คู่มือผู้ใช้
สกุลเงิน อัตราแลกเปลี่ยน และภาษี
เรียกเก็บเงินลูกค้าได้หลายสกุลเงิน รักษาอัตราแลกเปลี่ยนให้เป็นปัจจุบันหรือตั้งเองด้วยมือ ใช้อัตราภาษีที่ถูกต้องต่อรายการ และพิมพ์ PDF เป็นภาษาของลูกค้า
หากลูกค้าทุกรายชำระเงินด้วยสกุลเงินเดียวกันในอัตราภาษีเดียวกัน คุณสามารถข้ามส่วนนี้ไปได้เลย แต่ทันทีที่ลูกค้ารายหนึ่งต้องการดอลลาร์ อีกรายอยู่ในประเทศที่มีระบบ VAT ต่างกัน หรือมีใครขอใบแจ้งหนี้เป็นภาษาของตัวเอง คุณจะต้องมีสามสิ่งทำงานร่วมกัน: สกุลเงินต่อเอกสาร อัตราที่นำยอดรวมสกุลเงินต่างประเทศกลับมาเป็นสกุลเงินหลักของคุณเพื่อการรายงาน และอัตราภาษีบนทุกบรรทัดที่เหมาะกับประเทศของลูกค้า Invoice Flow ทำทั้งสามอย่างนี้บนโทรศัพท์ แบบออฟไลน์ พร้อมการรีเฟรชอัตราออนไลน์วันละครั้งเมื่อคุณร้องขอ
คู่มือนี้ติดตาม Jonas Weber ที่ปรึกษาซอฟต์แวร์ในเบอร์ลินซึ่งโปรไฟล์ของเขาทำงานเป็นยูโร เขาออกใบแจ้งหนี้ให้เอเจนซี่ในเบอร์ลินเป็น EUR พร้อม MwSt. 19% ให้บริษัทในลอนดอนเป็น GBP ภายใต้กฎ reverse-charge และให้สตาร์ทอัพในออสตินเป็น USD โดยไม่มี VAT ของเยอรมนี เขายังต้องการมูลค่ายูโรของใบแจ้งหนี้ต่างประเทศแต่ละใบด้วย เพราะแดชบอร์ดและ analytics รวมยอดเป็นสกุลเงินเดียวเท่านั้น
สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ
โปรไฟล์ธุรกิจ เปิด การตั้งค่า แตะโปรไฟล์ของคุณ แล้วเลื่อนไปยังหมวด สกุลเงินที่อนุญาต แต่ละสกุลเงินคือชิปหนึ่งอัน ชิปที่มีดาวคือค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่ หากคุณปล่อยหมวดนี้ว่างไว้ ตัวเลือกสกุลเงินบนทุกใบแจ้งหนี้จะเสนอรายการ ISO เต็มแทน
หน้าจออัตราแลกเปลี่ยน จาก การตั้งค่า ใต้ การตั้งค่าใบแจ้งหนี้ แตะ อัตราแลกเปลี่ยน (คำบรรยาย “การจัดการอัตรา & ตัวแปลง”) การ์ดบนสุดคือ ตัวแปลง พร้อมช่อง จำนวน และดรอปดาวน์สกุลเงินสองอัน คำบรรยายสีเทาสองบรรทัดบอกสกุลเงินหลักและกฎการอัปเดต จากนั้นตามด้วยอัตราที่บันทึกไว้ การ์ดละหนึ่งคู่สกุลเงิน พร้อมอัตราทศนิยมสี่ตำแหน่ง เวลาที่ดึงข้อมูล และคำว่า อัตราด้วยตนเอง (พร้อมไอคอนสีเขียว) บนแถวที่คุณป้อนเอง ไอคอนรีเฟรชบนแถบแอปคือ อัปเดตอัตราทั้งหมด ปุ่ม + เล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาคือ เพิ่มอัตราด้วยตนเอง
ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ ช่อง สกุลเงินใบแจ้งหนี้ อยู่ระหว่างวันที่และรายการสินค้า เมื่อสกุลเงินที่เลือกแตกต่างจากสกุลเงินหลักของโปรไฟล์ การ์ด อัตราแลกเปลี่ยน จะปรากฏใต้บล็อกยอดรวมทันที พร้อมอัตราปัจจุบัน ยอดรวมที่แปลงแล้ว ปุ่ม อัปเดตอัตรา และช่องสำหรับป้อนอัตราด้วยมือ เหนือรายการสินค้า เมื่อประเทศของลูกค้าอยู่ในชุดข้อมูลในตัว จะมีแถวชิปที่มีป้ายกำกับ Tax presets (DE): ปรากฏขึ้นพร้อมไอคอนค้อนสำหรับบันทึกทางกฎหมาย แต่ละบรรทัดมีช่อง % ของตัวเอง ถัดลงไป ช่อง ภาษาของใบแจ้งหนี้ เลือกภาษาของป้ายกำกับใน PDF
ค่าตั้งต้นภาษีตามประเทศ จาก การตั้งค่า ใต้ ระบบอัตโนมัติ แตะ ค่าตั้งต้นภาษีตามประเทศ: รายการประเทศที่ค้นหาได้พร้อมอัตราในตัว เปิดประเทศหนึ่งเพื่อป้อนอัตราของคุณเองและเลือกว่าชุดใดใช้งานอยู่
วิธีเรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นสกุลเงินต่างประเทศ
Jonas กำลังออกใบแจ้งหนี้ให้ Northwind Analytics ในออสติน ใบแจ้งหนี้ต้องเป็นดอลลาร์สหรัฐ แต่รายงานของเขาต้องการตัวเลขยูโร
- เปิดตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้และเลือกลูกค้า เอกสารใหม่เริ่มต้นด้วยสกุลเงินเริ่มต้นของโปรไฟล์ (EUR ในกรณีนี้)
- แตะ สกุลเงินใบแจ้งหนี้ เนื่องจากโปรไฟล์จำกัดสกุลเงินไว้ ตัวเลือกจะแสดงเพียง EUR, USD และ GBP แตะ USD ($)
- เพิ่มรายการสินค้าตามปกติ ราคาตอนนี้เป็นดอลลาร์
- เลื่อนไปที่การ์ด อัตราแลกเปลี่ยน ใต้ยอดรวม หากมีอัตราจาก USD เป็น EUR ที่เก็บไว้แล้ว กล่องที่เน้นสีจะอ่านว่า "1 USD = 0.9215 EUR" พร้อมยอดรวมที่แปลงแล้วเป็นยูโรทางด้านขวา และเวลาที่ดึงอัตรามาด้านล่าง
- หากต้องการรีเฟรชอัตรา ให้แตะ อัปเดตอัตรา แล้วยืนยัน อัปเดตอัตรา ในกล่องโต้ตอบ กล่องโต้ตอบจะเตือนว่าอัตรานี้ใช้ร่วมกันโดยทุกโปรไฟล์ธุรกิจ และคุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- หากปุ่มถูกทำให้เป็นสีเทา ให้อ่านคำบรรยายด้านล่าง: คุณอัปเดตวันนี้ไปแล้ว หรือยังไม่ถึง 9:00 น. ในเขตเวลาของคุณ ให้ใช้ช่องป้อนด้วยมือแทน (หัวข้อถัดไป) หรือคงอัตราที่บันทึกไว้
- บันทึกใบแจ้งหนี้ อัตราและยอดรวมยูโรจะถูกเก็บไว้กับเอกสารและใช้โดยแดชบอร์ดและ analytics
หากยังไม่มีอัตราอยู่ การ์ดจะแสดงกล่องสีแดงจาง ๆ อ่านว่า “ยังไม่มีการตั้งอัตรา อัปเดตออนไลน์หรือป้อนด้วยตนเอง” คุณยังคงบันทึกได้ แต่ใบแจ้งหนี้นั้นจะไม่มียอดรวมในสกุลเงินหลักและจะไม่ถูกนับในผลรวมของแดชบอร์ดจนกว่าคุณจะเพิ่มอัตราและบันทึกอีกครั้ง
