Panduan pengguna

Mata uang, nilai tukar, dan pajak

Tagih klien dalam beberapa mata uang, jaga nilai tukar tetap terkini atau tetapkan sendiri, terapkan tarif pajak yang tepat per baris, dan cetak PDF dalam bahasa klien Anda.

Diperbarui: 2026-09-09

Jika setiap klien membayar dalam mata uang yang sama dengan tarif pajak yang sama, Anda bisa mengabaikan bagian ini. Begitu ada klien yang minta dolar, klien lain berada di negara dengan rezim PPN berbeda, atau seseorang meminta faktur dalam bahasa mereka sendiri, Anda memerlukan tiga hal yang bekerja bersama: mata uang per dokumen, nilai tukar untuk mengembalikan total mata uang asing ke mata uang utama Anda untuk pelaporan, dan tarif pajak pada setiap baris yang sesuai dengan negara klien. Invoice Flow melakukan ketiganya di ponsel, secara offline, dengan satu kali penyegaran nilai tukar online per hari saat Anda memintanya.

Panduan ini mengikuti Jonas Weber, seorang konsultan software di Berlin yang profilnya menggunakan euro. Ia menagih agensi Berlin dalam EUR dengan MwSt. 19%, perusahaan London dalam GBP dengan aturan reverse-charge, dan start-up Austin dalam USD tanpa PPN Jerman. Ia juga memerlukan nilai euro dari setiap faktur asing, karena dashboard dan analitik hanya menjumlahkan satu mata uang.

Yang Anda lihat di layar

Profil bisnis. Buka Pengaturan, ketuk profil Anda, lalu gulir ke blok Mata uang yang diperbolehkan. Setiap mata uang adalah sebuah chip; chip berbintang adalah default untuk dokumen baru. Jika Anda membiarkan blok ini kosong, pemilih mata uang pada setiap faktur akan menawarkan daftar ISO lengkap.

Membatasi profil ke EUR, USD dan GBP membuat pemilih mata uang faktur tetap singkat dan mengurangi kesalahan.

Layar Nilai tukar. Dari Pengaturan, di bawah Pengaturan Faktur, ketuk Nilai tukar (subjudul “Rate management & converter”). Kartu teratas adalah Konverter dengan kolom Jumlah dan dua dropdown mata uang. Dua keterangan abu-abu menampilkan mata uang dasar dan aturan pembaruan, lalu diikuti nilai tukar tersimpan, satu kartu per pasangan mata uang, dengan nilai tukar hingga empat desimal, waktu pengambilan, dan kata Nilai tukar manual (plus avatar hijau) pada baris yang Anda masukkan sendiri. Ikon refresh di app bar adalah Perbarui semua nilai tukar; tombol + kecil di kanan bawah adalah Tambah nilai tukar manual.

Editor faktur. Ubin Mata Uang Faktur berada di antara tanggal dan item baris. Ketika mata uang yang dipilih berbeda dari mata uang dasar profil, kartu Nilai tukar muncul tepat di bawah blok total dengan nilai tukar saat ini, total yang telah dikonversi, tombol Perbarui nilai tukar dan kolom untuk memasukkan nilai tukar secara manual. Di atas item baris, ketika negara klien ada dalam data bawaan, muncul baris chip berlabel Tax presets (DE): dengan ikon palu untuk catatan hukum. Setiap baris memiliki kolom % sendiri. Lebih ke bawah, ubin Bahasa faktur memilih bahasa label PDF.

Tax presets by country. Dari Pengaturan, di bawah Automation, ketuk Tax presets by country: daftar negara yang dapat dicari dengan tarif bawaan; buka salah satu untuk memasukkan tarif Anda sendiri dan memilih set mana yang aktif.

Cara menagih klien dalam mata uang asing

Jonas sedang menagih Northwind Analytics di Austin. Faktur harus dalam dolar AS, tetapi laporannya memerlukan angka euro.

