Guia do utilizador

Moedas, taxas de câmbio e impostos

Fature a clientes em várias moedas, mantenha as taxas de câmbio atualizadas ou fixe-as à mão, aplique a taxa de imposto certa por linha e imprima o PDF no idioma do cliente.

Atualizado: 2026-09-09

Se todos os clientes pagam na mesma moeda com a mesma taxa de imposto, pode deixar esta área em paz. No momento em que um cliente quer dólares, outro está num país com um regime de IVA diferente ou alguém pede a fatura no seu próprio idioma, precisa de três coisas a funcionar em conjunto: uma moeda por documento, uma taxa para trazer os totais estrangeiros de volta à sua moeda para efeitos de relatório, e uma taxa de imposto em cada linha adequada ao país do cliente. O Invoice Flow faz as três no telemóvel, offline, com uma atualização online de taxas por dia quando a pedir.

Este guia acompanha Jonas Weber, um consultor de software em Berlim cujo perfil trabalha em euros. Ele fatura a uma agência de Berlim em EUR com 19% de MwSt., a uma empresa de Londres em GBP ao abrigo da regra de autoliquidação, e a uma start-up de Austin em USD sem IVA alemão. Precisa também do valor em euros de cada fatura estrangeira, porque o painel e as análises só somam uma moeda.

O que vê no ecrã

Perfil de empresa. Abra Configurações (Settings), toque no seu perfil e desça até ao bloco Moedas permitidas (Allowed currencies). Cada moeda é um chip; o chip com estrela é a predefinição para novos documentos. Se deixar o bloco vazio, o seletor de moeda de cada fatura passa a oferecer a lista ISO completa.

Ecrã de Taxas de Câmbio. Em Configurações, dentro de Configurações de Faturamento (Invoice Settings), toque em Taxas de Câmbio (Exchange Rates, subtítulo “gestão de taxas e conversor”). O cartão de topo é um Conversor (Converter) com um campo Valor (Amount) e duas listas de moeda. Duas legendas cinzentas indicam a moeda base e a regra de atualização, e depois seguem-se as taxas guardadas, um cartão por par, com a taxa a quatro casas decimais, a hora em que foi obtida e as palavras Taxa manual (Manual rate, mais um avatar verde) nas linhas que introduziu você próprio. O ícone de atualização na barra da aplicação é Atualizar todas as taxas (Update all rates); o pequeno botão + no canto inferior direito é Adicionar taxa manual (Add manual rate).

Editor de faturas. O bloco Moeda da fatura (Invoice Currency) fica entre as datas e as linhas. Quando a moeda escolhida difere da moeda base do perfil, aparece um cartão Taxa de Câmbio logo abaixo do bloco de totais, com a taxa atual, o total convertido, um botão Atualizar taxa (Update rate) e um campo para introduzir uma taxa à mão. Acima das linhas, quando o país do cliente está no conjunto de dados integrado, aparece uma fila de chips com a designação Tax presets (DE): e um ícone de martelo para notas legais. Cada linha tem o seu campo %. Mais abaixo, o bloco Idioma da Fatura (Invoice Language) escolhe o idioma das etiquetas do PDF.

Predefinições fiscais por país. Em Configurações, dentro de Automação (Automation), toque em Tax presets by country: uma lista de países pesquisável com taxas integradas; abra um para introduzir as suas e escolher qual o conjunto ativo.

Como faturar a um cliente numa moeda estrangeira

Jonas está a faturar à Northwind Analytics, em Austin. A fatura tem de ser em dólares americanos, mas os seus relatórios precisam do valor em euros.

1. Abra o editor de faturas e escolha o cliente. Os documentos novos começam na moeda predefinida do perfil (EUR, neste caso).
2. Toque em Moeda da fatura. Como o perfil restringe as moedas, o seletor mostra apenas EUR, USD e GBP; toque em USD ($).
3. Acrescente as linhas como habitualmente; os preços estão agora em dólares.
4. Desça até ao cartão Taxa de Câmbio sob os totais. Se já estiver guardada uma taxa de USD para EUR, a caixa destacada indica "1 USD = 0.9215 EUR" com o total convertido em euros à direita e a hora em que a taxa foi obtida por baixo.
5. Para atualizar a taxa, toque em Atualizar taxa e confirme Atualizar taxa na caixa. A caixa avisa que a taxa é partilhada por todos os perfis de empresa e que precisa de ligação à internet.
6. Se o botão estiver esbatido, leia a legenda por baixo: já atualizou hoje, ou ainda não são 9:00 no seu fuso horário. Use antes o campo manual (secção seguinte) ou mantenha a taxa guardada.
7. Guarde a fatura. A taxa e o total em euros ficam guardados com o documento e são usados pelo painel e pelas análises.