วิธีตั้งอัตราด้วยมือ
สัญญาบางฉบับกำหนดอัตราแลกเปลี่ยนไว้ตายตัว และบางวันคุณอาจไม่มีสัญญาณ ทั้งสองกรณีใช้อัตราด้วยตนเอง ซึ่งเป็นของโปรไฟล์ปัจจุบันเท่านั้น และมีผลเหนือกว่าอัตราออนไลน์สำหรับคู่สกุลเงินนั้น
จากตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้:
- ในการ์ด อัตราแลกเปลี่ยน หาแถว "1 USD = [ช่อง] EUR" ใต้คำบรรยาย ป้อนอัตราด้วยตนเอง (สำหรับโปรไฟล์ปัจจุบัน):
- พิมพ์อัตรา เช่น 0.9180 แล้วแตะปุ่มติ๊กถูกทรงกลม
- ข้อความแจ้งเตือนจะยืนยัน "บันทึกอัตราด้วยตนเองสำหรับโปรไฟล์ปัจจุบันแล้ว จะถูกแทนที่เมื่อมีการอัปเดตออนไลน์ครั้งถัดไป" ยอดรวมที่แปลงแล้วจะคำนวณใหม่ทันที
จากหน้าจออัตราแลกเปลี่ยน:
- เปิด การตั้งค่า จากนั้น อัตราแลกเปลี่ยน
- แตะปุ่ม + (คำแนะนำเครื่องมือ "เพิ่มอัตราด้วยตนเอง")
- ในกล่องโต้ตอบ เลือกสกุลเงินต่างประเทศจากดรอปดาวน์ (แสดงทุกสกุลเงินยกเว้นสกุลเงินหลักของคุณ) และพิมพ์อัตราในช่อง อัตรา ซึ่งแสดงเป็น "1 USD = ... EUR"
- แตะปุ่มทึบเพื่อบันทึก ป้ายชื่อปุ่มปัจจุบันอ่านว่า บันทึกการชำระเงิน นั่นเป็นป้ายชื่อที่หลงเหลืออยู่ แต่มันจะบันทึกอัตราให้จริง
- หากต้องการเปลี่ยนอัตราใดในภายหลัง ให้แตะไอคอนดินสอบนแถวนั้น การแก้ไขแถวออนไลน์จะสร้างสำเนาแบบด้วยตนเองสำหรับโปรไฟล์ของคุณ แถวออนไลน์จะไม่ถูกแตะต้องสำหรับโปรไฟล์อื่น
การ์ด ตัวแปลง สะดวกสำหรับการเสนอราคาผ่านโทรศัพท์: พิมพ์จำนวนเงิน เลือกสกุลเงินสองอย่าง แล้วผลลัพธ์จะอัปเดตขณะที่คุณพิมพ์ โดยใช้ลำดับความสำคัญของอัตราเดียวกับที่ใบแจ้งหนี้จะใช้
วิธีใช้อัตราภาษีที่ถูกต้อง
ภาษีใน Invoice Flow อยู่ในแต่ละรายการ ไม่เคยอยู่ในเอกสารทั้งฉบับ ช่อง % บนแต่ละบรรทัดเก็บอัตรานั้น ตัวแก้ไขจะรวมภาษีของทุกบรรทัดเป็นยอดรวมภาษีของใบแจ้งหนี้ ราคาเป็นราคาสุทธิเสมอ และภาษีจะถูกบวกเพิ่มเข้าไป ไม่มีสวิตช์สำหรับทำเครื่องหมายราคาว่ารวมภาษีแล้ว ดังนั้นหากลูกค้าต้องการราคารวม ให้พิมพ์ตัวเลขสุทธิและปล่อยให้อัตราทำงานให้
สำหรับเอเจนซี่ในเบอร์ลิน Brandt Digital, Jonas ต้องการ 19% บนทั้งสองบรรทัด:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้ามีการตั้งประเทศไว้ในตัวแก้ไขข้อมูลลูกค้า ชิปภาษีอ้างอิงจากรหัสประเทศของลูกค้า
- ในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ มองหาแถว Tax presets (DE): เหนือรายการสินค้า ตามด้วยชิปเช่น MwSt. 19%, MwSt. 7% และ MwSt. 0%
- แตะ MwSt. 19% ช่อง % ของทุกรายการจะถูกตั้งเป็น 19 และข้อความแจ้งเตือนสั้น ๆ จะยืนยันว่าอัตรานี้ถูกนำไปใช้แล้ว
- หากบรรทัดใดต้องการอัตราที่ต่างออกไป (เช่น รายการที่มีอัตราลดหย่อน) ให้แก้ไขช่อง % ของบรรทัดนั้นภายหลัง อัตราผสมกันได้ตามปกติ PDF จะสลับไปแสดงรายละเอียดแยกตามอัตราโดยอัตโนมัติเมื่อพบมากกว่าหนึ่งอัตราที่ไม่เป็นศูนย์
- สำหรับถ้อยคำทางกฎหมาย เช่น การยกเว้นธุรกิจขนาดเล็กหรือประโยค reverse-charge ให้แตะไอคอนค้อนข้างชิป (คำแนะนำเครื่องมือ แทรกบันทึกทางกฎหมาย) แล้วเลือกบรรทัด ข้อความจะถูกเพิ่มไปที่บันทึกของใบแจ้งหนี้
รายการที่เพิ่มจากรายการสินค้าของคุณจะสืบทอดอัตราภาษีของสินค้านั้น ไอคอนช่วยเหลือภายในช่อง % จะเปิดแผ่น ข้อมูลอ้างอิงอัตราภาษี พร้อมตารางประเทศที่ค้นหาได้ มีคำปฏิเสธความรับผิดชอบกำกับไว้ ดังนั้นให้ถือว่าเป็นเพียงการเตือนความจำมากกว่าคำแนะนำ
วิธีแก้ไขอัตราตั้งต้นของประเทศ
อัตราในตัวอาจล้าสมัย และป้ายกำกับอาจสำคัญพอ ๆ กับตัวเลข Jonas ต้องการชิปที่เขียนว่า “Reverse charge” สำหรับลูกค้าในลอนดอนของเขา
- เปิด การตั้งค่า เลื่อนไปยัง ระบบอัตโนมัติ แล้วแตะ ค่าตั้งต้นภาษีตามประเทศ
- พิมพ์ชื่อบางส่วนหรือรหัสสองตัวอักษรลงใน ค้นหาประเทศ... การจับคู่จะเทียบกับชื่อภาษาอังกฤษ
- แตะแถวประเทศ แผ่นจะแสดงอัตรา ในตัว: เป็นข้อความอ่านอย่างเดียว และรายการ กำหนดเอง: ที่เติมค่าเดียวกันไว้ล่วงหน้า
- แก้ไข ป้ายกำกับ และ % ของแถว ลบแถวด้วยเครื่องหมาย x หรือแตะ เพิ่มอัตรา เพื่อเพิ่มอีกแถว เครื่องหมาย x จะถูกปิดใช้งานเมื่อเหลือแถวเดียว
- เลือก ใช้งานแบบกำหนดเอง เพื่อให้ชุดของคุณขับเคลื่อนชิปในตัวแก้ไข หรือ ใช้งานแบบในตัว เพื่อคงการแก้ไขของคุณไว้โดยยังไม่ใช้งาน
- แตะ บันทึก รายการจะแสดงทั้งสองบรรทัดใต้ประเทศนั้น บรรทัดที่ใช้งานอยู่จะเป็นตัวหนา พร้อมชิปที่อ่านว่า ใช้งานแบบกำหนดเอง หรือ ใช้งานแบบในตัว ทางด้านขวา
- หากต้องการทิ้งชุดของคุณและกลับไปใช้อัตราในตัว ให้เปิดประเทศนั้นอีกครั้งแล้วแตะ ลบค่ากำหนดเอง
วิธีพิมพ์ PDF เป็นภาษาของลูกค้า
ภาษาของแอปและภาษาของเอกสารเป็นตัวเลือกที่แยกกัน Jonas ใช้แอปเป็นภาษาอังกฤษแต่ส่งใบแจ้งหนี้ภาษาเยอรมันให้ลูกค้าชาวเยอรมัน
- ในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ เลื่อนไปที่ช่อง ภาษาของใบแจ้งหนี้ ใต้ยอดรวม (และใต้การ์ดอัตราแลกเปลี่ยน ถ้ามี) คำบรรยายด้านล่างแสดงตัวเลือกปัจจุบัน คือ ภาษาของแอป เป็นค่าเริ่มต้น
- แตะที่ช่องนี้ แผ่นด้านล่างจะแสดง ภาษาของแอป เป็นอันดับแรก จากนั้นสิบหกภาษาที่ตายตัว: อังกฤษ รัสเซีย เยอรมัน ฝรั่งเศส สเปน อิตาลี โปรตุเกส ดัตช์ โปแลนด์ ญี่ปุ่น เกาหลี จีน อาหรับ ฮินดี ตุรกี และยูเครน แต่ละอันติดป้ายด้วยอักษรของภาษานั้นเองพร้อมรหัสด้านล่าง
- แตะ Deutsch ช่องจะอ่านว่า "Deutsch" และตัวเลือกนี้จะถูกบันทึกไว้กับใบแจ้งหนี้
- บันทึกแล้วเปิดตัวอย่าง PDF หัวข้อ ชื่อคอลัมน์ ยอดรวม และตัวนับหน้าในส่วนท้ายจะออกมาเป็นภาษาเยอรมัน ข้อความของคุณเอง (คำอธิบายรายการ บันทึก เงื่อนไขการชำระเงิน) จะพิมพ์ตามที่พิมพ์ไว้ทุกประการ
กฎและรายละเอียด
สกุลเงินหลักและการรายงาน โปรไฟล์ธุรกิจแต่ละโปรไฟล์มีสกุลเงินหลัก ซึ่งตั้งไว้เมื่อสร้างโปรไฟล์: สกุลเงินที่อนุญาตอันแรกหากคุณจำกัดรายการไว้ ไม่เช่นนั้นก็เป็นสกุลเงินเริ่มต้น การ์ดแดชบอร์ดและกราฟ analytics ทุกอันรวมยอดเป็นสกุลเงินนั้นเท่านั้น ใบแจ้งหนี้สกุลเงินอื่นจะถูกนับรวมเมื่อมียอดรวมในสกุลเงินหลัก (ยอดรวมคูณด้วยอัตราที่บันทึกไว้กับมัน) หากไม่มีอัตราจะถูกข้ามไปอย่างเงียบ ๆ เพื่อไม่ให้ใบแจ้งหนี้ 12,000 ดอลลาร์แสดงเป็น 12,000 ยูโร
อัตราใดจะชนะ สำหรับการแปลงค่า แอปจะตรวจสอบตามลำดับ: อัตราด้วยตนเองของโปรไฟล์ปัจจุบัน อัตราออนไลน์ระดับสากลสำหรับคู่สกุลเงินนั้น ค่าผกผันของอัตราออนไลน์สำหรับคู่สกุลเงินย้อนกลับ และสุดท้ายคือ 1.0 อัตราที่เท่ากับ 1.0 พอดีระหว่างสกุลเงินที่ต่างกันจะถูกถือว่าเป็น “ไม่มีอัตรา” ในตัวแก้ไข
การอัปเดตออนไลน์ อัตราจะถูกดึงจาก API อัตราแลกเปลี่ยนสาธารณะ พร้อม API ที่สองเป็นตัวสำรอง และหมดเวลาที่สิบวินาที ปุ่ม อัปเดตอัตรา ต่อใบแจ้งหนี้อนุญาตให้ใช้ได้หนึ่งครั้งต่อวันตามปฏิทิน และไม่เคยก่อน 09:00 น. ตามเวลาท้องถิ่น หลังจากดึงข้อมูลสำเร็จแล้ว ปุ่มจะถูกปิดใช้งานจนถึง 09:00 น. ถัดไป อัปเดตอัตราทั้งหมด บนหน้าจออัตราแลกเปลี่ยนไม่มีข้อจำกัดนั้นและดึงทุกอัตราสำหรับสกุลเงินหลักของคุณในครั้งเดียว หากคำขอล้มเหลว คุณจะเห็น “อัปเดตอัตราไม่สำเร็จ ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ” และไม่มีสิ่งใดเปลี่ยนแปลง