Buka editor faktur dan pilih klien. Dokumen baru dimulai dalam mata uang default profil (EUR di sini).
Ketuk Mata Uang Faktur. Karena profil membatasi mata uang, pemilih hanya menampilkan EUR, USD dan GBP; ketuk USD ($).
Tambahkan item baris seperti biasa; harga sekarang dalam dolar.
Gulir ke kartu Nilai tukar di bawah total. Jika nilai tukar USD ke EUR sudah tersimpan, kotak yang disorot menampilkan "1 USD = 0.9215 EUR" dengan total yang dikonversi dalam euro di sebelah kanan dan waktu pengambilan nilai tukar di bawahnya.
Untuk menyegarkan nilai tukar, ketuk Perbarui nilai tukar dan konfirmasi Perbarui nilai tukar pada dialog. Dialog memperingatkan bahwa nilai tukar dibagikan oleh semua profil bisnis dan Anda memerlukan koneksi internet.
Jika tombolnya berwarna abu-abu, baca keterangan di bawahnya: Anda sudah memperbarui hari ini, atau belum pukul 9:00 di zona waktu Anda. Gunakan kolom manual sebagai gantinya (lihat bagian berikutnya) atau pertahankan nilai tukar tersimpan.
Simpan faktur. Nilai tukar dan total euro disimpan bersama dokumen dan digunakan oleh dashboard serta analitik.

Editor faktur aplikasi Invoice Flow untuk faktur USD baru menampilkan item baris senilai 5.400 dolar, blok total, dan kartu Nilai tukar dengan 1 USD = 0.9215 EUR, total konversi 4.976,10 euro, tombol Perbarui nilai tukar yang nonaktif dengan keterangan sekali sehari, dan kolom nilai tukar manual — Kartu ini hanya muncul saat mata uang faktur bukan mata uang dasar profil; angka euro di sebelah kanan adalah yang akan dihitung oleh analitik.

Jika belum ada nilai tukar, kartu menampilkan kotak bernuansa merah bertuliskan “No rate set. Update online or enter manually.” Anda tetap bisa menyimpan, tetapi faktur tersebut tidak memiliki total mata uang dasar dan tetap di luar jumlah dashboard sampai Anda menambahkan nilai tukar dan menyimpan lagi.

Cara menetapkan nilai tukar secara manual

Beberapa kontrak menetapkan nilai tukar tetap, dan pada hari tertentu Anda tidak punya sinyal internet. Kedua kasus ini menggunakan nilai tukar manual, yang hanya berlaku untuk profil saat ini dan mengalahkan nilai tukar online untuk pasangan mata uang tersebut.

Dari editor faktur:

Pada kartu Nilai tukar, cari baris "1 USD = [kolom] EUR" di bawah keterangan Enter rate manually (for current profile):.
Ketikkan nilai tukar, misalnya 0.9180, lalu ketuk tombol centang bulat.
Snackbar mengonfirmasi "Manual rate saved for current profile. Will be replaced on next online update." Total yang dikonversi langsung dihitung ulang.

Dari layar Nilai tukar:

Buka Pengaturan, lalu Nilai tukar.
Ketuk tombol + (tooltip "Add manual rate").
Pada dialog, pilih mata uang asing dari dropdown (berisi setiap mata uang kecuali mata uang dasar Anda) dan ketikkan nilai tukar pada kolom Rate, yang ditampilkan sebagai "1 USD = ... EUR".
Ketuk tombol terisi untuk menyimpan. Labelnya saat ini bertuliskan Simpan pembayaran (Save Payment); itu adalah label sisa yang belum diperbarui, dan tombol ini tetap menyimpan nilai tukar.
Untuk mengubah nilai tukar mana pun nanti, ketuk ikon pensil pada barisnya. Mengedit baris online membuat salinan manual untuk profil Anda; baris online tetap tidak berubah untuk profil lain.

Layar Nilai tukar aplikasi Invoice Flow dengan kartu Konverter menampilkan 2500 USD dikonversi menjadi 2.303,75 euro, keterangan mata uang dasar EUR dan aturan pembaruan online sekali sehari, empat kartu nilai tukar online untuk EUR ke USD, GBP, CHF dan USD ke EUR, serta kartu nilai tukar manual hijau untuk GBP ke EUR pada 1.1900 — Nilai tukar online (kuning) berasal dari penyegaran harian; baris GBP hijau adalah nilai tukar kontrak yang diketik sendiri oleh Jonas.

Kartu Konverter berguna untuk memberikan penawaran lewat ponsel: ketikkan jumlah, pilih dua mata uang, dan hasilnya diperbarui saat Anda mengetik, menggunakan prioritas nilai tukar yang sama seperti pada faktur.

