Guida utente

La tua prima fattura in cinque minuti

Dall'installazione di Invoice Flow alla fattura pagata: configura l'attività, aggiungi un cliente, crea una fattura a due righe e condividi il PDF.

Aggiornato: 2026-09-09

Hai installato Invoice Flow e qualcuno ti deve dei soldi. Questa guida ti porta per la via più breve da un’app vuota a una fattura pagata, toccando ogni schermata solo quanto serve oggi. Ogni passaggio rimanda a una guida più approfondita per il giorno in cui vorrai saperne di più, così puoi scorrere ora e tornare in seguito.

Il percorso segue Maya Reyes, fotografa freelance di Austin, Texas. Ha appena concluso un servizio fotografico di mezza giornata per Bluebonnet Bakery e vuole fatturare a Dana Ortiz, la titolare, la sessione e trenta immagini ritoccate, per un totale di 690 $. L’intero flusso, dal primo avvio al badge verde Pagata, è di sei schermate.

Che cosa vedi sullo schermo

Al primo avvio l’app apre una pagina di benvenuto con un pulsante Inizia (Get Started) e un pulsante della lingua nell’angolo in alto a destra. Toccando Inizia si arriva a un modulo intitolato Configura la tua attività (Set Up Your Business). Una volta salvato quel modulo, l’app apre il pannello e da quel momento quattro schede restano lungo il bordo inferiore dello schermo: Pannello (Dashboard), Documenti (Documents), Clienti (Clients) e Impostazioni (Settings). Tutto ciò che c’è in questa guida avviene nelle due schede centrali.

La scheda Clienti contiene le schede dei tuoi clienti e un pulsante +. La scheda Documenti contiene fatture e preventivi, un pulsante Nuovo (New) che chiede quale tipo di documento vuoi e, una volta creata una fattura, una riga per documento che apre la relativa schermata di dettaglio. La schermata di dettaglio è il centro di comando di una fattura completata: mostra il badge di stato, il cliente, le voci, una scheda Pagamenti (Payments) e, in fondo, un pulsante a tutta larghezza Anteprima PDF (Preview PDF), da cui si passa alla condivisione.

La pagina di benvenuto non è mostrata qui sotto: la sua schermata non può essere riprodotta fuori dal telefono, quindi la prima immagine parte dal modulo dell'attività che la segue.

Come configurare la tua attività al primo avvio

A Maya basta un nome per partire; tutto il resto di questo modulo può aspettare.

Tocca Inizia nella pagina di benvenuto. Se l'app è nella lingua sbagliata, tocca prima il pulsante della lingua nell'angolo e scegli la tua.
In Configura la tua attività digita il tuo nome in Il tuo nome * (Your Name *). È l'unico campo obbligatorio dell'intero modulo; il nome commerciale va in Ragione sociale (Company Name).
Scorri verso il basso e tocca Aggiungi e-mail (Add email), Aggiungi telefono (Add phone) e Aggiungi indirizzo (Add address) per inserire i recapiti che vuoi stampare sulle fatture. Un indirizzo compare sul PDF solo se ne aggiungi almeno uno qui.
In Valute consentite (Allowed currencies) tocca Aggiungi valuta (Add currency) e scegli la valuta in cui fatturi; la prima che aggiungi diventa quella predefinita. Maya sceglie USD.
Scorri fino in fondo e tocca Continua (Continue). Se preferisci compilare dopo, tocca Salta per ora (Skip for now); l'app salva un profilo chiamato My Business che puoi modificare in Impostazioni.

Il modulo del primo avvio: solo il nome è obbligatorio; logo, firma e recapiti si possono aggiungere ora o più tardi.

Toccando Continua succedono in silenzio due cose: il profilo diventa il tuo profilo aziendale predefinito e parte una prova di sette giorni di tutte le funzioni, così puoi salvare, condividere e stampare senza acquistare nulla oggi. Il modulo ti dà anche due serie di numerazione, INV per le fatture ed EST per i preventivi: per questo la prima fattura è numerata INV-0001 senza alcuna configurazione. Loghi, partita IVA, preimpostazioni delle condizioni di pagamento e valori predefiniti degli interessi di mora vivono tutti in questo stesso modulo; la guida su come configurare il profilo aziendale li tratta campo per campo.

Come aggiungere il primo cliente

Puoi creare un cliente anche dall’interno dell’editor di fattura, ma farlo prima accorcia il passaggio della fattura.

