Benutzerhandbuch

Währungen, Wechselkurse und Steuern

Rechnen Sie in mehreren Währungen ab, pflegen Sie Wechselkurse online oder manuell, setzen Sie Steuersätze pro Position und drucken Sie PDFs in Kundensprache.

Aktualisiert: 2026-09-09

Wenn jeder Kunde in derselben Währung zum selben Steuersatz zahlt, können Sie diesen Bereich in Ruhe lassen. Sobald ein Kunde Dollar will, ein anderer in einem Land mit anderem Mehrwertsteuersystem sitzt oder jemand die Rechnung in seiner eigenen Sprache verlangt, brauchen Sie drei Dinge, die zusammenarbeiten: eine Währung pro Dokument, einen Kurs, der Fremdwährungsbeträge für die Auswertung in Ihre Heimatwährung zurückrechnet, und einen Steuersatz auf jeder Position, der zum Land des Kunden passt. Invoice Flow erledigt alle drei auf dem Telefon, offline, mit einer Online-Aktualisierung der Kurse pro Tag, wenn Sie sie anfordern.

Diese Anleitung begleitet Jonas Weber, einen Softwareberater in Berlin, dessen Profil in Euro läuft. Er stellt einer Berliner Agentur in EUR mit 19 % MwSt., einer Londoner Firma in GBP nach der Reverse-Charge-Regel und einem Start-up in Austin in USD ohne deutsche Umsatzsteuer Rechnungen. Er braucht außerdem den Euro-Wert jeder Fremdwährungsrechnung, weil Dashboard und Analysen nur eine Währung addieren.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Geschäftsprofil. Öffnen Sie Einstellungen (Settings), tippen Sie auf Ihr Profil und scrollen Sie zum Block Erlaubte Währungen (Allowed currencies). Jede Währung ist ein Chip; der mit Stern markierte Chip ist der Standard für neue Dokumente. Wenn Sie den Block leer lassen, bietet die Währungsauswahl auf jeder Rechnung stattdessen die vollständige ISO-Liste an.

Bildschirm Wechselkurse. Tippen Sie in den Einstellungen unter Rechnungseinstellungen (Invoice Settings) auf Wechselkurse (Exchange Rates, Untertitel „Kursverwaltung & Umrechner”). Die oberste Karte ist ein Umrechner (Converter) mit einem Feld Betrag (Amount) und zwei Währungs-Dropdowns. Zwei graue Bildunterschriften nennen die Basiswährung und die Aktualisierungsregel, dann folgen die gespeicherten Kurse, eine Karte pro Paar, mit dem Kurs auf vier Dezimalstellen, der Abrufzeit und den Worten Manueller Kurs (Manual rate, plus grünem Avatar) auf Zeilen, die Sie selbst eingegeben haben. Das Aktualisieren-Symbol in der App-Leiste ist Alle Kurse aktualisieren (Update all rates); die kleine Schaltfläche + unten rechts ist Manuellen Kurs hinzufügen (Add manual rate).

Rechnungseditor. Die Kachel Rechnungswährung (Invoice Currency) sitzt zwischen den Daten und den Positionen. Wenn die gewählte Währung von der Basiswährung des Profils abweicht, erscheint direkt unter dem Summenblock eine Karte Wechselkurs (Exchange Rate) mit dem aktuellen Kurs, dem umgerechneten Gesamtbetrag, einer Schaltfläche Kurs aktualisieren (Update rate) und einem Feld zur manuellen Kurseingabe. Über den Positionen erscheint, wenn das Land des Kunden im eingebauten Datensatz enthalten ist, eine Reihe von Chips mit der Bezeichnung Tax presets (DE): und einem Hammer-Symbol für Rechtshinweise. Jede Zeile hat ihr eigenes Feld %. Weiter unten wählt die Kachel Rechnungssprache (Invoice Language) die Sprache der PDF-Bezeichnungen.

Steuervorgaben nach Land. Tippen Sie in den Einstellungen unter Automatisierung (Automation) auf Tax presets by country: eine durchsuchbare Länderliste mit eingebauten Sätzen; öffnen Sie eines, um eigene einzugeben und zu wählen, welcher Satz aktiv ist.

So stellen Sie einem Kunden in einer Fremdwährung Rechnungen

Jonas stellt Northwind Analytics in Austin eine Rechnung. Die Rechnung muss in US-Dollar sein, aber seine Berichte brauchen den Euro-Betrag.

