Gebruikershandleiding

Je eerste factuur in vijf minuten

Van een verse installatie van Invoice Flow naar een betaalde factuur: bedrijf instellen, klant toevoegen, factuur met twee regels maken en de PDF delen.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Je hebt Invoice Flow geïnstalleerd en iemand is je geld schuldig. Deze gids neemt de kortste route van een lege app naar een betaalde factuur en raakt elk scherm slechts aan voor zover je dat vandaag nodig hebt. Elke stap verwijst naar een uitgebreidere gids voor de dag dat je meer wilt, zodat je nu snel kunt lezen en later kunt terugkomen.

De rondleiding volgt Maya Reyes, een freelance fotograaf in Austin, Texas. Ze heeft net een halve dag merkfotografie gedaan voor Bluebonnet Bakery en wil eigenaar Dana Ortiz factureren voor de sessie en dertig bewerkte foto’s, samen $690. De hele flow, van eerste start tot een groene badge Betaald, beslaat zes schermen.

Wat je op het scherm ziet

Bij de eerste start opent de app een welkomstpagina met een knop Aan de slag (Get Started) en een taalknop rechtsboven. Tik je op Aan de slag, dan kom je op een formulier met de titel Stel je bedrijf in (Set Up Your Business). Zodra dat formulier is opgeslagen, landt de app op het dashboard en staan er vanaf dat moment vier tabbladen onderaan het scherm: Dashboard, Facturen (Documents), Klanten en Instellingen. Alles in deze gids gebeurt op de twee middelste tabbladen.

Het tabblad Klanten bevat je klantkaarten en een +-knop. Het tabblad Facturen bevat je facturen en offertes, een knop Nieuw die vraagt welk documenttype je wilt, en, zodra er een factuur bestaat, een rij per document die het detailscherm opent. Het detailscherm is de centrale plek voor een afgeronde factuur: het toont de statusbadge, de klant, de regels, een kaart Betalingen en onderaan een schermbrede knop PDF-voorbeeld (Preview PDF), waar het delen gebeurt.

Zo stel je je bedrijf in bij de eerste start

Maya heeft alleen een naam nodig om te beginnen; al het andere op dit formulier kan wachten.

1. Tik op Aan de slag op de welkomstpagina. Staat de app in de verkeerde taal, tik dan eerst op de taalknop in de hoek en kies de jouwe.
2. Typ op Stel je bedrijf in je naam in Je naam * (Your Name). Dit is het enige verplichte veld op het hele formulier; de handelsnaam komt in Bedrijfsnaam (Company Name).
3. Scrol omlaag en tik op E-mail toevoegen, Telefoon toevoegen en Adres toevoegen om de contactregels in te voeren die op je facturen moeten staan. Een adres verschijnt alleen op de PDF als je er hier minstens één toevoegt.
4. Tik onder Toegestane valuta's (Allowed currencies) op Valuta toevoegen en kies de valuta waarin je factureert; de eerste die je toevoegt wordt de standaard. Maya kiest USD.
5. Scrol naar beneden en tik op Doorgaan (Continue). Wil je dit liever later invullen, tik dan op Voor nu overslaan (Skip for now); de app slaat een profiel op met de naam My Business dat je onder Instellingen kunt bewerken.

Er gebeuren stilletjes twee dingen wanneer je op Doorgaan tikt: het profiel wordt je standaard bedrijfsprofiel, en er start een proefperiode van zeven dagen op het volledige functiepakket, zodat je vandaag kunt opslaan, delen en afdrukken zonder iets te kopen. Het formulier geeft je ook twee nummeringsseries, INV voor facturen en EST voor offertes; daarom krijgt de eerste factuur zonder instellen het nummer INV-0001. Logo’s, belasting-ID’s, voorinstellingen voor betalingsvoorwaarden en standaardwaarden voor aanmaningskosten staan allemaal op ditzelfde formulier; de gids over je bedrijfsprofiel instellen behandelt ze veld voor veld.

Zo voeg je je eerste klant toe

Je kunt een klant ook vanuit de factuureditor aanmaken, maar het eerst doen houdt de factuurstap kort.

1. Open het tabblad Klanten en tik op +, of op de knop Klant toevoegen (Add Client) in de lege lijst.
2. Typ op Nieuwe klant (New Client) de naam van de persoon in Naam *. Net als bij het bedrijfsformulier is dit het enige verplichte veld.
3. Vul Bedrijf, E-mail en Telefoon in. Het e-mailadres is wat het verzendscherm later voorstelt, en het bedrijf wordt onder de naam in het blok Bill To afgedrukt.
4. Tik op de tegel Land, typ de eerste letters in Zoek land... en kies het land. Het land past de adreshint aan en ontgrendelt voor veel landen belastingchips in de factuureditor.
5. Typ het straatadres in Adres en tik rechtsboven op Opslaan.

