Panduan pengguna

Menyiapkan profil bisnis Anda

Isi profil yang dicetak pada setiap faktur, tambahkan profil kedua untuk bisnis lain, dan duplikasi satu profil agar tidak perlu mengetik ulang logo dan syarat.

Diperbarui: 2026-09-09

Profil bisnis Anda adalah sisi “Dari” pada setiap dokumen yang dihasilkan Invoice Flow. Nama, perusahaan, alamat, kontak, nomor pajak, logo, dan tanda tangan yang Anda masukkan di sini adalah yang dilihat klien di kepala dan kaki setiap faktur, estimasi, atau nota pengiriman. Profil yang sama juga membawa nilai bawaan untuk dokumen baru: mata uang mana yang terpilih lebih dulu, bagaimana faktur diberi nomor, syarat pembayaran mana yang tampil di bawah total, dan apa yang terjadi ketika faktur jatuh tempo.

Anda akan bertemu formulir ini dua kali. Pertama kali pada peluncuran perdana, tepat setelah halaman selamat datang, di mana aplikasi meminta Anda menyiapkan bisnis Anda sebelum membuka dasbor. Setelah itu, formulir yang sama berada di bawah Settings, dan Anda akan kembali ke sana setiap kali nomor telepon berubah, Anda mendapat logo baru, atau Anda mendaftar PPN. Jika Anda menjalankan lebih dari satu bisnis, atau menagih di bawah dua nama dagang, Anda dapat menyimpan beberapa profil berdampingan dan memilih satu per faktur.

Panduan ini mengikuti Elena Marsh, seorang fotografer di Bristol. Profil utamanya adalah Marsh Light Photography, yang menagih dalam pound dan mencetak alamat studionya, dua alamat email, dan nomor PPN pada setiap faktur. Profil keduanya, Marsh Print Studio, menjual cetak foto berbingkai dari sebuah bengkel kerja di seberang kota dan memiliki penomorannya sendiri.

Apa yang Anda lihat di layar

Buka tab Settings pada navigasi bawah. Kartu pertama menampilkan profil aktif: logo persegi (atau inisial), nama profil, dan nama perusahaan. Mengetuknya membuka Edit Business Profile untuk profil bawaan. Di bawahnya, kartu Business Profiles dengan subjudul Manage your business profiles membuka daftar semua profil, tempat Anda menambah, menduplikasi, menghapus, dan mengganti profil bawaan.

Editornya adalah satu formulir panjang yang dapat digulir. Dari atas ke bawah:

• Baris logo: slot persegi di kiri dan slot lebar di kanan, masing-masing dengan dropdown kecil di atasnya dan tombol Add atau Change di bawahnya. Tanda persegi digunakan sebagai avatar profil di dalam aplikasi; yang lebar adalah yang dicetak sebagian besar templat PDF di kepala halaman.
• Signature (Tanda Tangan), sebuah kotak putih yang membuka papan gambar saat diketuk.
• Your Name * (Nama Anda) dan Company Name (Nama Perusahaan). Nama adalah satu-satunya kolom wajib pada seluruh formulir.
• Emails, Phones, Addresses, Tax IDs, dan Website & socials. Masing-masing berupa daftar: tombol Add … di kanan, dan satu kartu per entri dengan gagang seret di kiri dan tombol tutup di kanan. Kartu alamat dan ID pajak juga membawa bintang Primary address dan petunjuk Primary — pre-selected on new invoices.
• Allowed currencies dengan chip dan tombol Add currency.
• Invoice Series dengan kartu yang dapat diciutkan untuk penomoran faktur dan estimasi.
• Payment Terms dengan From preset dan Add custom.
• Late-fee policy dan Early-payment discount.
• Save Changes dan Back di bagian bawah. Pada peluncuran perdana, tombolnya bertuliskan Continue dan Skip for now.

Cara mengisi profil yang dicetak pada faktur Anda

1. Buka Settings dan ketuk kartu profil di atas, atau masuk ke Business Profiles dan ketuk profil yang ingin Anda edit.
2. Masukkan Your Name *. Masukkan Company Name jika Anda berdagang dengan nama bisnis; templat mencetak nama perusahaan bila diisi dan kembali ke nama Anda bila kosong.
3. Ketuk Add email. Ketikkan Label singkat seperti Bookings atau Accounts dan Email address. Tambahkan baris kedua jika Anda ingin kotak masuk akuntansi terpisah pada faktur.
4. Ketuk Add phone dan isi Label serta Phone number dengan cara yang sama.
5. Ketuk Add address. Beri Label (Studio, Office, Warehouse), pilih Country dari daftar yang bisa dicari, lalu isi Street, kota, wilayah, dan kolom kode pos. Nama kolom dan contoh petunjuknya berubah sesuai negara yang dipilih, sehingga alamat Inggris Raya menampilkan Town/City, County, dan Postcode.
6. Ketuk Add Tax ID, pilih jenisnya dari daftar yang bisa dicari (VAT untuk Britania Raya, EIN, ABN, dan sebagainya), lalu ketik Number. Pilih OTHER jika pendaftaran Anda tidak tercantum dan berikan Custom label yang akan dicetak apa adanya.
7. Ketuk Add link, pilih Type (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp, dan lainnya), dan tempelkan alamat atau nama pengguna.
8. Gulir ke bawah dan ketuk Save Changes. Pesan singkat "Profile saved" mengonfirmasi penyimpanan dan editor tertutup.