1. Öffnen Sie den Rechnungseditor und wählen Sie den Kunden. Neue Dokumente beginnen in der Standardwährung des Profils (hier EUR).
2. Tippen Sie auf Rechnungswährung. Weil das Profil Währungen beschränkt, zeigt die Auswahl nur EUR, USD und GBP; tippen Sie auf USD ($).
3. Fügen Sie Ihre Positionen wie gewohnt hinzu; Preise sind jetzt in Dollar.
4. Scrollen Sie zur Karte Wechselkurs unter den Summen. Wenn ein Kurs für USD zu EUR bereits gespeichert ist, zeigt das hervorgehobene Feld „1 USD = 0.9215 EUR" mit dem umgerechneten Gesamtbetrag in Euro rechts und der Abrufzeit des Kurses darunter.
5. Um den Kurs zu aktualisieren, tippen Sie auf Kurs aktualisieren und bestätigen Sie Kurs aktualisieren im Dialog. Der Dialog warnt, dass der Kurs von allen Geschäftsprofilen geteilt wird und dass Sie eine Internetverbindung brauchen.
6. Wenn die Schaltfläche ausgegraut ist, lesen Sie die Bildunterschrift darunter: Sie haben heute bereits aktualisiert, oder es ist vor 9:00 Uhr in Ihrer Zeitzone. Verwenden Sie stattdessen das manuelle Feld (nächster Abschnitt) oder behalten Sie den gespeicherten Kurs.
7. Speichern Sie die Rechnung. Der Kurs und der Euro-Betrag werden mit dem Dokument gespeichert und von Dashboard und Analysen verwendet.

Wenn noch kein Kurs existiert, zeigt die Karte ein rot getöntes Feld mit „Kein Kurs festgelegt. Online aktualisieren oder manuell eingeben.” Sie können trotzdem speichern, aber die Rechnung hat dann keinen Basiswährungsbetrag und bleibt aus den Dashboard-Summen draußen, bis Sie einen Kurs hinzufügen und erneut speichern.

So legen Sie einen Kurs von Hand fest

Manche Verträge legen den Umrechnungskurs fest, und an manchen Tagen haben Sie keinen Empfang. Beide Fälle nutzen einen manuellen Kurs, der nur zum aktuellen Profil gehört und für dieses Paar den Online-Kurs schlägt.

Aus dem Rechnungseditor:

1. Suchen Sie in der Karte Wechselkurs die Zeile „1 USD = [Feld] EUR" unter der Bildunterschrift Kurs manuell eingeben (für aktuelles Profil):.
2. Tippen Sie den Kurs ein, zum Beispiel 0.9180, und tippen Sie auf die runde Häkchen-Schaltfläche.
3. Die Snackbar bestätigt „Manueller Kurs für aktuelles Profil gespeichert. Wird bei der nächsten Online-Aktualisierung ersetzt." Der umgerechnete Gesamtbetrag wird sofort neu berechnet.

Aus dem Bildschirm Wechselkurse:

1. Öffnen Sie Einstellungen, dann Wechselkurse.
2. Tippen Sie auf die Schaltfläche + (Tooltip „Manuellen Kurs hinzufügen").
3. Wählen Sie im Dialog die Fremdwährung aus dem Dropdown (es listet jede Währung außer Ihrer Basiswährung) und tippen Sie den Kurs in das Feld Kurs (Rate) ein, das als „1 USD = ... EUR" angezeigt wird.
4. Tippen Sie auf die gefüllte Schaltfläche zum Speichern. Ihre Bezeichnung lautet derzeit Zahlung speichern (Save Payment); das ist eine übrig gebliebene Bezeichnung, und sie speichert den Kurs.
5. Um einen Kurs später zu ändern, tippen Sie auf das Stift-Symbol in seiner Zeile. Das Bearbeiten einer Online-Zeile erstellt eine manuelle Kopie für Ihr Profil; die Online-Zeile bleibt für andere Profile unberührt.

Die Karte Umrechner ist praktisch für Angebote am Telefon: Tippen Sie einen Betrag ein, wählen Sie die beiden Währungen, und das Ergebnis aktualisiert sich beim Tippen, mit derselben Kurspriorität, die eine Rechnung verwenden würde.

So wenden Sie den richtigen Steuersatz an

Steuer lebt in Invoice Flow auf jeder Position, nie auf dem Dokument als Ganzem. Das Feld % einer Zeile enthält den Satz; der Editor summiert die Steuer jeder Zeile zum Steuerbetrag der Rechnung. Preise sind immer netto, und die Steuer wird obendrauf gerechnet. Es gibt keinen Schalter, um einen Preis als steuerinklusiv zu markieren; wenn ein Kunde also Bruttopreise möchte, tippen Sie den Nettobetrag ein und lassen den Satz die Arbeit machen.