Apri la scheda Clienti e tocca +, oppure il pulsante Aggiungi cliente (Add Client) nell'elenco vuoto.
In Nuovo cliente (New Client) digita il nome della persona in Nome * (Name *). Come nel modulo dell'attività, è l'unico campo obbligatorio.
Compila Azienda (Company), E-mail (Email) e Telefono (Phone). L'e-mail è quella che la schermata di invio proporrà più avanti e l'azienda viene stampata sotto il nome nel blocco Destinatario.
Tocca il riquadro Paese (Country), digita le prime lettere in Cerca paese... (Search country...) e scegli il paese. Il paese adatta il suggerimento dell'indirizzo e, per molti paesi, sblocca i chip con le aliquote preimpostate nell'editor di fattura.
Digita l'indirizzo in Indirizzo (Address) e tocca Salva (Save) nell'angolo in alto a destra.

Modulo Nuovo cliente dell'app Invoice Flow compilato con Dana Ortiz, azienda Bluebonnet Bakery, e-mail dana@bluebonnetbakery.com, telefono +1 (512) 555-0193, paese Stati Uniti e indirizzo 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, con un pulsante Salva nella barra superiore — La scheda cliente di Dana: il nome è obbligatorio, il resto è ciò che verrà stampato sulla fattura.

L’avatar rotondo in alto accetta una foto o un logo, se ne vuoi uno, e la sezione Categorie più in basso ti permette di etichettare i clienti quando ne avrai più di una manciata. Entrambi sono facoltativi. Vedi clienti, categorie e gruppi di clienti per la scheda completa, comprese le condizioni di mora per singolo cliente.

Come creare la fattura con due voci

Apri la scheda Documenti, tocca Nuovo e scegli Fattura (Invoice) nel foglio Scegli tipo di documento (Choose document type). L'editor si apre come Nuova fattura (New Invoice) con il tuo profilo, il numero INV-0001, la data di oggi, una scadenza a 30 giorni e la tua valuta già impostati.
Tocca la scheda Cliente (Client) e scegli il cliente nella finestra Seleziona cliente (Select client). Se hai saltato la sezione precedente, l'ultima riga, Aggiungi nuovo cliente (Add New Client), apre il modulo cliente da qui.

Editor Nuova fattura dell'app Invoice Flow con la finestra Seleziona cliente aperta sopra il modulo, che elenca Dana Ortiz di Bluebonnet Bakery e una riga Aggiungi nuovo cliente, con le schede Profilo aziendale e Numero fattura INV-0001 visibili sullo sfondo — L'editor conosce già il profilo e il numero successivo; il cliente è la prima cosa che scegli.

Controlla il riquadro della data di Scadenza (Due). Le condizioni di Maya sono a 14 giorni, quindi lo tocca e sceglie due settimane da oggi al posto dei 30 giorni predefiniti.
Nella sezione Voci della fattura (Line Items) tocca Personalizzato (Custom). Compare una scheda #1. Digita che cosa hai fatto in Articolo (Item), imposta Qtà (Qty) e Prezzo (Price). Per il servizio fotografico, Maya scrive la descrizione della sessione, quantità 1, prezzo 450.
Tocca di nuovo Personalizzato per la seconda scheda e inserisci le immagini ritoccate: quantità 30, prezzo 8. L'importo di ogni scheda e la scheda dei totali qui sotto si aggiornano mentre digiti.
Se si applica un'imposta sulle vendite, digita l'aliquota nel campo % di ogni scheda, oppure tocca uno dei chip con le aliquote preimpostate sopra le voci per applicare un'aliquota a tutte le righe in una volta. Lascia il campo vuoto se non c'è imposta.
Scorri fino a Condizioni di pagamento (Payment Terms). È precompilato dal tuo profilo se lì hai salvato delle condizioni; altrimenti scrivile ora, per esempio come e entro quando ti aspetti il pagamento.

Due righe personalizzate bastano per una prima fattura; la scheda dei totali segue ogni battuta sulla tastiera.

Il chip Prodotto / Servizio apre la tua libreria di prodotti salvati invece di una scheda vuota, mentre i chip Tempo e Spese richiamano le ore registrate e le ricevute, tutti vuoti su un’installazione nuova. La guida all’editor di fattura illustra ogni scheda di questo modulo, compresi sconti, foto allegate e quali dati del profilo stampare.

Come scegliere un modello e vedere l’anteprima del PDF

Il modello decide l’aspetto del PDF; il contenuto è lo stesso qualunque tu scelga.

