Guida utente

Configura il tuo profilo aziendale

Compila il profilo stampato su ogni fattura, aggiungi un secondo profilo per un'altra attività e duplicane uno per non ridigitare mai loghi e condizioni.

Aggiornato: 2026-09-09

Il tuo profilo aziendale è il lato “Da” di ogni documento prodotto da Invoice Flow. Il nome, la ragione sociale, l’indirizzo, i recapiti, il codice fiscale, il logo e la firma che inserisci qui sono ciò che il tuo cliente vede nell’intestazione e nel piè di pagina di ogni fattura, preventivo o documento di trasporto. Lo stesso profilo porta con sé anche le impostazioni predefinite per i nuovi documenti: quale valuta è preselezionata, come vengono numerate le fatture, quali condizioni di pagamento compaiono sotto il totale e cosa succede quando una fattura scade.

Questo modulo lo incontri due volte. La prima è al primissimo avvio, subito dopo la pagina di benvenuto, dove l’app ti chiede di configurare la tua attività prima di aprire il pannello. Dopodiché lo stesso modulo vive sotto Impostazioni, e ci torni ogni volta che cambia un numero di telefono, hai un nuovo logo o ti registri ai fini IVA. Se gestisci più di un’attività, o fatturi con due nomi commerciali, puoi tenere diversi profili affiancati e sceglierne uno per fattura.

Questa guida segue Elena Marsh, fotografa di Bristol. Il suo profilo principale è Marsh Light Photography, che fattura in sterline e stampa su ogni fattura l’indirizzo dello studio, due indirizzi e-mail e una partita IVA. Il secondo profilo, Marsh Print Studio, vende stampe incorniciate da un laboratorio dall’altra parte della città e ha una propria numerazione.

Cosa vedi sullo schermo

Apri la scheda Impostazioni nella barra di navigazione in basso. Il primo riquadro mostra il profilo attivo: il suo logo quadrato (o le iniziali), il nome del profilo e la ragione sociale. Toccandolo si apre Modifica profilo aziendale per il profilo predefinito. Sotto, il riquadro Profili aziendali con il sottotitolo Gestisci i tuoi profili aziendali apre l’elenco di tutti i profili, dove si aggiunge, duplica, elimina e si cambia il predefinito.

L’editor è un unico modulo scorrevole. Dall’alto verso il basso:

• La riga dei loghi: uno slot quadrato a sinistra e uno slot largo a destra, ciascuno con un piccolo menu a discesa sopra e un pulsante Aggiungi o Cambia sotto. Il marchio quadrato è usato come avatar del profilo dentro l’app; quello largo è ciò che la maggior parte dei modelli PDF stampa nell’intestazione.
• Firma, un riquadro bianco che al tocco apre un pannello per disegnare.
• Il tuo nome * e Ragione sociale. Il nome è l’unico campo obbligatorio dell’intero modulo.
• E-mail, Telefoni, Indirizzi, ID fiscali e Sito web e social. Ognuno è un elenco: un pulsante Aggiungi … a destra e una scheda per ogni voce con una maniglia di trascinamento a sinistra e un pulsante di chiusura a destra. Le schede di indirizzo e ID fiscale portano anche una stella Indirizzo principale e l’indicazione Principale — preselezionato sulle nuove fatture.
• Valute consentite con i chip e un pulsante Aggiungi valuta.
• Serie di fatturazione con schede richiudibili per la numerazione di fatture e preventivi.
• Condizioni di pagamento con Da preset e Aggiungi personalizzato.
• Politica di mora ed Early-payment discount (sconto per pagamento anticipato).
• Salva modifiche e Indietro in fondo. Al primo avvio i pulsanti riportano invece Continua e Salta per ora.

Come compilare il profilo che viene stampato sulle tue fatture

1. Apri Impostazioni e tocca il riquadro del profilo in alto, oppure vai su Profili aziendali e tocca il profilo da modificare.
2. Inserisci Il tuo nome *. Inserisci la Ragione sociale se operi con un nome commerciale; i modelli stampano la ragione sociale quando è impostata e ripiegano sul tuo nome quando è vuota.
3. Tocca Aggiungi e-mail. Digita una breve Etichetta come Bookings o Accounts e l'Indirizzo e-mail. Aggiungi una seconda riga se vuoi una casella amministrativa separata sulla fattura.
4. Tocca Aggiungi telefono e compila allo stesso modo Etichetta e Numero di telefono.
5. Tocca Aggiungi indirizzo. Dagli un'Etichetta (Studio, Ufficio, Magazzino), scegli il Paese dall'elenco ricercabile, poi compila Via e i campi di città, regione e codice postale. I nomi dei campi e i suggerimenti di esempio cambiano con il paese scelto, quindi un indirizzo britannico mostra Town/City, County e Postcode.
6. Tocca Aggiungi ID fiscale, scegli il tipo dall'elenco ricercabile (VAT per il Regno Unito, EIN, ABN e così via) e digita il Numero. Scegli OTHER se la tua registrazione non è elencata e dagli un'Etichetta personalizzata che verrà stampata così com'è.
7. Tocca Aggiungi link, scegli un Tipo (Sito web, Instagram, LinkedIn, WhatsApp e altri) e incolla l'indirizzo o il nome utente.
8. Scorri fino in fondo e tocca Salva modifiche. Un breve messaggio "Profilo salvato" conferma la scrittura e l'editor si chiude.

