Gebruikershandleiding

Je bedrijfsprofiel instellen

Vul het profiel in dat op elke factuur wordt afgedrukt, voeg een tweede profiel toe en dupliceer er een zodat je logo's en voorwaarden nooit overtypt.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Je bedrijfsprofiel is de “Van”-kant van elk document dat Invoice Flow maakt. De naam, het bedrijf, het adres, de contactgegevens, het btw-nummer, het logo en de handtekening die je hier invoert, zijn wat je klant in de kop- en voettekst van elke factuur, offerte of pakbon ziet. Hetzelfde profiel draagt ook de werkstandaarden voor nieuwe documenten: welke valuta vooraf is geselecteerd, hoe facturen worden genummerd, welke betalingsvoorwaarden onder het totaal verschijnen, en wat er gebeurt wanneer een factuur vervalt.

Je komt dit formulier twee keer tegen. De eerste keer is bij de allereerste start, meteen na de welkomstpagina, waar de app je vraagt je bedrijf in te stellen voordat het dashboard opent. Daarna staat hetzelfde formulier onder Instellingen, en kom je terug wanneer een telefoonnummer verandert, je een nieuw logo krijgt of je je voor de btw registreert. Heb je meer dan één bedrijf, of factureer je onder twee handelsnamen, dan kun je meerdere profielen naast elkaar bewaren en er per factuur een kiezen.

Deze gids volgt Elena Marsh, een fotograaf uit Bristol. Haar hoofdprofiel is Marsh Light Photography, dat in ponden factureert en haar studioadres, twee e-mailadressen en een btw-nummer op elke factuur afdrukt. Haar tweede profiel, Marsh Print Studio, verkoopt ingelijste prints vanuit een werkplaats aan de andere kant van de stad en heeft een eigen nummering.

Wat je op het scherm ziet

Open het tabblad Instellingen in de onderste navigatie. De eerste tegel toont het actieve profiel: het vierkante logo (of de initialen), de profielnaam en de bedrijfsnaam. Erop tikken opent Bedrijfsprofiel bewerken voor het standaardprofiel. Daaronder opent de tegel Bedrijfsprofielen met de ondertitel Beheer je bedrijfsprofielen de lijst met alle profielen, waar je profielen toevoegt, dupliceert, verwijdert en de standaard wisselt.

De editor is één lang scrollend formulier. Van boven naar beneden:

• De logorij: links een vierkant vak en rechts een breed vak, elk met een kleine keuzelijst erboven en een knop Toevoegen of Wijzigen eronder. Het vierkante merkteken wordt binnen de app als profielavatar gebruikt; het brede is wat de meeste pdf-sjablonen in de koptekst afdrukken.
• Handtekening, een wit vak dat bij aantikken een tekenveld opent.
• Je naam * en Bedrijfsnaam. De naam is het enige verplichte veld op het hele formulier.
• E-mails, Telefoons, Adressen, Belasting-ID’s en Website & sociale media. Elk is een lijst: rechts een knop … toevoegen, en één kaart per vermelding met links een sleephandvat en rechts een sluitknop. Adres- en belasting-ID-kaarten dragen ook een ster Hoofdadres en de hint Primair — vooraf geselecteerd op nieuwe facturen.
• Toegestane valuta’s met chips en een knop Valuta toevoegen.
• Factuurseries met inklapbare kaarten voor factuur- en offertenummering.
• Betalingsvoorwaarden met Vanuit voorinstelling en Aangepast toevoegen.
• Boetebeleid en Early-payment discount.
• Wijzigingen opslaan en Terug onderaan. Bij de eerste start staat er in plaats daarvan Doorgaan en Voor nu overslaan.

Hoe je het profiel invult dat op je facturen wordt afgedrukt

1. Open Instellingen en tik bovenaan op de profieltegel, of ga naar Bedrijfsprofielen en tik op het profiel dat je wilt bewerken.
2. Vul Je naam * in. Vul Bedrijfsnaam in als je onder een bedrijfsnaam handelt; sjablonen drukken het bedrijf af wanneer dat is ingevuld en vallen terug op je naam wanneer het leeg is.
3. Tik op E-mail toevoegen. Typ een kort Label zoals Bookings of Accounts en het E-mailadres. Voeg een tweede rij toe als je een aparte administratie-inbox op de factuur wilt.
4. Tik op Telefoon toevoegen en vul Label en Telefoonnummer op dezelfde manier in.
5. Tik op Adres toevoegen. Geef het een Label (Studio, Kantoor, Magazijn), kies het Land uit de doorzoekbare lijst en vul daarna Straat en de velden voor plaats, regio en postcode in. De veldnamen en voorbeeldhints veranderen mee met het gekozen land, dus een Brits adres toont Town/City, County en Postcode.
6. Tik op Toevoegen bij Belasting-ID's, kies het type uit de doorzoekbare lijst (VAT voor het Verenigd Koninkrijk, EIN, ABN enzovoort) en typ het Nummer. Kies OTHER als je registratie er niet bij staat en geef hem een Aangepast label dat ongewijzigd wordt afgedrukt.
7. Tik op Link toevoegen, kies een Type (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp en andere) en plak het adres of de gebruikersnaam.
8. Scroll naar beneden en tik op Wijzigingen opslaan. Een korte melding "Profiel opgeslagen" bevestigt het wegschrijven en de editor sluit.