Sempre nell'editor, scorri fino alla scheda Seleziona modello (Select Template). Il sottotitolo mostra la scelta attuale, Clean — ocean su un'installazione nuova.
Toccala. In Stile grafico (Design) tocca uno dei dodici layout; Maya sceglie Creative, che ha una barra laterale colorata. In Tavolozza colori (Color Palette) tocca un colore se vuoi qualcosa di diverso dal colore predefinito del modello. Tocca Salva nell'angolo in alto a destra per tornare indietro.
Tocca il pulsante Salva a tutta larghezza in fondo all'editor (oppure Salva bozza (Save Draft) nella barra superiore). La fattura viene memorizzata come bozza e si apre la sua schermata di dettaglio.
Nella schermata di dettaglio tocca Anteprima PDF. La pagina viene resa esattamente come la riceverà il cliente; pizzica per ingrandire i dettagli.

Schermata Seleziona modello dell'app Invoice Flow con una griglia Stile grafico di dodici modelli chiamati Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped e Installment, con Creative evidenziato da un segno di spunta, e una riga Tavolozza colori con Sunset selezionato — Dodici design integrati e dieci tavolozze; la scelta viene salvata sulla fattura, così ogni documento può essere diverso.

Qui non esiste una scelta sbagliata e puoi cambiare il modello di una bozza tutte le volte che vuoi. Il modello Installment è in grigio perché è pensato per i piani di pagamento rateali, che questa fattura non ha. Tavolozze, colori personalizzati e caratteri sono spiegati in modelli PDF, tavolozze e caratteri.

Come condividere la fattura e segnarla come inviata

Nella schermata di anteprima, tocca il menu ⋮ nell'angolo in alto a destra e scegli Condividi e segna come inviata (Share & Mark as Sent). Questa voce di menu esiste solo finché la fattura è ancora una bozza.
Scegli l'app con cui inviare dal pannello di condivisione di Android: il client di posta, WhatsApp, Drive, qualsiasi cosa accetti un file PDF. L'oggetto e un breve messaggio con il numero della fattura e il nome della tua azienda sono già compilati.
Torna in Invoice Flow. Il badge di stato ora riporta Inviata (Sent) e uno snackbar conferma Fattura segnata come inviata (Invoice marked as sent).

Anteprima PDF dell'app Invoice Flow intitolata Invoice INV-0001 che mostra il modello Creative con barra laterale arancione, intestazione Maya Reyes Photography, destinatario Dana Ortiz di Bluebonnet Bakery, due voci, un totale di 690,00 e i blocchi Note e Condizioni di pagamento, con la voce di menu Condividi e segna come inviata aperta nella barra superiore — Un solo tocco condivide il PDF e porta la bozza a Inviata; l'icona di stampa accanto manda la stessa pagina a una stampante.

Se vuoi condividere il file senza cambiare lo stato, usa invece l’icona di condivisione nella barra superiore; la fattura resta una bozza e potrai segnarla come inviata più tardi dal menu ⋮ della schermata di dettaglio. Il menu della schermata di dettaglio offre anche Invia al cliente (Email client), che apre la schermata di invio interna all’app già indirizzata all’e-mail salvata sulla scheda cliente; vedi inviare le fatture per e-mail per modelli e allegati.

Come registrare il pagamento

Nove giorni dopo Dana paga con Zelle. Registrare il pagamento tiene un registro e allo stesso tempo cambia lo stato.

Apri la scheda Documenti e tocca la fattura per aprire la sua schermata di dettaglio.
Scorri fino alla scheda Pagamenti e tocca Registra (Record).
Nella finestra Registra pagamento (Record Payment) l'Importo (Amount) è già compilato con il saldo residuo, qui l'intero importo di 690 $. Modificalo solo per un pagamento parziale.
Scegli il Metodo di pagamento (Payment Method), correggi la data se il denaro è arrivato prima e digita l'ID della transazione in Numero di riferimento (Reference Number), così potrai riconciliarlo più avanti con l'estratto conto.
Tocca Salva pagamento (Save Payment). Poiché non resta nulla da pagare, la fattura passa da sola a Pagata (Paid) e la barra di avanzamento diventa verde.

Finestra Registra pagamento dell'app Invoice Flow sulla fattura INV-0001 con Importo precompilato a USD 690,00, una riga di aiuto Residuo 690,00, Metodo di pagamento Bonifico bancario, una riga con la data, Numero di riferimento ZELLE-20260918-ORTIZ, un campo Note vuoto e i pulsanti Annulla e Salva pagamento — La finestra propone il saldo residuo; un numero di riferimento rende indolore la riconciliazione bancaria.

Schermata di dettaglio della fattura INV-0001 nell'app Invoice Flow con un badge verde Pagata, il totale 690,00, data di emissione 9 set 2026 e scadenza 23 set 2026, la scheda cliente Dana Ortiz Bluebonnet Bakery, due voci, una scheda dei totali, una scheda Note e un pulsante Anteprima PDF — Fatto: il badge riporta Pagata e il riquadro Pagato questo mese del pannello registra l'importo.