Cara menerapkan tarif pajak yang tepat

Pajak di Invoice Flow berada pada setiap item baris, bukan pada dokumen secara keseluruhan. Kolom % pada baris menyimpan tarif; editor menjumlahkan pajak setiap baris menjadi total pajak faktur. Harga selalu bersih (net), dan pajak ditambahkan di atasnya. Tidak ada saklar untuk menandai harga sebagai sudah termasuk pajak, jadi jika klien ingin harga kotor, ketikkan angka bersih dan biarkan tarif yang menghitungnya.

Untuk agensi Berlin, Brandt Digital, Jonas memerlukan 19% pada kedua baris:

Pastikan klien memiliki negara yang diatur di editor klien. Chip pajak mengikuti kode negara klien.
Di editor faktur, lihat di atas item baris untuk baris Tax presets (DE): diikuti chip seperti MwSt. 19%, MwSt. 7% dan MwSt. 0%.
Ketuk MwSt. 19%. Kolom % pada setiap item baris diatur ke 19 dan snackbar singkat mengonfirmasi tarif telah diterapkan.
Jika satu baris memerlukan tarif berbeda (misalnya item tarif dikurangi), edit kolom % baris tersebut setelahnya. Tarif campuran tidak masalah; PDF otomatis beralih ke rincian per tarif ketika menemukan lebih dari satu tarif bukan nol.
Untuk keterangan hukum seperti pembebasan usaha kecil atau kalimat reverse-charge, ketuk ikon palu di sebelah chip (tooltip Insert legal note) dan pilih satu baris; teks tersebut ditambahkan ke catatan faktur.

Editor faktur aplikasi Invoice Flow menampilkan ubin Mata Uang Faktur diatur ke EUR, judul Item Baris, baris Tax presets (DE) dengan chip MwSt. 19%, MwSt. 7% dan MwSt. 0% plus ikon palu, dan dua item baris untuk klien Jerman masing-masing dengan 19.0 di kolom persen — Satu ketukan pada chip mengatur tarif pada setiap baris; ikon palu menyisipkan keterangan hukum negara ke dalam teks faktur.

Baris yang ditambahkan dari daftar produk Anda mewarisi tarif pajak produk tersebut. Ikon bantuan di dalam kolom % membuka lembar Referensi Tarif Pajak dengan tabel negara yang dapat dicari; lembar ini disertai penafian, jadi anggap sebagai pengingat, bukan nasihat resmi.

Cara memperbaiki tarif preset suatu negara

Tarif bawaan bisa menjadi usang, dan label bisa sama pentingnya dengan angkanya. Jonas ingin chip yang bertuliskan “Reverse charge” untuk kliennya di London.

Buka Pengaturan, gulir ke Automation, dan ketuk Tax presets by country.
Ketikkan sebagian nama atau kode dua huruf ke Cari negara...; pencocokan dilakukan terhadap nama dalam bahasa Inggris.
Ketuk baris negara. Lembar tersebut menampilkan tarif Built-in: sebagai teks baca-saja dan daftar Custom: yang sudah terisi dengan nilai yang sama.
Edit Label dan % suatu baris, hapus baris dengan tanda x, atau ketuk Add rate untuk menambah baris lain. Tanda x dinonaktifkan jika hanya tersisa satu baris.
Pilih Custom active agar set Anda yang menggerakkan chip di editor, atau Built-in active untuk menyimpan perubahan Anda tanpa langsung menggunakannya.
Ketuk Simpan. Daftar sekarang menampilkan kedua baris di bawah negara tersebut, yang aktif ditampilkan tebal, dengan chip bertuliskan Custom active atau Built-in active di sebelah kanan.
Untuk membuang set Anda dan kembali ke tarif bawaan, buka kembali negara tersebut dan ketuk Delete custom.

Layar Tax presets by country aplikasi Invoice Flow yang difilter dengan kata United, menampilkan United Arab Emirates, United Kingdom dengan VAT bawaan 20%, 5%, 0% dan baris custom tebal VAT 20% dan Reverse charge 0% ditandai chip Custom active, serta United States — Kedua set tetap terlihat dalam daftar; huruf tebal menandai yang akan digunakan editor.