Se ainda não existir taxa, o cartão mostra uma caixa avermelhada a dizer que não há taxa definida e que deve atualizar online ou introduzi-la manualmente. Pode guardar à mesma, mas a fatura fica sem total na moeda base e fora das somas do painel até acrescentar uma taxa e guardar de novo.

Como definir uma taxa à mão

Alguns contratos fixam a taxa de conversão, e há dias em que não tem rede. Ambos os casos usam uma taxa manual, que pertence apenas ao perfil atual e prevalece sobre a taxa online desse par.

A partir do editor de faturas:

1. No cartão Taxa de Câmbio, encontre a linha "1 USD = [campo] EUR" sob a legenda Inserir taxa manualmente (para o perfil atual):.
2. Escreva a taxa, por exemplo 0.9180, e toque no botão redondo de confirmação.
3. A mensagem confirma que a taxa manual foi guardada para o perfil atual e será substituída na próxima atualização online. O total convertido é recalculado de imediato.

A partir do ecrã de Taxas de Câmbio:

1. Abra Configurações e depois Taxas de Câmbio.
2. Toque no botão + (descrição "Adicionar taxa manual").
3. Na caixa, escolha a moeda estrangeira na lista (mostra todas as moedas exceto a sua moeda base) e escreva a taxa no campo Taxa, apresentado como "1 USD = ... EUR".
4. Toque no botão preenchido para guardar. A designação atual é Salvar Pagamento (Save Payment); é uma etiqueta que ficou por corrigir, e o que faz é guardar a taxa.
5. Para alterar uma taxa mais tarde, toque no ícone de lápis da respetiva linha. Editar uma linha online cria uma cópia manual para o seu perfil; a linha online fica intacta para os outros perfis.

O cartão Conversor é prático para dar preços ao telefone: escreva um valor, escolha as duas moedas e o resultado atualiza-se enquanto escreve, com a mesma prioridade de taxas que uma fatura usaria.

Como aplicar a taxa de imposto certa

O imposto no Invoice Flow vive em cada linha, nunca no documento como um todo. O campo % de uma linha contém a taxa; o editor soma o imposto de todas as linhas no total de imposto da fatura. Os preços são sempre líquidos, e o imposto é acrescentado por cima. Não há um interruptor para marcar um preço como imposto incluído, por isso, se um cliente quiser preços com imposto, escreva o valor líquido e deixe a taxa fazer o trabalho.

Para a agência de Berlim, a Brandt Digital, Jonas precisa de 19% nas duas linhas:

1. Certifique-se de que o cliente tem um país definido no editor de clientes. Os chips de imposto dependem do código de país do cliente.
2. No editor de faturas, procure acima das linhas a fila Tax presets (DE): seguida de chips como MwSt. 19%, MwSt. 7% e MwSt. 0%.
3. Toque em MwSt. 19%. O campo % de todas as linhas passa a 19 e uma breve mensagem confirma a taxa aplicada.
4. Se uma linha precisar de outra taxa (um item com taxa reduzida, por exemplo), edite depois o campo % dessa linha. Taxas mistas não são problema; o PDF passa automaticamente a uma discriminação por taxa quando encontra mais do que uma taxa diferente de zero.
5. Para um texto legal, como a isenção de pequenas empresas ou a frase de autoliquidação, toque no ícone de martelo ao lado dos chips (descrição Insert legal note) e escolha uma linha; é acrescentada às observações da fatura.

Uma linha acrescentada a partir da sua lista de produtos herda a taxa de imposto do produto. O ícone de ajuda dentro do campo % abre uma folha Referência de taxas de imposto (Tax Rate Reference) com uma tabela de países pesquisável; traz uma nota de exoneração, por isso trate-a como lembrete e não como aconselhamento.

Como corrigir as taxas predefinidas de um país

As taxas integradas envelhecem, e a designação pode ser tão importante quanto o número. Jonas quer um chip que diga “Reverse charge” para o seu cliente de Londres.

1. Abra Configurações, desça até Automação e toque em Tax presets by country.
2. Escreva parte do nome ou o código de duas letras em Buscar país... (Search country...); a correspondência é feita com o nome em inglês.
3. Toque na linha do país. A folha mostra as taxas Built-in: como texto só de leitura e uma lista Custom: pré-preenchida com os mesmos valores.
4. Edite o Rótulo (Label) e a % de uma linha, remova linhas com o x, ou toque em Add rate para acrescentar outra. O x fica desativado quando resta apenas uma linha.
5. Escolha Custom active para que o seu conjunto passe a alimentar os chips do editor, ou Built-in active para manter as suas alterações sem as usar ainda.
6. Toque em Salvar. A lista mostra agora as duas linhas sob o país, a ativa a negrito, com um chip Custom active ou Built-in active à direita.
7. Para deitar fora o seu conjunto e voltar às taxas integradas, reabra o país e toque em Delete custom.