De volgorde van de rijen doet ertoe. Heb je meerdere e-mailadressen, telefoonnummers of adressen, dan is de eerste rij in elke lijst (of die met de ster bij adressen) wat de app als primair beschouwt: die wordt weggeschreven naar de klassieke velden met één waarde die oudere sjablonen en exports lezen, en die wordt vooraf geselecteerd wanneer je een nieuwe factuur maakt. Sleep rijen aan hun handvat om de volgorde te wijzigen.

Hoe je de standaardwaarden voor nieuwe documenten instelt

De onderste helft van het formulier drukt zelf niets af; hij bepaalt waar een verse factuur mee begint.

1. Tik onder Toegestane valuta's op Valuta toevoegen en kies elke valuta waarin je factureert. Tik op een chip om de ster ernaartoe te verplaatsen; de valuta met de ster wordt de standaard voor nieuwe facturen en wordt ook als basisvaluta van het profiel opgeslagen.
2. Laat de lijst leeg als je op elke factuur de volledige valutakiezer beschikbaar wilt hebben. Met een of meer chips biedt de factuureditor alleen die aan.
3. Open onder Factuurseries de kaart voor facturen. Stel Naam van de serie, Factuurprefix en Begin met tellen vanaf in. Kies onder Nummersjabloon een voorinstelling zoals {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, of schakel naar Aangepast en gebruik de knop Tokenoverzicht om alle beschikbare tokens te zien.
4. Zet Teller resetten op Elk jaar als je wilt dat de nummering in januari opnieuw begint; het voorbeeld op de kaart toont het volgende nummer dat de serie zal uitgeven.
5. Herhaal dit voor de offertereeks. Tik op Serie toevoegen als één bedrijf twee nummerstromen nodig heeft, bijvoorbeeld fotoshoots en printbestellingen.
6. Tik onder Betalingsvoorwaarden op Vanuit voorinstelling en kies een van de tien ingebouwde teksten (Bij ontvangst te voldoen, Net 7 tot en met Net 90, 50% vooraf, Einde van de maand), of tik op Aangepast toevoegen en schrijf je eigen Label en Inhoud. Geef de voorwaarde die je het meest gebruikt een ster; die komt op elke nieuwe factuur.
7. Stel eventueel een Boetebeleid in (percentage, coulancedagen, berekeningswijze) en een Early-payment discount. Beide blijven slapend zolang het percentage nul is.
8. Tik op Wijzigingen opslaan.

Hoe je een tweede bedrijfsprofiel toevoegt

Meerdere profielen zijn nuttig wanneer je vanuit twee handelsnamen factureert, een persoonlijk en een bedrijfsprofiel bijhoudt, of aparte nummering voor twee werksoorten wilt.

1. Open Instellingen en tik op Bedrijfsprofielen.
2. Tik op de knop + rechtsonder. Heb je al minstens één profiel, dan schuift er een blad omhoog met twee keuzes.
3. Tik op Nieuw profiel maken om met een leeg formulier te beginnen. Het nieuwe formulier komt met twee kant-en-klare nummerreeksen, INV voor facturen en EST voor offertes, beide beginnend bij 1.
4. Vul het formulier in zoals hierboven beschreven en tik op Wijzigingen opslaan. De appbalk van deze editor leest Nieuw profiel in plaats van Bedrijfsprofiel bewerken.
5. Open terug in de lijst het menu met drie puntjes op de nieuwe kaart voor Bedrijfsprofiel bewerken, Instellen als standaard en Verwijderen.

De lijst toont de naam van elk profiel, een pil Standaard op het actieve profiel, en een ondertitel met het bedrijf, de standaardvaluta en de factuurprefix. Profielen zijn alfabetisch op naam gesorteerd, niet op welke de standaard is, dus geef elk profiel een naam die je in één oogopslag uit elkaar houdt. Elena houdt haar eigen naam aan op het fotografieprofiel en gebruikt de handelsnaam voor de printstudio.

Wanneer je een nieuwe factuur maakt, toont de editor bovenaan een tegel Bedrijfsprofiel. Met één profiel is die alleen-lezen. Met twee of meer krijgt hij een chevron en opent hij een kiezer Profiel selecteren; het document neemt dan het logo, de kopgegevens, de valuta, de nummerreeks en de betalingsvoorwaarden over van het profiel dat je hebt gekozen. Zodra een factuur is opgeslagen, kan het profiel niet meer vanuit de editor worden gewisseld.

Hoe je een profiel dupliceert in plaats van het over te typen

Dupliceren is de snelste manier om een tweede handelsnaam op te zetten die de meeste gegevens met de eerste deelt.