Lembar negara aplikasi Invoice Flow untuk United Kingdom menampilkan tarif bawaan baca-saja, dua baris custom dengan Label VAT pada 20.0 dan Reverse charge pada 0.0, tombol Add rate, opsi radio Built-in active dan Custom active dengan Custom terpilih, dan tombol Delete custom, Cancel serta Save — Lembar untuk satu negara: edit label dan persentase, lalu pilih set mana yang aktif.

Cara mencetak PDF dalam bahasa klien

Bahasa aplikasi dan bahasa dokumen adalah pilihan yang terpisah; Jonas menggunakan aplikasi dalam bahasa Inggris tetapi mengirim faktur berbahasa Jerman ke klien Jerman.

Di editor faktur, gulir ke ubin Bahasa faktur di bawah total (dan di bawah kartu Nilai tukar, jika ada). Subjudulnya menampilkan pilihan saat ini, Bahasa aplikasi secara default.
Ketuk ubin tersebut. Sebuah lembar bawah menampilkan Bahasa aplikasi lebih dulu, lalu enam belas bahasa tetap: Inggris, Rusia, Jerman, Prancis, Spanyol, Italia, Portugis, Belanda, Polandia, Jepang, Korea, Tionghoa, Arab, Hindi, Turki dan Ukraina, masing-masing dilabeli dalam aksaranya sendiri dengan kode di bawahnya.
Ketuk Deutsch. Ubin sekarang bertuliskan "Deutsch", dan pilihan tersebut disimpan bersama faktur.
Simpan dan buka pratinjau PDF. Judul, judul kolom, total, dan penghitung halaman di footer akan tercetak dalam bahasa Jerman; teks Anda sendiri (deskripsi item, catatan, ketentuan pembayaran) tercetak persis seperti yang diketik.

Editor faktur aplikasi Invoice Flow dengan lembar bawah Bahasa faktur terbuka, menampilkan Bahasa aplikasi di atas dan daftar bahasa Inggris, Rusia, Deutsch dengan tanda centang, Prancis, Spanyol dan Italia dengan kode dua hurufnya — Bahasa adalah pengaturan per dokumen, jadi satu klien bisa mendapat versi Jerman sementara yang lain tetap dalam bahasa Inggris.

PDF aplikasi Invoice Flow untuk faktur WSC-2026-0031 dalam templat Professional dengan label bahasa Jerman: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme 5.730,00 euro, MwSt 19.0% 1.088,70 euro dan Gesamt 6.818,70 euro, plus bagian Anmerkungen dan Zahlungsbedingungen — Templat yang sama dengan label bahasa Jerman; catatan dan ketentuan pembayaran adalah teks Jonas sendiri.

Aturan dan detail

Mata uang dasar dan pelaporan. Setiap profil bisnis memiliki mata uang dasar, ditetapkan saat profil dibuat: mata uang pertama yang diperbolehkan jika Anda membatasi daftarnya, atau mata uang default jika tidak. Setiap kartu dashboard dan grafik analitik menjumlahkan angka hanya dalam mata uang tersebut. Faktur dalam mata uang lain akan diikutsertakan jika memiliki total mata uang dasar (total dikalikan nilai tukar yang tersimpan bersamanya); tanpa nilai tukar, faktur tersebut dilewati secara diam-diam agar faktur senilai 12.000 dolar tidak pernah muncul seolah-olah 12.000 euro.

Nilai tukar mana yang menang. Untuk sebuah konversi, aplikasi memeriksa secara berurutan: nilai tukar manual untuk profil saat ini, nilai tukar online global untuk pasangan tersebut, kebalikan dari nilai tukar online untuk pasangan terbalik, dan terakhir 1.0. Nilai tukar tepat 1.0 antara mata uang yang berbeda dianggap sebagai “tidak ada nilai tukar” di editor.

Pembaruan online. Nilai tukar diambil dari API nilai tukar publik dengan API kedua sebagai cadangan dan batas waktu sepuluh detik. Tombol Perbarui nilai tukar per faktur hanya diizinkan sekali per hari kalender dan tidak pernah sebelum pukul 09:00 waktu lokal; setelah pengambilan berhasil, tombol tetap nonaktif hingga pukul 09:00 berikutnya. Perbarui semua nilai tukar pada layar Nilai tukar mengabaikan batasan tersebut dan menarik setiap nilai tukar untuk mata uang dasar Anda sekaligus; jika permintaan gagal Anda akan melihat “Failed to update rates. Check your internet connection.” dan tidak ada yang berubah.