Se preferisci non tenere un registro, il menu ⋮ di una fattura inviata contiene una semplice voce Segna come pagata (Mark as paid). Cambia il badge e ferma i solleciti, ma non registra alcun importo, quindi la scheda Pagamenti continuerà a mostrare l’intero saldo come residuo. Per acconti, rate e correzioni, leggi pagamenti, pagamenti parziali e importo dovuto.

Regole e dettagli

Il nome dell’attività è l’unico campo obbligatorio del modulo di configurazione e il nome del cliente è l’unico campo obbligatorio del modulo cliente. Tutto il resto è facoltativo e può essere compilato in seguito da Impostazioni o dalla scheda cliente.
Completare il modulo di configurazione avvia una prova di sette giorni. Durante la prova e con un abbonamento Pro puoi salvare fatture, creare clienti e stampare o condividere PDF. Senza nessuno dei due, queste azioni aprono la schermata dell’abbonamento; visualizzare e vedere l’anteprima restano gratuiti.
Una nuova fattura prende il profilo predefinito, la sua serie di fatture predefinita, la valuta della serie o del profilo, la data di emissione di oggi e una scadenza a 30 giorni. Se sposti la data di emissione a un giorno successivo alla scadenza attuale, la scadenza viene di nuovo spostata avanti di 30 giorni.
Il salvataggio memorizza sempre la fattura come bozza, sia che tu usi Salva bozza nella barra superiore sia Salva in fondo. Il salvataggio è bloccato con uno snackbar se non è selezionato alcun cliente (Seleziona un cliente) o se non ci sono voci (Aggiungi almeno una voce), e ogni riga deve avere una descrizione.
Gli importi di riga sono quantità per prezzo arrotondati ai centesimi; l’imposta viene applicata riga per riga dal campo %; uno sconto, se lo inserisci, viene tolto prima dell’imposta. Una riga la cui quantità non è interpretabile vale 1, un prezzo non interpretabile vale 0.
I numeri di fattura provengono dalla serie di numerazione del profilo e sono univoci per profilo. Se digiti un numero tuo e questo coincide con uno esistente, l’app incrementa il contatore e riprova.
Condividi e segna come inviata prima condivide e poi imposta lo stato, quindi un pannello di condivisione annullato lascia la fattura in bozza. Una volta inviata, aprendo la fattura dalla schermata di dettaglio vedrai una vista di sola lettura; per modificarla, riportala in bozza dal menu ⋮ oppure duplicala.
Registrare un pagamento porta la fattura a Pagata solo quando il saldo residuo scende a un centesimo o meno, e solo per pagamenti nella valuta della fattura stessa. Eliminando in seguito quel pagamento il saldo si riapre e lo stato torna a Inviata.
Una fattura Inviata e oltre la scadenza viene mostrata automaticamente come Scaduta (Overdue); non c’è nulla da pianificare.
Tutto ciò che vedi qui è memorizzato sul telefono. Fai un backup dei dati da Impostazioni prima di cambiare dispositivo.

Suggerimenti

Salva le tue condizioni di pagamento standard nel profilo aziendale sotto Condizioni di pagamento usando Da preset. Ogni nuova fattura arriverà con il testo già compilato e l'elenco con caselle in fondo all'editor ti permette di cambiare le condizioni documento per documento.

Aggiungi il logo largo e una firma al profilo appena hai un minuto libero. La maggior parte dei modelli stampa il logo largo nell'intestazione e un PDF firmato sembra molto meno una bozza agli occhi di un cliente nuovo.

Se fatturi ogni volta le stesse due o tre cose, creale una volta sola in Impostazioni come prodotti. Il chip Prodotto / Servizio compila poi descrizione, unità e prezzo con un solo tocco e la fattura è pronta in meno di un minuto.

Usa il campo di riferimento in Registra pagamento per l'ID della transazione bancaria o dell'app. Quando a marzo un cliente chiederà se ha pagato a settembre, la scheda Pagamenti risponderà senza bisogno di aprire un estratto conto.

Guide correlate

Configura il profilo aziendale - loghi, partita IVA, serie di numerazione, preimpostazioni delle condizioni di pagamento e profili aggiuntivi.
L’editor di fattura - ogni scheda del modulo, dalle aliquote preimpostate alle foto allegate.
Pagamenti, pagamenti parziali e importo dovuto - acconti, rate e ciò che vede il cliente.