Für die Berliner Agentur Brandt Digital braucht Jonas 19 % auf beiden Zeilen:

1. Stellen Sie sicher, dass der Kunde im Kundeneditor ein Land gesetzt hat. Steuer-Chips richten sich nach dem Ländercode des Kunden.
2. Suchen Sie im Rechnungseditor über den Positionen die Zeile Tax presets (DE): gefolgt von Chips wie MwSt. 19%, MwSt. 7% und MwSt. 0%.
3. Tippen Sie auf MwSt. 19%. Das Feld % jeder Position wird auf 19 gesetzt und eine kurze Snackbar bestätigt den angewendeten Satz.
4. Wenn eine Zeile einen anderen Satz braucht (zum Beispiel eine Position mit ermäßigtem Satz), bearbeiten Sie danach das Feld % dieser Zeile. Gemischte Sätze sind in Ordnung; das PDF wechselt automatisch zu einer Aufschlüsselung pro Satz, wenn es mehr als einen Satz ungleich null findet.
5. Für einen Rechtstext wie die Kleinunternehmerregelung oder den Reverse-Charge-Satz tippen Sie auf das Hammer-Symbol neben den Chips (Tooltip Insert legal note) und wählen Sie eine Zeile; sie wird an die Rechnungsnotizen angehängt.

Eine aus Ihrer Produktliste hinzugefügte Zeile erbt den Steuersatz des Produkts. Das Hilfe-Symbol im Feld % öffnet ein Blatt Steuersatz-Referenz (Tax Rate Reference) mit einer durchsuchbaren Ländertabelle; es trägt einen Haftungsausschluss, behandeln Sie es also als Gedächtnisstütze und nicht als Beratung.

So korrigieren Sie die voreingestellten Sätze eines Landes

Eingebaute Sätze veralten, und die Bezeichnung kann so wichtig sein wie die Zahl. Jonas möchte für seinen Londoner Kunden einen Chip, der „Reverse charge” sagt.

1. Öffnen Sie Einstellungen, scrollen Sie zu Automatisierung und tippen Sie auf Tax presets by country.
2. Tippen Sie einen Teil des Namens oder den zweibuchstabigen Code in Land suchen... (Search country...) ein; abgeglichen wird mit dem englischen Namen.
3. Tippen Sie auf die Länderzeile. Das Blatt zeigt die Sätze Built-in: als schreibgeschützten Text und eine Liste Custom:, vorausgefüllt mit denselben Werten.
4. Bearbeiten Sie Label und % einer Zeile, entfernen Sie Zeilen mit dem x oder tippen Sie auf Add rate für eine weitere. Das x ist deaktiviert, wenn nur noch eine Zeile übrig ist.
5. Wählen Sie Custom active, damit Ihr Satz die Chips im Editor steuert, oder Built-in active, um Ihre Änderungen zu behalten, ohne sie schon zu verwenden.
6. Tippen Sie auf Speichern. Die Liste zeigt jetzt beide Zeilen unter dem Land, die aktive in Fett, mit einem Chip Custom active oder Built-in active rechts.
7. Um Ihren Satz zu verwerfen und zu den eingebauten Sätzen zurückzukehren, öffnen Sie das Land erneut und tippen Sie auf Delete custom.

So drucken Sie das PDF in der Sprache des Kunden

App-Sprache und Dokumentsprache sind getrennte Entscheidungen; Jonas nutzt die App auf Englisch, schickt aber deutsche Rechnungen an deutsche Kunden.

1. Scrollen Sie im Rechnungseditor zur Kachel Rechnungssprache unter den Summen (und unter der Karte Wechselkurs, falls es eine gibt). Ihr Untertitel zeigt die aktuelle Wahl, standardmäßig App-Sprache (App Language).
2. Tippen Sie auf die Kachel. Ein Bottom-Sheet listet zuerst App-Sprache, dann sechzehn feste Sprachen: Englisch, Russisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Japanisch, Koreanisch, Chinesisch, Arabisch, Hindi, Türkisch und Ukrainisch, jede in ihrer eigenen Schrift beschriftet mit dem Code darunter.
3. Tippen Sie auf Deutsch. Die Kachel zeigt jetzt „Deutsch", und die Wahl wird mit der Rechnung gespeichert.
4. Speichern Sie und öffnen Sie die PDF-Vorschau. Überschriften, Spaltentitel, Summen und der Seitenzähler der Fußzeile kommen auf Deutsch heraus; Ihr eigener Text (Positionsbeschreibungen, Notizen, Zahlungsbedingungen) wird genau wie eingetippt gedruckt.