L’ordine delle righe conta. Quando hai più e-mail, telefoni o indirizzi, la prima riga di ogni elenco (o quella con la stella per gli indirizzi) è ciò che l’app tratta come principale: viene scritta nei classici campi a valore singolo che i modelli e le esportazioni più vecchi leggono, ed è preselezionata quando crei una nuova fattura. Trascina le righe dalla maniglia per riordinarle.

Come impostare i valori predefiniti per i nuovi documenti

La metà inferiore del modulo non stampa nulla di per sé; decide con cosa parte una fattura nuova.

1. Sotto Valute consentite, tocca Aggiungi valuta e scegli ogni valuta in cui fatturi. Tocca un chip per spostarci la stella; la valuta con la stella diventa quella predefinita per le nuove fatture ed è anche salvata come valuta base del profilo.
2. Lascia l'elenco vuoto se vuoi avere a disposizione il selettore completo delle valute su ogni fattura. Con uno o più chip, l'editor delle fatture propone solo quelle.
3. Sotto Serie di fatturazione, apri la scheda delle fatture. Imposta Nome della serie, Prefisso fattura e Inizia a contare da. Sotto Modello numero scegli un preset come {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, oppure passa a Personalizzato e usa il pulsante Guida ai token per vedere tutti i token disponibili.
4. Imposta Reimposta contatore su Ogni anno se vuoi che la numerazione riparta a gennaio; l'anteprima della scheda mostra il prossimo numero che la serie emetterà.
5. Ripeti per la serie dei preventivi. Tocca Aggiungi serie se un'attività ha bisogno di due flussi di numerazione, per esempio servizi fotografici e ordini di stampa.
6. Sotto Condizioni di pagamento, tocca Da preset e scegli uno dei dieci testi integrati (Pagamento alla ricezione, da Net 7 a Net 90, 50% di anticipo, Fine mese), oppure tocca Aggiungi personalizzato e scrivi la tua Etichetta e il tuo Corpo. Metti la stella su quella che usi di più; verrà applicata a ogni nuova fattura.
7. Facoltativamente imposta una Politica di mora (percentuale, giorni di tolleranza, modalità di maturazione) e un Early-payment discount. Entrambi restano inattivi finché la percentuale è zero.
8. Tocca Salva modifiche.

Come aggiungere un secondo profilo aziendale

Più profili sono utili quando fatturi con due nomi commerciali, tieni un profilo personale e uno societario, o vuoi una numerazione separata per due linee di lavoro.

1. Apri Impostazioni e tocca Profili aziendali.
2. Tocca il pulsante + nell'angolo in basso a destra. Se hai già almeno un profilo, si apre dal basso un pannello con due possibilità.
3. Tocca Crea nuovo profilo per partire da un modulo vuoto. Il nuovo modulo arriva con due serie di numerazione già pronte, INV per le fatture ed EST per i preventivi, entrambe a partire da 1.
4. Compila il modulo come descritto sopra e tocca Salva modifiche. La barra dell'app di questo editor riporta Nuovo profilo invece di Modifica profilo aziendale.
5. Tornato nell'elenco, apri il menu a tre puntini sulla nuova scheda per trovare Modifica profilo aziendale, Imposta come predefinito ed Elimina.

L’elenco mostra il nome di ogni profilo, una pastiglia Predefinito su quello attivo e un sottotitolo con la ragione sociale, la valuta predefinita e il prefisso delle fatture. I profili sono ordinati alfabeticamente per nome, non in base a quale sia predefinito, quindi dai a ciascun profilo un nome che riconosci a colpo d’occhio. Elena tiene il proprio nome sul profilo fotografico e usa il nome commerciale per lo studio di stampa.

Quando crei una nuova fattura, l’editor mostra in alto un riquadro Profilo aziendale. Con un solo profilo è di sola lettura. Con due o più ottiene una freccia e apre un selettore Seleziona profilo; il documento prende quindi logo, dati di intestazione, valuta, serie di numerazione e condizioni di pagamento dal profilo scelto. Una volta salvata una fattura, il suo profilo non può più essere cambiato dall’editor.

Come duplicare un profilo invece di ridigitarlo

Duplicare è il modo più rapido per impostare un secondo nome commerciale che condivide gran parte dei dati con il primo.

