solo en esa moneda. Una factura en otra moneda se incluye cuando lleva un total en moneda base (el total multiplicado por el tipo guardado con ella); sin tipo se omite en silencio, para que una factura de 12,000 dólares nunca aparezca como 12,000 euros.

Qué tipo prevalece. Para una conversión la app comprueba, en orden: un tipo manual para el perfil actual, el tipo en línea global para el par, el inverso del tipo en línea para el par contrario y, por último, 1.0. Un tipo de exactamente 1.0 entre monedas distintas se trata como «sin tipo» en el editor.

Actualizaciones en línea. Los tipos se obtienen de una API pública de tipos de cambio con una segunda API de respaldo y un tiempo de espera de diez segundos. El botón Actualizar tipo de cada factura se permite una vez por día natural y nunca antes de las 09:00 hora local; tras una obtención correcta el botón permanece desactivado hasta las siguientes 09:00. Actualizar todos los tipos en la pantalla Tipos de cambio ignora ese límite y descarga de una vez todos los tipos para tu moneda base; si la solicitud falla ves «No se pudieron actualizar los tipos. Comprueba tu conexión a internet» y nada cambia.

Tipos manuales. Un tipo manual debe ser mayor que cero; cualquier otra cosa se ignora sin mensaje. Se conserva un valor manual por par y perfil, así que volver a guardar lo sobrescribe. Una actualización en línea reescribe solo la fila en línea, así que a pesar de la leyenda «El tipo manual se reemplazará en la próxima actualización en línea», un tipo manual sigue prevaleciendo hasta que lo elimines o lo cambies. Añadir o editar tipos manuales es solo Pro; ver, convertir y Actualizar todos los tipos no lo son.

Restricción de monedas. La lista Monedas permitidas solo limita el selector; las facturas existentes conservan su moneda si la quitas después.

Impuestos. Los tipos se guardan por línea como porcentaje; el total de impuestos de la factura es la suma de las líneas. No hay modo de impuestos incluidos ni segunda columna de impuesto. Aplicar un chip predefinido sobrescribe el tipo en todas las líneas, incluidas las que ajustaste individualmente, así que usa primero los chips y ajusta después las líneas sueltas. Los impuestos predefinidos por país necesitan un código de país en el cliente; sin código, no hay chips. El PDF imprime un «Desglose de varios impuestos» (una línea por tipo) automáticamente cuando una factura tiene dos o más tipos distintos de cero, o cuando eliges esa variante de diseño en el selector de plantillas.

Anulaciones de predefinidos. Las etiquetas se recortan y una etiqueta vacía se convierte en «Tax»; una fila cuyo porcentaje no es un número se descarta al guardar. Las anulaciones son por país, compartidas por todos los perfiles del dispositivo. Abrir la hoja de un país requiere Pro.

Idioma de la factura. El valor se guarda en el documento (vacío significa «usar el idioma de la app»). Afecta a las etiquetas impresas y al idioma usado para mostrar los nombres de país en las direcciones; no traduce tus descripciones de artículos, notas ni condiciones. Las fechas y la palabra de estado del encabezado de las plantillas integradas se imprimen actualmente en inglés sea cual sea el idioma elegido.

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