De ronde avatar bovenaan neemt een foto of logo op als je dat wilt, en met de sectie Categories verderop kun je klanten labelen zodra je er meer dan een handvol hebt. Beide zijn optioneel. Zie klanten, categorieën en klantgroepen voor de volledige kaart, inclusief aanmaningskosten per klant.

Zo maak je de factuur met twee regels

1. Open het tabblad Facturen, tik op Nieuw en kies Factuur in het blad Kies documenttype (Choose document type). De editor opent als Nieuwe factuur met je profiel, het nummer INV-0001, de datum van vandaag, een vervaldatum over 30 dagen en je valuta al ingevuld.
2. Tik op de kaart Klant en kies de klant in het dialoogvenster Klant selecteren (Select client). Heb je de vorige sectie overgeslagen, dan opent de laatste rij, Nieuwe klant toevoegen, het klantformulier vanaf hier.

3. Controleer het datumvak Vervaldatum. Maya hanteert 14 dagen, dus tikt ze erop en kiest ze twee weken vanaf vandaag in plaats van de standaard 30 dagen.
4. Tik in de sectie Regels (Line Items) op Aangepast (Custom). Er verschijnt een kaart #1. Typ wat je hebt gedaan in Item en vul Aantal en Prijs in. Voor de shoot schrijft Maya de omschrijving van de sessie, aantal 1, prijs 450.
5. Tik opnieuw op Aangepast voor de tweede kaart en voer de bewerkte foto's in: aantal 30, prijs 8. Het bedrag op elke kaart en de totalenkaart eronder lopen mee terwijl je typt.
6. Is er btw van toepassing, typ het tarief dan in het veld Btw % van elke kaart, of tik op een van de belastingchips boven de regels om een tarief in één keer op alle regels toe te passen. Laat het leeg als er geen btw is.
7. Scrol omlaag naar Betalingsvoorwaarden (Payment Terms). Die zijn vooraf ingevuld vanuit je profiel als je daar voorwaarden hebt opgeslagen; typ ze anders nu, bijvoorbeeld hoe en wanneer je betaling verwacht.

De chip Product / Dienst opent je opgeslagen productbibliotheek in plaats van een lege kaart, en de chips Tijd en Uitgaven halen geregistreerde uren en bonnen op — allemaal leeg bij een verse installatie. De gids over de factuureditor loopt elke kaart van dit formulier door, inclusief kortingen, fotobijlagen en welke profielgegevens worden afgedrukt.

Zo kies je een sjabloon en bekijk je de PDF

Het sjabloon bepaalt hoe de PDF eruitziet; de inhoud is dezelfde, welk sjabloon je ook kiest.

1. Scrol in de editor naar de kaart Sjabloon selecteren (Select Template). De ondertitel toont de huidige keuze, Clean — ocean bij een nieuwe installatie.
2. Tik erop. Tik onder Ontwerp (Design) op een van de twaalf lay-outs; Maya kiest Creative, met een accentzijbalk. Tik onder Kleurenpalet (Color Palette) op een kleur als je iets anders wilt dan de standaard van het sjabloon. Tik rechtsboven op Opslaan om terug te gaan.
3. Tik op de schermbrede knop Opslaan onderaan de editor (of op Concept opslaan (Save Draft) in de bovenbalk). De factuur wordt als concept opgeslagen en het detailscherm opent.
4. Tik op het detailscherm op PDF-voorbeeld. De pagina wordt precies zo weergegeven als je klant hem ontvangt; knijp om in te zoomen op de details.

Er is hier geen verkeerde keuze, en je kunt het sjabloon van een concept zo vaak wijzigen als je wilt. Het sjabloon Installment is gedimd omdat het gemaakt is voor gesplitste betalingsschema’s, die deze factuur niet heeft. Paletten, aangepaste kleuren en lettertypes worden uitgelegd in PDF-sjablonen, paletten en lettertypes.

Zo deel je de factuur en markeer je hem als verzonden

1. Tik op het voorbeeldscherm rechtsboven op het menu ⋮ en kies Delen en markeren als verzonden (Share & Mark as Sent). Dit menu-item bestaat alleen zolang de factuur nog een concept is.
2. Kies in het Android-deelvenster de app waarmee je wilt versturen: je e-mailprogramma, WhatsApp, Drive, alles wat een PDF-bestand accepteert. Het onderwerp en een kort bericht met de factuur en je bedrijfsnaam worden voor je ingevuld.
3. Ga terug naar Invoice Flow. De statusbadge toont nu Verzonden en een melding bevestigt Factuur gemarkeerd als verzonden.