1. In Profili aziendali, tocca + e scegli Duplica profilo esistente.
2. Nella finestra Seleziona un profilo da duplicare, tocca il profilo di origine.
3. L'editor Nuovo profilo si apre già compilato con nome, ragione sociale, loghi, e-mail, telefoni, indirizzi, ID fiscali, link, valute, serie e condizioni di pagamento dell'originale. La firma viene deliberatamente lasciata vuota, perché una firma è legata a un solo profilo.
4. Cambia ciò che differisce: di solito il nome, la ragione sociale, il prefisso delle fatture e forse l'indirizzo. Rinomina la serie e azzera Inizia a contare da se la copia non deve proseguire la numerazione dell'originale.
5. Tocca Salva modifiche. La copia è salvata come riga separata; il profilo di origine resta intatto.

Cosa vede il cliente

Tutto quanto sopra finisce nell’intestazione del documento. Nel modello Professional il logo largo e la ragione sociale stanno nella fascia scura, il blocco FROM elenca l’indirizzo etichettato con la riga del paese, le e-mail e i telefoni etichettati, le righe del sito web e di Instagram e la partita IVA, e la firma salvata compare sopra Authorized Signature in fondo. Altri modelli dispongono gli stessi dati in modo diverso, ma la fonte è sempre il profilo più le righe che hai selezionato per quella specifica fattura.

Regole e dettagli

• Campi obbligatori. Solo Il tuo nome * è validato; lasciandolo vuoto compare “Il nome è obbligatorio”. Tutto il resto può restare vuoto. Al primo avvio, Salta per ora salva un profilo chiamato “My Business” così che l’app possa aprirsi, e potrai rinominarlo in seguito.
• Pulsante di salvataggio. In modifica, Salva modifiche è disattivato finché non cambi qualcosa. Un profilo duplicato parte con il pulsante attivo perché la copia non è ancora stata scritta. Al primo avvio Continua è sempre attivo.
• Uscire senza salvare. Se premi Indietro con modifiche non salvate, una finestra Modifiche non salvate ti chiede se Resta o Esci; uscendo le modifiche vengono scartate.
• Profilo predefinito. Il profilo creato durante l’onboarding diventa quello predefinito. I profili successivi vengono promossi a predefiniti solo se non ne esiste ancora uno, quindi aggiungere un secondo profilo non declassa mai silenziosamente quello che stai usando. Usa Imposta come predefinito nell’elenco per cambiarlo.
• Eliminazione. Non puoi eliminare l’unico profilo, né il profilo predefinito corrente; l’app mostra “Impossibile eliminare l’unico profilo” oppure “Impossibile eliminare il profilo predefinito. Imposta prima un altro profilo come predefinito.” L’eliminazione di qualsiasi altro profilo chiede conferma e rimuove con esso le sue e-mail, telefoni, indirizzi, link, ID fiscali, condizioni di pagamento, serie e gruppi di clienti. Le fatture già emesse conservano la propria copia dei dati di intestazione.
• Valuta predefinita. Quando l’elenco Valute consentite contiene voci, quella con la stella (la prima dell’elenco) viene salvata sia come valuta predefinita sia come valuta base. Con un elenco vuoto resta la valuta salvata in precedenza, USD su un profilo nuovo di zecca.
• Numerazione. Un nome di serie vuoto viene salvato come “Default” e un modello vuoto ripiega su {prefix}-{SEQ:0000}. La prima serie fatture e la prima serie preventivi sono anche rispecchiate nei classici campi di prefisso e contatore che le parti più vecchie dell’app leggono.
• Firma. La rimozione di una firma chiede conferma due volte, e la rimozione viene applicata solo al salvataggio. Il riquadro della firma mostra una firma collegata dalla schermata Firme quando il profilo non ne ha una propria.
• Condizioni di pagamento. Una condizione con etichetta vuota viene salvata come “Default”. Il corpo della condizione con la stella è ciò che le nuove fatture stampano sotto il totale.
• Mora e sconto anticipato. Sono predefiniti a livello di profilo; i clienti possono sovrascrivere individualmente percentuale di mora, giorni di tolleranza, modalità, tetto massimo e impostazione di condono automatico. L’importo minimo e Includi nel PDF sono solo di profilo. I giorni dello sconto anticipato sono 7 per impostazione predefinita.
• Cosa richiede Pro. L’apertura dell’editor del profilo da Impostazioni, il tocco su un profilo nell’elenco e il pulsante + sono vincolati alla prova o all’abbonamento e altrimenti aprono il paywall. La visualizzazione dell’elenco, Imposta come predefinito ed Elimina sono sempre disponibili.
• Schermate che non vedi qui. Gli slot dei loghi aprono il selettore di foto di sistema e il riquadro della firma apre un pannello di disegno; entrambe sono schermate native e sono trattate nelle guide su logo e firma.

Suggerimenti

Guide correlate

• Loghi quadrato e largo
• Impostazioni, navigazione e Pro
• Valute, tassi di cambio e imposte