Como imprimir o PDF no idioma do cliente

O idioma da aplicação e o idioma do documento são escolhas separadas; Jonas usa a aplicação em inglês mas envia faturas em alemão a clientes alemães.

1. No editor de faturas, desça até ao bloco Idioma da Fatura por baixo dos totais (e por baixo do cartão Taxa de Câmbio, se existir). O subtítulo mostra a escolha atual, Idioma do App por predefinição.
2. Toque no bloco. Uma folha inferior lista primeiro Idioma do App e depois dezasseis idiomas fixos: inglês, russo, alemão, francês, espanhol, italiano, português, neerlandês, polaco, japonês, coreano, chinês, árabe, hindi, turco e ucraniano, cada um identificado na sua própria escrita com o código por baixo.
3. Toque em Deutsch. O bloco passa a indicar "Deutsch" e a escolha é guardada com a fatura.
4. Guarde e abra a pré-visualização do PDF. Os títulos, os nomes das colunas, os totais e o contador de páginas do rodapé saem em alemão; o seu texto (descrições de itens, observações, condições de pagamento) é impresso exatamente como o escreveu.

Regras e detalhes

Moeda base e relatórios. Cada perfil de empresa tem uma moeda base, definida quando o perfil é criado: a primeira moeda permitida, se restringiu a lista, caso contrário a moeda predefinida. Todos os cartões do painel e gráficos de análise somam apenas valores nessa moeda. Uma fatura noutra moeda é incluída quando tem um total na moeda base (o total multiplicado pela taxa guardada com ela); sem taxa é ignorada em silêncio, para que uma fatura de 12.000 dólares nunca apareça como 12.000 euros.

Que taxa prevalece. Para uma conversão, a aplicação verifica, por esta ordem: uma taxa manual do perfil atual, a taxa online global do par, o inverso da taxa online do par contrário e, por fim, 1,0. Uma taxa exatamente igual a 1,0 entre moedas diferentes é tratada como “sem taxa” no editor.

Atualizações online. As taxas são obtidas de uma API pública de câmbios, com uma segunda API de recurso e um tempo limite de dez segundos. O botão Atualizar taxa por fatura é permitido uma vez por dia de calendário e nunca antes das 09:00 hora local; depois de uma obtenção bem-sucedida, o botão fica desativado até às 09:00 seguintes. Atualizar todas as taxas, no ecrã de Taxas de Câmbio, ignora esse limite e obtém de uma vez todas as taxas da sua moeda base; se o pedido falhar, vê uma mensagem a pedir que verifique a ligação à internet e nada é alterado.

Taxas manuais. Uma taxa manual tem de ser maior que zero; qualquer outro valor é ignorado sem mensagem. É mantido um valor manual por par e por perfil, por isso guardar de novo sobrepõe-no. Uma atualização online reescreve apenas a linha online, pelo que, apesar da legenda “a taxa manual será substituída na próxima atualização online”, uma taxa manual continua a prevalecer até a eliminar ou alterar. Acrescentar ou editar taxas manuais é exclusivo do Pro; ver, converter e Atualizar todas as taxas não são.

Restrição de moedas. A lista Moedas permitidas limita apenas o seletor; as faturas existentes mantêm a sua moeda se a remover mais tarde.

Impostos. As taxas são guardadas por linha, em percentagem; o total de imposto da fatura é a soma das linhas. Não há modo com imposto incluído nem uma segunda coluna de imposto. Aplicar um chip de predefinição sobrepõe a taxa em todas as linhas, incluindo as que definiu individualmente, por isso use primeiro os chips e ajuste depois as linhas isoladas. As predefinições por país precisam de um código de país no cliente; sem código, não há chips. O PDF imprime automaticamente uma discriminação de vários impostos (uma linha por taxa) quando uma fatura tem duas ou mais taxas distintas diferentes de zero, ou quando escolhe essa variante no seletor de modelos.

Substituições de predefinições. As designações são limpas de espaços e uma designação vazia passa a “Tax”; uma linha cuja percentagem não seja um número é descartada ao guardar. As substituições são por país e partilhadas por todos os perfis do dispositivo. Abrir a folha de um país exige Pro.

Idioma da fatura. O valor é guardado no documento (vazio significa “usar o idioma da aplicação”). Afeta as etiquetas impressas e o idioma usado para mostrar os nomes dos países nos endereços; não traduz as descrições dos itens, as observações nem as condições. As datas e a palavra de estado no cabeçalho dos modelos integrados são atualmente impressas em inglês, seja qual for o idioma escolhido.

Dicas

Guias relacionados

• Primeiros passos: perfil de empresa - onde se definem a moeda base e a lista de moedas permitidas.
• Editor de faturas - linhas, descontos e o bloco de totais sob o qual fica o cartão de taxa de câmbio.
• Análises, painel e relatórios - como os totais na moeda base se transformam em gráficos.