Wil je het bestand delen zonder de status te wijzigen, gebruik dan het deelpictogram in de bovenbalk; de factuur blijft een concept en je kunt hem later als verzonden markeren via het menu ⋮ op het detailscherm. Het menu van het detailscherm biedt ook Mail klant (Email client), dat het verzendscherm in de app opent, geadresseerd aan het e-mailadres dat je op de klantkaart hebt opgeslagen; zie facturen per e-mail versturen voor sjablonen en bijlagen.

Zo leg je de betaling vast

Negen dagen later betaalt Dana via Zelle. De betaling vastleggen houdt zowel een grootboek bij als de status om.

1. Open het tabblad Facturen en tik op de factuur om het detailscherm te openen.
2. Scrol omlaag naar de kaart Betalingen (Payments) en tik op Vastleggen (Record).
3. In het dialoogvenster Betaling vastleggen (Record Payment) is Bedrag al ingevuld met het resterende saldo, hier de volledige $690. Wijzig het alleen bij een deelbetaling.
4. Kies de Betaalmethode, pas de datum aan als het geld eerder binnenkwam, en typ het transactie-ID in Referentienummer zodat je het later kunt koppelen aan je bankafschrift.
5. Tik op Betaling opslaan (Save Payment). Omdat er niets meer openstaat, wordt de factuur vanzelf Betaald en kleurt de voortgangsbalk groen.

Wil je liever geen grootboek bijhouden, dan heeft het menu ⋮ op een verzonden factuur een eenvoudige optie Markeren als betaald (Mark as paid). Die wijzigt de badge en stopt herinneringen, maar legt geen bedrag vast, dus de kaart Betalingen blijft het volledige saldo als resterend tonen. Lees voor aanbetalingen, termijnen en correcties betalingen, deelbetalingen en openstaand bedrag.

Regels en details

• De bedrijfsnaam is het enige verplichte veld op het instelformulier, en de klantnaam is het enige verplichte veld op het klantformulier. Al het andere is optioneel en kan later worden ingevuld via Instellingen of de klantkaart.
• Het afronden van het instelformulier start een proefperiode van zeven dagen. Tijdens de proefperiode en met een Pro-abonnement kun je facturen opslaan, klanten aanmaken en PDF’s afdrukken of delen. Zonder een van beide openen die acties het abonnementsscherm; bekijken en voorbeeld tonen blijven gratis.
• Een nieuwe factuur neemt het standaardprofiel over, de standaard factuurserie daarvan, de valuta van de serie of het profiel, de factuurdatum van vandaag en een vervaldatum 30 dagen later. Wijzig je de factuurdatum naar een dag na de huidige vervaldatum, dan schuift de vervaldatum opnieuw 30 dagen op.
• Opslaan bewaart de factuur altijd als concept, of je nu Concept opslaan in de bovenbalk of Opslaan onderaan gebruikt. Opslaan wordt met een melding geblokkeerd als er geen klant is geselecteerd (Selecteer een klant) of er geen regels zijn (Voeg ten minste één regel toe), en elke regel heeft een omschrijving nodig.
• Regelbedragen zijn aantal maal prijs, afgerond op centen; btw wordt per regel toegepast vanuit het veld Btw %; een korting, als je die invoert, wordt vóór btw verrekend. Een regel waarvan het aantal niet gelezen kan worden telt als 1, een prijs die niet gelezen kan worden telt als 0.
• Factuurnummers komen uit de nummeringsserie van het profiel en zijn uniek per profiel. Typ je een eigen nummer dat botst met een bestaand nummer, dan verhoogt de app de teller en probeert het opnieuw.
• Delen en markeren als verzonden deelt eerst en zet daarna de status, dus bij een geannuleerd deelvenster blijft de factuur een concept. Zodra een factuur is verzonden, toont het detailscherm een alleen-lezen weergave; wil je hem wijzigen, zet hem dan terug naar concept via het menu ⋮ of dupliceer hem.
• Een betaling vastleggen zet de factuur alleen op Betaald wanneer het resterende saldo tot een cent of minder daalt, en alleen bij betalingen in de eigen valuta van de factuur. Verwijder je die betaling later, dan gaat het saldo weer open en keert de status terug naar Verzonden.
• Een factuur die Verzonden is en waarvan de vervaldatum is gepasseerd, wordt automatisch als Vervallen weergegeven; er hoeft niets te worden ingepland.
• Alles wat hier wordt getoond, staat op de telefoon. Maak vanuit Instellingen een back-up van je gegevens voordat je van apparaat wisselt.

Tips

Verwante gidsen

• Je bedrijfsprofiel instellen - logo’s, belasting-ID’s, nummeringsseries, voorinstellingen voor betalingsvoorwaarden en tweede profielen.
• De factuureditor - elke kaart van het formulier, van belastingvoorinstellingen tot fotobijlagen.
• Betalingen, deelbetalingen en openstaand bedrag - aanbetalingen, termijnen en wat de klant ziet.