Nilai tukar manual. Nilai tukar manual harus lebih besar dari nol; nilai lain diabaikan tanpa pesan. Satu nilai manual disimpan per pasangan mata uang per profil, jadi menyimpan lagi akan menimpanya. Penyegaran online hanya menulis ulang baris online, jadi meskipun keterangannya berbunyi “Manual rate will be replaced on next online update”, nilai tukar manual tetap menang sampai Anda menghapus atau mengubahnya. Menambah atau mengedit nilai tukar manual hanya untuk Pro; melihat, mengonversi, dan Perbarui semua nilai tukar tidak.

Pembatasan mata uang. Daftar Mata uang yang diperbolehkan hanya membatasi pemilih; faktur yang sudah ada tetap mempertahankan mata uangnya jika Anda menghapusnya nanti.

Pajak. Tarif disimpan per baris sebagai persentase; total pajak faktur adalah jumlah dari semua baris. Tidak ada mode termasuk-pajak dan tidak ada kolom pajak kedua. Menerapkan chip preset menimpa tarif pada setiap baris, termasuk baris yang telah Anda atur secara individual, jadi gunakan chip terlebih dahulu dan sesuaikan baris tertentu setelahnya. Preset negara memerlukan kode negara pada klien; tanpa kode, tidak ada chip. PDF mencetak “Multi-Tax Breakdown” (satu baris per tarif) secara otomatis ketika faktur memiliki dua atau lebih tarif berbeda yang bukan nol, atau ketika Anda memilih varian tata letak tersebut di pemilih templat.

Override preset. Label dipangkas dan label kosong menjadi “Tax”; baris yang persentasenya bukan angka akan dihapus saat disimpan. Override berlaku per negara, dibagikan oleh setiap profil di perangkat. Membuka lembar negara memerlukan Pro.

Bahasa faktur. Nilai ini disimpan pada dokumen (kosong berarti “gunakan bahasa aplikasi”). Ini memengaruhi label yang dicetak dan bahasa yang digunakan untuk menampilkan nama negara di alamat; ini tidak menerjemahkan deskripsi item, catatan, atau ketentuan Anda. Tanggal dan kata status di header templat bawaan saat ini tetap dicetak dalam bahasa Inggris apa pun bahasa yang dipilih.

Mengedit faktur mata uang asing yang sudah disimpan tidak menampilkan kartu Nilai tukar, dan menyimpan dari editor tersebut menghapus nilai tukar dan total mata uang dasar yang tersimpan untuk dokumen itu. Sampai masalah ini diperbaiki, tetapkan mata uang dan nilai tukar saat Anda membuat faktur; jika harus mengedit faktur nanti, periksa kembali analitik setelahnya dan, jika faktur tersebut hilang dari jumlah, buat ulang sebagai dokumen baru.

Tips

Batasi daftar mata uang yang diperbolehkan hanya pada mata uang yang benar-benar Anda gunakan untuk menagih. Pemilih dengan tiga item lebih cepat daripada menggulir 150 kode, dan ini membuat mustahil untuk menyimpan dokumen dalam mata uang yang tidak pernah diminta klien.

Pada hari kerja pertama tiap bulan, buka Nilai tukar dan ketuk Perbarui semua nilai tukar sekali saja. Setiap faktur yang Anda buat bulan itu kemudian dimulai dengan nilai tukar tersimpan, dan tombol per faktur menjadi pengecualian langka, bukan langkah rutin.

Beri label yang bermakna pada preset tarif nol. Chip bertuliskan "Reverse charge 0%" langsung menunjukkan mengapa faktur Inggris tidak berpajak, dan label yang sama muncul di baris custom di bawah negara tersebut pada Pengaturan.

Simpan tarif pajak pada produk Anda. Baris yang ditambahkan dari daftar produk akan datang dengan persentase yang tepat, yang paling berguna ketika Anda mencampur tarif standar dan tarif dikurangi pada satu faktur.

Panduan terkait

Memulai: profil bisnis - tempat mata uang dasar dan daftar mata uang yang diperbolehkan ditetapkan.
Editor faktur - item baris, diskon, dan blok total tempat kartu nilai tukar berada.
Analitik, dashboard, dan laporan - cara total mata uang dasar menjadi grafik.