Regeln und Details

Basiswährung und Auswertung. Jedes Geschäftsprofil hat eine Basiswährung, die beim Erstellen des Profils gesetzt wird: die erste erlaubte Währung, wenn Sie die Liste beschränkt haben, andernfalls die Standardwährung. Jede Dashboard-Karte und jedes Analysen-Diagramm addiert Beträge nur in dieser Währung. Eine Rechnung in einer anderen Währung wird einbezogen, wenn sie einen Basiswährungsbetrag trägt (der Gesamtbetrag multipliziert mit dem mit ihr gespeicherten Kurs); ohne Kurs wird sie stillschweigend übersprungen, damit eine 12.000-Dollar-Rechnung nie als 12.000 Euro auftaucht.

Welcher Kurs gewinnt. Für eine Umrechnung prüft die App in dieser Reihenfolge: einen manuellen Kurs für das aktuelle Profil, den globalen Online-Kurs für das Paar, den Kehrwert des Online-Kurses für das umgekehrte Paar und schließlich 1.0. Ein Kurs von genau 1.0 zwischen verschiedenen Währungen wird im Editor als „kein Kurs” behandelt.

Online-Aktualisierungen. Kurse werden von einer öffentlichen Wechselkurs-API mit einer zweiten API als Fallback und einem Zeitlimit von zehn Sekunden abgerufen. Die Schaltfläche Kurs aktualisieren pro Rechnung ist einmal pro Kalendertag und nie vor 09:00 Uhr Ortszeit erlaubt; nach einem erfolgreichen Abruf bleibt die Schaltfläche bis zum nächsten 09:00 Uhr deaktiviert. Alle Kurse aktualisieren auf dem Bildschirm Wechselkurse ignoriert dieses Limit und holt jeden Kurs für Ihre Basiswährung in einem Zug; wenn die Anfrage scheitert, sehen Sie „Kurse konnten nicht aktualisiert werden. Prüfen Sie Ihre Internetverbindung.” und nichts wird geändert.

Manuelle Kurse. Ein manueller Kurs muss größer als null sein; alles andere wird ohne Meldung ignoriert. Pro Paar und Profil wird ein manueller Wert gehalten, sodass erneutes Speichern ihn überschreibt. Eine Online-Aktualisierung schreibt nur die Online-Zeile neu, sodass trotz des Hinweises „Manueller Kurs wird bei der nächsten Online-Aktualisierung ersetzt” ein manueller Kurs weiter gewinnt, bis Sie ihn löschen oder ändern. Das Hinzufügen oder Bearbeiten manueller Kurse ist nur mit Pro möglich; Ansehen, Umrechnen und Alle Kurse aktualisieren nicht.

Währungsbeschränkung. Die Liste Erlaubte Währungen beschränkt nur die Auswahl; bestehende Rechnungen behalten ihre Währung, wenn Sie sie später entfernen.

Steuern. Sätze werden pro Zeile als Prozentsatz gespeichert; der Steuerbetrag der Rechnung ist die Summe über die Zeilen. Es gibt keinen steuerinklusiven Modus und keine zweite Steuerspalte. Das Anwenden eines Vorgabe-Chips überschreibt den Satz auf jeder Zeile, einschließlich der Zeilen, die Sie einzeln gesetzt haben, verwenden Sie also zuerst Chips und passen Sie einzelne Zeilen danach an. Ländervorgaben brauchen einen Ländercode am Kunden; kein Code, keine Chips. Das PDF druckt automatisch eine „Multi-Tax Breakdown” (eine Zeile pro Satz), wenn eine Rechnung zwei oder mehr unterschiedliche Sätze ungleich null hat oder wenn Sie diese Layoutvariante im Vorlagenwähler wählen.

Vorgabe-Überschreibungen. Bezeichnungen werden getrimmt und eine leere Bezeichnung wird zu „Tax”; eine Zeile, deren Prozentsatz keine Zahl ist, wird beim Speichern verworfen. Überschreibungen gelten pro Land und werden von jedem Profil auf dem Gerät geteilt. Das Öffnen eines Länderblatts erfordert Pro.

Rechnungssprache. Der Wert wird im Dokument gespeichert (leer bedeutet „App-Sprache verwenden”). Er beeinflusst die gedruckten Bezeichnungen und die Sprache, in der Ländernamen in Adressen gerendert werden; er übersetzt nicht Ihre Positionsbeschreibungen, Notizen oder Bedingungen. Daten und das Statuswort im Kopf der eingebauten Vorlagen werden derzeit unabhängig von der gewählten Sprache auf Englisch gedruckt.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Erste Schritte: Geschäftsprofil - wo die Basiswährung und die Liste erlaubter Währungen gesetzt werden.
• Rechnungseditor - Positionen, Rabatte und der Summenblock, unter dem die Wechselkurskarte sitzt.
• Analysen, Dashboard und Berichte - wie Basiswährungsbeträge zu Diagrammen werden.