Urutan baris berpengaruh. Ketika Anda memiliki beberapa email, telepon, atau alamat, baris pertama pada masing-masing daftar (atau yang berbintang untuk alamat) adalah yang dianggap aplikasi sebagai utama: itulah yang ditulis ke kolom nilai tunggal klasik yang dibaca templat dan ekspor lama, dan itulah yang otomatis terpilih saat Anda membuat faktur baru. Seret baris dengan gagangnya untuk mengubah urutan.

Cara mengatur nilai bawaan untuk dokumen baru

Separuh bawah formulir tidak mencetak apa pun dengan sendirinya; ia menentukan apa yang menjadi awal sebuah faktur baru.

1. Di bawah Allowed currencies, ketuk Add currency dan pilih setiap mata uang yang Anda gunakan untuk menagih. Ketuk sebuah chip untuk memindahkan bintang ke sana; mata uang berbintang menjadi bawaan untuk faktur baru dan juga tersimpan sebagai mata uang dasar profil.
2. Biarkan daftar kosong jika Anda ingin pemilih mata uang lengkap tersedia pada setiap faktur. Dengan satu chip atau lebih, editor faktur hanya menawarkan yang ada di daftar itu.
3. Di bawah Invoice Series, buka kartu untuk faktur. Atur Series name, Invoice Prefix, dan Start counting from. Di bawah Number template, pilih preset seperti {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, atau alihkan ke Custom dan gunakan tombol Token reference untuk melihat semua token yang tersedia.
4. Atur Reset counter ke Every year jika Anda ingin penomoran dimulai ulang pada bulan Januari; pratinjau kartu menampilkan nomor berikutnya yang akan diterbitkan seri tersebut.
5. Ulangi untuk seri estimasi. Ketuk Add series jika satu bisnis memerlukan dua aliran penomoran, misalnya sesi foto dan pesanan cetak.
6. Di bawah Payment Terms, ketuk From preset dan pilih salah satu dari sepuluh teks bawaan (Due on receipt, Net 7 hingga Net 90, 50% upfront, End of month), atau ketuk Add custom dan tulis Label dan Body Anda sendiri. Beri bintang pada yang paling sering Anda pakai; itulah yang dipasang pada setiap faktur baru.
7. Secara opsional atur Late-fee policy (persentase, hari tenggang, mode akrual) dan Early-payment discount. Keduanya tetap tidak aktif selama persentasenya nol.
8. Ketuk Save Changes.

Cara menambahkan profil bisnis kedua

Beberapa profil berguna ketika Anda menagih dengan dua nama dagang, menyimpan profil pribadi dan perusahaan secara terpisah, atau menginginkan penomoran terpisah untuk dua lini pekerjaan.

1. Buka Settings dan ketuk Business Profiles.
2. Ketuk tombol + di pojok kanan bawah. Jika Anda sudah memiliki setidaknya satu profil, sebuah lembar naik dengan dua pilihan.
3. Ketuk Create new profile untuk memulai dari formulir kosong. Formulir baru dilengkapi dua seri penomoran siap pakai, INV untuk faktur dan EST untuk estimasi, keduanya dimulai dari 1.
4. Isi formulir seperti dijelaskan di atas dan ketuk Save Changes. Bilah aplikasi editor ini bertuliskan New Profile, bukan Edit Business Profile.
5. Kembali di daftar, buka menu tiga titik pada kartu baru untuk menemukan Edit Business Profile, Set as Default, dan Delete.

Daftar tersebut menampilkan nama setiap profil, pil Default pada yang aktif, dan subjudul dengan perusahaan, mata uang bawaan, dan awalan faktur. Profil diurutkan berdasarkan abjad nama, bukan berdasarkan mana yang bawaan, jadi berikan setiap profil nama yang bisa Anda bedakan sekilas. Elena mempertahankan namanya sendiri pada profil fotografi dan memakai nama dagang untuk studio cetak.

Saat Anda membuat faktur baru, editor menampilkan kartu Business Profile di bagian atas. Dengan satu profil, kartu ini hanya-baca. Dengan dua atau lebih, kartu ini mendapat panah dan membuka pemilih Select profile; dokumen kemudian mengambil logo, detail kepala halaman, mata uang, seri penomoran, dan syarat pembayaran dari profil yang Anda pilih. Setelah sebuah faktur disimpan, profilnya tidak dapat lagi diganti dari editor.

Cara menduplikasi profil alih-alih mengetik ulang

Duplikasi adalah cara tercepat untuk menyiapkan nama dagang kedua yang berbagi sebagian besar detail dengan yang pertama.