1. Tik op Bedrijfsprofielen op + en kies Bestaand profiel dupliceren.
2. Tik in het venster Selecteer een profiel om te dupliceren op het bronprofiel.
3. De editor Nieuw profiel opent al ingevuld met de naam, het bedrijf, de logo's, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, belasting-ID's, links, valuta's, series en betalingsvoorwaarden van de bron. De handtekening blijft bewust leeg, omdat een handtekening aan één profiel is gekoppeld.
4. Wijzig wat afwijkt: meestal de naam, het bedrijf, de factuurprefix en misschien het adres. Hernoem de serie en zet Begin met tellen vanaf terug als de kopie de nummering van het origineel niet moet voortzetten.
5. Tik op Wijzigingen opslaan. De kopie wordt als aparte rij opgeslagen; het bronprofiel blijft onaangeroerd.

Wat de klant ziet

Alles hierboven belandt in de documentkop. Op het sjabloon Professional staan het brede logo en de bedrijfsnaam in de donkere band, toont het blok FROM het gelabelde adres met de landsregel, de gelabelde e-mailadressen en telefoonnummers, de regels voor website en Instagram en het btw-nummer, en verschijnt de opgeslagen handtekening onderaan boven Authorized Signature. Andere sjablonen ordenen dezelfde gegevens anders, maar de bron is altijd het profiel plus de rijen die je voor die specifieke factuur hebt geselecteerd.

Regels en details

• Verplichte velden. Alleen Je naam * wordt gevalideerd; leeg laten toont “Naam is vereist”. Al het overige mag leeg blijven. Bij de eerste start slaat Voor nu overslaan een profiel op met de naam “My Business” zodat de app kan openen, en dat kun je later hernoemen.
• Opslaanknop. Bij bewerken is Wijzigingen opslaan grijs tot je iets wijzigt. Een gedupliceerd profiel begint met een ingeschakelde knop, omdat de kopie nog niet is weggeschreven. Bij de eerste start is Doorgaan altijd ingeschakeld.
• Weggaan zonder opslaan. Druk je op Terug met niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt een venster Niet-opgeslagen wijzigingen of je wilt Blijven of Vertrekken; vertrekken gooit de wijzigingen weg.
• Standaardprofiel. Het profiel dat tijdens de onboarding wordt gemaakt, wordt de standaard. Latere profielen worden alleen tot standaard gepromoveerd wanneer er nog geen standaard bestaat, dus een tweede profiel toevoegen degradeert je werkprofiel nooit stilletjes. Gebruik Instellen als standaard in de lijst om te wisselen.
• Verwijderen. Je kunt het enige profiel niet verwijderen, en je kunt de huidige standaard niet verwijderen; de app toont “Kan het enige profiel niet verwijderen” of “Kan het standaardprofiel niet verwijderen. Stel eerst een ander profiel als standaard in.” Elk ander profiel verwijderen vraagt om bevestiging en verwijdert de bijbehorende e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, links, belasting-ID’s, betalingsvoorwaarden, series en klantgroepen mee. Al uitgegeven facturen behouden hun eigen kopie van de kopgegevens.
• Standaardvaluta. Heeft de lijst Toegestane valuta’s vermeldingen, dan wordt die met de ster (de eerste in de lijst) zowel als standaard- als als basisvaluta opgeslagen. Bij een lege lijst blijft de eerder opgeslagen valuta staan, USD bij een gloednieuw profiel.
• Nummering. Een lege serienaam wordt opgeslagen als “Default” en een leeg sjabloon valt terug op {prefix}-{SEQ:0000}. De eerste factuurreeks en de eerste offertereeks worden ook gespiegeld naar de klassieke prefix- en tellervelden die oudere delen van de app lezen.
• Handtekening. Een handtekening verwijderen vraagt twee keer om bevestiging, en de verwijdering wordt pas toegepast wanneer je opslaat. Het handtekeningvak toont een handtekening die vanaf het scherm Handtekeningen is gekoppeld wanneer het profiel er zelf geen heeft.
• Betalingsvoorwaarden. Een voorwaarde met een leeg label wordt opgeslagen als “Default”. De inhoud van de voorwaarde met de ster is wat nieuwe facturen onder het totaal afdrukken.
• Aanmaningskosten en vroegbetalingskorting. Dit zijn standaarden voor het hele profiel; klanten kunnen het percentage, de coulancedagen, de berekeningswijze, het plafond en de instelling voor automatisch kwijtschelden afzonderlijk overschrijven. Minimumbedrag en Opnemen in PDF zijn alleen op profielniveau. De dagen voor vroegbetalingskorting staan standaard op 7.
• Waarvoor Pro nodig is. De profieleditor openen vanuit Instellingen, op een profiel in de lijst tikken en de knop + zitten achter de proefperiode of het abonnement en openen anders het betaalscherm. De lijst bekijken, Instellen als standaard en Verwijderen zijn altijd beschikbaar.
• Schermen die je hier niet ziet. De logovakken openen de systeemfotokiezer en het handtekeningvak opent een tekenveld; beide zijn systeemschermen en worden behandeld in de gidsen over logo’s en handtekeningen.

Tips

Verwante gidsen

• Vierkante en brede logo’s
• Instellingen, navigatie en Pro
• Valuta’s, wisselkoersen en belastingen