อัตราด้วยตนเอง อัตราด้วยตนเองต้องมากกว่าศูนย์ ค่าอื่นใดจะถูกละเว้นโดยไม่มีข้อความแจ้ง มีค่าด้วยตนเองหนึ่งค่าเก็บไว้ต่อคู่สกุลเงินต่อโปรไฟล์ ดังนั้นการบันทึกอีกครั้งจะเขียนทับค่าเดิม การรีเฟรชออนไลน์จะเขียนทับเฉพาะแถวออนไลน์เท่านั้น ดังนั้นแม้จะมีคำบรรยาย “อัตราด้วยตนเองจะถูกแทนที่เมื่อมีการอัปเดตออนไลน์ครั้งถัดไป” อัตราด้วยตนเองก็ยังคงมีผลเหนือกว่าจนกว่าคุณจะลบหรือเปลี่ยนมัน การเพิ่มหรือแก้ไขอัตราด้วยตนเองเป็น Pro เท่านั้น การดู การแปลงค่า และ อัปเดตอัตราทั้งหมด ไม่ใช่
การจำกัดสกุลเงิน รายการ สกุลเงินที่อนุญาต จำกัดเฉพาะตัวเลือกเท่านั้น ใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่แล้วจะคงสกุลเงินไว้แม้คุณจะลบสกุลเงินนั้นออกในภายหลัง
ภาษี อัตราถูกเก็บต่อบรรทัดเป็นเปอร์เซ็นต์ ยอดรวมภาษีของใบแจ้งหนี้คือผลรวมของทุกบรรทัด ไม่มีโหมดรวมภาษีและไม่มีคอลัมน์ภาษีที่สอง การใช้ชิปค่าตั้งต้นจะเขียนทับอัตราบนทุกบรรทัด รวมถึงบรรทัดที่คุณตั้งไว้เองด้วย ดังนั้นให้ใช้ชิปก่อนแล้วค่อยปรับแต่ละบรรทัดภายหลัง ค่าตั้งต้นของประเทศต้องการรหัสประเทศบนลูกค้า ไม่มีรหัส ไม่มีชิป PDF จะพิมพ์ “รายละเอียดภาษีหลายอัตรา” (หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งอัตรา) โดยอัตโนมัติเมื่อใบแจ้งหนี้มีอัตราที่ไม่เป็นศูนย์ต่างกันตั้งแต่สองอัตราขึ้นไป หรือเมื่อคุณเลือกรูปแบบเลย์เอาต์นั้นในตัวเลือกเทมเพลต
การแก้ไขค่าตั้งต้น ป้ายกำกับจะถูกตัดช่องว่าง และป้ายกำกับว่างจะกลายเป็น “Tax” แถวที่เปอร์เซ็นต์ไม่ใช่ตัวเลขจะถูกทิ้งเมื่อบันทึก การแก้ไขเป็นระดับประเทศ ใช้ร่วมกันโดยทุกโปรไฟล์บนอุปกรณ์ การเปิดแผ่นประเทศต้องใช้ Pro
ภาษาของใบแจ้งหนี้ ค่านี้ถูกบันทึกไว้บนเอกสาร (ว่างเปล่าหมายถึง “ใช้ภาษาของแอป”) มันมีผลต่อป้ายกำกับที่พิมพ์ออกมาและภาษาที่ใช้แสดงชื่อประเทศในที่อยู่ แต่ไม่แปลคำอธิบายรายการ บันทึก หรือเงื่อนไขของคุณเอง วันที่และคำสถานะในส่วนหัวของเทมเพลตในตัวปัจจุบันพิมพ์เป็นภาษาอังกฤษเสมอไม่ว่าจะเลือกภาษาใด
เคล็ดลับ
คู่มือที่เกี่ยวข้อง
- เริ่มต้นใช้งาน: โปรไฟล์ธุรกิจ - ที่ซึ่งสกุลเงินหลักและรายการสกุลเงินที่อนุญาตถูกตั้งค่า
- ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ - รายการสินค้า ส่วนลด และบล็อกยอดรวมที่การ์ดอัตราแลกเปลี่ยนอยู่ใต้
- การวิเคราะห์ แดชบอร์ด และรายงาน - วิธีที่ยอดรวมสกุลเงินหลักกลายเป็นกราฟ