1. Di Business Profiles, ketuk + dan pilih Duplicate existing profile.
2. Di dialog Select a profile to duplicate, ketuk profil sumbernya.
3. Editor New Profile terbuka sudah terisi dengan nama sumber, perusahaan, logo, email, telepon, alamat, ID pajak, tautan, mata uang, seri, dan syarat pembayaran. Tanda tangan sengaja dibiarkan kosong, karena tanda tangan terkait dengan satu profil.
4. Ubah yang berbeda: biasanya nama, perusahaan, awalan faktur, dan mungkin alamat. Ganti nama seri dan atur ulang Start counting from jika salinan ini tidak boleh melanjutkan penomoran aslinya.
5. Ketuk Save Changes. Salinan disimpan sebagai baris terpisah; profil sumber tidak terusik.

Apa yang dilihat klien

Segala hal di atas berakhir di kepala dokumen. Pada templat Professional, logo lebar dan nama perusahaan berada di pita gelap, blok FROM mencantumkan alamat berlabel dengan baris negaranya, email dan telepon berlabel, baris situs web dan Instagram, serta nomor PPN, dan tanda tangan tersimpan muncul di atas Authorized Signature di bagian bawah. Templat lain menyusun data yang sama secara berbeda, tetapi sumbernya selalu profil ditambah baris mana pun yang Anda pilih untuk faktur tersebut.

Aturan dan detail

• Kolom wajib. Hanya Your Name * yang divalidasi; mengosongkannya menampilkan “Name is required”. Semua yang lain boleh tetap kosong. Pada peluncuran perdana, Skip for now menyimpan profil bernama “My Business” agar aplikasi dapat terbuka, dan Anda dapat mengganti namanya nanti.
• Tombol Save. Saat mengedit, Save Changes meredup sampai Anda mengubah sesuatu. Profil hasil duplikasi mulai dengan tombol aktif karena salinannya belum ditulis. Pada peluncuran perdana, Continue selalu aktif.
• Meninggalkan tanpa menyimpan. Jika Anda menekan Back dengan perubahan belum tersimpan, dialog Unsaved Changes menanyakan Stay atau Leave; meninggalkan akan membuang perubahan.
• Profil bawaan. Profil yang dibuat selama orientasi awal menjadi bawaan. Profil berikutnya hanya dipromosikan menjadi bawaan bila belum ada bawaan sama sekali, sehingga menambah profil kedua tidak pernah diam-diam menurunkan profil kerja Anda. Gunakan Set as Default di daftar untuk berganti.
• Menghapus. Anda tidak dapat menghapus satu-satunya profil, dan Anda tidak dapat menghapus profil bawaan saat ini; aplikasi menampilkan “Cannot delete the only profile” atau “Cannot delete the default profile. Set another profile as default first.” Menghapus profil lain meminta konfirmasi dan menghapus pula email, telepon, alamat, tautan, ID pajak, syarat pembayaran, seri, dan grup klien miliknya. Faktur yang sudah diterbitkan tetap menyimpan salinan detail kepalanya sendiri.
• Mata uang bawaan. Ketika daftar Allowed currencies berisi entri, yang berbintang (yang pertama dalam daftar) disimpan sebagai bawaan sekaligus mata uang dasar. Dengan daftar kosong, mata uang yang tersimpan sebelumnya tetap dipakai, USD pada profil yang benar-benar baru.
• Penomoran. Nama seri yang kosong disimpan sebagai “Default” dan templat kosong kembali ke {prefix}-{SEQ:0000}. Seri faktur pertama dan seri estimasi pertama juga dicerminkan ke kolom awalan dan penghitung klasik yang dibaca bagian lama aplikasi.
• Tanda tangan. Menghapus tanda tangan meminta konfirmasi dua kali, dan penghapusan hanya diterapkan saat Anda menyimpan. Kotak tanda tangan menampilkan tanda tangan yang ditautkan dari layar Signatures ketika profil belum memiliki tanda tangannya sendiri.
• Syarat pembayaran. Syarat dengan label kosong disimpan sebagai “Default”. Isi dari syarat yang berbintang adalah yang dicetak di bawah total pada faktur baru.
• Denda keterlambatan dan diskon awal. Ini adalah nilai bawaan tingkat profil; klien dapat menimpa persentase denda keterlambatan, hari tenggang, mode, batas maksimum, dan pengaturan pengampunan otomatis secara individual. Jumlah minimum dan Include in PDF hanya berlaku di profil. Hari diskon awal bawaan adalah 7.
• Yang memerlukan Pro. Membuka editor profil dari Settings, mengetuk sebuah profil di daftar, dan tombol + dibatasi oleh masa percobaan atau langganan dan membuka paywall bila tidak. Melihat daftar, Set as Default, dan Delete selalu tersedia.
• Layar yang tidak tercakup di sini. Slot logo membuka pemilih foto sistem dan kotak tanda tangan membuka papan gambar; keduanya adalah layar bawaan sistem dan dibahas pada panduan logo dan tanda tangan.

Tips

Panduan terkait

• Logo persegi dan lebar
• Settings, navigasi, dan Pro
• Mata uang, kurs, dan pajak